關(guān)于提高事業(yè)單位檔案管理工作效率的思考研究

石瑩瑩

摘 要：對(duì)于事業(yè)單位而言，人力資源檔案管理工作是其發(fā)展過程中不可或缺的重要組成部分，為事業(yè)單位進(jìn)行人才聘用和選拔等提供了重要的參考依據(jù)和資料信息。但是在實(shí)際檔案管理過程中，很多事業(yè)單位都會(huì)因?yàn)樽陨頇n案管理制度不完善、檔案管理觀念落后、檔案管理人員技術(shù)水平不高等因素而出現(xiàn)很多問題，這在一定程度上就會(huì)阻礙單位的快速發(fā)展。因此，要想改善現(xiàn)狀，當(dāng)務(wù)之急，就是要尋找一條便捷有效的管理途徑來提高事業(yè)單位人力資源檔案理平。

關(guān)鍵詞：關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;工作效率;提升策略

引 言

對(duì)于事業(yè)單位來說，其檔案管理工作占據(jù)極為重要的位置，在整體工作中占據(jù)重要一環(huán)，可以說是其他所有工作的基礎(chǔ)，為其他工作順利進(jìn)行提供保障。檔案管理效率高低將直接影響其他工作質(zhì)量，但是隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和事業(yè)單位規(guī)模的擴(kuò)大，日常工作中所產(chǎn)生的檔案資料成倍增長(zhǎng)，這位檔案管理人員帶來了巨大工作壓力，其中存在的對(duì)檔案管理重視度不高、人員管理能力不強(qiáng)、檔案管理制度有待完善以及檔案管理信息化程度不高等問題日益顯露。我國(guó)已步入社會(huì)主義新時(shí)期，各事業(yè)單位必須要提升對(duì)于自身檔案管理工作的重視，保證自身檔案管理工作效率的提升，促進(jìn)其他工作的進(jìn)步，更好滿足時(shí)代需求，促進(jìn)各單位平穩(wěn)健康發(fā)展。

一、事業(yè)單位人力資源檔案管理的意義

（一）有利于促進(jìn)單位的更好發(fā)展。做好事業(yè)單位人力資源檔案管理工作，可以在一定程度上為單位的更好發(fā)展提供可靠保障。因?yàn)橥ㄟ^人力資源檔案管理，領(lǐng)導(dǎo)層才能對(duì)每位員工的具體情況進(jìn)行全面了解和掌握，進(jìn)而在此基礎(chǔ)上開展相應(yīng)的的培訓(xùn)計(jì)劃和工作調(diào)動(dòng)計(jì)劃等。另外，由于人力資源檔案信息中詳細(xì)記錄員工的日常工作業(yè)績(jī)和工作情況，所以這在某種程度上還能為單位人力資源的優(yōu)化配置提供可靠的參考依據(jù)，進(jìn)而做到人盡其才，不斷提高單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力，使其整體工作效率、工作質(zhì)量達(dá)到最大化。

（二）有利于更好的調(diào)動(dòng)單位員工的工作熱情。一般情況下，事業(yè)單位在進(jìn)行人員崗位調(diào)動(dòng)時(shí)，都會(huì)充分考慮員工的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)素質(zhì)與能力等因素。而人力資源檔案中，既包含員工的個(gè)人信息，也對(duì)其以往的工作表現(xiàn)及各項(xiàng)業(yè)績(jī)考核等有著詳細(xì)的記錄。因此，從某種意義上看，提高事業(yè)單位人力資源檔案管理水平，能夠更好的調(diào)動(dòng)員工的工作熱情和積極性，從而使其在事業(yè)單位發(fā)展過程中發(fā)揮出最大的力量。

二、提高事業(yè)單位檔案管理工作效率的方法措施

（一）提升檔案管理重視程度。提升對(duì)于事業(yè)單位檔案管理重視程度是提升檔案管理工作效率的首要途徑，而其中最為關(guān)鍵的就是提升事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)于檔案管理工作的重視，糾正之前在此工作上不作為的現(xiàn)象，進(jìn)而避免由此引發(fā)的諸類問題。只有領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)變了檔案管理工作理念，對(duì)檔案管理相關(guān)工作進(jìn)行規(guī)劃和規(guī)范，加強(qiáng)對(duì)此工作的監(jiān)管理力度，采取行政措施措施對(duì)檔案管理工作進(jìn)行干預(yù)，才能保證具體檔案管理工作人員重視該項(xiàng)工作，將工作中心轉(zhuǎn)至提升檔案管理工作效率上來，以此將檔案管理工作的有效性最大程度發(fā)揮。

（二）完善事業(yè)單位檔案管理制度。合理完善的檔案管理制度是有效進(jìn)行檔案管理工作的基礎(chǔ)和保證，因此，事業(yè)單位若想提升管理效率就必須首先根據(jù)實(shí)際需要，以本單位發(fā)展實(shí)際為基礎(chǔ)制定科學(xué)有效的檔案管理制度。完善的管理制度既是對(duì)大家工作的一種約束，更是對(duì)人員利益以及工作質(zhì)量的一個(gè)保障。當(dāng)然，在制定具體管理制度時(shí)不能脫離發(fā)展實(shí)際，應(yīng)以人為本，尊重每一位工作人員，經(jīng)討論后制定出最合理的工作機(jī)制。另外需保持機(jī)制彈性，以此應(yīng)對(duì)更多的管理工作中出現(xiàn)的情況，更好發(fā)揮人員工作積極性。其中應(yīng)作為重點(diǎn)內(nèi)容之一的是與培訓(xùn)制度相對(duì)的考核制度的建立，通過嚴(yán)格的考核制度可以極大提升人員培訓(xùn)積極性和有效性，進(jìn)而促使自身工作能力的提高。

（三）打造現(xiàn)代化檔案管理人才隊(duì)伍，提高工作人員整體素養(yǎng)。檔案工作人員的工作態(tài)度和能力，直接決定檔案管理工作的效果。因此，事業(yè)單位應(yīng)充分認(rèn)識(shí)人才的重要性，采取各種有效措施，打造現(xiàn)代化檔案管理人才隊(duì)伍，為事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。事業(yè)單位應(yīng)改變工作人員的理念，打破傳統(tǒng)管理理念。事業(yè)單位還應(yīng)組織工作人員到專門的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)去進(jìn)行系統(tǒng)性的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高工作人員的工作素養(yǎng)，使其掌握現(xiàn)代化的管理技能。事業(yè)單位還可以派遣優(yōu)秀的員工到其他事業(yè)單位參觀學(xué)習(xí)，結(jié)合自身情況，總結(jié)出一套更符合實(shí)際的管理方案，為事業(yè)單位的檔案管理工作構(gòu)建一個(gè)科學(xué)的框架。除此之外，事業(yè)單位還應(yīng)大力引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)型人才，用高薪酬高待遇來吸引人才，讓外來人才帶動(dòng)原有的工作隊(duì)伍，互相學(xué)習(xí)，共同進(jìn)步，提高整個(gè)員工隊(duì)伍的工作素養(yǎng)，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

（四）推進(jìn)加強(qiáng)檔案管理工作信息化建設(shè)。在開展檔案管理與服務(wù)模式改革創(chuàng)新工作的時(shí)候，信息化占據(jù)非常重要的地位，是基于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化、虛擬化檔案處理模式，提高檔案服務(wù)職能效率，這也是當(dāng)前這個(gè)時(shí)代必然的發(fā)展需求。在開展檔案工作的時(shí)候，一定要結(jié)合自身單位的發(fā)展現(xiàn)狀，制訂完善的發(fā)展計(jì)劃，針對(duì)檔案管理工作采取相對(duì)應(yīng)的服務(wù)模式。并對(duì)每一項(xiàng)環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)規(guī)范，制訂完善的實(shí)施方案，嚴(yán)格按照計(jì)劃進(jìn)行操作。還應(yīng)當(dāng)盡快建立專門的網(wǎng)站，為需要檔案服務(wù)的群眾提供便捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，這樣不但可以提高檔案工作效率，還能夠?yàn)樯鐣?huì)發(fā)展提供了相應(yīng)的服務(wù)。另外，要盡快健全電子檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，對(duì)信息及時(shí)進(jìn)行收集整理，為實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化發(fā)展要定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。還有最為重要的一點(diǎn)就是確保檔案管理的安全性。雖然應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)能夠大大提高檔案管理效率和質(zhì)量，但出現(xiàn)檔案信息泄露的問題也越發(fā)嚴(yán)峻，為了確保檔案存儲(chǔ)的安全問題，必須要對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)加強(qiáng)改革，嚴(yán)格按照程序進(jìn)行操作，提供完善的檔案資源服務(wù)。

（五）保證檔案安全性。事業(yè)單位檔案管理應(yīng)當(dāng)保證檔案的安全性，強(qiáng)調(diào)在集成管理理念降低檔案運(yùn)轉(zhuǎn)收集中的風(fēng)險(xiǎn)因素。首先，形成一體化的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案集中運(yùn)轉(zhuǎn)的基本操作程序，在優(yōu)化流程的基礎(chǔ)上提高檔案管理工作的質(zhì)量。其次，還要豐富檔案管理工作方法，加強(qiáng)檔案安全設(shè)施設(shè)備的配置，能夠根據(jù)檔案運(yùn)轉(zhuǎn)的點(diǎn)、線、面進(jìn)行安全工作控制，有效降低檔案匯總管理的風(fēng)險(xiǎn)因素。第三，明確檔案管理責(zé)任分工，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)提高責(zé)任意識(shí)，保證基礎(chǔ)操作的安全性，防止檔案數(shù)據(jù)信息損毀情況的出現(xiàn)。第四，加強(qiáng)安全教育培訓(xùn)，促進(jìn)檔案人員掌握正確的信息傳遞與獲取方法，在良好的檔案使用秩序下提高檔案資源的利用率和應(yīng)用有效性。

結(jié)束語

綜上所述，為更好的發(fā)揮檔案管理工作職能，需要結(jié)合時(shí)代發(fā)展的要求，逐步創(chuàng)新與完善事業(yè)單位檔案管理理念與方法。事業(yè)單位要結(jié)合自身情況，制定出針對(duì)性、特色化的檔案管理制度體系，逐步拓展與延伸檔案管理的內(nèi)容與職能，加快檔案管理信息化建設(shè)步伐，全面創(chuàng)新檔案管理工作，促使檔案資源的價(jià)值得到充分利用與發(fā)揮。

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