基于一站式后勤管理平臺“智慧配送”模式的探討

文/席曉燕、付奎*

1 前言

當前，在長三角發(fā)展一體化、公立醫(yī)院發(fā)展深度調(diào)整的背景下，作為醫(yī)療機構(gòu)成員之一的療養(yǎng)院應該發(fā)揮管理特色，確保對內(nèi)機構(gòu)運行順暢，對外讓療養(yǎng)員安全舒心。因此，如何以高質(zhì)量、環(huán)保節(jié)能發(fā)展為主題，進一步建立科學規(guī)范的療養(yǎng)院后勤保障體系，提升工作質(zhì)效，精耕細作地提升后勤服務質(zhì)量，成為療養(yǎng)院后勤工作的重心所在。

療養(yǎng)院后勤業(yè)務中，倉庫管理是特殊重要的部分。倉庫管理的內(nèi)容，包含物資（本文探討除醫(yī)療設備和藥品外）的計劃、申購、配送、盤點、出入庫等工作。

2 療養(yǎng)院后勤管理背景

2.1 研究對象概況

本文以H療養(yǎng)院為例。H療養(yǎng)院成立于1951年，是一所集療養(yǎng)、康復、保健為一體的三級專科醫(yī)療機構(gòu)，隸屬于上海市衛(wèi)生健康委員會，全院占地面積23萬余平方米，總建筑面積4萬余平方米，現(xiàn)有衛(wèi)生專技人員235人，管理人員20人，工勤技能人員32人，距后勤倉庫最遠的臨床科室康復科，在康復保健中心，距離約1000米，步行需10-15分鐘。

H療養(yǎng)院的倉庫管理分為“后勤物資管理”和“膳食物資管理”兩大部分。后勤物資管理的對象主要是辦公用品（電腦耗材、紙制品等）、工作服、應急保障物品、清潔用品、小家電、五金用品等；膳食物資管理主要指膳食物資儲備管理。

2.2 后勤倉庫管理存在的不足

2.2.1 庫存管理中問題

因H療養(yǎng)院后勤倉庫離行政辦公樓及各臨床科室較遠，常規(guī)的物資領用模式由行政管理員或臨床科室醫(yī)生填寫物資請購單，待科室負責人審批后，自行前往后勤倉庫領料。因此，行政工作人員和醫(yī)生頻繁穿梭于倉庫和科室，效率較低，嚴重占用行政人員和醫(yī)護人員的工作時間，同時物資的名稱、規(guī)格和型號與標準化名稱、規(guī)格等有差別，影響使用部門申領的準確性。

2.2.2 應急物資儲備的問題

非醫(yī)用類應急物資的儲備承擔著保障院內(nèi)環(huán)境及療養(yǎng)員生命安全的重任，使得出現(xiàn)一些突發(fā)應急情況如臺風、汛澇等自然災害，能否及時有效配送防汛物資，關系著防汛搶險救災工作能否順利開展。但目前H療養(yǎng)院的應急物資如防汛沙袋、鐵鏟等由后勤物資總庫管理，沒有建立獨立的應急物資儲備倉庫。

3 “智慧配送”模塊框架

“智慧配送”管理模塊是基于H療養(yǎng)院一站式后勤管理平臺建立的物資申請、采購、供貨商配送、盤點、入庫、出庫、院內(nèi)配送、配送評價回饋閉環(huán)流程，由于所需物資的部門、物資性質(zhì)、所處位置不同，考慮到院內(nèi)物資配送的數(shù)量、體積、重量、時效性問題，統(tǒng)一根據(jù)物資申請單由院內(nèi)物資配送員第二天完成配送任務——但如有急需物資時，由請購部門聯(lián)系后勤倉庫自行領用。H療養(yǎng)院物資配送管理框架圖所示：

圖1 物資配送管理框架

PART1 申請管理

1.醫(yī)護人員向本部門提出領料申請；

2.部門領導不同意申請時，流程返回申請者；

3.部門領導同意申請時，流程通往財務部門確認。

PART2 庫存管理

4.財務部門確認后，由后勤部門向申請部門發(fā)貨；

5.當庫存不足時，由后勤采購部門進行采購操作；

6.采購部門向供應商發(fā)出采購；

7.供應商發(fā)出物料并由后勤辦理入庫。

PART3 配送管理

8.后勤倉庫生成出庫單，進入配送環(huán)節(jié)；

9.物資派送人員按照出庫單向申請部門進行派送；

10.申請人員受到物資，簽字回執(zhí)并進行滿意度評價。

PART4 統(tǒng)算管理

11.后勤根據(jù)出入庫情況進行月度盤庫形成情況匯總；

12.財務根據(jù)當月所有物資進出，形成財務月報。

網(wǎng)絡信息系統(tǒng)全程跟蹤整流程，全面?zhèn)浞莞鳝h(huán)節(jié)數(shù)據(jù)信息。

4 “智慧配送”運行成效

H療養(yǎng)院“智慧配送”模塊運行以來，后勤管理，特別是倉儲配送管理日趨規(guī)范化、專業(yè)化。

4.1 提升物資存量把控能力

“智慧配送”模塊中后勤物資存儲量的精確顯示，有助于后勤部門提升對物資存量把控的能力。一是保障行政部門、醫(yī)務部門正常領用的需求，二是避免整體資金的過度占用和庫存積壓，為掌握后勤保障運行狀況提供詳細的數(shù)據(jù)支撐，為后勤部門乃至全院制定長、中、短期發(fā)展規(guī)劃提供有效的決策支持。

4.2 提升相關財務管理水平

“智慧配送”管理系統(tǒng)的運用，對物資配送流程的全程跟蹤、監(jiān)督管理全面、詳細，以最迅捷、最精確、最經(jīng)濟的方式形成相應財務報表，并在平臺上智能展現(xiàn)后勤管理實績，有效提升了物資財務管理質(zhì)量。

4.3 提升工作質(zhì)量、效率與滿意度

“智慧配送”信息化建設，極大降低了H療養(yǎng)院行政科室管理人員和臨床科室醫(yī)生的工作量。一是還時間于一線，物資申請人員以可視化的方式在電腦或移動端自行選擇科室所需物資，以訂單形式提交，避免往返，節(jié)約了時間；二是還時間于內(nèi)控，解放后勤倉庫管理人員勞動，為庫存及配送管理提供系統(tǒng)支撐。投入使用以來，配送管理表現(xiàn)優(yōu)秀，達到“零錯誤”的表現(xiàn)，使行政和臨床科室對后勤物資配送的滿意度平均提高了約20個百分點，間接帶動療養(yǎng)員對H療養(yǎng)院的滿意度提升了約5個百分點。

5 “智慧配送”的下階段發(fā)展方向

盡管H療養(yǎng)院在上線“智慧配送”模塊后，后勤管理的能力有了較大的提升，但距離現(xiàn)代化的“信息”“效率”“專業(yè)”的要求還有相當?shù)倪M步空間。

5.1 實現(xiàn)物資存儲智能預警

倉庫最佳的庫存量應該處在動態(tài)0范圍內(nèi)，對長需物資0庫存或接近0庫存進行預警。在今后的優(yōu)化過程中，H療養(yǎng)院后勤部門應積極利用“智慧配送”，整合倉庫布局、調(diào)優(yōu)倉儲結(jié)構(gòu)，提升保障能力，同時兼顧基礎設施配套建設，通過手持終端或自動化掃描物資條碼入庫方式，提高管理質(zhì)效，避免無謂的損失浪費。

5.2 優(yōu)化物資配送方式

物資配送主要包括兩種形式：第一，獨立配送。安排倉庫管理員或?qū)Ｂ毰渌蛦T配送，物資配送采用直達配送模式，接收對象精準、物資配送速度快、物資配送項目準確。第二，供貨商配送。由提供物資的供貨商直接配送到所需科室，可以減輕院內(nèi)后勤倉庫貨配送員壓力，降低人員成本。目前H療養(yǎng)院采用的是第一種配送方式，今后在“配送流程再延伸”的基礎上構(gòu)建配送合力，探索通過平臺自動分配至物資對應的供貨商，在物資合理備貨和可視化貨柜安裝的前提下由供貨商完成“無接觸”式配送或無人配送，進而有效把控物資存量，減少資金占用，降低人力成本，保證物資配送質(zhì)量和時效。

5.3 建立健全應急物資儲備體系

此次新型冠狀病毒肺炎疫情的緊急性、嚴峻性、復雜性，影響波及全球，持續(xù)時間較長，已影響到部分H療養(yǎng)院供應商的供貨能力，同時為了做好疫情防控避免交叉感染，疫情期間與供貨商的物資交接均采用“非接觸式交接”方式完成。基于此次事件對物資調(diào)度環(huán)節(jié)造成的挑戰(zhàn)，應加強針對突發(fā)事件的應急物資儲備體系建設，完善后勤應急物資指揮協(xié)調(diào)與反應機制建設，加強應急風險研判評估和科學決策機制建設，更好地為應急突發(fā)情況提供各類應急物資保障。

5.4 完善供應商遴選及管理流程

進一步完善供應商管理，一是供應商分類管理，二是供應商基本信息管理，三是供應商評價信息管理。今后可結(jié)合“智慧配送”體系建立供應商管理數(shù)據(jù)庫，加強對供應商送貨、售后以及不良事件的信息統(tǒng)計，由H療養(yǎng)院招標委員會委托負責科室進行具體操作，確定供應商，由紀檢監(jiān)察部門全程監(jiān)督，招投標在后勤物資招投標管理中予以運用，提高供應商遴選的公平性。

5.5 加快人才梯隊體系建設

5G來臨后，對人才的儲備提出了新的要求，結(jié)合現(xiàn)有倉庫采購、運輸人員，建立一支專業(yè)的后勤物資智慧管理團隊，需加強物流人才的引進，并對已有工作人員進行全過程動態(tài)管理，從業(yè)技能與物資智慧配送發(fā)展相融合，進行規(guī)范性、系統(tǒng)性培訓，提高工作人員信息意識，提高其整合數(shù)據(jù)，建立數(shù)據(jù)庫，運用并管理數(shù)據(jù)的能力，以創(chuàng)新型物流人才帶動物流的智慧配送向智能型方向發(fā)展。

6 結(jié)語

療養(yǎng)院后勤倉庫是院后勤保障的基礎部門，同療養(yǎng)院的行政、財務及各臨床部門聯(lián)系緊密，對院整體的運營作用關鍵。后勤物資種類繁多、路徑復雜、傳輸量大、時效性強，優(yōu)化療養(yǎng)院后勤倉庫管理不僅可以提高臨床科室的工作效率，把醫(yī)護人員的時間交還給療養(yǎng)員，還是現(xiàn)代療養(yǎng)院運營競爭提升的重要組成部分，同時結(jié)合此次新冠疫情防控工作、應急物資儲備等，實施后勤物資配送高品質(zhì)服務，使物資管理逐步走向科學化、便捷化、規(guī)范化、精準化，提升療養(yǎng)院的核心競爭力和抗風險能力，將H療養(yǎng)院后勤倉庫管理現(xiàn)代化推上新臺階。