事業(yè)單位檔案管理信息化應(yīng)用分析

陳一彪

摘 要：信息時(shí)代的帶來，影響著我們的生活以及發(fā)展，同時(shí)也使各行各業(yè)逐漸朝信息化的方向發(fā)展。本文闡述了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性，對傳統(tǒng)檔案管理模式中存在的問題進(jìn)行分析，并提出事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的路徑。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理信息化;應(yīng)用;分析

檔案管理在事業(yè)單位管理工作中占有重要位置，不僅承載了人才信息，還記錄工作等各種信息。信息時(shí)代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理存在管理理念落后、業(yè)務(wù)水平低以及管理設(shè)施建設(shè)滯后的問題。所以，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是十分有必要的，如何利用信息技術(shù)的優(yōu)勢來提高檔案管理的效率需要進(jìn)行深入探討事業(yè)單位檔案管理信息化對事業(yè)相關(guān)工作全面認(rèn)識，提高其工作效率。

1、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性

事業(yè)單位檔案管理對于事業(yè)單位的發(fā)展有重要作用，其重要性以及必要性主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，檔案管理在人才聘用中能夠直觀展示出人才的工作能力以及之前的工作經(jīng)歷等，能夠全面的展示給用人單位，進(jìn)而幫助事業(yè)單位合理運(yùn)用人才。第二，很多事業(yè)單位在發(fā)展的過程中，不只是有績效考核，還有事業(yè)單位對未來的規(guī)劃，這些方面都與事業(yè)單位的發(fā)展有直接關(guān)系。在檔案管理過程中一般都會詳細(xì)記錄，而單位在調(diào)取檔案的同時(shí)會對有欲望的工作進(jìn)行科學(xué)評價(jià)。第三，檔案記錄這一個單位的成長，也是事業(yè)單位工作成長的關(guān)鍵。通過檔案能夠都會單位發(fā)展有清晰的了解，包括人員的流動、未來的規(guī)劃等，進(jìn)而對事業(yè)單位的工作有全面的認(rèn)識，提高工作效率。

2、傳統(tǒng)檔案管理模式中的問題

2.1 管理理念落后

從管理理念上分析，很多事業(yè)單位并沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性和必要性，甚至很多單位對相關(guān)法律也了解很少，導(dǎo)致很多事業(yè)單位的檔案管理并沒有得到有效重視，使檔案管理工作無次序。另外，由于對檔案管理的認(rèn)識不到位，在工作中，往往只是重視檔案的收集、整理和保存，忽視對檔案的開發(fā)和利用，使其管理有效性受到嚴(yán)重影響。

2.2 業(yè)務(wù)水平低

從管理業(yè)務(wù)上分析，很多事業(yè)單位雖然設(shè)立的有檔案管理部門，但是并沒有有效的管理制度，很多工作只是只做表面，沒有充分發(fā)揮檔案管理的作用。還有些事業(yè)單位在檔案的錄入以及檔案銷毀等過程中沒有規(guī)范，也沒有遵循相關(guān)法律法規(guī)，進(jìn)而造成不必要的損失。

2.3 管理設(shè)施建設(shè)滯后

從管理設(shè)施上分析，信息技術(shù)的發(fā)展，使檔案管理工作逐漸由人工管理向信息化管理轉(zhuǎn)變，但是由于事業(yè)單位對檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致檔案管理工作者沒有投入更多的精力。由于事業(yè)單位人員工作意識淡薄，管理工作得不到有效提升，甚至還有很多單位檔案沒有很好的保存檔案，管理設(shè)施得不到有效改善，對檔案管理工作的有效性有嚴(yán)重影響。

3、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容

事業(yè)單位的檔案一般包括文書檔案、專門檔案、聲像檔案等[1]。文書檔案主要是有文書所轉(zhuǎn)化而來，涉及到命令、指示、報(bào)告以及會議記錄等;專門檔案是指事業(yè)單位在從事專業(yè)性比較強(qiáng)的活動所生成的，具有考查、利用以及保存的價(jià)值，并按照特色的管理辦法整理各種歷史記錄;聲像檔案是指事業(yè)單位或者是個人在社會實(shí)踐中所形成對社會、國家有利的照片以及影片等，具有一定的保存價(jià)值。

4、事業(yè)單位信息化建設(shè)路徑

4.1 轉(zhuǎn)變管理理念

想要實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化的順利發(fā)展，管理部門的管理理念起到關(guān)鍵作用。首先，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要對信息時(shí)代檔案管理的職能以及重要性有充分認(rèn)識，這樣能夠擺脫傳統(tǒng)的管理理念，在加大檔案管理部門的設(shè)備和技術(shù)投入，為檔案管理信息化建設(shè)奠定物質(zhì)以及理念基礎(chǔ)。其次，作為檔案管理人員要了解相關(guān)法律法規(guī)，充分意識到檔案管理的重要性，對檔案管理工作重視起來，提高自身的專業(yè)能力[2]。最后，要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，定期組織工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，并要求工作人員熱愛該工作以及熟練掌握檔案信息的加工、運(yùn)行以及多媒體的使用，提高專業(yè)知識以及管理技術(shù)。

4.2 規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)

在信息化建設(shè)的過程中，要規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)，以此對員工的要求起到約束作用。首先，根據(jù)不同的事業(yè)單位自身的需求建設(shè)適合自身發(fā)展的執(zhí)行準(zhǔn)則，像數(shù)字檔案中的格式、壓縮等，對每個環(huán)節(jié)做出明確的規(guī)定。在制定管理標(biāo)準(zhǔn)的過程中要遵循前瞻性原則以及兼容性原則，對各個標(biāo)準(zhǔn)制定的內(nèi)容進(jìn)行全方面考慮，還要在設(shè)計(jì)的過程中，重視社會各個行業(yè)之間的融合以及標(biāo)準(zhǔn)化和檔案管理的兼容。

4.3 提升工作人員素養(yǎng)

工作人員是事業(yè)單位檔案管理的主體，所以工作人員的信息技術(shù)素養(yǎng)是檔案管理基礎(chǔ)，可以通過以下幾個方面提高工作人員素養(yǎng)。第一，完善機(jī)構(gòu)設(shè)置，提高工作人員配置。由于事業(yè)單位有其它部門兼職檔案工作職能的問題，所以人員發(fā)展管理成效的前提時(shí)要求管理人員必須對本單位發(fā)展歷史熟悉，能夠正確辨別檔案信息的重要性[3]。第二，要更新工作人員的管理理念，樹立其服務(wù)意識。最后，要優(yōu)化人才構(gòu)架，對每個工作人員負(fù)責(zé)的工作范圍進(jìn)行明確，確保在檔案管理工作中充分發(fā)揮自身價(jià)值。

4.4 健全管理制度

檔案管理信息化建設(shè)有效提高了管理效率，充分體現(xiàn)出信息技術(shù)在管理領(lǐng)域中所具有的優(yōu)勢。為確保檔案信息化管理的有效性，必須健全管理制度。另外，還要建立嚴(yán)格的保管制度，對存儲方式以及維護(hù)措施進(jìn)行明確;規(guī)范使用制度，要求每個環(huán)節(jié)都要實(shí)名登記，落實(shí)到具體負(fù)責(zé)人，有效提高檔案的安全性。最后，還要把重要檔案信息進(jìn)行備份，增加雙重保險(xiǎn)。

5、結(jié)束語

在檔案管理工作中運(yùn)用信息技術(shù)，給事業(yè)單位檔案管理工作帶來了機(jī)遇同時(shí)使其工作面臨重大挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)檔案管理模式中存在管理理念落后、業(yè)務(wù)水平低以及管理設(shè)施建設(shè)滯后的問題，所以要轉(zhuǎn)變管理理念、規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)、提升工作人員素養(yǎng)以及健全管理制度，使其更好適應(yīng)信息時(shí)代的帶來。

參考文獻(xiàn)

[1] 劉金龍，邢磊，賈宏慧.探索事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑[J].蘭臺內(nèi)外，2020（22）：25-27.

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[3] 余芳芳.事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)及發(fā)展研究[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2020，28（18）：197-198.

[4] 侯蘇珊.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新探討[J].蘭臺世界，2020（S1）：72.