如何規(guī)范高校票據(jù)使用和管理

萬東敏

[提要] 隨著教育體制改革不斷深入，我國高校經(jīng)營模式不斷尋求多元化，收費(fèi)項(xiàng)目和內(nèi)容也日趨復(fù)雜。本文根據(jù)實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)和國家及地方財(cái)經(jīng)法規(guī)，提出我國高校如何規(guī)范使用和管理各類票據(jù)，并針對(duì)目前存在的問題，提出應(yīng)對(duì)措施。

關(guān)鍵詞：高校;票據(jù);使用;管理

中圖分類號(hào)：F234.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

收錄日期：2020年7月6日

隨著我國市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和高校教育體制改革的不斷發(fā)展，高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)呈現(xiàn)出多層面、多渠道經(jīng)營模式。票據(jù)作為財(cái)務(wù)收支的原始憑證，承擔(dān)著防止亂收費(fèi)、避免資金流失、規(guī)范收費(fèi)行為的潛在職能，因此高校財(cái)務(wù)部門如何規(guī)范票據(jù)的使用和管理顯得格外重要，加強(qiáng)票據(jù)管理是完善高校財(cái)務(wù)管理的客觀要求。

一、票據(jù)種類以及適用范圍

（1）非稅收入統(tǒng)一票據(jù)。用于經(jīng)政府部門審批，并納入高校預(yù)算管理的事業(yè)性收入的收費(fèi)項(xiàng)目，主要包括收取學(xué)費(fèi)、住宿費(fèi)等。（2）資金往來結(jié)算票據(jù)。主要用于高校與其他單位或個(gè)人發(fā)生資金往來、不構(gòu)成學(xué)院事業(yè)收入的各類暫收、代收款項(xiàng)，如暫收的押金、定金、保證金等。（3）稅務(wù)發(fā)票。用于高校對(duì)社會(huì)進(jìn)行有償服務(wù)，以及依法納稅的經(jīng)營性收費(fèi)項(xiàng)目。包括：技術(shù)咨詢、技術(shù)開發(fā)、技術(shù)服務(wù)的收費(fèi);各類培訓(xùn)收費(fèi);校內(nèi)提供的教學(xué)輔助服務(wù)性收費(fèi);其他經(jīng)營服務(wù)性收費(fèi)行為。（4）其他票據(jù)。上述票據(jù)之外的票據(jù)，僅起到收款證明作用，而不作為其他報(bào)銷憑證的票據(jù)。

二、票據(jù)的使用

（1）按照有關(guān)規(guī)定，應(yīng)在收到款項(xiàng)后開具票據(jù)。票據(jù)內(nèi)容為本單位真實(shí)發(fā)生的業(yè)務(wù)，不得虛開未發(fā)生業(yè)務(wù)，也不得代開他人業(yè)務(wù)，必須按指定的收費(fèi)項(xiàng)目、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)使用。（2）開具票據(jù)須按照規(guī)定的時(shí)限、順序、全部聯(lián)次一次性如實(shí)開具，內(nèi)容完整，字跡工整，大小寫金額相符，收款人和交款人應(yīng)使用全稱。（3）稅務(wù)發(fā)票開具時(shí)需加蓋發(fā)票專用章，財(cái)政票據(jù)開具需加蓋高校財(cái)務(wù)專用章，加蓋其他印章均為無效票據(jù)。（4）特殊情況需要預(yù)開票據(jù)時(shí)，由使用人提出申請(qǐng)，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字審批，交由財(cái)務(wù)部門專人開具。（5）開具票據(jù)后發(fā)生錯(cuò)誤或者退票的，需收回原票據(jù)作廢或者填開紅字票據(jù)后，重新開具正確票據(jù)。

三、票據(jù)的管理

（1）高校票據(jù)一般由財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一向主管部門申領(lǐng)并指定專人負(fù)責(zé)票據(jù)的管理工作，辦理票據(jù)的領(lǐng)購、保管、登記、開具和核銷等，以確保票據(jù)的合法合規(guī)使用。（2）應(yīng)建立票據(jù)使用登記制度，登記票據(jù)的購入、發(fā)出、結(jié)存、回收及核銷等情況，定期盤點(diǎn)，保證登記結(jié)余與實(shí)際盤存相符。（3）票據(jù)領(lǐng)用后，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓，不得拆本使用。（4）對(duì)外開具票據(jù)所收款項(xiàng)須足額上交學(xué)校財(cái)務(wù)賬戶，納入高校統(tǒng)一管理，不得截留挪用、坐收坐支，以及私設(shè)“小金庫”。（5）財(cái)務(wù)部門應(yīng)按規(guī)定保管票據(jù)及使用后的存根聯(lián)和記賬聯(lián)，不得擅自銷毀。根據(jù)票據(jù)管理的規(guī)定，從開具票據(jù)年度的次年起，票據(jù)存根保存五年，期滿后可以進(jìn)行銷毀。（6）若發(fā)生票據(jù)丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告，按照財(cái)政機(jī)關(guān)和稅務(wù)機(jī)關(guān)關(guān)于票據(jù)遺失的相關(guān)規(guī)定處理。（7）票據(jù)核銷時(shí)，票據(jù)管理人員要檢查票據(jù)是否按照規(guī)定使用，是否及時(shí)入賬等，對(duì)于稅務(wù)發(fā)票要及時(shí)到主管稅務(wù)機(jī)關(guān)進(jìn)行核銷驗(yàn)舊。

四、票據(jù)使用和管理中存在的問題

（一）高校對(duì)票據(jù)認(rèn)識(shí)不足，管理制度不健全。目前，很多高校都沒有建立完善可行的內(nèi)部控制體系，或者即使有具體的內(nèi)部控制制度，也沒有認(rèn)真落到實(shí)處。比如一般高校會(huì)在開票審核審批環(huán)節(jié)進(jìn)行一定的控制，但是在后續(xù)開票過程和監(jiān)督中缺乏一定的重視同樣會(huì)出現(xiàn)很多問題，直到主管部門核銷票據(jù)才會(huì)發(fā)現(xiàn)出來。另外，大多高校票據(jù)都是由財(cái)務(wù)處人員負(fù)責(zé)，沒有專門的票據(jù)管理系統(tǒng)，普遍采用手工記錄，容易造成錯(cuò)誤，特別是臺(tái)賬丟失或者損毀，導(dǎo)致原始記錄無處可查。很多高校在探索財(cái)務(wù)管理創(chuàng)新中往往忽視票據(jù)管理工作，有些高校的票據(jù)管理制度流于形式，僅僅起到傳達(dá)國家法律法規(guī)或者主管部門規(guī)章的作用，自身并沒有制定具體的實(shí)施細(xì)則，票據(jù)管理工作沒有得到落實(shí)。

（二）對(duì)票據(jù)使用人和管理人培訓(xùn)不夠，缺乏專業(yè)的票據(jù)管理知識(shí)。我國針對(duì)票據(jù)使用方面出臺(tái)了很多相關(guān)政策，但是票據(jù)使用人、管理人對(duì)政策理解不到位，對(duì)票據(jù)使用規(guī)范一知半解，導(dǎo)致對(duì)票據(jù)填寫注意事項(xiàng)認(rèn)識(shí)不足，造成開票不規(guī)范、使用不合規(guī)等問題。有些高校為了獲得更多的培訓(xùn)費(fèi)、科研經(jīng)費(fèi)等，默認(rèn)這些不規(guī)范行為的存在。在內(nèi)部培訓(xùn)學(xué)習(xí)缺少的情況下，相關(guān)人員對(duì)票據(jù)的使用流于表面，不能全面掌握票據(jù)的使用和管理規(guī)定，制約了高校票據(jù)的規(guī)范管理。

（三）票據(jù)管理工作中不相容職務(wù)未分離。由于目前我國高校財(cái)務(wù)人員大多處于缺編狀態(tài)，人手不足，導(dǎo)致票據(jù)工作中一人兼多職，不相容崗位沒有分離，容易造成工作中出現(xiàn)差錯(cuò)甚至舞弊，產(chǎn)生財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。不相容職務(wù)未分離，往往導(dǎo)致責(zé)任劃分不清，若開票人開票錯(cuò)誤，審核人會(huì)認(rèn)為這是開票人的事情，并沒有提出問題，而復(fù)核只關(guān)注入賬金額和科目，認(rèn)為票據(jù)使用是否正確是審核人的事情，這種責(zé)任不清的劃分導(dǎo)致票據(jù)的非正常使用。票據(jù)管理中的不相容職務(wù)包括：領(lǐng)購及審批、使用臺(tái)賬、票據(jù)開具、款項(xiàng)收取、票據(jù)保管及稽查等。

（四）票據(jù)管理信息化不夠完善。目前，高校手工票據(jù)和機(jī)打票據(jù)并存，手工票據(jù)需要使用人手工填寫，沒有進(jìn)入票據(jù)管理系統(tǒng)，其他人員無法對(duì)其進(jìn)行實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)問題滯后。另外，從票據(jù)開具到去相關(guān)部門核銷時(shí)間跨度比較長，此時(shí)發(fā)現(xiàn)票據(jù)開具不規(guī)范或者違規(guī)開具，已經(jīng)很難撤回。而且有些高校缺乏對(duì)開票錯(cuò)誤或者舞弊人員嚴(yán)肅的處理辦法，導(dǎo)致票據(jù)開具人存在僥幸心理，輕視票據(jù)開具工作。

由于在票據(jù)的使用和管理中存在以上種種問題，嚴(yán)重違背了會(huì)計(jì)核算準(zhǔn)則，造成虛假的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生，擾亂社會(huì)公共秩序，從而滋生腐敗行為。

五、加強(qiáng)票據(jù)管理的措施

（一）建立健全票據(jù)管理制度。俗話說“無規(guī)矩不成方圓”，只有健全票據(jù)相關(guān)人員的崗位職責(zé)制度，規(guī)范票據(jù)領(lǐng)用、保管、登記、開具和核銷流程，才能從源頭避免財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。首先，應(yīng)該建立票據(jù)登記制度，設(shè)置登記簿，并指定專人負(fù)責(zé);其次，在啟用前要檢查票據(jù)是否破損、缺頁等情況，一旦發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)該及時(shí)上報(bào);最后，使用時(shí)填寫字跡清楚、內(nèi)容完整、項(xiàng)目齊全，印章準(zhǔn)確，并不得涂改。另外，加大對(duì)于違規(guī)開具票據(jù)的處罰力度，也能對(duì)違規(guī)違法行為產(chǎn)生一定的震懾作用。同時(shí)，建立相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)制度，將票據(jù)管理工作作為目標(biāo)責(zé)任考核中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，對(duì)于年末考核合格、管理到位的部門或者個(gè)人給予一定的精神獎(jiǎng)勵(lì)和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，進(jìn)一步提升相關(guān)人員的工作積極性。

（二）加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門人員素質(zhì)。加強(qiáng)對(duì)票據(jù)使用人及管理人的培訓(xùn)，要求他們及時(shí)掌握國家財(cái)稅新政策，確保票據(jù)開具內(nèi)容的準(zhǔn)確性。加強(qiáng)和上級(jí)財(cái)政部門或者稅務(wù)部門以及兄弟院校的溝通，共同探討在票據(jù)使用和管理中存在的問題，制定出行之有效的解決辦法。認(rèn)真系統(tǒng)的學(xué)習(xí)《財(cái)政票據(jù)管理辦法》等規(guī)章制度，各種財(cái)務(wù)規(guī)章，按照規(guī)矩進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，依法辦事，樹立良好的職業(yè)道德。要想實(shí)現(xiàn)票據(jù)管理的規(guī)范化、正?；?、制度化，必須依靠高校財(cái)務(wù)人員共同努力，因此提高財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)是首要之事。

（三）完善內(nèi)部控制制度。高校要建立起高效的票據(jù)管理內(nèi)部控制制度，設(shè)立專人專崗，將責(zé)任細(xì)化。相關(guān)人員要嚴(yán)格遵守規(guī)范化的制度和流程，規(guī)避票據(jù)使用和管理風(fēng)險(xiǎn)。嚴(yán)格遵守不相容職務(wù)相分離的原則，做到各個(gè)崗位之間相互牽制，相互監(jiān)督，從而規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。做好票據(jù)管理的內(nèi)部控制工作，主要從事前、事中、事后這三個(gè)方面入手。事前控制需要嚴(yán)格落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)審批制度，保證票據(jù)領(lǐng)用業(yè)務(wù)的真實(shí)性，票據(jù)開具人要掌握各類收款業(yè)務(wù)需要開具的票據(jù)類型、允許開具的項(xiàng)目等等;票據(jù)稽核人對(duì)票據(jù)開具過程中的開票項(xiàng)目、類別、范圍進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督，及時(shí)糾正出現(xiàn)的問題;建立票據(jù)繳銷的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，對(duì)于不按規(guī)定辦理的人員給予一定的處罰，并追究領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。

（四）推廣使用電子票據(jù)。2017年財(cái)政部印發(fā)了《關(guān)于穩(wěn)步推進(jìn)財(cái)政電子票據(jù)管理改革的試點(diǎn)方案》，財(cái)政票據(jù)正式步入了電子票據(jù)的新時(shí)代，和普通傳統(tǒng)票據(jù)相比電子票據(jù)具有更多的優(yōu)點(diǎn)，它屬于機(jī)打發(fā)票，具有更易保管、查詢、調(diào)閱等好處，可以隨時(shí)打印，不用擔(dān)心票據(jù)丟失的問題。票據(jù)管理的信息化可最大限度減少手工管理票據(jù)帶來的漏洞，提高了票據(jù)管理的科學(xué)性以及使用效率，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子票據(jù)的全過程監(jiān)督。票據(jù)管理系統(tǒng)應(yīng)該實(shí)現(xiàn)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)入賬，所以要緊緊依靠計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展積極推進(jìn)高校票據(jù)的電子化改革，實(shí)行電子開票、全程跟蹤、自動(dòng)核銷、源頭控制，從而提升票據(jù)管理手段和效率。

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