計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理在企業(yè)中研究與應(yīng)用

徐愛(ài)清

摘 要：信息化管理是以信息化帶動(dòng)工業(yè)化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理現(xiàn)代化的過(guò)程，它是將現(xiàn)代信息技術(shù)與先進(jìn)的管理理念相融合，轉(zhuǎn)變企業(yè)生產(chǎn)方式、經(jīng)營(yíng)方式、業(yè)務(wù)流程、傳統(tǒng)管理方式和組織方式，重新整合企業(yè)內(nèi)外部資源，提高企業(yè)效率和效益、增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的過(guò)程。計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案是檢定室質(zhì)量管理體系的重要組成部分，也是保證檢定結(jié)果準(zhǔn)確性、公正性的可靠依據(jù)。本文結(jié)合本公司計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理工作的實(shí)踐，闡述計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理中的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

關(guān)鍵詞：計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案;信息化管理

1 計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理現(xiàn)狀

1.1電腦陳舊，數(shù)量少，無(wú)網(wǎng)絡(luò)

公司計(jì)量檢定室配備的是十幾年的臺(tái)式電腦，運(yùn)行速度慢，只有一臺(tái)電腦且無(wú)網(wǎng)絡(luò)連接，這種情況給檢定人員檔案信息化管理造成諸多不便

1.2無(wú)專職管理員

計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理工作是由計(jì)量檢定人員兼職，沒(méi)有進(jìn)行專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不夠熟練，檢定人員工作量比較大，任務(wù)重，無(wú)法保證有效的檔案管理工作。

1.3人員流動(dòng)性大，且缺乏建檔意識(shí)

實(shí)驗(yàn)室工作人員普遍重視日常的檢校任務(wù)，通常認(rèn)為只要按期將儀器設(shè)備檢校、檢測(cè)完畢，正確出具證書(shū)、報(bào)告就可以了，而不注重資料的收集、整理和歸類存檔，另外由于檢定人員的工資待遇不高，人員流動(dòng)性大，新舊人員交接不清，導(dǎo)致計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案資料的缺失、不完善，更新不及時(shí)。

2 計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

2.1是做好檢定、校準(zhǔn)工作的重要保障

如何實(shí)現(xiàn)對(duì)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案的有效管理是確保檢定、校準(zhǔn)工作的正確性和可靠性的關(guān)鍵。通過(guò)信息化手段將計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案中涉及的各項(xiàng)內(nèi)容錄入計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)管理系統(tǒng)，在系統(tǒng)中設(shè)置預(yù)警機(jī)制，實(shí)行統(tǒng)籌管理，實(shí)現(xiàn)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器具按期送檢提醒、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)證書(shū)到期復(fù)查提醒、檢校依據(jù)更新或換版提醒等。計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)管理員根據(jù)系統(tǒng)提醒，進(jìn)行跟蹤、收集、更新各類信息，及時(shí)歸檔。這些歸檔資料真實(shí)地反映了計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)所涉及的設(shè)備、人員、技術(shù)文件、數(shù)據(jù)資料等在管理和使用中的詳細(xì)記錄，檢校人員在日常工作中有疑問(wèn)時(shí)，通過(guò)登錄系統(tǒng)查詢相關(guān)資料，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或調(diào)整工作方法，可有效避免錯(cuò)誤、過(guò)失的發(fā)生，確保了實(shí)驗(yàn)室出具的證書(shū)或報(bào)告數(shù)據(jù)結(jié)果的準(zhǔn)確、公正、可靠。

2.2有利于提高日常工作管理效率

根據(jù)JJF1033-2016計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核規(guī)范要求，每一項(xiàng)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)文件集中均應(yīng)當(dāng)包含18個(gè)方面的內(nèi)容。在實(shí)際工作中，這18類文件的存儲(chǔ)方式采用紙質(zhì)檔案與電子存檔相結(jié)合，編制清晰的文件集目錄，注明各種文件保存的地點(diǎn)和方式。在日常工作中查閱、使用、修改等極其不方便，嚴(yán)重影響了檢定、校準(zhǔn)工作效率、工作質(zhì)量。通過(guò)信息化手段，計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)負(fù)責(zé)人、管理員利用掃描、拍照等方式將各類需要保存的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理后，上傳至計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理系統(tǒng)。檢校人員查找資料、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、上報(bào)復(fù)查申請(qǐng)、更新信息時(shí)更為方便、快捷、高效。

3 計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化的應(yīng)用

3.1加強(qiáng)檢定員培訓(xùn)，實(shí)行一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)一人負(fù)責(zé)制

公司所有檔案管理人員都要定期參加培訓(xùn)，借助這個(gè)平臺(tái)，安排檢定人員參加檔案管理培訓(xùn)，提升自身素質(zhì)，學(xué)會(huì)科學(xué)管理計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案;同時(shí)為避免互相推諉扯皮，每項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)行包機(jī)管理，包括該標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理負(fù)責(zé)制，有助于為實(shí)驗(yàn)室開(kāi)展檢定工作提供可靠資料依據(jù)。

3.2建立完整的計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案

每項(xiàng)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)包括18個(gè)文件，歸類為三種檔案：一是證書(shū)類，主要包括計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核證書(shū)、社會(huì)公用計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)證書(shū)、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器及主要配套設(shè)備的檢定或校準(zhǔn)證書(shū)、檢定或校準(zhǔn)人員資格證明。二是表格類，主要包括申請(qǐng)書(shū)、技術(shù)報(bào)告、更換申報(bào)表、封存（或撤銷）申請(qǐng)表、重復(fù)性試驗(yàn)記錄、穩(wěn)定性考核記錄、履歷書(shū)、國(guó)家計(jì)量檢定系統(tǒng)表、開(kāi)展檢定或校準(zhǔn)工作的原始記錄。三是其他質(zhì)量體系文件，主要包括計(jì)量檢定規(guī)程或技術(shù)規(guī)范、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)操作程序、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器或主要設(shè)備使用說(shuō)明、實(shí)驗(yàn)室的相關(guān)管理制度、可以證明計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)具有相應(yīng)測(cè)量能力的其他技術(shù)文件。每項(xiàng)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)按文件夾的形式按紙質(zhì)版和電子版進(jìn)行保存。

實(shí)踐證明，計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理信息化提高了計(jì)量管理水平，提高了工作效率，減少了檢定人員不必要的工作量。

參考文獻(xiàn)：

[1]JJF1033-2016計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核規(guī)范.