試論化工企業(yè)項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀及對策

王雪

摘 要：對于化工企業(yè)來說，項(xiàng)目檔案管理工作至關(guān)重要，這對企業(yè)日后查閱文件、設(shè)備檢修養(yǎng)護(hù)、項(xiàng)目組織管理有著直接性影響。本文以檔案管理工作作為研究對象，將化工企業(yè)作為研究案例，分析企業(yè)當(dāng)前項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀，結(jié)合實(shí)際情況分析具體問題，通過建立檔案管理體系、加強(qiáng)檔案信息化管理、確立檔案管理系統(tǒng)等措施實(shí)現(xiàn)企業(yè)項(xiàng)目檔案的現(xiàn)代化管理。

關(guān)鍵詞：化工企業(yè);項(xiàng)目管理;檔案信息化管理

引 言

化工企業(yè)實(shí)施檔案管理旨在及時(shí)提供化工檔案信息，無論是項(xiàng)目前期預(yù)備案和財(cái)務(wù)預(yù)算的建設(shè)，還是項(xiàng)目中資金運(yùn)作或方案管理工作，所有信息資源和文件資料都要被統(tǒng)一管理。高效的檔案管理能夠幫助項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在分散的檔案文件中找到自己需要的內(nèi)容，從而提升企業(yè)檔案管理水平，滿足化工企業(yè)對信息化生產(chǎn)與建設(shè)的需求。

1.化工企業(yè)項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀

了解化工企業(yè)的項(xiàng)目檔案管理工作，總結(jié)出以下幾點(diǎn)問題：（1）相關(guān)制度沒有對各項(xiàng)目做出具有針對性的指導(dǎo)，企業(yè)管理者缺乏對檔案管理工作的重要認(rèn)識(shí)。雖然政府有關(guān)部門已經(jīng)頒布了關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)，推動(dòng)化工企業(yè)對檔案的規(guī)范化管理，但由于外在市場環(huán)境和內(nèi)在企業(yè)自身因素的影響，具體的政策內(nèi)容沒有為企業(yè)提供有效的工作指導(dǎo)，企業(yè)檔案管理工作還不夠規(guī)范。（2）化工企業(yè)在檔案信息化建設(shè)方面的力度不足。隨著化工工程的推進(jìn)，企業(yè)建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，對產(chǎn)品和項(xiàng)目的質(zhì)量要求不斷提高。作為項(xiàng)目管理的一部分，檔案管理屬于一項(xiàng)服務(wù)性工作，雖然企業(yè)建立了檔案管理系統(tǒng)，但依然沒有擺脫傳統(tǒng)的管理方式，過于依賴人工操作，未實(shí)現(xiàn)真正意義上的自動(dòng)化、信息化管理。（3）檔案管理體系還不夠完善。雖然企業(yè)項(xiàng)目檔案管理已出具規(guī)模，但部分細(xì)節(jié)內(nèi)容還有待完善，整個(gè)管理體系的最高一層為《檔案法》，其中包含檔案管理的基本原則和工作方向;隨后一層是政府行政法規(guī)，其中包含管理方法與相關(guān)程序;第三層為規(guī)章制度，即管理辦法;最后一程是企業(yè)的具體管理制度和工作方法。目前多數(shù)化工企業(yè)沒有意識(shí)到這四方面工作的緊密關(guān)聯(lián)，在檔案管理工作中仍然存在一定的紕漏[1]。

2.化工企業(yè)項(xiàng)目檔案管理對策

2.1完善企業(yè)項(xiàng)目檔案管理體系，及時(shí)更新管理設(shè)施

完善化工企業(yè)項(xiàng)目檔案管理制度，優(yōu)化管理體系，具體建議如下：（1）強(qiáng)化信息采集和草案的制定。企業(yè)行政部門負(fù)責(zé)對檔案管理工作的流程進(jìn)行審核，基于企業(yè)實(shí)際情況，基于已有的制度擬定項(xiàng)目檔案管理草案。（2）廣納意見，調(diào)整草案內(nèi)容。收集來自企業(yè)各部門人員的意見，鼓勵(lì)員工提出建議，及時(shí)修改草案。（3）加強(qiáng)對檔案管理方案的審核，將其交給上級部門審批。（4）監(jiān)督方案的順利執(zhí)行。一方面，試行檔案管理方案，將有著代表性的項(xiàng)目作為案例，監(jiān)督整個(gè)實(shí)施全過程，反饋其中存在的不足，完善相關(guān)內(nèi)容;另一方面，正式執(zhí)行檔案，經(jīng)過試行后按照計(jì)劃推廣檔案管理制度，向上級管理機(jī)構(gòu)及時(shí)傳達(dá)并做好備案[2]。

在文件管理工作中，只有保證硬件設(shè)施完好無損才能推進(jìn)項(xiàng)目檔案管理的高效運(yùn)行。企業(yè)需轉(zhuǎn)變檔案管理理念，及時(shí)購進(jìn)現(xiàn)代化管理設(shè)備，加大對檔案管理人員的培訓(xùn)，使其熟練應(yīng)用各項(xiàng)設(shè)施，提高設(shè)備使用率，防止設(shè)備因人為操作損壞而造成不必要的浪費(fèi)。建立文件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案自動(dòng)化管理，系統(tǒng)應(yīng)包含文件自動(dòng)錄入與一鍵修改功能，方便管理人員對采集到的檔案信息及時(shí)歸檔，提高信息分類的準(zhǔn)確度。

2.2加強(qiáng)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)，改進(jìn)檔案管理系統(tǒng)

建立電子檔案管理系統(tǒng)，將所有紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案，憑借著系統(tǒng)的技術(shù)優(yōu)勢實(shí)現(xiàn)對電子文件的分類管理，及時(shí)將采集到的信息歸檔，優(yōu)化電子檔案系統(tǒng)。要求檔案管理人員學(xué)會(huì)靈活應(yīng)用相關(guān)軟件，及時(shí)維護(hù)硬件設(shè)施，在日常工作中熟練使用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案的整理和分類、歸類文檔時(shí)間和日期、明確檔案保管的期限，對特殊載體的檔案進(jìn)行妥善管理。創(chuàng)建檔案管理云平臺(tái)，化工企業(yè)檔案管理人員應(yīng)充分利用“云協(xié)同”系統(tǒng)管理平臺(tái)，建立知識(shí)中心，為企業(yè)提供個(gè)性化指導(dǎo)服務(wù)，在各個(gè)部門內(nèi)支持信息共享，項(xiàng)目參建人員通過登錄云平臺(tái)查詢與項(xiàng)目有關(guān)的信息內(nèi)容，明確檔案管理流程，依靠信息技術(shù)及時(shí)向參建單位發(fā)送項(xiàng)目信息表單，推動(dòng)項(xiàng)目的順利開展。檔案管理人員應(yīng)做好相關(guān)記錄工作，推動(dòng)化工企業(yè)項(xiàng)目檔案管理工作朝著信息化的方向深入發(fā)展。

2.3提高項(xiàng)目檔案管理意識(shí)，實(shí)現(xiàn)文件規(guī)范化管理

化工企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理者應(yīng)加強(qiáng)對化工項(xiàng)目檔案管理工作的重視程度，深入研究國家頒布的相關(guān)制度，熟悉《檔案法》的有關(guān)內(nèi)容，結(jié)合企業(yè)項(xiàng)目的實(shí)際開展情況嚴(yán)格進(jìn)行檔案管理，保障工作質(zhì)量。適當(dāng)加入資金投入，購置檔案管理設(shè)備，以充足的資金做好檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化升級和維護(hù)檢修，重視對技術(shù)性文件的收集和存檔，保障文件完整性，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在合同蓋章后及時(shí)歸檔，檔案管理者建立臺(tái)賬，實(shí)時(shí)跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度情況，按時(shí)提醒負(fù)責(zé)人將資料歸檔。

為了保證化工企業(yè)項(xiàng)目文件的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，相關(guān)部門應(yīng)做好文件的審查工作，明確文件審核流程和內(nèi)容審查范圍，在熟悉項(xiàng)目文件歸檔要求的基礎(chǔ)上，做好檔案類別劃分。對于部分需要特殊管理的文件，還應(yīng)將相關(guān)副本保存在項(xiàng)目檔案中，表明源文件的位置，區(qū)分文檔內(nèi)容、年份，整合同種類型的項(xiàng)目檔案，集中處理有關(guān)信息，將文件號(hào)設(shè)置為文件標(biāo)題，以便及時(shí)查找文件大致內(nèi)容。為了實(shí)現(xiàn)對文件的規(guī)范化管理，還應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：（1）規(guī)范材料采集與存檔工作，確立檔案管理體系，以標(biāo)準(zhǔn)化為檔案管理要求，按照文件的類型確定檔案收集方式，防止出現(xiàn)任何重復(fù)與丟失的情況。（2）規(guī)范檔案管理工作，根據(jù)項(xiàng)目規(guī)劃與安排情況，對文件集中管理，實(shí)現(xiàn)對檔案內(nèi)容的保密管理，推動(dòng)檔案信息化操作，滿足化工企業(yè)未來的信息化發(fā)展，應(yīng)用系統(tǒng)軟件為化工企業(yè)提供檔案信息咨詢服務(wù)。

總 結(jié)

總而言之，檔案管理工作是化工企業(yè)項(xiàng)目建設(shè)的重要內(nèi)容，在企業(yè)項(xiàng)目規(guī)劃和施工中意義重大。項(xiàng)目檔案管理屬于一項(xiàng)漫長且復(fù)雜的任務(wù)，需要在各個(gè)部門內(nèi)滲透，管理者應(yīng)結(jié)合理論與實(shí)踐內(nèi)容，依據(jù)項(xiàng)目檔案管理體系，提高項(xiàng)目檔案管理意識(shí)，實(shí)現(xiàn)文件規(guī)范化管理，企業(yè)在不斷加強(qiáng)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，改進(jìn)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理工作水平的提升。

參考文獻(xiàn)

[1] 郭建華.讓企業(yè)云協(xié)同為建設(shè)項(xiàng)目檔案監(jiān)督管理服務(wù)[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（27）：12-13+16.

[2] 饒冬梅.企業(yè)項(xiàng)目檔案管理常見問題及對策[J].商訊，2019（10）：42-43.