企業(yè)信息化建設(shè)應(yīng)重視的幾方面問題

王國英

(遼寧成大股份有限公司，遼寧大連116001)

一、企業(yè)對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)誤區(qū)

(一)期望值過高

有的企業(yè)盲目追求“大而全”、“先進(jìn)性”，實(shí)現(xiàn)“跨越式發(fā)展”、“一步到位”;有的企業(yè)片面夸大信息化的作用，以為建設(shè)了信息系統(tǒng)，一切問題就迎刃而解了?；谶@樣的認(rèn)識(shí)來選擇軟件，造成信息系統(tǒng)脫離企業(yè)實(shí)際，應(yīng)用效果不佳。不僅信息化成本高，無法達(dá)到提高管理效率的目的，而且也令信息化建設(shè)的作用備受質(zhì)疑。

(二)信息系統(tǒng)與軟件混為一談

信息系統(tǒng)由軟件、硬件與人員三部分組成。其中對(duì)信息化建設(shè)最重要的因素是人員，即能熟練操作信息系統(tǒng)、深刻理解軟件所蘊(yùn)含的管理思想的人員。如果存在不端正認(rèn)識(shí)，以為購買了先進(jìn)版本的軟件，信息系統(tǒng)就先進(jìn)完善了，對(duì)實(shí)踐工作的指導(dǎo)思想就會(huì)發(fā)生嚴(yán)重偏離。

(三)管理規(guī)范和流程與信息化無關(guān)

真正實(shí)施信息化成功的企業(yè)都有這樣的體會(huì):企業(yè)的企業(yè)文化、組織架構(gòu)、權(quán)責(zé)體系、管理規(guī)范、流程和審批權(quán)限等，表面上與信息化建設(shè)聯(lián)系不大，實(shí)質(zhì)對(duì)信息化建設(shè)成敗影響重大，甚至是事關(guān)成敗。信息系統(tǒng)在一定程度上優(yōu)化和固化了企業(yè)的管理規(guī)范與流程，反之，管理規(guī)范與流程是否理順是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和必要前提。

(四)將信息化視為單純的IT項(xiàng)目

信息系統(tǒng)的應(yīng)用主體在管理領(lǐng)域，其包含了特定的管理理念，將這些管理理念同企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略與經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)進(jìn)行整合是實(shí)施信息系統(tǒng)的關(guān)鍵。因此，信息系統(tǒng)實(shí)施特別強(qiáng)調(diào)技術(shù)、管理與人的集成。

二、企業(yè)信息化建設(shè)缺乏規(guī)劃的典型表現(xiàn)

(一)缺乏量化的信息化戰(zhàn)略和具體實(shí)施步驟

我國許多企業(yè)制定的信息化戰(zhàn)略中，概念多、目標(biāo)多、定性的內(nèi)容多;責(zé)權(quán)分工少、具體實(shí)施措施少、定量的內(nèi)容少。缺乏量化的規(guī)劃、具體實(shí)施步驟、權(quán)責(zé)分工和獎(jiǎng)懲考核制度，“戰(zhàn)略”就成了“空中樓閣”，結(jié)果自然大打折扣。

(二)缺乏預(yù)留空間，無法支撐新的業(yè)務(wù)、流程和組織擴(kuò)展

信息系統(tǒng)建設(shè)需耗費(fèi)大量資金和人力，對(duì)企業(yè)管理理念及流程將會(huì)帶來重大變革。由于企業(yè)自身的快速發(fā)展，業(yè)務(wù)模式、組織架構(gòu)、管理流程也會(huì)隨之發(fā)生較大變化，如果不為這種變化預(yù)留充分的拓展空間，將來就會(huì)陷入“進(jìn)退維谷”的境地。因此，整體規(guī)劃、分步實(shí)施對(duì)于保證信息化長(zhǎng)期成功意義重大。

(三)信息化目標(biāo)未與企業(yè)戰(zhàn)略結(jié)合

企業(yè)戰(zhàn)略包括業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略和管理戰(zhàn)略。信息化目標(biāo)既要結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際，有適度的前瞻性，又要體現(xiàn)企業(yè)的管理理念、管控戰(zhàn)略，使之系統(tǒng)化、流程化。

(四)孤立的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，而非企業(yè)整體信息系統(tǒng)的孤島模式

這是信息化建設(shè)初級(jí)階段的典型特征。而且財(cái)務(wù)系統(tǒng)更偏重于會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)，更多地把信息系統(tǒng)視為節(jié)省人工的工具。當(dāng)企業(yè)的內(nèi)外部經(jīng)營(yíng)形勢(shì)日益復(fù)雜，管理者對(duì)信息的需求更加多樣化、深度化，孤立的財(cái)務(wù)系統(tǒng)，甚至?xí)?jì)核算系統(tǒng)就難以滿足管理要求。

三、企業(yè)信息化規(guī)劃層面與方向

(一)信息化規(guī)劃層面

1.戰(zhàn)略層面。包括明確公司的戰(zhàn)略目標(biāo)、所處的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境及信息化在公司戰(zhàn)略中的定位。

2.技術(shù)層面。包括評(píng)估公司的IT基礎(chǔ)設(shè)施和人員能力;IT架構(gòu)，包括平臺(tái)、架構(gòu)、應(yīng)用軟件、流程、數(shù)據(jù)等。

3.管理層面。包括組織架構(gòu)設(shè)置、匯報(bào)體系、崗位、技能分類;IT管控模式，包括IT制度、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范、IT投資決策程序、安全管理等。

(二)信息化規(guī)劃方向

2011年，《加強(qiáng)央企信息化通知》指出:企業(yè)應(yīng)堅(jiān)持整體規(guī)劃、科學(xué)適用、成本效益、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化等原則，統(tǒng)一制定集團(tuán)信息化建設(shè)規(guī)劃，明確信息化總體目標(biāo)和分階段任務(wù)，有計(jì)劃分步驟組織實(shí)施，做到與集團(tuán)整體信息化規(guī)劃同步、系統(tǒng)集成、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、信息共享。對(duì)于信息化水平較高的企業(yè)，應(yīng)當(dāng)與國際先進(jìn)企業(yè)接軌，結(jié)合企業(yè)實(shí)施“走出去”戰(zhàn)略，持續(xù)優(yōu)化財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)功能，推進(jìn)全球業(yè)務(wù)信息化、財(cái)務(wù)服務(wù)集中化;對(duì)于信息化水平一般、尚處于建設(shè)和完善過程中的企業(yè)，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息資源整合和不同信息系統(tǒng)的集成，力爭(zhēng)在“十二五”期間建成功能完善、財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)相統(tǒng)一、運(yùn)行高效安全、覆蓋集團(tuán)全部子企業(yè)和所有業(yè)務(wù)領(lǐng)域的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng);對(duì)于信息化基礎(chǔ)較為薄弱的企業(yè)，應(yīng)當(dāng)制定適合企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理特點(diǎn)的系統(tǒng)框架、軟件平臺(tái)和實(shí)施方案，兼顧技術(shù)先進(jìn)性和操作實(shí)用性，考慮未來擴(kuò)展性和系統(tǒng)兼容性，做好軟件系統(tǒng)選型和網(wǎng)絡(luò)布局。

四、企業(yè)信息化建設(shè)建議措施

(一)實(shí)施過程

1.選擇優(yōu)秀的項(xiàng)目實(shí)施顧問

優(yōu)秀的項(xiàng)目實(shí)施顧問對(duì)項(xiàng)目的成功至關(guān)重要。對(duì)項(xiàng)目實(shí)施顧問的評(píng)判不僅要關(guān)注其IT背景與經(jīng)驗(yàn)，還需對(duì)所從事行業(yè)進(jìn)行了解，如果做過相同或相似行業(yè)的IT項(xiàng)目，那么以往項(xiàng)目的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)或是教訓(xùn)對(duì)企業(yè)無疑是一筆寶貴的財(cái)富。企業(yè)必須和實(shí)施顧問作深度交流，綜合判斷其各項(xiàng)能力，包括財(cái)務(wù)管理能力、對(duì)業(yè)務(wù)流程的理解能力、對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的綜合運(yùn)用能力、溝通能力及培訓(xùn)能力等。

2.成立項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組

信息化是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，橫向涵蓋企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的各個(gè)方面，縱向貫穿各個(gè)級(jí)次。需要對(duì)企業(yè)的制度體系、管理框架、業(yè)務(wù)流程等進(jìn)行梳理與優(yōu)化，涉及的部門多、實(shí)施周期長(zhǎng)、工作量大。企業(yè)“一把手”親自掛帥，在整個(gè)實(shí)施過程中“常抓不懈”，把握關(guān)鍵點(diǎn)與進(jìn)度控制，加之上下認(rèn)同，充分調(diào)動(dòng)各方面資源，這是成為項(xiàng)目成功的重要保障。相反，一把手工程若流于形式，變?yōu)椤靶蜗蠊こ獭?，則項(xiàng)目實(shí)施效果將大打折扣。

3.聘請(qǐng)第三方咨詢

近年來，第三方信息系統(tǒng)咨詢?cè)趪鴥?nèi)發(fā)展很快，這是由于企業(yè)與軟件公司的利益角度不同，企業(yè)對(duì)軟件公司產(chǎn)品的理解存在“信息不對(duì)稱”。企業(yè)在選擇時(shí)，須重點(diǎn)關(guān)注其在同行業(yè)內(nèi)是否具有優(yōu)勢(shì)，是否成功實(shí)施過類似項(xiàng)目，不能只看名聲，還要評(píng)估實(shí)施團(tuán)隊(duì)。

4.重視系統(tǒng)整合，避免“信息孤島”

企業(yè)在不同時(shí)期實(shí)施不同的系統(tǒng)，由于在運(yùn)行環(huán)境、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、信息編碼規(guī)則、業(yè)務(wù)流程定義等方面執(zhí)行不同的標(biāo)準(zhǔn)，成為系統(tǒng)無法信息共享和集成的根本原因。傳統(tǒng)IT環(huán)境中，各部門建立各自的獨(dú)立異構(gòu)系統(tǒng)，重復(fù)消耗資源，造成服務(wù)器和存儲(chǔ)設(shè)備數(shù)量過多、物理位置分散，既降低了系統(tǒng)靈活性、數(shù)據(jù)完整性和可用性，也增加了整個(gè)IT基礎(chǔ)設(shè)施的擁有成本、管理和支持成本。異構(gòu)系統(tǒng)之間難以共享數(shù)據(jù)和資源，數(shù)據(jù)之間不能暢通傳輸，整個(gè)企業(yè)的IT成為多個(gè)應(yīng)用孤島和數(shù)據(jù)孤島。一是應(yīng)制定切實(shí)可行的信息規(guī)劃。二是要及時(shí)升級(jí)集成平臺(tái)。集成平臺(tái)是可以適用于不同系統(tǒng)之間信息共享的通信工具，即通過應(yīng)用集成技術(shù)將企業(yè)的業(yè)務(wù)流程、公共數(shù)據(jù)、應(yīng)用軟件、硬件和各種標(biāo)準(zhǔn)整合起來，在企業(yè)不同應(yīng)用系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)無縫集成。三是要形成企業(yè)應(yīng)用集成(EAI)。從應(yīng)用集成的對(duì)象劃分，可以分為面向數(shù)據(jù)的集成和面向過程的集成;從應(yīng)用集成所使用的技術(shù)劃分，可以分為平臺(tái)集成、數(shù)據(jù)集成、組件集成、應(yīng)用集成、過程集成、業(yè)務(wù)集成六個(gè)層次;從企業(yè)組織角度劃分，可分為水平組織之間的集成、垂直組織之間的集成、不同組織之間系統(tǒng)的集成。

(二)系統(tǒng)運(yùn)行過程

信息系統(tǒng)只有投入使用才能有效發(fā)揮促進(jìn)企業(yè)規(guī)范管理，提升管理能力，提高管理效率的作用。各企業(yè)應(yīng)當(dāng)克服“重建設(shè)、輕應(yīng)用”的傾向，切實(shí)抓好系統(tǒng)的應(yīng)用管理。對(duì)已經(jīng)具備上線運(yùn)行條件的系統(tǒng)或模塊，應(yīng)當(dāng)組織力量及時(shí)投入使用，做好數(shù)據(jù)遷移和系統(tǒng)初始化工作，確保數(shù)據(jù)資料連續(xù)完整和系統(tǒng)正常運(yùn)行，并加強(qiáng)系統(tǒng)的應(yīng)用培訓(xùn)和運(yùn)行維護(hù)，定期對(duì)系統(tǒng)的軟硬件及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行檢測(cè)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行同城和異地災(zāi)備，并根據(jù)運(yùn)行中出現(xiàn)的新情況、新問題及新需求，持續(xù)改進(jìn)與優(yōu)化，增強(qiáng)系統(tǒng)的適應(yīng)性、擴(kuò)展性和安全性。

目前企業(yè)信息化實(shí)施不成功，很多是由于缺乏科學(xué)的方法論所導(dǎo)致的。狹義的信息化系統(tǒng)實(shí)施概念是將信息系統(tǒng)視為單純的技術(shù)項(xiàng)目;廣義的信息化系統(tǒng)實(shí)施概念不以信息系統(tǒng)安裝完成及投入使用為終結(jié)，而是將整個(gè)信息系統(tǒng)生命周期看作信息系統(tǒng)實(shí)施過程。目前較為流行的是結(jié)構(gòu)化生命周期開發(fā)方法，即用系統(tǒng)工程的思想和方法，結(jié)構(gòu)化、模塊化地對(duì)生命周期進(jìn)行分析和設(shè)計(jì)。將整個(gè)開發(fā)過程分為五個(gè)階段:一是規(guī)劃階段，主要任務(wù)是明確系統(tǒng)開發(fā)的要求;二是系統(tǒng)分析階段，主要任務(wù)是對(duì)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)與功能進(jìn)行分析，理清業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)流程，提出新系統(tǒng)的邏輯方案;三是系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，主要任務(wù)是確定系統(tǒng)的總體的設(shè)計(jì)方案，劃分子系統(tǒng)功能，進(jìn)行詳細(xì)設(shè)計(jì)，如處理模塊、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、輸入輸出界面、編碼的設(shè)計(jì);四是系統(tǒng)實(shí)施階段;五是系統(tǒng)運(yùn)行階段。

實(shí)施方法論是一整套結(jié)構(gòu)化的實(shí)施規(guī)范，包括基本原則、實(shí)施階段、建模工具、實(shí)施主體、實(shí)施工具、培訓(xùn)文檔、技術(shù)和服務(wù)支持等。其意義在于可以提高工作效率和項(xiàng)目實(shí)施質(zhì)量，避免無序和混亂。并要注意，一是正確理解和分析不同層次的管理人員對(duì)信息系統(tǒng)的需求。二是以是否能滿足企業(yè)的業(yè)務(wù)管理需求為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行系統(tǒng)選擇，即需實(shí)用而有“適當(dāng)前瞻性”的，而并非“最先進(jìn)”的。三是配置應(yīng)用系統(tǒng)模塊，確定報(bào)表程式和集成接口程式。四是進(jìn)行系統(tǒng)支援，包括數(shù)據(jù)安全、容錯(cuò)方案、容災(zāi)系統(tǒng)等。

(三)管理過程

1.強(qiáng)化信息化人才隊(duì)伍建設(shè)。企業(yè)在推進(jìn)信息化工作中，應(yīng)當(dāng)高度重視信息化人才隊(duì)伍建設(shè)。有條件的企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)立相應(yīng)機(jī)構(gòu)和專門崗位，配備既懂管理又掌握信息技術(shù)的專業(yè)人才，充實(shí)人才隊(duì)伍，并建立激勵(lì)約束機(jī)制，創(chuàng)建有利于人才發(fā)展的良好環(huán)境，確保人才隊(duì)伍穩(wěn)定。

2.加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化管理工作。包括制度、流程、科目、客商、審批權(quán)限等內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)化使信息可以被正確識(shí)別并實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)溝通，使分門別類的程序能實(shí)現(xiàn)真正的模塊化并能完全組合。

3.重視編碼體系的建立與優(yōu)化。軟件對(duì)數(shù)據(jù)的管理是通過編碼實(shí)現(xiàn)的，建立編碼使管理有了可以遵循的原則，也為龐大的數(shù)據(jù)確定了可以識(shí)別的惟一標(biāo)志方法。不同企業(yè)的數(shù)據(jù)可能有不同的編碼結(jié)構(gòu)，但必須遵循共同的編碼原則:

一是惟一性。一個(gè)編碼對(duì)象僅被賦予一個(gè)代碼;二是實(shí)用性。編碼體系應(yīng)符合企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需求，從實(shí)用性出發(fā)，掌握好編碼的級(jí)次和粗細(xì)程度;三是編碼結(jié)構(gòu)統(tǒng)一;四是符合標(biāo)準(zhǔn)化要求;五是簡(jiǎn)便易用性。編碼應(yīng)盡可能好記易用，在滿足要求的前提下應(yīng)盡可能簡(jiǎn)短，以提高使用效率。

4.重視流程優(yōu)化。IT技術(shù)只是信息化的手段、載體和實(shí)現(xiàn)形式，如果沒有業(yè)務(wù)和管理的優(yōu)化，即使應(yīng)用再先進(jìn)的信息技術(shù)和系統(tǒng)都會(huì)使信息化管理的效果“大打折扣”。實(shí)踐表明，IT應(yīng)用沒有發(fā)揮潛能的原因之一就是企業(yè)習(xí)慣于沿用業(yè)已存在的方式做事，而不是注重實(shí)際和計(jì)劃，然后考慮應(yīng)用信息技術(shù)手段來輔助實(shí)現(xiàn)。特別是當(dāng)信息系統(tǒng)要求和管理習(xí)慣沖突時(shí)，企業(yè)往往不愿意去改變現(xiàn)時(shí)存在的不合理流程。即使引進(jìn)了先進(jìn)的信息技術(shù)直接模擬手工業(yè)務(wù)處理流程，也只是固化了落后的管理模式，造成很多不合理或無效的工作，信息化根本達(dá)不到預(yù)想的效果。

5.重視軟件模擬運(yùn)行。企業(yè)在信息化的實(shí)施過程中，總是想迫不及待地開展工作，往往忽略軟件的模擬運(yùn)行。當(dāng)前的管理軟件已不同于傳統(tǒng)的一般功能性軟件，它是一套功能完善的程序組，其安裝對(duì)微機(jī)環(huán)境、操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和硬件水平都提出了較高要求。在軟件選型上，企業(yè)和軟件開發(fā)商之間的信息是不對(duì)稱的。軟件開發(fā)商為了能順利實(shí)現(xiàn)銷售，往往隱瞞軟件的缺點(diǎn)，夸大軟件的優(yōu)點(diǎn)。特別是某些剛推出的“先進(jìn)”版本軟件，在許多方面是不成熟的。軟件開發(fā)商在為客戶實(shí)施的過程，也是不斷修改、完善軟件的過程。除非特別必要，企業(yè)在選擇時(shí)一定要慎之又慎。即使選擇，也一定要進(jìn)行充分的模擬運(yùn)行。模擬測(cè)試包括軟件的安裝和調(diào)試、流程和功能測(cè)試、實(shí)用性測(cè)試。

6.做好信息系統(tǒng)安全保密工作。信息系統(tǒng)存儲(chǔ)了企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)形成的大量財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，安全保密至關(guān)重要。企業(yè)要高度重視，嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)安全保密規(guī)定及技術(shù)規(guī)范，要從管理制度、操作流程和安全技術(shù)等方面，在系統(tǒng)規(guī)劃設(shè)計(jì)、建設(shè)實(shí)施與運(yùn)行維護(hù)全過程中，貫徹安全保密要求，加強(qiáng)安全保密管理，做到保密工作與信息系統(tǒng)同步規(guī)劃、同步設(shè)計(jì)、同步實(shí)施。

綜上所述，信息化建設(shè)無論是從實(shí)施周期、專業(yè)跨度、管理級(jí)次、影響范圍，還是管理理念的革命、工作習(xí)慣的改變、管理規(guī)范性的提高，都當(dāng)之無愧稱得上是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。成功實(shí)施信息化建設(shè)，需要企業(yè)加強(qiáng)很多方面的工作。從另一方面講，對(duì)企業(yè)也是一項(xiàng)修煉，其管理理念、管理人員的綜合素質(zhì)在信息化建設(shè)過程中必將得到巨大提升。

［1］國務(wù)院國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì).關(guān)于加強(qiáng)中央企業(yè)財(cái)務(wù)信息化工作的通知.2011.

［2］趙秀云.財(cái)務(wù)信息化禁忌40例［M］.電子工業(yè)出版社，2007.