高校密級檔案管理現(xiàn)狀、問題與對策

摘 要：密級檔案是高校檔案管理的重要組成部分，因其涉密的特殊屬性，其管理受到越來越多的關(guān)注。本文結(jié)合檔案管理、保密管理等理論與實(shí)踐，分析了高校檔案管理存在現(xiàn)狀、存在問題，并針對性提出了對策建議。

關(guān)鍵詞：高校;密級檔案管理

1 現(xiàn)狀及存在問題

高等院校檔案具有門類多、數(shù)量多的特點(diǎn)，涉及黨群、行政、教學(xué)、科研等方案面面。從形成類型來看，高校密級檔案主要集中在黨群類、行政類、外事、以及科研類，以文書檔案為主;從形成部門來看，主要集中在黨政及科研管理部門，以黨群部門居多。目前高校普遍推行部門立卷負(fù)責(zé)制，密級檔案的管理一般按照涉密載體管理的管理要求實(shí)行單獨(dú)集中統(tǒng)一管理，普遍有檔案部門或者保密部門集中統(tǒng)一管理。管理密級檔案的部門部位一般被設(shè)為學(xué)校涉密要害部門部位。密級檔案的借閱和利用一般參照檔案管理實(shí)行嚴(yán)格審批管理。隨著密級檔案管理的數(shù)量日益增多，保密管理要求日益嚴(yán)格，目前高校檔案管理普遍存在以下幾方面問題：

1.1 歸檔渠道仍不夠暢通

高校密級檔案的管理目前存在部門分散管理和檔案室集中統(tǒng)一管理兩種模式。多數(shù)高校密級檔案都按照檔案管理要求實(shí)行集中管理。檔案形成部門如保密辦、科研處、軍工辦等每年集中辦理移交手續(xù)，向?qū)W校檔案部門集中移交密級檔案。但在一些高校也存在歸檔渠道不暢通、歸檔不及時(shí)，分散管理的問題，如有的高校密級檔案保存在形成部門或?qū)W校保密部門。導(dǎo)致這種情況主要有兩方面原因，一方面是有的高校檔案部門密級檔案收集歸檔意識不強(qiáng)，主觀上不愿意收，認(rèn)為密級檔案管理難度和責(zé)任大，是“燙手山芋”，不愿意主動(dòng)接收，即使愿意接收，也是盡量少收，在鑒定歸檔方面卡的比較嚴(yán)，大量的密級檔案仍留存在業(yè)務(wù)部門;另一方面檔案形成部門為了保密和利用方便，也存在歸檔不主動(dòng)、不及時(shí)、不完整的情況，影響密級檔案的收集整理和歸檔利用。

1.2 利用管理不夠規(guī)范

密級檔案的利用不同于非密級檔案的利用，為防止失泄密事件發(fā)生，有著嚴(yán)格的保密管理要求，如嚴(yán)格限定國家秘密知悉范圍、嚴(yán)格限定摘錄復(fù)制、嚴(yán)格履行審批手續(xù)等。然而在日常的管理中，高校普遍尚未建立密級檔案管理的審批管理的制度和流程，往往是參照普通文件管理，最多是增加了保密辦的審查環(huán)節(jié)，為密級檔案的利用管理帶來巨大的安全隱患。

1.3 解密不夠規(guī)范及時(shí)

由于歷史原因，有的高校在文件定密和檔案解密管理方面存在不規(guī)范的地方，普遍存在重定密、輕解密的現(xiàn)象。有的高校甚至在上級保密行政部門有明確指引的情況下，仍存在不愿解、不會解的情況，存在怕麻煩、怕?lián)?zé)的思想。產(chǎn)生這種情況的原因主要是一些單位沒有建立密級文件定期審核的機(jī)制，文件解密工作缺乏統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，檔案部門及業(yè)務(wù)部門解密的動(dòng)力均不足，造成大量到達(dá)解密時(shí)限以及該解密而未解密的檔案存放在檔案室，給檔案日常利用以及數(shù)字化、編研等帶來較大不便。

1.4 檔案信息化帶來失泄密風(fēng)險(xiǎn)

當(dāng)前檔案信息化在各高校如火如荼展開，檔案數(shù)字化比例已經(jīng)成為高校檔案信息化考核的重要指標(biāo)。有的高校因?yàn)槊芗墮n案集中管理存在漏洞，未能做到明密分開，少量密件混在普通非密文件中。同時(shí)多數(shù)高校檔案數(shù)字化掃描都是外包給商業(yè)服務(wù)公司，資質(zhì)參差不齊，失泄密隱患較大。

2 對策與建議

針對高校密級檔案管理存在的問題，結(jié)合上級檔案管理和保密工作要求，建議從以下幾方面加以改進(jìn)。

2.1 加強(qiáng)密級檔案集中統(tǒng)一管理

高校要按照保密法和檔案法有關(guān)規(guī)定實(shí)行集中統(tǒng)一管理。建議明確由學(xué)校保密部門集中收集整理學(xué)校密級檔案，每年定期向?qū)W校檔案部門移交，避免分散管理和移交。檔案管理部門設(shè)立專門庫房或者區(qū)域，按照涉密要害部門部位管理涉密檔案，日常接受學(xué)校保密部門的監(jiān)督檢查。

2.2 建立健全密級檔案審批利用制度

相較于普通檔案的借閱利用，建議高校出臺專門的密級檔案借閱管理辦法，建立密級檔案分類借閱審批的流程，根據(jù)密級檔案的密級和內(nèi)容設(shè)計(jì)不同的審批流程。密級檔案借閱應(yīng)從嚴(yán)管理，審批流程應(yīng)增加學(xué)校保密部門、業(yè)務(wù)主管部門以及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，并制定相應(yīng)登記制度，確保每一次利用都有據(jù)可依，有檔可查。

2.3 規(guī)范密級檔案解密工作

高校應(yīng)重視密級檔案解密問題，按照上級保密行政部門的要求和指引定期做好清理解密工作。高校定密的檔案一般分為兩類，一類是具有原始定密權(quán)的原始定密;一種是沒有原始定密權(quán)的派生定密。高校密級檔案管理人員應(yīng)具有基本的定密解密知識，定期清理密級檔案。對應(yīng)該解密的及時(shí)提請學(xué)校進(jìn)行解密。同時(shí)高校保密部門應(yīng)統(tǒng)籌做好學(xué)校密級文件、檔案的解密工作，做好統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保解密工作順利安全進(jìn)行。

2.4 加強(qiáng)涉密檔案載體管理

首先高校檔案管理部門要嚴(yán)格按照國家秘密載體管理有關(guān)規(guī)定，開展涉密檔案的收集、整理、歸檔、傳遞、使用、保存和鑒定銷毀工作。涉密檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定接受系統(tǒng)的保密知識和技能培訓(xùn)，取得涉密人員崗位資格證書，納入學(xué)校涉密崗位人員統(tǒng)一管理。集中保管密級檔案的部門部位應(yīng)按照規(guī)定確定為涉密要害部門部位，并配備專用的涉密計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)等涉密辦公設(shè)備，接受保密行政部門監(jiān)督檢查。在檔案利用、檔案數(shù)字化的過程中，加強(qiáng)安全管理，確保檔案安全。

作者簡介

張根水（1986-），男，漢族，安徽安慶人，碩士，館員，研究方向：檔案管理;信息管理。