論檔案信息開發(fā)利用的有效途徑

張新洋

摘 要：檔案是國家信息資源的重要組成部分，檔案信息與人們的各項社會活動同步發(fā)生，與日俱增，是取之不盡、用之不竭的信息源泉。但是，檔案信息隱藏在檔案材料中，其作用是潛在的。只有加以科學(xué)整理、加工，才能達到有效利用，更好地為社會服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案;信息;服務(wù)

檔案是信息資源的重要載體，蘊含有大量豐富的有價值信息。隨著社會檔案意識的不斷提升，檔案信息越來越被人們重視，檔案在各行各業(yè)的作用亦表現(xiàn)得越來越突出，對人類社會的進步與發(fā)展有著不可替代的作用。本著就如何開展檔案信息開發(fā)利用談幾點粗淺的認(rèn)識。

一、加大檔案信息資源開發(fā)力度

檔案是人類社會活動、生產(chǎn)活動、科學(xué)實驗中形成的具有保存價值的真實歷史記錄，具有無可置辯的憑證作用。同時，檔案又是一種信息，是國家資源的重要組成部分，檔案信息與人們的各項社會活動同步發(fā)生，與日俱增，是取之不盡、用之不竭的信息源泉。但是，檔案信息隱藏在檔案材料中，其作用是潛在的。人們利用檔案信息不是靠自然形成的浩如煙海的原始實體就能做到的，而必須依據(jù)信息所具有的特性加以科學(xué)整理、加工，才能達到有效利用，更好地為社會服務(wù)。

（一）豐富檔案資源

檔案信息服務(wù)于社會的需要，在很大程度上取決于檔案結(jié)構(gòu)的合理性。門類齊全、數(shù)量充足、內(nèi)容豐富、材料珍貴是開發(fā)檔案信息資源、搞好利用服務(wù)的前提。由于歷史原因，檔案結(jié)構(gòu)單一貧乏，直接影響了檔案信息資源的開發(fā)利用，無法適應(yīng)當(dāng)今高速發(fā)展的信息時代。因此，我們必須解放思想，更新觀念，改變過去只重視文書檔案的舊格局，擴大接收范圍。一是通過一定的途徑和方式將科技檔案、各種專業(yè)檔案、典型專業(yè)戶檔案、聲像檔案和實物檔案等接收進館。二是把散存在社會各個機關(guān)、部門、民間及流散在國外的檔案、材料盡可能多地接收進館;三是將具有地方特色的檔案、資料接收進館。由此形成一個由多種資源為特征的多元化信息庫。

（二）完善利用服務(wù)方式

在當(dāng)今社會主義市場經(jīng)濟條件下，信息市場逐步形成 ，打破了過去由檔案、圖書和情報部門壟斷文獻信息的局面，使檔案部門處于競爭環(huán)境之中。因此，我們必須改變過去的服務(wù)方式，提高服務(wù)意識，變被動為主動，不斷探討新形勢下檔案的利用規(guī)律，超前預(yù)測，跟蹤服務(wù)，對檔案工作進行大膽改革與嘗試。一是面向社會各界，向整個社會開放檔案，讓全體公民享有利用國家檔案的權(quán)利，從檔案中獲取信息，滿足利用者的需求。二是檔案工作人員要邁出檔案大門，進行廣泛的交流合作，加強館與館之間、館室之間、館與社會之間的業(yè)務(wù)合作，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢，取長補短，共同發(fā)展。三是深入基層搞好社會調(diào)查，了解工作和生產(chǎn)等各項需要，參加課題攻關(guān)的咨詢服務(wù)，根據(jù)關(guān)鍵課題的需要和本館檔案內(nèi)容，承擔(dān)一定的攻關(guān)項目，使出相應(yīng)的研究成果或者為某項提供完整系統(tǒng)的數(shù)據(jù)與素材等，及時服務(wù)于社會。四是了解和學(xué)習(xí)外地的經(jīng)驗和做法，開闊視野，豐富知識。

（三）強化社會檔案意識

我國檔案工作一直處于半封閉狀態(tài)，檔案館被視作 “保密柜”，致使人們對檔案的作用了解太少，甚至根本不了解，大量的信息資源不能開發(fā)利用。因此，要提高檔案的宣傳意識，擴大檔案的社會影響。首先，要充分利用網(wǎng)絡(luò)、微信、報刊、電臺、電視臺等新聞媒體對檔案法以及檔案的作用進行廣泛的宣傳報道。其次，通過主辦專欄櫥窗、舉辦檔案展覽、開辦檔案陳列館等形式介紹本館的檔案內(nèi)容，提高全民的檔案意識。

（四）加大檔案編研力度

檔案資料的編研工作是檔案信息服務(wù)的保證，是做好檔案信息服務(wù)有效途徑。編研檔案資料要以館檔案為主要對象，根據(jù)社會的需要，對檔案中儲存的大量信息進行有目的、有針對性的篩選，經(jīng)過分析、研究、綜合、歸納、提煉、去粗、取精，將零散的原始的無組織的檔案信息集中起來，按一定的性質(zhì)、特定的專題匯編成系統(tǒng)資料，使之成為有利用價值的檔案信息，為利用者服務(wù)。同時，要及時公布出版有關(guān)檔案材料，編輯出版檔案信息開發(fā)利用論著，加強檔案信息的傳播，這樣就會使 “死檔案” 變成活信息。

二、運用現(xiàn)代化先進服務(wù)手段

高科技的發(fā)展給檔案事業(yè)帶來了勃勃生機。先進的現(xiàn)代化設(shè)備在檔案工作領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，為科學(xué)開發(fā)檔案信息資源創(chuàng)造了優(yōu)越條件，既加快了檔案信息的傳播速度，又大大提高了工作質(zhì)量和效益。因此說沒有現(xiàn)代化的技術(shù)、設(shè)備、手段應(yīng)用于檔案信息開發(fā)，就談不上科學(xué)合理的檔案信息服務(wù)。

（一）改變檔案工作者的管理理念

檔案工作者面對信息化的時代要求，必須自覺地從傳統(tǒng)的實體管理向檔案信息化管理發(fā)展。檔案工作者將不再像以往那樣僅僅提供實體性的檔案服務(wù)和維護檔案的物質(zhì)安全，他們要意識到自己的首要職責(zé)是以最高的效率給檔案利用者提供檔案信息服務(wù)。在檔案工作中， 檔案工作者應(yīng)把加工和完善館藏檔案，加速檔案數(shù)字化建設(shè)，以滿足檔案利用者的需求為工作的主動力。把檔案的利用率作為衡量自身工作成績的一個重要標(biāo)準(zhǔn)。同時檔案工作者應(yīng)開放自己的工作，通過與其他相關(guān)部門的合作來推進檔案信息化的開發(fā)和利用，如實現(xiàn)檔案部門、電子文件形成部門和計算機與信息管理部門三結(jié)合。

（二）著力提高檔案工作者的素質(zhì)

在現(xiàn)階段檔案信息數(shù)字化的過程中，迫切需要現(xiàn)代化的綜合性的人才，他不僅要具備較高的專業(yè)水平，而且要精通現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。但從目前情況看，許多檔案部門缺乏這樣的人才，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。那些從事傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案工作者有不少專業(yè)領(lǐng)域水準(zhǔn)較高，可惜沒能及時補上檔案網(wǎng)絡(luò)技術(shù)這一課。他們的管理理念和工作方式已漸漸落后于時代的要求。檔案信息化的發(fā)展，要求他們與時俱進，更新自己的知識結(jié)構(gòu)，轉(zhuǎn)換管理理念，適應(yīng)時代發(fā)展的要求。

（三）提升檔案信息現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理水平

傳統(tǒng)的人工檢索方式己不再適應(yīng)社會的發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化勢在必行。用先進的計算機檢索，既解決人工檢索的麻煩，又能及時為利用者查找檔案的內(nèi)容，使利用者迅速得到自己所需要的檔案信息。在“信息高速公路”上，檔案信息服務(wù)顯得發(fā)展太慢，未跟上高科技的發(fā)展。因此，檔案實現(xiàn)計算機聯(lián)網(wǎng)迫在眉睫。跨地區(qū)、跨部門、跨行業(yè)的大規(guī)模計算機網(wǎng)絡(luò)不僅可以使各級、各檔案部門聯(lián)網(wǎng)，而且使檔案信息與圖書、情報資料等信息一起構(gòu)成綜合性信息網(wǎng)，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

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