談文書檔案管理辦公自動化應(yīng)用

武海英

摘 要：在信息化背景下，檔案管理也面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)。如何跟上時代的步伐，提高管理的科學性，實現(xiàn)辦公自動化，是各單位、各企業(yè)需要關(guān)注的問題。傳統(tǒng)的公文檔案逐漸向電子檔案轉(zhuǎn)變，辦公自動化給管理工作帶來了更多的便利，無論是收集信息、整理數(shù)據(jù)還是存取資料，效率和質(zhì)量都有了很大的提高。因此，合理利用信息技術(shù)，提高自動化管理水平和安全性，已成為檔案工作的重要組成部分。

關(guān)鍵詞：信息化程度;辦公自動化;科學性

在自動化背景下，檔案管理的辦公自動化是必然趨勢。加強自動化應(yīng)用，必須從檔案管理信自動化出發(fā)，靈活運用電子自動化技術(shù)，提高管理安全性，豐富管理方法和手段，提高工作效率。

1 當前檔案管理中存在的問題

1.1 自動化程度和水平不高

目前，檔案管理的信息化水平有待提高。在互聯(lián)網(wǎng)時代，信息化的發(fā)展已經(jīng)成為幾乎每個行業(yè)的發(fā)展趨勢。而且，隨著網(wǎng)絡(luò)新設(shè)備的不斷發(fā)展，引進新設(shè)備、新技術(shù)已成為推動檔案管理有效實施的重要措施。但目前，我國一些企業(yè)對信息化發(fā)展的認識還不夠，特別是一些企業(yè)和單位檔案復(fù)雜、數(shù)量龐大。沒有集團的資金投入，將難以實現(xiàn)全面的自動化發(fā)展，阻礙自動化建設(shè)，降低檔案管理的有效性，無法為客戶提供更好的服務(wù)。

1.2 缺乏專業(yè)的人才

堅持創(chuàng)新是市場發(fā)展的要求，是時代的必然趨勢。因此，人才已成為管理的重要因素。自動化辦公要求人員具備專業(yè)知識和技能，特別是掌握信息技術(shù)，能夠不斷學習新的知識和概念，操作先進的設(shè)備，以促進辦公自動化的發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理的高效率。然而，在實踐中，專業(yè)人才的缺乏已成為一個主要問題，人員不能運用科學有效的手段來提高管理工作水平，信息技術(shù)應(yīng)用能力低，觀念相對落后，影響了檔案管理的自動化應(yīng)用。

2 辦公自動化應(yīng)用在檔案管理中的優(yōu)點

辦公自動化與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別在于，它通過信息化手段簡化和改善了繁瑣的手工勞動。信息將通過電子文件和文件進行綜合傳輸、傳輸和傳輸。辦公自動化應(yīng)用于檔案管理，它有著非常大的作用，具體表現(xiàn)在很多方面。為了提高檔案管理的效率，傳統(tǒng)的檔案管理模式一般采用手工復(fù)制檔案的方式。然而，檔案管理人員的失誤或中間文本數(shù)據(jù)傳輸環(huán)節(jié)的失誤，都會導致檔案管理出現(xiàn)較大的差錯，效率會不斷下降。信息技術(shù)出現(xiàn)后，檔案管理人員可以通過點擊鼠標完成原始文件的復(fù)制工作，大大降低了出錯的可能性;有利于文檔文件的信息共享，原始文件只存儲在傳統(tǒng)的倉庫中，有用的信息可以對外共享，科研機構(gòu)和公眾使用。辦公自動化工具在有效保存檔案的同時，可以對公文檔案中的數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)的統(tǒng)計和分析。它使得文件中的數(shù)據(jù)能夠得到很好的利用，大大縮短了文件信息的反饋時間;方便了文件的檢索和提取，只要計算機輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)，就可以通過模糊查詢快速提取出所需的文件。

3 檔案管理辦公自動化應(yīng)用途徑

3.1 落實提升檔案信息化管理水平的工作

提高管理信息化水平是實現(xiàn)辦公自動化的重要措施。只有將信息技術(shù)、智能技術(shù)和自動化技術(shù)相結(jié)合，才能為辦公自動化的應(yīng)用提供充分的條件，提高檔案管理的效率和水平[3]。

1）為提高工作效率和質(zhì)量，應(yīng)建立科學的信息系統(tǒng)，改進檔案管理流程，利用自動化技術(shù)實現(xiàn)數(shù)據(jù)的整理、記錄、讀取和保存。

2）加強資金投入，引進計算機、掃描儀器等必要設(shè)備，簡化檔案管理內(nèi)容，為員工開展工作創(chuàng)新節(jié)省更多時間和精力，推動辦公自動化發(fā)展。

3）要規(guī)范檔案管理的流程，特別是在辦公自動化的應(yīng)用中，無論是數(shù)據(jù)的整理、存取，還是檔案的分類存儲，都需要經(jīng)過一定的程序，按照標準流程操作，以提高準確性和嚴謹性。

4）要組織職工學習新概念、新技術(shù)，增強對辦公自動化的認識，全面推進自動化實施，推動管理信息化發(fā)展。也可以結(jié)合相應(yīng)的激勵機制，鼓勵員工根據(jù)實際工作情況進行創(chuàng)新，提高管理水平。

3.2 提高自動化管理手段的科學性

1）為加強技術(shù)創(chuàng)新，實現(xiàn)科學管理，自動化帶來了更多的便利，但也存在許多漏洞。因此，必須建立更加科學的管理機制，用科學的手段推動自動化的發(fā)展，充分利用自動化的優(yōu)勢，提高管理水平。有效利用信息系統(tǒng)的優(yōu)勢，以企業(yè)自身的檔案管理需求為中心，結(jié)合市場發(fā)展趨勢，構(gòu)建科學的管理體系，實現(xiàn)辦公自動化。既要保持技術(shù)創(chuàng)新，又要保持檔案管理的科學性，全面推進電子檔案發(fā)展，優(yōu)化資源配置，提高信息資源利用率。

2）改革原有管理體制，根據(jù)辦公自動化的發(fā)展趨勢，結(jié)合具體的檔案管理內(nèi)容，明確各部門、各崗位職責，制定科學的管理制度，以自動化技術(shù)推動管理工作向現(xiàn)代化方向發(fā)展，以適應(yīng)社會發(fā)展的趨勢。

3）要提高全員的創(chuàng)新意識，明確檔案管理目標，創(chuàng)新服務(wù)意識，運用辦公自動化手段，豐富服務(wù)形式，建設(shè)特色服務(wù)文化，充分發(fā)揮檔案資源的價值。根據(jù)不同檔案信息的內(nèi)容，為市場提供更好的數(shù)據(jù)，同時推動辦公自動化的應(yīng)用，以優(yōu)質(zhì)的服務(wù)創(chuàng)造市場。

3.3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

1）要加強對檔案管理工作中一些重要因素和重要意義的培訓，灌輸員工的責任感，播放因檔案信息泄露或管理不善造成公司和個人損失等新聞短片，以加強工作人員對檔案工作的重視。只有強化責任感，才能提高檔案工作的執(zhí)行力，為檔案工作人員提供更強大的精神動力，從而提高工作效率和質(zhì)量，讓檔案工作更有樂趣。

2）只有在管理機制中加入科學的績效考核機制，對員工實施必要的獎懲措施，才能從根本上加強管理，提高管理效率。

3）要完善檔案信息化管理的監(jiān)督機制，加強對管理者的監(jiān)督，提高工作責任的明確性、公開性和透明度，促進員工之間的良性競爭。只有通過組織員工學習計算機相關(guān)知識，掌握軟件和設(shè)備的操作技能，同時培養(yǎng)員工的自主學習意識，通過激勵機制和監(jiān)督機制，促進管理者不斷提高綜合素質(zhì)，檔案管理的辦公自動化效率能否提高。

3.4 建立檔案管理的安全防范系統(tǒng)

自動化辦公系統(tǒng)廣泛應(yīng)用于計算機技術(shù)，在信息的記錄、整理和傳輸過程中，文件的機密性會受到威脅。一旦信息泄露，將對企業(yè)或社會構(gòu)成威脅。因此，要注重安全制度的創(chuàng)建和應(yīng)用，規(guī)范檔案管理的具體流程和內(nèi)容。例如，電子文件一般離線存儲，用于保存檔案的介質(zhì)應(yīng)妥善保存。要加強對電子檔案的檢查維護，建立專門的防范體系維護監(jiān)測機構(gòu)，定期排查系統(tǒng)安全隱患，為檔案管理創(chuàng)造良好的自動化辦公環(huán)境。

4 結(jié)束語

信息時代的到來，使電子信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，促進了辦公自動化的發(fā)展。同時，時代的進步推動了檔案管理在企業(yè)管理、國家部門管理和教育機構(gòu)管理中的重要作用。在辦公自動化的形勢下，也需要創(chuàng)新和改革。推進檔案管理辦公自動化是提高檔案管理水平和質(zhì)量的重要措施。分析了當前檔案管理中存在的問題，探討了自動化在檔案管理中的應(yīng)用。通過現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用，促進管理自動化的發(fā)展。

參考文獻

[1]黃思穎，彭韻楊，石繼輝.基于大數(shù)據(jù)技術(shù)與辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用的電子公文歸檔討論[J].秘書之友，2019（4）：21-23.

[2]楊曉梅.辦公自動化環(huán)境下檔案管理的必要性與可行性分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（18）：187.