淺析醫(yī)院電子檔案管理現(xiàn)存問題與對(duì)策

摘 要：在現(xiàn)階段醫(yī)院電子檔案管理過程當(dāng)中還存在著許多問題，與傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理相比在現(xiàn)代檔案管理當(dāng)中所占據(jù)的優(yōu)勢(shì)以及發(fā)生的各種主要變化，雖然確實(shí)使得醫(yī)院信息化建設(shè)工作得到了一定的進(jìn)步，但是由于電子檔案發(fā)展起步較晚，現(xiàn)在許多醫(yī)院在檔案管理過程當(dāng)中雖然有了信息技術(shù)方法卻不敢使用，就是由于其還不夠完善，存在著許多問題，嚴(yán)重影響了相關(guān)醫(yī)院電子檔案的實(shí)效性，本文主要通過分析相關(guān)電子檔案管理當(dāng)中所存在的各種問題，根據(jù)現(xiàn)階段在醫(yī)院電子檔案管理現(xiàn)存問題其進(jìn)行分析，提出相關(guān)醫(yī)院電子檔案管理的策略，從而進(jìn)一步為提高相關(guān)醫(yī)院電子檔案管理水平提供相對(duì)應(yīng)的重要依據(jù)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;電子檔案;管理問題;對(duì)策研究

隨著現(xiàn)階段信息技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)療服務(wù)行業(yè)也開始使用其進(jìn)行電子文件制作，醫(yī)療辦公的自動(dòng)化以及醫(yī)療檔案的電子化，這些檔案都需要相關(guān)醫(yī)院檔案人員去進(jìn)行歸類和管理，同時(shí)現(xiàn)階段電子檔案逐漸取代傳統(tǒng)人工檔案管理成為當(dāng)下的必然發(fā)展趨勢(shì)，雖然電子檔案管理能夠有效為醫(yī)院帶來便利，但是由于其作為一項(xiàng)新技術(shù)，在實(shí)際的應(yīng)用過程當(dāng)中還是存在著許多問題，本文就對(duì)這些問題進(jìn)行分析從而得出解決策略，進(jìn)而有效提供相關(guān)醫(yī)院電子檔案管理水平。

1 醫(yī)院電子檔案管理現(xiàn)存問題

1）電子檔案管理意識(shí)薄弱?；诋?dāng)今復(fù)雜的現(xiàn)代社會(huì)和不斷變化的時(shí)代背景，一些醫(yī)院雖然意識(shí)到檔案現(xiàn)代化和電子檔案管理的重要性，但由于缺乏相關(guān)認(rèn)識(shí)以及相對(duì)應(yīng)的電子檔案管理意識(shí)較為薄弱，在實(shí)際管理過程中容易出現(xiàn)各種疏漏，如電子檔案保存不完整、電子檔案信息歸檔不及時(shí)、不真實(shí)等。另外，由于醫(yī)院在建立電子檔案時(shí)不重視同時(shí)引入相應(yīng)的管理系統(tǒng)，許多現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)和有效的管理方法沒有得到充分應(yīng)用，使得醫(yī)院的電子檔案管理不能滿足電子檔案管理的需要，更談不上推動(dòng)醫(yī)院電子檔案管理的現(xiàn)代化。

2）電子檔案管理不夠規(guī)范。目前，在許多醫(yī)院當(dāng)中電子檔案的管理是由各個(gè)部門和科室之間進(jìn)行的。這種管理模式并不符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)化管理的實(shí)際思想理念，而且在管理上可能缺乏相對(duì)應(yīng)的一致性以及協(xié)調(diào)的情況下，其還會(huì)進(jìn)一步大大降低了相關(guān)電子檔案的價(jià)值，因此這就在很大程度上不能作為相關(guān)醫(yī)院發(fā)展決策的有效基準(zhǔn)。同時(shí)，在檔案管理的信息化上意味著檔案管理必須依賴于相關(guān)計(jì)算機(jī)，但缺乏有效的安全措施和存儲(chǔ)方式，這些不規(guī)范性都嚴(yán)重影響了醫(yī)院電子檔案的可靠性。另外在關(guān)于電子檔案的收集、整體和其他方面，許多醫(yī)院沒有提出具體要求，導(dǎo)致電子檔案的完整性和不準(zhǔn)確性成為普遍化現(xiàn)象。

3）電子檔案管理安全性差。醫(yī)院電子檔案的管理是目前一個(gè)非常嚴(yán)重的問題。不同部門和科室對(duì)電子大難的管理沒有科學(xué)合理的管理規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)。由于其分散性使得其更加難以進(jìn)行管理，電子檔案的應(yīng)用價(jià)值降低，參考價(jià)值也受到影響，醫(yī)院的決策不能將其進(jìn)行直接參考，不完整的患者信息也可能阻礙醫(yī)院的科學(xué)研究發(fā)展。電子檔案的管理需要信息技術(shù)的應(yīng)用，但現(xiàn)在大多數(shù)醫(yī)院都缺乏使用計(jì)算機(jī)的安全意識(shí)，而涉及的相關(guān)醫(yī)院管理人員使用自己的經(jīng)驗(yàn)做法來歸檔的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致電子檔案會(huì)有部分不完善、不真實(shí)的問題出現(xiàn)。在相關(guān)電子檔案的應(yīng)用過程當(dāng)中，由于相關(guān)醫(yī)院并沒有及時(shí)地來做好相關(guān)安全方面的管理工作，從而導(dǎo)致在醫(yī)院方面不能夠有效做好防護(hù)措施，相關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員甚至可以利用醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)來利用醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)終端鏈接從而獲取相關(guān)電子檔案實(shí)際數(shù)據(jù)，如若碰到“黑客”甚至還會(huì)惡意刪除或是修改相關(guān)電子文件數(shù)據(jù)，從而給醫(yī)院帶來難以挽回的經(jīng)濟(jì)損失，甚至還會(huì)為患者帶來困擾。

4）電子檔案相關(guān)投入較少。在相關(guān)醫(yī)院方面許多醫(yī)院主要是依靠專業(yè)的電子檔案管理人員來進(jìn)行醫(yī)院的電子檔案信息管理工作，然而在實(shí)際的醫(yī)院管理過程當(dāng)中許多醫(yī)院選擇的電子信息檔案管理人員文化水平并不高，他們也許只是僅僅懂得相關(guān)信息技術(shù)應(yīng)用才被聘用，而對(duì)于相關(guān)醫(yī)院的醫(yī)療知識(shí)實(shí)際掌握情況并不熟練，這就在很大程度上影響到了醫(yī)院電子檔案管理的質(zhì)量以及效率，在現(xiàn)階段許多醫(yī)院科室當(dāng)中雖然已經(jīng)進(jìn)行了聯(lián)網(wǎng)控制，但是這仍然不能夠有效滿足相關(guān)電子檔案管理的發(fā)展需求，另外在電子檔案管理上許多硬件更新速度較為緩慢，資金投入不足從而導(dǎo)致相關(guān)醫(yī)院在檔案管理上難以有效達(dá)到現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展的水平。

2 醫(yī)院電子檔案管理的策略

1）構(gòu)建完善的醫(yī)院電子檔案管理體系。從相關(guān)醫(yī)院的電子檔案信息化發(fā)展實(shí)際狀況可以看出，醫(yī)院電子檔案管理的主要特點(diǎn)是信息更新的程度快、種類多和以及涉及范圍廣。根據(jù)相關(guān)醫(yī)院電子檔案的實(shí)際工作特點(diǎn)，為了進(jìn)一步有效保證相關(guān)醫(yī)院的運(yùn)行效率，有關(guān)工作人員必須更加重視合理利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行真正意義上的無紙化檔案管理，從而進(jìn)一步有效提高相關(guān)醫(yī)院檔案管理的效率，同時(shí)保證理想的管理質(zhì)量。當(dāng)然，關(guān)于加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案的管理，另一個(gè)重點(diǎn)則是需要著重建立起一個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，并建立涉及醫(yī)院以及醫(yī)院檔案和職能部門的管理機(jī)構(gòu);從而更好地界定部門、科室及其不同工作人員各自的職責(zé)，這有助于促進(jìn)醫(yī)院檔案電子管理的標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)化的逐步發(fā)展。目前，許多醫(yī)院管理自己的電子檔案，通常由信息科和總檔案室負(fù)主要責(zé)任。信息科負(fù)責(zé)醫(yī)院病例的統(tǒng)計(jì)和管理，以及計(jì)算機(jī)管理;綜合檔案科主要負(fù)責(zé)管理各種文件和輔助文件。在這兩種情況下，有必要對(duì)醫(yī)院檔案管理進(jìn)行監(jiān)督，這將有助于全面改善醫(yī)院電子檔案的管理。

2）制定完善的醫(yī)院電子檔案管理制度。在當(dāng)今較為復(fù)雜的社會(huì)環(huán)境下，相關(guān)醫(yī)院檔案的電子化管理變得越來越復(fù)雜。因此，為了進(jìn)一步有效加強(qiáng)相關(guān)管理制度和系統(tǒng)的建設(shè)，這就將更進(jìn)一步有助于提高電子檔案在醫(yī)院的實(shí)際使用。同時(shí)，醫(yī)院電子檔案管理系統(tǒng)和管理體系的建設(shè)除了要建立完善的保存、歸檔和保存期制度外，還必須與醫(yī)院的評(píng)估機(jī)制相結(jié)合，以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院電子檔案的動(dòng)態(tài)管理，從而有效提高醫(yī)院電子檔案管理的規(guī)范化，進(jìn)而維護(hù)醫(yī)院電子檔案管理的有序執(zhí)行。

3）建立信息安全防范體系。醫(yī)院檔案的電子檔案管理其作為一項(xiàng)基于在線信息技術(shù)的管理工具，在實(shí)踐中，醫(yī)院的易用性必然要求充分重視信息安全防范系統(tǒng)的實(shí)施。當(dāng)然，我們不能對(duì)醫(yī)學(xué)問題采取舉一反三的態(tài)度，但是我們必須依賴于對(duì)個(gè)體和治療之間的差異的理解，以避免對(duì)檔案信息的部分使用。其次，鑒于電子信息的使用極易受到病毒、黑客等的攻擊，醫(yī)院必須采取某些措施，例如使用最新的加密技術(shù);用戶標(biāo)識(shí);及時(shí)保存數(shù)據(jù)，定期轉(zhuǎn)移支持，建立系統(tǒng)恢復(fù)功能等?？傊?，必須消除所有可能影響醫(yī)院電子檔案管理的因素，以確保醫(yī)院電子檔案管理的正常運(yùn)行。

3 結(jié)束語

隨著相關(guān)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，相關(guān)醫(yī)院對(duì)單個(gè)檔案的管理也有了越來越高的要求。醫(yī)院電子檔案的管理不能使用傳統(tǒng)的管理方法，而是需要結(jié)合各方實(shí)際情況來進(jìn)行共同管理。在人員方面，要加大相關(guān)資金投入，培養(yǎng)相關(guān)的高度專業(yè)化的信息管理人員，以促進(jìn)檔案的管理和發(fā)展。隨著網(wǎng)絡(luò)信息和計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足時(shí)代發(fā)展的需要。因此，醫(yī)院應(yīng)高度重視電子信息技術(shù)的引入，并積極將其應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理，從真正意義上來實(shí)現(xiàn)電子檔案管理。

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作者簡(jiǎn)介

施桂珠（1972-），女，漢族，福建三明人，本科，中級(jí)館員，三明市第一醫(yī)院，研究方向：檔案管理。