新時代事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法

王海英

摘 要：社會發(fā)展帶動科技進(jìn)步，檔案管理趨于信息化。電子檔案開始取代紙質(zhì)檔案。目前，檔案管理人員和管理方式還不能適應(yīng)新形勢下檔案管理的需求，從而導(dǎo)致管理中出現(xiàn)多種問題。為確保事業(yè)單位檔案管理工作的有效進(jìn)行，單位需要針對管理中出現(xiàn)的問題，進(jìn)行管理方式的創(chuàng)新和管理人員的培養(yǎng)。

關(guān)鍵詞：新時代;事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新

1 新時代事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新意義

1.1 保密性與服務(wù)性得到增強(qiáng)

部分事業(yè)單位主要職能是服務(wù)于人民群眾，將科研成果、教育、醫(yī)療等服務(wù)提供給大眾。而檔案管理工作的創(chuàng)新，可以將更加便捷的檔案服務(wù)提供出來，如通過檔案查詢平臺的構(gòu)建，檔案查找難度顯著降低，這樣能夠節(jié)約群眾的時間和精力，提升人民群眾的滿意度。部分事業(yè)單位具有一定的保密性質(zhì)，需要慎重處理各種檔案資料。而通過檔案管理的創(chuàng)新，構(gòu)建完善的管理制度和安全防范機(jī)制，可以有機(jī)增強(qiáng)其安全性與保密性，避免有泄露等問題出現(xiàn)。

1.2 事業(yè)單位服務(wù)質(zhì)量得到體現(xiàn)

社會服務(wù)是事業(yè)單位的基礎(chǔ)職能，很多單位主要依據(jù)服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行年終考核，以此來提升群眾的滿意度。實踐研究得知，不僅工作人員服務(wù)質(zhì)量、單位辦事流程等因素會影響到群眾滿意度，檔案管理工作的規(guī)范化程度也起著十分重要的作用。通過改革檔案管理工作，提升檔案管理的規(guī)范化程度，能夠?qū)挝坏恼J(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)精神體現(xiàn)出來，進(jìn)而優(yōu)化單位的整體形象。

2 新時期事業(yè)單位檔案管理存在的問題

2.1 缺乏健全的監(jiān)管制度

經(jīng)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，管理混亂的現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)在國家機(jī)關(guān)管理工作過程中，檔案管理工作也因此受到影響。而且正是由于缺乏健全的監(jiān)管制度，我國事業(yè)單位管理工作也持續(xù)處于混亂的狀態(tài)。與之相反，我國部分機(jī)構(gòu)在制度管理方面較為完善，但實際管理工作并未有效的落實到位，致使管理制度失去其價值。很少有人能夠嚴(yán)格按照制度辦事，導(dǎo)致工作效率難以得到提高。因此在進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理工作時，僅僅依靠紙質(zhì)文件，并不能有效發(fā)揮其約束力，管理工作也未能得到正常開展。

2.2 管理工具和手段缺乏創(chuàng)新

隨著我國現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，我國事業(yè)單位檔案管理工作在迎來發(fā)展機(jī)遇的同時，也在不斷面臨著越來越多的挑戰(zhàn)。而且，各種大數(shù)據(jù)信息都不斷增加，導(dǎo)致檔案管理工作越來越復(fù)雜，管理難度也隨之提高。但是，在實際的事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中，并未能有效的引進(jìn)現(xiàn)代管理技術(shù)，僅僅依靠人工管理模式，長期如此，便與大數(shù)據(jù)時代嚴(yán)重脫節(jié)，面對大量的數(shù)據(jù)信息也難以進(jìn)行有效的整理和管理，進(jìn)一步導(dǎo)致管理工作陷入混亂的狀態(tài)，情況嚴(yán)重時甚至?xí)＜暗饺嗣窈蛧业睦妗?/p>

3 新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新途徑

3.1 創(chuàng)新檔案管理理念

在新時期，事業(yè)單位崗位管理創(chuàng)新思路值得人們重視，所以，事業(yè)單位的管理人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，將檔案管理工作落到實處，同時轉(zhuǎn)變事業(yè)單位檔案管理人員的傳統(tǒng)理念，不斷學(xué)習(xí)具有創(chuàng)新思路的檔案管理方法，才能不斷地促使自我進(jìn)步，將全新的創(chuàng)新理念事業(yè)單位檔案管理工作相結(jié)合起來。同時，管理人員還應(yīng)該互相學(xué)習(xí)、不斷進(jìn)步，并且在事業(yè)單位上層領(lǐng)導(dǎo)的激勵下，管理人員還可以主動學(xué)習(xí)專業(yè)自我，將新的管理方法帶入到工作之中，與同事共同合作。

3.2 提高檔案管理工作重視度

檔案管理工作受到各類單位的重視，人們也逐漸發(fā)現(xiàn)其重要性，因此，在不斷發(fā)展的當(dāng)代，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者更應(yīng)充分認(rèn)識檔案管理工作對事業(yè)單位發(fā)展的推動作用，明確信息化發(fā)展潮流，端正檔案管理工作態(tài)度，此外，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行檔案管理時，應(yīng)當(dāng)突破傳統(tǒng)方式，擴(kuò)大對檔案管理的宣傳力度，提高員工意識，充分調(diào)動單位內(nèi)部積極性，使全體成員充分參與到檔案信息化建設(shè)中，與此同時，領(lǐng)導(dǎo)干部更應(yīng)該不斷完善配套資源，為檔案工作提供經(jīng)濟(jì)支持，實現(xiàn)檔案信息化管理，提高管理效率。只有事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者充分意識到檔案管理工作的重要性，才能結(jié)合單位檔案管理部門，制定出與當(dāng)前工作相適應(yīng)的制度和任務(wù)，推動檔案管理工作的開展，領(lǐng)導(dǎo)者還要提高對檔案管理工作的檢查力度，充分調(diào)動檔案管理職工的工作積極性，當(dāng)檔案管理人員出現(xiàn)管理問題時，單位領(lǐng)導(dǎo)者也應(yīng)及時進(jìn)行指導(dǎo)，幫助其攻破難題，降低檔案管理人員的工作難度。

3.3 完善建設(shè)制度提高制度保障

事業(yè)單位檔案管理規(guī)章制度的建立與健全作為推動相關(guān)工作開展的有效途徑，其能夠在落實的過程中以系統(tǒng)化、規(guī)范化為標(biāo)準(zhǔn)。如，收集、篩選、保管等工作的完善;貫徹落實崗位責(zé)任制度加強(qiáng)管理人員的責(zé)任意識，使其得到發(fā)揮與發(fā)展。檔案收集、整理、存檔等工作的強(qiáng)化能夠提升相關(guān)人員歸檔的速度與效率。其次，在檔案經(jīng)費(fèi)保障制度中，貫徹檔案保管方法，切實提升相關(guān)管理、保存條件，確保基礎(chǔ)建設(shè)與管理設(shè)備的升級與優(yōu)化。除此之外，教育經(jīng)費(fèi)保障力度的加大，使檔案管理人員的專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)得到提升，以制度的完善為基礎(chǔ)，推動科學(xué)化、規(guī)范化檔案管理工作的開展。

3.4 研發(fā)管理軟件

顯而易見，很多事業(yè)單位在發(fā)展當(dāng)中還是存在畫地為牢、思想禁錮的現(xiàn)象，因此需要對現(xiàn)有的不符合要求的軟件進(jìn)行改善。事業(yè)單位當(dāng)務(wù)之急就是對每一項工作進(jìn)行完善，而很多工作形式及內(nèi)容都需要由檔案管理進(jìn)行延伸。在研發(fā)管理軟件的同時，還需要注重對檔案信息的維護(hù)，不能顧此失彼。管理軟件的研發(fā)及更新需要在有關(guān)部門分析、審核的基礎(chǔ)上才能夠完成，還要保證各項工作的有效對接，提高資源數(shù)據(jù)的利用率。對管理軟件的研發(fā)，還需要在形式上推陳出新，將事業(yè)單位工作人員及有關(guān)事務(wù)的基本信息進(jìn)行記錄管理，使其能夠在檔案信息庫中呈現(xiàn)出來，事半功倍。事業(yè)單位應(yīng)該開通檔案信息中心，建立有關(guān)的網(wǎng)站，如果員工有需求的話就可以輸入編號查詢有關(guān)的檔案內(nèi)容。通過建立一套完善的信息化管理程序，將計算機(jī)編程融入日常的管理活動中去。

3.5 落實動態(tài)管理機(jī)制

從事業(yè)單位檔案管理原則角度來看，在進(jìn)行管理的過程中管理人員應(yīng)綜合反映組織內(nèi)部情況，同時對檔案變化過程進(jìn)行分析。目前，動態(tài)管理機(jī)制已經(jīng)被不同的行業(yè)所使用且得到了良好的效果。同時不同的行業(yè)在應(yīng)用動態(tài)管理模式后也形成了多元化的局面，利用動態(tài)管理與靜態(tài)管理相結(jié)合后可以使管理工作更加全面、具體。管理人員既需要分析工作人員的工作狀態(tài)同時還需要了解其在生活中的需要。在進(jìn)行檔案管理工作時應(yīng)充分利用信息化技術(shù)并構(gòu)建起信息化平臺，實時對檔案進(jìn)行更新，在實現(xiàn)同步管理的同時準(zhǔn)確、真實的反應(yīng)出檔案數(shù)據(jù)資料。在整理原始資料時應(yīng)建立起專門的檔案管理室，檔案管理人員應(yīng)特別關(guān)注，可以說檔案管理信息化建設(shè)對檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展有著推動作用。在事業(yè)單位發(fā)展當(dāng)中，需要完善有關(guān)的檔案立法。盡管我國很多地區(qū)都針對檔案管理等內(nèi)容完善了相關(guān)的法律依據(jù)及規(guī)則，但是我國檔案種類有所增加，甚至很多人存在管理的轉(zhuǎn)變。針對這種情況，就需要在動態(tài)管理當(dāng)中實時跟進(jìn)，體現(xiàn)機(jī)制價值。

3.6 組織一支高素質(zhì)工作隊伍

人才是根本，因此組織一支高素質(zhì)的工作隊伍至關(guān)重要。事業(yè)單位檔案管理工作要具備專業(yè)性的技能及綜合素質(zhì)才能夠勝任，對檔案管理人才的技術(shù)性要求較為嚴(yán)格。檔案管理人員其自身的工作經(jīng)驗、能力等都會影響著事業(yè)單位的發(fā)展。因此，在檔案管理工作中應(yīng)組織一支高素質(zhì)的工作團(tuán)隊，并定期開展培訓(xùn)工作，對在職的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)工作和實現(xiàn)相互交流溝通，以期獲得更多的管理經(jīng)驗，在檔案管理工作中更加具有專業(yè)性、科學(xué)性以及合理性。而事業(yè)單位管理人員也要更加重視檔案管理工作，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理工作已經(jīng)有了新的管理模式，事業(yè)單位要想提升自身的社會競爭力，就要采取有效手段來提升整個檔案管理隊伍的綜合能力。具體辦法如下所述：

第一，要引進(jìn)各種先進(jìn)的信息管理手段，并融入到檔案管理工作中，落實對檔案的信息化管理，實現(xiàn)各項管理工作的開展都以信息技術(shù)為前提和保障，以提升檔案管理人員的信息水平。此外，還可以為檔案管理人員開展培訓(xùn)，以提升檔案管理人員的信息素養(yǎng)等。第二，建立完善的獎勵機(jī)制。事業(yè)單位要根據(jù)檔案管理人員自身的實際表現(xiàn)、工作態(tài)度、綜合能力等進(jìn)行獎勵，從而調(diào)動檔案管理人員工作的主動性和積極性，促使其全身心投入到檔案管理工作中去。第三，事業(yè)單位要想獲得更多的優(yōu)秀人才，可以和高校開展深入地合作和交流。事業(yè)單位可以在高校中招聘各種優(yōu)秀的專業(yè)人才，而高校學(xué)生也可以利用在事業(yè)單位中的工作機(jī)會進(jìn)行實習(xí)以及提升自身的工作經(jīng)驗。除此之外，事業(yè)單位要注重提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，建立良性競爭機(jī)制，確保檔案管理人員之間實現(xiàn)良性競爭，共同進(jìn)步。

3.7 加強(qiáng)檔案管理的保密性

檔案具備的重大意義就是能夠真真切切提供各種信息，因而成為事業(yè)單位多種工作正常進(jìn)展的前提。檔案資料要真實可靠，要加大力度進(jìn)行保密方面的管理。信息技術(shù)被吸收進(jìn)來之后，檔案管理工作會更加現(xiàn)代化、信息化、數(shù)字化。所以，要依照網(wǎng)絡(luò)特征構(gòu)建起與之相關(guān)聯(lián)的保密機(jī)制。盡量減少數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)安全對其產(chǎn)生的影響，如此才會有利于檔案管理效能的提升。

3.8 創(chuàng)新檔案管理服務(wù)方式

就目前來看，事業(yè)單位要想對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，同時也應(yīng)該關(guān)注其檔案管理的服務(wù)方式，管理人員也應(yīng)該積極使用信息技術(shù)來完成檔案管理工作，也可以使用在線服務(wù)系統(tǒng)向其他部門發(fā)送有關(guān)的檔案信息，這不僅對事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行了創(chuàng)新，同時也充分利用了在線服務(wù)功能，在一定程度上提高了檔案管理的工作效率。除此之外，檔案管理人員也可以利用在線服務(wù)系統(tǒng)對檔案信息進(jìn)行整理和歸納，檢索和查找有關(guān)的檔案，分析資料以及文件等等。因此，新時期事業(yè)單位檔案管理需要對服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新。

4 結(jié)語

檔案管理是事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作。由于單位沒有意識到檔案管理的重要性，從而導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)多種問題。新形勢下的檔案管理對管理工作有著更高要求。為提高信息化檔案管理的有效性，單位需要創(chuàng)新管理模式，改變領(lǐng)導(dǎo)者的思維，培訓(xùn)專業(yè)的檔案管理人才，對管理制度和流程進(jìn)行完善，并及時更新設(shè)施設(shè)備，推動檔案管理與信息化技術(shù)的有效結(jié)合。

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