檔案數(shù)據(jù)內(nèi)涵與特征探析

周可 袁方 王春芳 蘭日晶 張雯

摘 要：數(shù)字時(shí)代下的檔案管理工作面臨著諸多挑戰(zhàn)，其中，對于檔案數(shù)據(jù)的管理是保證企業(yè)檔案管理工作順利開展的基礎(chǔ)。想要提升檔案數(shù)據(jù)管理工作質(zhì)量，相關(guān)工作人員首先需要對檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)涵與特性進(jìn)行了解。鑒于此，文章分析了檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)涵，然后對其特征進(jìn)行了深入研究，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)據(jù);內(nèi)涵分析;特征研究

1 檔案數(shù)據(jù)內(nèi)涵解讀

大數(shù)據(jù)時(shí)代，“檔案數(shù)據(jù)”作為術(shù)語的獨(dú)立性愈發(fā)顯現(xiàn)，有必要對其內(nèi)涵進(jìn)行揭示和解析。第一，從內(nèi)涵上看，檔案數(shù)據(jù)首先屬于檔案信息，具備檔案性質(zhì)，滿足檔案的所有基本要求?！皺n案數(shù)據(jù)”是一個(gè)偏正短語，“檔案”為“本”，“數(shù)據(jù)”為“形”，對于檔案數(shù)據(jù)的定義應(yīng)該以檔案作為邏輯起點(diǎn)，切合檔案管理范圍，不能讓“數(shù)據(jù)”的光環(huán)掩蓋了“檔案”的本來面目，以致脫離檔案的性質(zhì)而使其外延過于泛化和無限化。故而，“檔案數(shù)據(jù)”一要具備檔案的基本屬性，包括原始記錄性、歷史性、社會(huì)性;二要具備檔案的基本價(jià)值，包括憑證價(jià)值、參考價(jià)值，具有保存意義。第二，從外延上看，“檔案數(shù)據(jù)”是一個(gè)廣義的數(shù)據(jù)集合。由于檔案數(shù)據(jù)來源構(gòu)成的廣泛、表現(xiàn)形式的多元，檔案數(shù)據(jù)的外延比較廣泛，不僅包括檔案部門已經(jīng)掌握和積累的各類數(shù)字化檔案資源、電子檔案等，還包括具有長久保存價(jià)值但還沒有納入檔案部門保管范圍的數(shù)據(jù)，如網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源、社會(huì)檔案信息資源、新媒體檔案信息資源等;不僅包括內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景等檔案元數(shù)據(jù)，還包括檔案部門在檔案管理業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的檔案管理數(shù)據(jù)、檔案利用數(shù)據(jù)、檔案用戶數(shù)據(jù)等累積性數(shù)據(jù)。第三，從形式上看，“檔案數(shù)據(jù)”是數(shù)據(jù)化的檔案信息資源，以數(shù)據(jù)形式記錄和保存，能夠?yàn)閿?shù)據(jù)設(shè)備、數(shù)據(jù)技術(shù)識別和處理，在滿足檔案性質(zhì)的同時(shí)也滿足數(shù)據(jù)的一般屬性，這是檔案數(shù)據(jù)區(qū)別于傳統(tǒng)檔案信息的關(guān)鍵所在。本身就以數(shù)據(jù)形式存在的檔案信息自然不需多加討論，值得一提的是，對于傳統(tǒng)類型的檔案信息而言，只有經(jīng)過數(shù)據(jù)化處理之后才可稱之為真正意義上的檔案數(shù)據(jù)。當(dāng)然，定義一個(gè)新興術(shù)語總是一件容易引起學(xué)術(shù)爭論的事情，隨著數(shù)據(jù)社會(huì)的深入推進(jìn)，以及檔案學(xué)與數(shù)據(jù)科學(xué)、檔案工作與大數(shù)據(jù)的融合發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)涵可能還會(huì)出現(xiàn)新的闡釋。

2 檔案數(shù)據(jù)的特征研究

2.1 共生與互生性

檔案數(shù)據(jù)就其來源而言雖然泛在而離散，但相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)本身卻構(gòu)成了一個(gè)共生共在的檔案數(shù)據(jù)生態(tài)群落和生態(tài)圈。一方面，正如“傳統(tǒng)數(shù)據(jù)源通常在最開始就被嚴(yán)格地定義。數(shù)據(jù)的每一個(gè)比特都有重要的價(jià)值，否則就不會(huì)包含這個(gè)數(shù)據(jù)比特”，檔案數(shù)據(jù)百分之百是具有保存價(jià)值的數(shù)據(jù)信息記錄，但是單條檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值密度往往較小，不足以反映問題全貌，發(fā)揮整體價(jià)值。“在大數(shù)據(jù)時(shí)代，無論是大數(shù)據(jù)還是所謂的小數(shù)據(jù)，以及各種各樣不同來源的數(shù)據(jù)，彼此之間往往會(huì)存在互相依存和彼此驗(yàn)證的關(guān)系，彼此通過互相印證而實(shí)現(xiàn)各自的數(shù)據(jù)價(jià)值”，這其實(shí)與檔案整理強(qiáng)調(diào)保持歷史聯(lián)系、維護(hù)檔案齊全完整的精神是契合和相通的。檔案數(shù)據(jù)同樣需要保持其之間的有機(jī)聯(lián)系，將同一活動(dòng)中產(chǎn)生的一個(gè)個(gè)數(shù)據(jù)聚類成一個(gè)齊全完整的檔案數(shù)據(jù)集。所以，檔案數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)關(guān)注以數(shù)據(jù)集為單位的價(jià)值密度較高的多元累積數(shù)據(jù)，特別在數(shù)據(jù)顆粒度較細(xì)、離散性較大的大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案數(shù)據(jù)的這種共生性特點(diǎn)將體現(xiàn)得更為明顯。另一方面，在共生之上，每一條檔案數(shù)據(jù)其價(jià)值都與其他檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值以及其所在檔案數(shù)據(jù)群落的整體價(jià)值相關(guān)聯(lián)，每一個(gè)基于同一歷史活動(dòng)形成的檔案數(shù)據(jù)在檔案數(shù)據(jù)群落里進(jìn)行著價(jià)值共享和互補(bǔ)，所有的檔案數(shù)據(jù)群落又共同構(gòu)成了檔案數(shù)據(jù)生態(tài)圈，每一個(gè)獨(dú)立分散的檔案數(shù)據(jù)和分割的檔案數(shù)據(jù)群落在檔案數(shù)據(jù)生態(tài)圈中都發(fā)揮著獨(dú)特的作用，相互關(guān)聯(lián)、相互依存。檔案數(shù)據(jù)的共生與互生性，要求檔案數(shù)據(jù)管理必須重視檔案數(shù)據(jù)整體價(jià)值作用的發(fā)揮，打造檔案數(shù)據(jù)生態(tài)圈，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的共享。一方面，挖掘檔案數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性，形成良性循環(huán)。檔案數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)的過程就是數(shù)據(jù)之間價(jià)值共享和互補(bǔ)、相互提升價(jià)值的過程，同時(shí)也是檔案數(shù)據(jù)生態(tài)圈整體價(jià)值進(jìn)一步提升的過程，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)價(jià)值創(chuàng)造的良性循環(huán)。另一方面，要注重檔案數(shù)據(jù)的全體性，形成規(guī)模效應(yīng)。檔案數(shù)據(jù)價(jià)值的提升和增值需要從全體檔案數(shù)據(jù)中挖掘和提煉，把各種分散的檔案點(diǎn)數(shù)據(jù)和分割的檔案條數(shù)據(jù)匯聚在特定平臺(tái)和場景上使之發(fā)生聚合效應(yīng)，構(gòu)建塊數(shù)據(jù)。“真正運(yùn)用好全局?jǐn)?shù)據(jù)，可以利用其進(jìn)行合適的場景構(gòu)建、匹配的場景連接和精準(zhǔn)的場景洞察，這會(huì)真正賦予數(shù)據(jù)智慧?！彼裕M量收集全面而完整的檔案數(shù)據(jù)，拓寬檔案數(shù)據(jù)生態(tài)圈，打造檔案數(shù)據(jù)資源體系，為檔案數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)提供更多空間和范圍。

2.2 累積性

所謂累積性，即在累積達(dá)到一定程度后而產(chǎn)生狀態(tài)改變、規(guī)模遞增、程度加深及價(jià)值回饋等現(xiàn)象的演變過程。受數(shù)據(jù)化環(huán)境的影響，檔案數(shù)據(jù)以相對獨(dú)立的數(shù)據(jù)單元形式呈現(xiàn)更加明顯，其累積性也更加顯著。第一，從數(shù)據(jù)資源形態(tài)上看，在數(shù)據(jù)化時(shí)代社會(huì)活動(dòng)當(dāng)中形成的檔案數(shù)據(jù)碎片化和細(xì)顆?；黠@，每一條檔案數(shù)據(jù)都是反映數(shù)據(jù)時(shí)代真實(shí)活動(dòng)面貌的組成部分，在同一活動(dòng)當(dāng)中形成的具有有機(jī)聯(lián)系的數(shù)據(jù)經(jīng)過不斷累積從而形成數(shù)據(jù)群組，構(gòu)成檔案數(shù)據(jù)庫。第二，從數(shù)據(jù)資源規(guī)模上看，由“數(shù)據(jù)”到“小數(shù)據(jù)”再到“大數(shù)據(jù)”的躍升，取決于數(shù)據(jù)累積，海量檔案數(shù)據(jù)資源也正是通過對存量檔案信息的數(shù)據(jù)化，以及有保存價(jià)值增量數(shù)據(jù)的不斷采集、積累和沉淀而形成的，檔案數(shù)據(jù)長期連續(xù)累積才能達(dá)到檔案大數(shù)據(jù)的效果。第三，從數(shù)據(jù)資源價(jià)值上看，由檔案數(shù)據(jù)全集中挖掘出的檔案數(shù)據(jù)價(jià)值遠(yuǎn)大于單個(gè)檔案數(shù)據(jù)價(jià)值之和，檔案數(shù)據(jù)的累積性也就成為檔案數(shù)據(jù)價(jià)值得以展現(xiàn)和提升的重要特性。此外，檔案數(shù)據(jù)的累積性還從某個(gè)側(cè)面暗示了檔案數(shù)據(jù)的即時(shí)性和易逝性?！按髷?shù)據(jù)時(shí)代的數(shù)據(jù)具有‘實(shí)時(shí)性，世界被實(shí)時(shí)記錄的特征使得檔案界不得不重視這些稍瞬即逝的具有社會(huì)價(jià)值的數(shù)據(jù)的長久保存。”大數(shù)據(jù)時(shí)代逝去的數(shù)據(jù)資源遠(yuǎn)比有意識保存下來的更多，有些甚至無法保存和搶救。由于數(shù)據(jù)記錄的實(shí)時(shí)變化、社會(huì)活動(dòng)的不斷拓展、技術(shù)環(huán)境的更新?lián)Q代及業(yè)務(wù)職能的更替轉(zhuǎn)型等，檔案數(shù)據(jù)生成變化加劇，如果不及時(shí)累積保存，便會(huì)造成檔案數(shù)據(jù)流失和消逝，影響檔案數(shù)據(jù)的完整性。檔案數(shù)據(jù)的累積性作為其基本屬性，是“檔案大數(shù)據(jù)”建設(shè)的促成要素，也是檔案數(shù)據(jù)價(jià)值充分實(shí)現(xiàn)的必要條件。檔案資源建設(shè)應(yīng)當(dāng)在開展“存量數(shù)字化、增量電子化”的基礎(chǔ)上逐步推進(jìn)“總量數(shù)據(jù)化”，長期連續(xù)性地對傳統(tǒng)檔案資源進(jìn)行全文本的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、對電子文件和其他原生數(shù)字檔案資源進(jìn)行全要素的數(shù)據(jù)采集保存，積累豐富的、完整的、立體的檔案數(shù)據(jù)資源庫，建立檔案數(shù)據(jù)生態(tài)集群，構(gòu)建覆蓋人民群眾的數(shù)據(jù)檔案資源體系。

3 結(jié)語

綜上所述，加強(qiáng)電子檔案的認(rèn)知與管理工作，不僅關(guān)系到國家檔案資源體系建設(shè)，更能夠降低企業(yè)經(jīng)營成本。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在推進(jìn)電子文件歸檔工作中，解決電子文件歸檔工作推進(jìn)中的重點(diǎn)問題。同時(shí)，還應(yīng)制定切實(shí)可行的管理制度來規(guī)范責(zé)任，明確職責(zé)，促進(jìn)電子文件歸檔工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。

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