衛(wèi)生院檔案管理問題闡釋與管理經(jīng)驗

李江源 劉麗娟

摘 要：檔案管理作為衛(wèi)生院的基礎(chǔ)工作，其自身具有極高的重要性，檔案中大多是衛(wèi)生院開展各項工作的記錄，這些都是非常寶貴的資源，能夠為衛(wèi)生院的相關(guān)決策工作提供充足可靠的重要依據(jù)，因此，相關(guān)部門需要加強(qiáng)對衛(wèi)生院檔案管理工作的重視。不過，在實際的衛(wèi)生院檔案管理工作中，還存在一定的問題，影響著工作的有效開展，這就需要有關(guān)部門結(jié)合實際情況，以及管理經(jīng)驗，對衛(wèi)生院檔案實行科學(xué)合理的管理措施，保障檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生院;檔案管理;問題闡釋;管理經(jīng)驗

對于衛(wèi)生院而言，其自身所處的地區(qū)通常都是當(dāng)?shù)氐目h或者是鄉(xiāng)鎮(zhèn)，是一種綜合性的機(jī)構(gòu)，其主要工作內(nèi)容就是在所屬范圍開展相關(guān)的衛(wèi)生行政以及醫(yī)療預(yù)防工作，同時還要負(fù)責(zé)農(nóng)村的醫(yī)療防疫以及保健等相關(guān)工作，幫助農(nóng)村居民解決多種看病問題。其中的檔案則是對這些工作的記錄，對于后續(xù)的工作有重要參考價值，因此，相關(guān)部門需要提高對衛(wèi)生院檔案管理工作的重視程度，并結(jié)合以往的管理經(jīng)驗，實施規(guī)范的管理手段。

1 衛(wèi)生院檔案管理工作中存在的問題

1.1 缺乏對檔案管理的重視

多數(shù)衛(wèi)生院中的工作人員對檔案管理工作的重視度相對較低，沒有意識到檔案管理對其日常工作的幫助，以至于對檔案管理工作產(chǎn)生阻礙。在具體的工作之中，衛(wèi)生院中的非管理人員通常都會專職自身的分內(nèi)工作，認(rèn)為檔案管理這一工作應(yīng)該由專門的管理人員負(fù)責(zé)，不需要其他工作人員的幫助，而且還覺得檔案管理對于衛(wèi)生院的發(fā)展產(chǎn)生不了什么作用，這樣錯誤的思想也影響到非檔案管理工作人員的工作心態(tài)以及工作行為。衛(wèi)生院中的部分工作人員沒有做好相應(yīng)的臨床記錄，或者是沒有將相關(guān)臨床記錄完整保存，這樣很容易影響檔案資料的收集、歸檔工作，進(jìn)而致使檔案管理工作無法有效進(jìn)行[1]。

1.2 衛(wèi)生院檔案管理設(shè)備不足

衛(wèi)生院若想提高檔案管理工作的有效性，則要做到與時俱進(jìn)，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理理念以及技術(shù)手段，以此提高檔案管理的效率與質(zhì)量，其中信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用相對較為廣泛，而且檔案管理信息化的建設(shè)，也有利于衛(wèi)生院檔案管理工作的開展。但是，就實際情況來看，衛(wèi)生院的檔案管理工作在開展的過程中，卻缺乏相應(yīng)的設(shè)備，這主要受到經(jīng)費的限制，而設(shè)備的缺失也導(dǎo)致信息技術(shù)無法在檔案管理工作中得到有效的應(yīng)用，并且很多工作人員也習(xí)慣于應(yīng)用紙質(zhì)檔案管理模式，以至于衛(wèi)生院的這一工作與時代相脫離。另外，信息化的時代也增加了檔案管理工作量，加重了工作人員的壓力與負(fù)擔(dān)，這也影響到檔案工作的開展。

1.3 衛(wèi)生院檔案管理制度體系不夠完善

當(dāng)前，由于衛(wèi)生院對檔案管理工作不夠重視，因此，也沒有建立相應(yīng)的檔案管理制度體系，即使有，也沒有結(jié)合目前檔案管理的實際情況，對其進(jìn)行合理的完善，以至于大多數(shù)衛(wèi)生院的檔案管理制度體系都缺乏完善性，這樣很難對檔案管理工作進(jìn)行有效的指導(dǎo)，從而使得檔案管理工作秩序出現(xiàn)混亂性，而且相關(guān)工作人員也因為缺少規(guī)章制度的約束，導(dǎo)致他們的工作狀態(tài)相對較為懶散，最終使檔案管理工作無法取得良好的效果。另外，在收集或者是整理檔案資料的工作中，很多衛(wèi)生院都是采取了分散式的管理模式，其本身存在著較大弊端，影響檔案資料收集與整理工作的規(guī)范性，致使工作出現(xiàn)不達(dá)標(biāo)的現(xiàn)象，并且也降低了檔案資料的使用率，使眾多檔案資源被浪費[2]。

2 衛(wèi)生院檔案管理問題優(yōu)化的經(jīng)驗措施

2.1 提高對檔案管理工作的重視度

衛(wèi)生院若想解決檔案管理工作中存在的問題，并提高其工作效率與質(zhì)量，要先轉(zhuǎn)變自身的思想認(rèn)知，深入到具體的檔案管理工作之中，以此加強(qiáng)對這一工作內(nèi)容的了解，并明確這一工作在衛(wèi)生院的發(fā)展過程中所產(chǎn)生的重要作用，以此提高衛(wèi)生院對檔案管理的重視程度。與此同時，衛(wèi)生院的領(lǐng)導(dǎo)者也要加強(qiáng)對檔案管理工作的監(jiān)督，以自身的態(tài)度影響管理人員的工作態(tài)度，借此提高他們的工作積極性。另外，衛(wèi)生院還要加強(qiáng)對檔案管理工作的宣傳力度，促使全體工作人員都能夠意識到檔案管理工作有效開展的重要性，促使他們能夠積極配合檔案管理工作人員的工作，做好各種信息的記錄，保證各種信息資料的完整性，為檔案管理工作提供充足的資料，促進(jìn)檔案資料收集整理工作效率與質(zhì)量的提升。

2.2 加大投入，注重檔案管理信息化的建設(shè)

傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代檔案管理的工作需求，因此，衛(wèi)生院需要對原有的檔案管理模式進(jìn)行改進(jìn)，通過引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，實行信息化的檔案管理模式，進(jìn)而提升工作的高效性。而在進(jìn)行檔案管理信息化的建設(shè)時，衛(wèi)生院則需要加大資金投入，購買信息化管理所需的各類設(shè)備，比如計算機(jī)、掃描儀等，同時還要購進(jìn)相應(yīng)的檔案管理軟件，并利用信息技術(shù)建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，以此提高檔案管理設(shè)備的完善度，促使信息化檔案管理工作能夠順利有效的開展。另外，衛(wèi)生院還要結(jié)合信息化管理模式，制定出與之相符的管理標(biāo)準(zhǔn)，比如，在進(jìn)行檔案錄入時，工作人員需要按照固定的目錄格式進(jìn)行錄入，這樣便于檔案資料的檢索與查閱。以此提高整個信息化檔案管理工作的秩序性[3]。

2.3 合理完善檔案管理制度體系

科學(xué)合理的制度體系能夠?qū)n案管理工作進(jìn)行有效的指導(dǎo)，提高整個檔案管理工作的有序性以及規(guī)范性，促進(jìn)檔案管理工作有效性的提升。因此，衛(wèi)生院要加強(qiáng)對檔案管理制度體系的重視，并且要結(jié)合實際情況，對原有的檔案管理制度進(jìn)行完善，發(fā)揮出其自身的指導(dǎo)作用。基于此，衛(wèi)生院可以制定出責(zé)任管理機(jī)制，按照檔案管理的流程環(huán)節(jié)，設(shè)置相應(yīng)的管理崗位，明確這一崗位管理內(nèi)容、職責(zé)以及權(quán)限，讓處于這一崗位的管理人員負(fù)責(zé)好相應(yīng)的工作，并有效行使自己的職權(quán)，若是出現(xiàn)問題，就要追究其責(zé)任，這樣既能夠起到約束檔案管理人員的作用，還能夠提高他們的工作積極性。另外，衛(wèi)生院還要制定出合理的獎懲制度，針對所有檔案管理人員的工作業(yè)績以及日常工作表現(xiàn)等多個方面，對他們進(jìn)行適當(dāng)?shù)莫剟钆c懲罰，提高他們的工作熱情[4]。

3 總結(jié)

通過上述分析，相關(guān)部門若想開展有效的衛(wèi)生院檔案管理工作，就要先對檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行全面深入的了解，明確這些問題產(chǎn)生的原因，并采用科學(xué)合理的方式，對這些問題予以有效解決。另外，相關(guān)部門還可以結(jié)合當(dāng)前社會的發(fā)展趨勢，將信息技術(shù)應(yīng)用其中，提高衛(wèi)生院檔案管理的效率與質(zhì)量，保證檔案資料的完整性。

參考文獻(xiàn)

[1]李紅霞.衛(wèi)生院檔案管理問題闡釋與管理經(jīng)驗[J].管理觀察，2017，No.669（34）：178-179.

[2]楊玉潔.探究基層衛(wèi)生院檔案管理存在的問題和改進(jìn)措施[J].卷宗，2018（15）.

[3]李軍.衛(wèi)生院檔案管理問題闡釋與管理經(jīng)驗[J].文存閱刊，2019，000（012）：28.

[4]楊銀花.衛(wèi)生院檔案管理問題闡釋與管理經(jīng)驗[J].卷宗，2019，9（9）.

作者簡介

李江源（1981-），女，漢族，山東高密人，高密經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)衛(wèi)生院。