遠(yuǎn)程辦公 驅(qū)動(dòng)管理變革

紀(jì)艮可

從2020年的春節(jié)開始，全民進(jìn)入抗疫時(shí)期。

這場疫情帶給人們的不僅僅是生活方式上的改變，企業(yè)工作的開展也受到了前所未有的挑戰(zhàn)。線下生活被按下了“暫停鍵”，線上卻打開了“新世界”的大門。

相關(guān)數(shù)據(jù)顯示，春節(jié)后返工第一天，全國超2億員工開始“云辦公”“云上復(fù)工”，各種遠(yuǎn)程辦公軟件下載量爆表，無數(shù)灰了許久的QQ頭像再次點(diǎn)亮……

如此大規(guī)模的遠(yuǎn)程辦公在世界歷史上還是第一次。遠(yuǎn)程辦公時(shí)代的開啟有些讓人猝不及防，各大企業(yè)都將面臨新辦公模式的各種挑戰(zhàn)，很顯然，無論是企業(yè)的管理制度還是相關(guān)軟硬件配套的準(zhǔn)備，都尚未完全成熟。遠(yuǎn)程辦公對工作效率、工作方式、管理模式的影響，是眾多挑戰(zhàn)中，企業(yè)首先需要面對和解決的重要問題之一。

管理新難題

無論對企業(yè)還是對個(gè)人，遠(yuǎn)程辦公帶來的好處顯而易見，減少通勤時(shí)間、減少辦公支出、提高工作效率，等等。攜程董事局主席梁建章曾在2010年進(jìn)行過一次持續(xù)9個(gè)月的居家辦公實(shí)驗(yàn)。研究結(jié)果顯示，居家辦公的員工業(yè)績有顯著上升，增加了13%，其中9%源于病事假的減少導(dǎo)致工作時(shí)間的增加，4%來自安靜的工作環(huán)境帶來工作效率的提高。

雖然好處良多，但突發(fā)的疫情使得遠(yuǎn)程辦公時(shí)代來得有些倉促和猛烈，讓企業(yè)對于數(shù)字化轉(zhuǎn)型的態(tài)度從“附加值邏輯”變成“必選項(xiàng)邏輯”。很顯然，一些企業(yè)并沒有完全準(zhǔn)備好，而那些數(shù)字化程度較高的企業(yè)，則展現(xiàn)了更靈活的應(yīng)對能力，以及更強(qiáng)勁的生存韌性。

生活、工作、家居環(huán)境，遠(yuǎn)程辦公模式與這3個(gè)決定每個(gè)人幸福感的要素息息相關(guān)。如何構(gòu)建一個(gè)平衡、高效而又滿足個(gè)性需求的新的管理模式，是管理者們普遍需要面臨的課題。

曲美家居副總裁吳娜妮表示，盡管全面開啟遠(yuǎn)程辦公是疫情倒逼出來的，但仍給企業(yè)改革創(chuàng)新帶來了信心。從內(nèi)部管理上看，管理層在模式創(chuàng)新、溝通方式、運(yùn)營組織、績效管理，包括平時(shí)的互聯(lián)網(wǎng)工具的應(yīng)用，都要及時(shí)作出調(diào)整，快速帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)調(diào)整工作模式以投入新一輪的競爭。

小企業(yè)主宋先生表示：“我們之前的數(shù)字化程度比較低，所以剛開始遠(yuǎn)程辦公的時(shí)候遇到不少難題，好在及時(shí)查漏補(bǔ)缺作了調(diào)整。另外，我們小企業(yè)可能習(xí)慣了面對面討論問題，這個(gè)也適應(yīng)了一段時(shí)間才習(xí)慣。”

事實(shí)上，諸如此類的問題還有一些。比如，由于員工不再集中，對于一些需要共同深入探討的項(xiàng)目，僅僅依靠語音或者視頻聊天，有時(shí)會(huì)讓溝通效果打上一定的折扣;或者，由于員工并沒有出現(xiàn)在視線范圍內(nèi)，企業(yè)管理者難免會(huì)擔(dān)心他們是否會(huì)趁機(jī)偷懶，導(dǎo)致其工作質(zhì)量對不起領(lǐng)到的工資。

曲美家居國人生活方式研究院院長殷智賢稱，與人隔絕的居家辦公會(huì)讓人喪失團(tuán)隊(duì)的歸屬感，大多數(shù)人并不接受這種方式成為主流辦公方式。無論在網(wǎng)上以多么密集的頻率開視頻會(huì)議，也無法取代人與人見面互動(dòng)帶來的親近感。

對于員工來說，工作方式的改變也帶來了一些困惑。2020年3月2日，職場社交平臺領(lǐng)英（LinkedIn）發(fā)布的基于會(huì)員和企業(yè)的大數(shù)據(jù)顯示，疫情期間，四成職場人遠(yuǎn)程辦公效率較低，原因包括辦公工具和條件的限制（46%）、家庭瑣事干擾（34%）、難以集中精力和團(tuán)隊(duì)協(xié)作（33%）。

北京大學(xué)光華管理學(xué)院教授彭泗清將辦公分為3種情況：當(dāng)獨(dú)立工作時(shí)，更多是看個(gè)人的自我管理能力、自驅(qū)力;需要組織內(nèi)進(jìn)行協(xié)同工作時(shí)，有沒有好的平臺、運(yùn)行質(zhì)量高低及是否有技術(shù)支持變得重要;而當(dāng)工作需要組織間協(xié)同，就考驗(yàn)企業(yè)是否有良好的銜接平臺及數(shù)字化能力水平。在面對3種不同工作狀況時(shí)，遠(yuǎn)程辦公模式也面臨著不同的困難。彭泗清認(rèn)為，首先是自我管理的困難;其次是平臺的效率問題;第三是溝通的問題，“非語言的溝通是非常重要的因素，會(huì)影響到溝通的即時(shí)調(diào)整”;第四是工作滿意度，遠(yuǎn)程辦公使得人的社會(huì)需要難以得到滿足?！叭藗冊谝黄鸸ぷ鳎赡軙?huì)相互促進(jìn)，也可能由于責(zé)任分散而同時(shí)懈怠。從管理學(xué)角度，管理者如何發(fā)揮積極的一面，減少消極影響值得思考?！?/p>

另外，由于遠(yuǎn)程辦公更大程度地將人與事區(qū)分，凸顯工作任務(wù)重要性的同時(shí)，可能會(huì)存在人性化因素被忽視而產(chǎn)生的問題。

而這些問題，都在倒逼著企業(yè)盡快調(diào)整管理模式，與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)行新一輪的管理變革。

變革變什么

事實(shí)上，遠(yuǎn)程辦公情況下最大的挑戰(zhàn)，就是員工的效率管理和業(yè)務(wù)的日常運(yùn)營管理。管理的成敗則會(huì)將結(jié)果推向截然不同的兩端。

沒有了面對面的監(jiān)督和溝通，遠(yuǎn)程辦公無疑是對管理能力的一次深度測試，同時(shí)也逐漸催生企業(yè)自身的數(shù)字化改造?！靶录夹g(shù)的運(yùn)用對于協(xié)同辦公的促進(jìn)作用是明顯的，比如說5G，讓網(wǎng)速更快、延遲更小，可以使會(huì)議溝通方更多、更清晰，甚至以后的VR、AR會(huì)議，能讓用戶感受到類似科幻片里的場景?！痹谌A為云副總裁薛浩看來，云計(jì)算、AI能力也會(huì)對行業(yè)產(chǎn)生幫助。

這次疫情期間，在數(shù)字化及遠(yuǎn)程協(xié)作方面已有布局的企業(yè)明顯能更快進(jìn)入狀態(tài)。例如，字節(jié)跳動(dòng)7個(gè)部門、分散于幾十個(gè)城市的員工，只用2天時(shí)間，通過線上協(xié)同辦公火速更新了飛書的新功能——員工健康報(bào)備，之后又在很短時(shí)間內(nèi)上線了“線上辦公室”“疫情動(dòng)態(tài)”等新功能，這都得益于其平時(shí)積累下的線上協(xié)同辦公的經(jīng)驗(yàn)。

那么，在特殊時(shí)期，企業(yè)管理者應(yīng)該如何思考管理模式？字節(jié)跳動(dòng)副總裁謝欣認(rèn)為，企業(yè)管理者要著重想好3個(gè)問題：缺少了什么？要去構(gòu)建什么？需要注意什么？

這3個(gè)問題如果想通了，那一切將迎刃而解。員工在家辦公，企業(yè)缺失了共同的物理環(huán)境，對于管理者來說，首要任務(wù)就是搭建一個(gè)共同的線上環(huán)境，把缺失的物理環(huán)境補(bǔ)回來。

而對于企業(yè)來說，疫情造成的分散辦公是對企業(yè)凝聚力和合作能力的挑戰(zhàn)，如果線上協(xié)同辦公最終提升了企業(yè)效率，降低了成本，管理者未來可以考慮將遠(yuǎn)程協(xié)作利用得更廣、更深，在組建團(tuán)隊(duì)的時(shí)候不僅可以忽略城市，甚至可以跨國，擴(kuò)大人才選取范圍，不斷增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的多樣性。而在這個(gè)過程中，最需要注意的則是員工的心理建設(shè)及團(tuán)隊(duì)的凝聚力。

不過在此之前，建立一個(gè)動(dòng)態(tài)的、規(guī)范的、平滑的、高效的企業(yè)流程管理體系也是非常必要的。由于傳統(tǒng)的辦公習(xí)慣所致，沒有合理規(guī)章制度保障的執(zhí)行很容易半途而廢。企業(yè)只有將管理和流程真正結(jié)合起來，才能發(fā)揮最大作用。

遠(yuǎn)程辦公的實(shí)施不是某一個(gè)部門的事情，只有讓企業(yè)內(nèi)所有部門都參與進(jìn)來，才能保證實(shí)施的成功;而流程則是企業(yè)遠(yuǎn)程辦公的核心，一個(gè)流程往往涉及多個(gè)部門或組織，簡單易用才能保證流程走得順利。

企業(yè)應(yīng)將現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程，包括流程的合理規(guī)劃、相關(guān)數(shù)據(jù)的更新、相關(guān)工作流定制等方面進(jìn)行優(yōu)化處理之后，再制定遠(yuǎn)程辦公的工作流程，而且還要保證遠(yuǎn)程辦公工作流程的易用性和實(shí)用性，并在企業(yè)內(nèi)部全面溝通和推廣，制定相關(guān)規(guī)章制度以保障遠(yuǎn)程辦公流程的順利進(jìn)行。

紅星美凱龍集團(tuán)總裁謝堅(jiān)認(rèn)為：“居家辦公是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代必然的產(chǎn)物，多元化辦公也一定是未來趨勢?！钡珜τ谌魏我粋€(gè)傳統(tǒng)企業(yè)來說，如何走好數(shù)字化轉(zhuǎn)變的第一步都異常重要。

北京大學(xué)光華管理學(xué)院教授張影認(rèn)為：“對于很多組織來說，數(shù)字化從短期來看收效甚微，甚至因?yàn)榱鞒毯徒M織的改變，在很大程度上是成本大于收益的。然而，全社會(huì)數(shù)字化的未來不可避免，在疫情之后的恢復(fù)過程中，企業(yè)應(yīng)該有針對性地著手推動(dòng)數(shù)字化進(jìn)程，才能讓企業(yè)在數(shù)字化的社會(huì)中更具競爭力。”