物業(yè)管理企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部控制研究

劉祥 王永剛

摘 要：經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展帶動(dòng)市場(chǎng)的不斷完善，物業(yè)管理企業(yè)也面臨著越來(lái)越大的競(jìng)爭(zhēng)。傳統(tǒng)管理思維下的物業(yè)管理企業(yè)并未注重內(nèi)部控制，導(dǎo)致他們?cè)诟?jìng)爭(zhēng)環(huán)境中面臨著一系列的困境。本文對(duì)物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，對(duì)存在的問(wèn)題提出相關(guān)的改進(jìn)策略，以幫助物業(yè)管理企業(yè)實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久穩(wěn)定的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：物業(yè)管理企業(yè);內(nèi)部控制;研究

引言

建筑行業(yè)的高速發(fā)展為物業(yè)管理企業(yè)提供了非常大的發(fā)展空間，但同時(shí)使得物業(yè)管理企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)很多的問(wèn)題。在國(guó)內(nèi)的市場(chǎng)環(huán)境下，物業(yè)管理行業(yè)的發(fā)展受到一定程度的限制，再加上物業(yè)管理行業(yè)的起步較晚且發(fā)展時(shí)間較短，造成大部分的物業(yè)管理企業(yè)自身缺乏有效的經(jīng)營(yíng)管理，從而導(dǎo)致企業(yè)的發(fā)展失衡。而其根本原因主要由于物業(yè)管理企業(yè)的內(nèi)部控制存在問(wèn)題，因此尋求科學(xué)有效的內(nèi)部控制戰(zhàn)略成為當(dāng)前物業(yè)管理企業(yè)發(fā)展中的關(guān)鍵，通過(guò)提升物業(yè)管理企業(yè)的內(nèi)部控制水平來(lái)促進(jìn)其市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的提高，達(dá)到實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久穩(wěn)定的健康發(fā)展的目的。

1物業(yè)管理企業(yè)開(kāi)展內(nèi)部控制的意義

物業(yè)管理企業(yè)伴隨著房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展逐步興盛，其本身發(fā)展歷史不長(zhǎng)，但外部市場(chǎng)環(huán)境的變化以及城鎮(zhèn)化趨勢(shì)加快，這給物業(yè)管理企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量提出了更高的要求。但物業(yè)管理企業(yè)畢竟是新興行業(yè)，管理模式的滯后嚴(yán)重影響了企業(yè)的盈利狀況;同時(shí)，物業(yè)企業(yè)的業(yè)務(wù)承接絕大多數(shù)由樓盤(pán)開(kāi)發(fā)商決定，企業(yè)自身競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)較為薄弱，不僅會(huì)影響企業(yè)服務(wù)質(zhì)量，也不利于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)價(jià)值實(shí)現(xiàn)。需要注意的是，未來(lái)隨著我國(guó)房地產(chǎn)業(yè)務(wù)由增量向存量的轉(zhuǎn)化，業(yè)主維權(quán)意識(shí)的提高，特別是今年受疫情的影響，物業(yè)管理企業(yè)更要強(qiáng)化管理能力和樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，提升核心競(jìng)爭(zhēng)力。而強(qiáng)化內(nèi)控制度，從董事會(huì)、管理層到基層員工積極轉(zhuǎn)變思想觀念，創(chuàng)新管理模式，是提高企業(yè)市場(chǎng)適應(yīng)能力、不斷發(fā)展壯大的基礎(chǔ)。

2物業(yè)管理公司內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析

2.1內(nèi)控機(jī)制有待完善

內(nèi)控管理機(jī)制是開(kāi)展控制活動(dòng)的基礎(chǔ)和保障，它能夠規(guī)范業(yè)務(wù)操作流程和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)程序，與企業(yè)整體的戰(zhàn)略目標(biāo)達(dá)成一致，并指導(dǎo)各職能部門(mén)的工作。然而，從現(xiàn)階段的實(shí)際情況來(lái)看，一方面，部分物業(yè)管理企業(yè)尚未建立清晰明確的職能分工，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)不相容崗位分離，部門(mén)與部門(mén)之間、崗位與崗位之間缺乏制衡監(jiān)督關(guān)系，難免會(huì)影響內(nèi)部控制的執(zhí)行效率;另一方面，健全的內(nèi)控制度包括授權(quán)審批制度、崗位責(zé)任制度、會(huì)計(jì)核算制度、預(yù)算管理制度、成本控制制度、內(nèi)部監(jiān)督制度、人員激勵(lì)制度等。但目前，物業(yè)企業(yè)在制度設(shè)置方面存在漏洞，部分業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)沒(méi)有設(shè)置相應(yīng)的規(guī)章制度，因而，企業(yè)的整體經(jīng)營(yíng)管理也存在著較大的安全隱患。

2.2內(nèi)部控制意識(shí)薄弱

①企業(yè)自身定位不準(zhǔn)。物業(yè)管理企業(yè)對(duì)自身定位存在的問(wèn)題，將物業(yè)管理行業(yè)作為是房地產(chǎn)行業(yè)的附屬單位，造成企業(yè)缺乏主動(dòng)發(fā)展的積極性，對(duì)日常的業(yè)務(wù)開(kāi)展造成了阻礙，同時(shí)忽視了內(nèi)部控制的重要性。②員工專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)。大部分的物業(yè)管理企業(yè)員工都來(lái)自于之前的房地產(chǎn)行業(yè)，并沒(méi)有經(jīng)過(guò)科學(xué)系統(tǒng)的物業(yè)管理相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，造成員工的物業(yè)管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)不足，在工作過(guò)程中對(duì)物業(yè)管理企業(yè)的營(yíng)運(yùn)狀況、財(cái)政管理、后勤保障等不能作出有效的判斷。③薪酬待遇較低。由于物業(yè)管理企業(yè)的行業(yè)定位問(wèn)題，使得一般企業(yè)的利潤(rùn)率一般在7%左右，從而導(dǎo)致物業(yè)管理企業(yè)員工的薪酬待遇普遍比其他行業(yè)低，造成人才的缺失，進(jìn)而對(duì)企業(yè)的造成了阻礙。除此之外，大部分的物業(yè)管理企業(yè)在員工招聘過(guò)程中，將對(duì)員工的要求降低，導(dǎo)致員工的職業(yè)素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)水平偏低，并且企業(yè)缺少物業(yè)管理方面的培訓(xùn)，進(jìn)而造成惡性循環(huán)，嚴(yán)重影響了物業(yè)管理企業(yè)的正常發(fā)展。

2.3信息溝通機(jī)制尚不健全

信息溝通交流機(jī)制是提升信息傳輸效率、提高內(nèi)控執(zhí)行成效的保障。物業(yè)管理企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理及投資決策活動(dòng)必定會(huì)產(chǎn)生諸多數(shù)據(jù)信息，需要及時(shí)傳輸?shù)狡髽I(yè)各個(gè)階層中，并為風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別提供信息依據(jù)。但是，物業(yè)管理企業(yè)下屬機(jī)構(gòu)和部門(mén)較多，且存在一定的分散性，在信息采集與互通方面存在一定的難度，再加上企業(yè)缺乏相應(yīng)的信息反饋機(jī)制。一旦因信息傳遞緩慢影響了企業(yè)決策和風(fēng)險(xiǎn)防控，將會(huì)給企業(yè)帶來(lái)嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。

3物業(yè)管理企業(yè)優(yōu)化內(nèi)部控制工作的策略分析

3.1健全內(nèi)部控制管理機(jī)制

物業(yè)管理企業(yè)要以?xún)?nèi)部控制目標(biāo)為導(dǎo)向，細(xì)化內(nèi)控責(zé)任，并落實(shí)到各部門(mén)與崗位層面上，建立嚴(yán)格的崗位責(zé)任制，有利于后續(xù)的績(jī)效考核管理工作。同時(shí)，物業(yè)管理企業(yè)還要依據(jù)財(cái)務(wù)管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)、投資決策等環(huán)節(jié)，保證內(nèi)控制度能夠全面覆蓋企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的方方面面。另外，物業(yè)企業(yè)的管理層人員也要樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任觀念，加強(qiáng)潛在風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別和評(píng)估工作。同時(shí)，通過(guò)開(kāi)展應(yīng)急模擬演練培訓(xùn)、購(gòu)買(mǎi)保險(xiǎn)等方式降低風(fēng)險(xiǎn)威脅，從提升服務(wù)質(zhì)量入手，避免因操作不當(dāng)?shù)葐?wèn)題引發(fā)潛在風(fēng)險(xiǎn)。

3.2提升內(nèi)部控制意識(shí)，完善企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)

物業(yè)管理企業(yè)必須及時(shí)的根據(jù)市場(chǎng)需求的變化而適當(dāng)?shù)母淖儍?nèi)部的管理制度，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的監(jiān)督，從而使企業(yè)能夠適應(yīng)新環(huán)境、新政策，提高內(nèi)部控制水平。對(duì)于企業(yè)員工水平的提高需要①規(guī)范從業(yè)人員崗位培訓(xùn)，項(xiàng)目經(jīng)理執(zhí)業(yè)資格培訓(xùn)。②公司內(nèi)部選聘兼職培訓(xùn)講師。③加強(qiáng)與同行業(yè)交流，取長(zhǎng)補(bǔ)短。不僅要對(duì)員工進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，還應(yīng)該增強(qiáng)員工的實(shí)踐能力，將理論知識(shí)和實(shí)踐相結(jié)合，才有更好的工作效果，并且讓員工意識(shí)到企業(yè)內(nèi)部控制的重要性。同時(shí)管理層要以身作則，提高自身專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平，為員工樹(shù)立良好的形象，加強(qiáng)員工學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的積極性，同時(shí)加強(qiáng)企業(yè)部門(mén)和員工對(duì)內(nèi)部控制的重視，讓企業(yè)各部門(mén)能夠根據(jù)內(nèi)部控制策略進(jìn)行有效的配合。物業(yè)管理企業(yè)的內(nèi)部管理部門(mén)的業(yè)務(wù)必須根據(jù)內(nèi)部管理的每項(xiàng)業(yè)務(wù)職能制定對(duì)應(yīng)的職務(wù)，并且挑選專(zhuān)業(yè)的人員來(lái)?yè)?dān)任，建立健全的職能體系。定期對(duì)員工培訓(xùn)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，保持企業(yè)共同學(xué)習(xí)的良好氛圍，提高企業(yè)文化的建設(shè)，加強(qiáng)人文管理，潛移默化的改善員工思想觀念，達(dá)到提升企業(yè)內(nèi)部控制意識(shí)目的。

3.3強(qiáng)化內(nèi)部信息溝通工作

物業(yè)管理企業(yè)的正常運(yùn)作需要各職能部門(mén)實(shí)現(xiàn)高度的信息共享，在密切協(xié)作與交流的基礎(chǔ)上，健全內(nèi)部管理系統(tǒng)，解決信息傳遞滯后所帶來(lái)的矛盾。在信息技術(shù)的輔助下，物業(yè)企業(yè)要及時(shí)做技術(shù)引入和軟硬件更新的工作，充分利用ERP系統(tǒng)，聯(lián)系企業(yè)的收入管理、設(shè)備采購(gòu)、中央空調(diào)成本支出等業(yè)務(wù)流程;同時(shí)，ERP系統(tǒng)也可以應(yīng)用于物業(yè)企業(yè)的服務(wù)項(xiàng)目核算工作當(dāng)中，保證公共費(fèi)用合理分?jǐn)?，并將核算結(jié)果錄入差異化的系統(tǒng)科目當(dāng)中，包括項(xiàng)目收入、成本經(jīng)費(fèi)、效益利潤(rùn)等，為企業(yè)管理及決策提供信息支持。此外，物業(yè)企業(yè)固定資產(chǎn)管理工作是企業(yè)的價(jià)值體現(xiàn)，因而，企業(yè)應(yīng)當(dāng)從資產(chǎn)采購(gòu)、后期維護(hù)等環(huán)節(jié)入手，不僅要保證資產(chǎn)質(zhì)量，還要控制采購(gòu)成本，建立資產(chǎn)使用臺(tái)賬，錄入信息系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)模塊對(duì)接，為企業(yè)資產(chǎn)價(jià)值核算與管理提供便利。

結(jié)束語(yǔ)

物業(yè)管理企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部控制是實(shí)現(xiàn)企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的必然要求。物業(yè)管理公司需要建立健康的內(nèi)部控制制度，要切實(shí)提高財(cái)務(wù)控制工作者的工作技能和職業(yè)素養(yǎng)，要努力優(yōu)化內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督工作，還需要提高物業(yè)管理公司內(nèi)部的交流和溝通效率，這樣有利于物業(yè)管理公司的高質(zhì)量發(fā)展。

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