新時(shí)期學(xué)校檔案管理的創(chuàng)新分析

田景立

摘 要：高中學(xué)校的檔案涵蓋了學(xué)生的學(xué)籍冊(cè)、成績(jī)冊(cè)、畢業(yè)生登記表、學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)表及獲獎(jiǎng)證書等，同時(shí)也涵蓋了學(xué)校教學(xué)管理文件、學(xué)?；顒?dòng)信息等，不僅對(duì)學(xué)生有約束的作用，更能詳細(xì)的評(píng)價(jià)學(xué)生個(gè)體優(yōu)勢(shì)，還能夠?yàn)閷W(xué)校的未來(lái)發(fā)展提供參考依據(jù)，檔案合理管理，可幫助有關(guān)單位快速的了解學(xué)生的情況，為學(xué)生的未來(lái)發(fā)展奠定了基礎(chǔ)，檔案管理應(yīng)為學(xué)生、為學(xué)校提供積極服務(wù)，在新時(shí)期創(chuàng)新管理方式，提高檔案服務(wù)育人的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;學(xué)校檔案管理;創(chuàng)新分析

素質(zhì)教育模式下，教育展開(kāi)了系列的革新，檔案管理雖然并不直接的參與教育教學(xué)工作，但也是學(xué)校管理中十分重要的、不可或缺的部分，檔案管理應(yīng)探尋新的思路，充分的結(jié)合當(dāng)代科技手段，構(gòu)建信息化的管理結(jié)構(gòu)，使得檔案信息更加真實(shí)、有效，能夠靈活的整理檔案，做好檔案安全保存工作，形成系統(tǒng)化、有序化的檔案管理模式。

1 高中學(xué)校檔案管理工作存在的問(wèn)題

1）缺乏檔案管理的重視。高中時(shí)期學(xué)校彌漫著高考的緊張氣氛，學(xué)校對(duì)學(xué)生們的成績(jī)尤為關(guān)注，也就相對(duì)忽視檔案管理，部分高中學(xué)校把檔案管理歸納為后勤工作，不在意管理的方式，使得檔案管理人員壓力較大，檔案的信息錯(cuò)亂、混雜，需要檔案人員高度集中精神去處理這些看似簡(jiǎn)單實(shí)則復(fù)雜的信息。高中檔案的信息量又比較大，學(xué)校沒(méi)有為檔案管理部門提供相應(yīng)的管理設(shè)備，管理中比較依賴于人力活動(dòng)，無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)、教職工還是學(xué)生本身，對(duì)檔案的重視意識(shí)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，導(dǎo)致檔案工作缺乏創(chuàng)新空間，難以展開(kāi)創(chuàng)新變革[1]。

2）檔案管理未實(shí)現(xiàn)信息化。我國(guó)義務(wù)教育的普及，使得高中學(xué)校的學(xué)生量逐漸增多，高中每年都要進(jìn)行一大批次的學(xué)生信息錄入，學(xué)生在高考季，檔案資料的整理也非常重要，高中若還是在龐大的數(shù)據(jù)與資料下，采取傳統(tǒng)的紙質(zhì)版整理模式，無(wú)法避免出現(xiàn)信息錯(cuò)漏的問(wèn)題，當(dāng)下高中已經(jīng)逐漸沿用了信息化的管理，但信息化的平臺(tái)并沒(méi)有完全打開(kāi)，信息系統(tǒng)的應(yīng)用率也很低，很多資料需要進(jìn)行一遍電子錄入，而后還需要進(jìn)行余下的紙質(zhì)整理，并不能完全取代紙質(zhì)或者大部分進(jìn)行電子處理，有關(guān)檔案后期查找起來(lái)比較困難。

3）缺乏完善的檔案管理制度。由于高中學(xué)校對(duì)于檔案的管理并不重視，因此制度也比較老舊，傳統(tǒng)制度針對(duì)紙質(zhì)版的資料進(jìn)行規(guī)則、技巧說(shuō)明，并未過(guò)多的涉及信息化管理，新時(shí)期，若不能圍繞信息化技術(shù)，與學(xué)校的檔案管理主線進(jìn)行制度重組，諸多檔案管理已經(jīng)脫離了制度規(guī)范，不能在比較統(tǒng)一的、和諧的、適宜的制度下開(kāi)展工作，那么責(zé)任的劃分，檔案的系統(tǒng)化結(jié)構(gòu)構(gòu)成也比較困難[2]。

4）檔案管理缺乏專業(yè)人員。檔案管理在傳統(tǒng)工作中，需要心細(xì)、耐心的人進(jìn)行將檔案以簡(jiǎn)化繁，整理為比較有秩序的檔案資料，因此女性成員居多，現(xiàn)階段，需要具有專業(yè)信息技術(shù)素養(yǎng)的人，進(jìn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、表格的歸類、信息的整合等，應(yīng)具有一定的數(shù)感與邏輯思維，但目前這種人才比較短缺，部分工作人員僅僅能處理基本的office軟件，難以借助數(shù)字化軟件，構(gòu)建目錄、手冊(cè)、查詢系統(tǒng)等，信息的維護(hù)能力也不足，一旦設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題，比較耽誤工作[3]。

2 高中學(xué)校檔案管理規(guī)范化的創(chuàng)新途徑

1）體現(xiàn)出檔案價(jià)值引起重視。檔案本身的確不如素質(zhì)教育變革更為受學(xué)校關(guān)注，但檔案應(yīng)體現(xiàn)出自己的本真價(jià)值，不能總在關(guān)鍵時(shí)刻才發(fā)揮作用，要在平時(shí)就體現(xiàn)出檔案的管理意義，如每學(xué)期學(xué)生入學(xué)的檔案收集后，不僅要進(jìn)行資料的整理，還應(yīng)快速的整合數(shù)據(jù)資料，為校領(lǐng)導(dǎo)提供檔案基礎(chǔ)上的有關(guān)參考信息，如入校人數(shù)、成績(jī)分級(jí)、家庭背景分類等，促使校領(lǐng)導(dǎo)一目了然的看到學(xué)生的基本數(shù)據(jù)，在簡(jiǎn)單易懂、具有邏輯、可快速閱讀的資料下，便于校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行學(xué)生活動(dòng)組織。另外在學(xué)校開(kāi)展大型活動(dòng)時(shí)，則調(diào)取以往類似活動(dòng)的資料，對(duì)于當(dāng)時(shí)活動(dòng)的情況，包含成本、時(shí)間、參與人數(shù)等進(jìn)行系統(tǒng)的分析，給予校領(lǐng)導(dǎo)相應(yīng)的檔案文件參考，促使本次活動(dòng)能夠結(jié)合前期經(jīng)驗(yàn)，減少成本的支出，獲得順利的開(kāi)展。檔案部門應(yīng)主動(dòng)表現(xiàn)出檔案本身對(duì)學(xué)校的重要性，同時(shí)應(yīng)提出內(nèi)部的現(xiàn)代化考核要求，分別針對(duì)檔案的資料整理、信息查詢、技術(shù)創(chuàng)新等進(jìn)行考察，可內(nèi)部考察與學(xué)校抽查相結(jié)合，通過(guò)考核凸顯出當(dāng)代信息化管理的漏洞，進(jìn)而提醒學(xué)校購(gòu)置有關(guān)的設(shè)備，使得設(shè)備儀器等符合實(shí)際的檔案管理需求，應(yīng)構(gòu)建適合學(xué)校的檔案管理端口，各個(gè)部門應(yīng)有專人負(fù)責(zé)進(jìn)行檔案的信息對(duì)接，對(duì)于檔案的填寫表格等，應(yīng)結(jié)合我國(guó)的有關(guān)規(guī)定，與當(dāng)?shù)氐南鄳?yīng)規(guī)范，進(jìn)行統(tǒng)一格式的收錄，禁止修改格式、篡改信息。應(yīng)構(gòu)建檔案材料的目錄與編號(hào)，對(duì)于各個(gè)學(xué)年的檔案有不同的編號(hào)區(qū)分，以便于快速查找。檔案的一致性格式有助于后期資料的整合與分類，學(xué)校還應(yīng)要求檔案管理部門為學(xué)生提供服務(wù)，指導(dǎo)畢業(yè)生、入校生等正確的應(yīng)用檔案。

2）建立健全的檔案管理規(guī)章制度。檔案管理中，相應(yīng)規(guī)章制度應(yīng)與信息化的管理相結(jié)合，如某教師想要提取某班級(jí)某學(xué)生的檔案資料，則需要在本校檔案管理系統(tǒng)上，提交申請(qǐng)，并說(shuō)明申請(qǐng)的原由，歸還的時(shí)間以及用途等，提交給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)獲得審批后，則順勢(shì)提交給檔案管理部門，經(jīng)過(guò)部門領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)后確認(rèn)，由檔案管理人員抽調(diào)資料，教師當(dāng)場(chǎng)取走并在網(wǎng)絡(luò)上留下取走信號(hào)，留存取走檔案的時(shí)間、教師簽字等，而后在檔案歸還時(shí)，則應(yīng)檢查檔案的完整性，與檔案被取走時(shí)的備份信息進(jìn)行對(duì)比，確認(rèn)無(wú)誤后則點(diǎn)擊歸還項(xiàng)。一系列的操作使得任何的教職工、校領(lǐng)導(dǎo)想要查閱檔案信息，都有明顯的應(yīng)用痕跡，盡管只是當(dāng)場(chǎng)查閱資料也留存在后臺(tái)相應(yīng)的登錄痕跡，使得檔案管理具有高度嚴(yán)謹(jǐn)性。同時(shí)應(yīng)針對(duì)不同的檔案，給予教職工、校領(lǐng)導(dǎo)不同的權(quán)限，部分涉及學(xué)生畢業(yè)、升學(xué)、就業(yè)的檔案，應(yīng)高度保密。不達(dá)權(quán)限的教職工，甚至是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)都不可借閱，同時(shí)結(jié)合信息化的系列操作，構(gòu)建制度并說(shuō)明技巧，分別針對(duì)學(xué)生檔案、教職工檔案、后勤檔案、學(xué)生食宿檔案、設(shè)備購(gòu)置檔案等進(jìn)行批次處理[4]。

3）實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和信息化管理。應(yīng)構(gòu)建系統(tǒng)化的檔案管理模式，學(xué)校的檔案不僅應(yīng)保存文字內(nèi)容，還應(yīng)留存重要的視頻、圖片等，構(gòu)建檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)，在龐大的、多年的檔案信息量下，也應(yīng)盡可能保留原件，著手將人工處理的檔案轉(zhuǎn)換為信息自動(dòng)處理模式，通過(guò)建立適合學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)，而便于信息的收錄、錯(cuò)誤提醒、查詢、提取等，同時(shí)還應(yīng)加強(qiáng)信息的共享功能，使得信息在不同的端口具有傳遞兼容性，避免信息在傳輸?shù)倪^(guò)程中出現(xiàn)信息亂碼，共享渠道應(yīng)設(shè)定權(quán)限，盡可能為學(xué)生提供異地查詢等便捷通道，便于外地的學(xué)生，或者已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生，查詢有關(guān)的信息[5]。

4）加強(qiáng)學(xué)生檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，是新時(shí)期檔案管理能否創(chuàng)新的關(guān)鍵元素，由于高中缺乏對(duì)檔案管理的培訓(xùn)，導(dǎo)致管理人員的經(jīng)驗(yàn)停留在傳統(tǒng)模式上，對(duì)新時(shí)期的信息化操作嚴(yán)重缺乏經(jīng)驗(yàn)，學(xué)校應(yīng)盡可能為檔案部門提供培訓(xùn)與外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，使得專職檔案人員具有專業(yè)素質(zhì)，避免教職工兼職檔案管理工作，應(yīng)明確落實(shí)責(zé)任，分配任務(wù)，提出各個(gè)階段的檔案管理目標(biāo)要求，將工作需求與考核結(jié)合起來(lái)，提高工作人員責(zé)任意識(shí)。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理是比較復(fù)雜且系統(tǒng)的工作，應(yīng)構(gòu)建新時(shí)期新的工作模式，充分借助互聯(lián)網(wǎng)，打造高效管理空間。

參考文獻(xiàn)

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