全員管理下提高水務(wù)檔案治理能力

林蘭

內(nèi)容摘要? 運(yùn)用“社會治理共同體”理念，從“人人有責(zé)、人人盡責(zé)、人人享有”三個(gè)維度論述水務(wù)工程檔案全員管理的實(shí)踐與思考。強(qiáng)調(diào)檔案治理的主體、方式、成果的全員性，并提出：重視全員責(zé)任落實(shí)，將責(zé)任落小落細(xì);重視全員制度執(zhí)行，切實(shí)提高制度執(zhí)行力;重視全員技術(shù)創(chuàng)新，由管控向智控轉(zhuǎn)變;重視全員素能，拓展工作能力多元化。

關(guān)鍵詞? 全員管理 工程檔案 檔案治理 治理能力

1 引言

水是生命之源，供水是民生之要。杭州余杭環(huán)境（水務(wù)）集團(tuán)有限公司從成立至今，已竣工各類水務(wù)項(xiàng)目1103個(gè)，形成工程檔案近3萬卷，成為公司檔案的重要組成部分，也是公司檔案管理的重點(diǎn)對象。結(jié)合水務(wù)檔案工作實(shí)際，公司切實(shí)貫徹“建設(shè)人人有責(zé)、人人盡責(zé)、人人享有的社會治理共同體”理念，強(qiáng)調(diào)“共同體”中全員性主體的責(zé)任，努力提高水務(wù)檔案治理能力[1]。

2 人人有責(zé)：治理主體的全員性

強(qiáng)化責(zé)任意識。水務(wù)工程建設(shè)涉及規(guī)劃、勘察、施工建設(shè)、監(jiān)理等單位（以下簡稱涉檔單位），過程長而復(fù)雜。因此，做好水務(wù)工程檔案工作必須有全員意識，尤其要強(qiáng)化涉檔單位負(fù)責(zé)人、檔案員的責(zé)任意識。一是注重建章立制。加強(qiáng)制度建設(shè)是做好水務(wù)檔案工作的根本性舉措。公司高度重視檔案管理工作，始終把檔案工作作為水務(wù)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容來抓，逐步完善了制度體系，扎緊了制度“籠子”，確保了檔案各項(xiàng)工作有章可循、行之有矩。先后修訂完善了一系列規(guī)章制度，立卷、歸檔、借閱、銷毀、利用、保密等各個(gè)環(huán)節(jié)均有嚴(yán)格的制度規(guī)定，使檔案管理工作進(jìn)一步制度化、規(guī)范化。除了建立健全檔案管理專項(xiàng)制度外，特別是使檔案管理這項(xiàng)工作“楔入”公司各項(xiàng)管理制度之中，依規(guī)照章形成、積累、收集、移交檔案工作機(jī)制，即檔案管理?xiàng)l款納入會計(jì)、招投標(biāo)、工程建設(shè)、設(shè)備采購、信息化等各個(gè)方面制度之中。公司不斷踐行把制度優(yōu)勢轉(zhuǎn)化為治理效能，從而推進(jìn)水務(wù)檔案治理能力現(xiàn)代化。二是建立檔案工作責(zé)任層層傳導(dǎo)機(jī)制。公司以崗位為單位簽訂《檔案工作責(zé)任書》的方式明確有差別的責(zé)任，即根據(jù)每個(gè)人所處崗位環(huán)境及職責(zé)權(quán)限，設(shè)立檔案工作責(zé)任書的相應(yīng)內(nèi)容，責(zé)任書內(nèi)容與崗位檔案管理的特點(diǎn)、與個(gè)人職責(zé)權(quán)限大小相對應(yīng)，增強(qiáng)針對性和可操作性。三是全流程宣傳，培養(yǎng)健全的檔案意識。檔案意識的培養(yǎng)是一項(xiàng)長期持久的工程，我們用心動員，切實(shí)發(fā)揮好教育促提高、監(jiān)督促自覺、技術(shù)保完整等檔案治理舉措的保障作用。切實(shí)避免“重建設(shè)輕檔案”“虎頭蛇尾”等現(xiàn)象發(fā)生，務(wù)必使每個(gè)流程都注重檔案形成無死角，即檔案積累規(guī)范化、檔案收集完整性、檔案移交及時(shí)性。工程建設(shè)決策啟動之后，公司檔案部門即利用網(wǎng)站、公眾號、微信等途徑宣傳或介紹工程檔案知識;工程施工開始后，定期召集檔案員培訓(xùn)，普及檔案基本業(yè)務(wù)知識[2]。

層層夯實(shí)責(zé)任。在推進(jìn)每項(xiàng)水務(wù)工程時(shí)，層層壓實(shí)責(zé)任，狠抓工作落實(shí)，建立健全推動落實(shí)的責(zé)任體系和推進(jìn)機(jī)制。各涉檔單位切實(shí)負(fù)起檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任和工作責(zé)任，及時(shí)研判形勢，加強(qiáng)協(xié)調(diào)，勇于擔(dān)當(dāng)擔(dān)責(zé)，敢抓敢管，干凈干事，拼搏競進(jìn)。對涉檔單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人培養(yǎng)檔案收集完整、歸檔規(guī)范的意識，并落實(shí)涉檔單位的檔案管理要求，確保人、財(cái)、物的有效保障，合理配備，規(guī)范使用。如，為適應(yīng)水務(wù)公司檔案管理數(shù)字化建設(shè)，要求投標(biāo)單位在投標(biāo)文件制作紙質(zhì)版的同時(shí)形成數(shù)字版文件（光盤），以使管理檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。對各涉檔單位建設(shè)人員，強(qiáng)調(diào)“網(wǎng)格化”管理，消除“置身事外”的錯(cuò)誤認(rèn)識，更不能讓檔案員“單打獨(dú)斗”。檔案人員要在上級檔案部門指導(dǎo)下，確保監(jiān)督有力，指導(dǎo)有效。注重和風(fēng)細(xì)雨、潤物無聲，而又在問題面前雷厲風(fēng)行，有效解決。

3 人人盡責(zé)：治理方式的全員性

企業(yè)的檔案責(zé)任必須通過目標(biāo)責(zé)任制的形式才能使之有效的落實(shí)，從第一責(zé)任人開始（企業(yè)法人）直至具體崗位（員工），每一級、每一個(gè)崗位均應(yīng)有明確的責(zé)任，并且這種責(zé)任的落實(shí)必須體現(xiàn)自上而下的層層分解，體現(xiàn)自下而上責(zé)任的層層擔(dān)當(dāng)。水務(wù)公司與當(dāng)?shù)貦n案部門加強(qiáng)溝通，雙方在工程檔案齊全完整上始終保持目標(biāo)一致。涉檔單位上下確保工程質(zhì)量的同時(shí)，講究檔案質(zhì)量，水務(wù)公司各部室、各子公司形成縱橫結(jié)合的協(xié)調(diào)機(jī)制，確保有檔必歸，有檔必交，且交則完整而規(guī)范。

激發(fā)全員合力，健全全員考核機(jī)制、辦法以及結(jié)果運(yùn)用。要實(shí)施嚴(yán)格的過程考核，必須有一個(gè)完整考核標(biāo)準(zhǔn)。據(jù)此，公司依據(jù)崗位職責(zé)制定出完整、具體的考核標(biāo)準(zhǔn)，并通過考核有效推動每個(gè)崗位人員的自覺履職，調(diào)動崗位人員的積極性與主動性。為此，水務(wù)公司制定《公司檔案工作全員職責(zé)與考核辦法》，并以自身的全員考核機(jī)制影響、激發(fā)涉檔單位制定考核要求，以層層考核的途徑壓實(shí)責(zé)任，激發(fā)動力。

4 人人共享：治理成果的全員性

充分發(fā)揮檔案維護(hù)公司各項(xiàng)權(quán)益的支撐力。完整、準(zhǔn)確的檔案資源形成后，利用應(yīng)隨時(shí)跟進(jìn)，無論是審查招投標(biāo)、支付款、守合同等方面，還是審計(jì)竣工項(xiàng)目的合法性、合規(guī)性上，水務(wù)工程檔案要及時(shí)發(fā)聲，維護(hù)各方權(quán)益，更要維護(hù)公司各項(xiàng)權(quán)益，助力確保工程科學(xué)規(guī)范、精細(xì)優(yōu)良、清廉合規(guī)。

滿足全員工作的便利性。公司創(chuàng)新利用形式、辦法和途徑。凡移交至公司檔案室的檔案，憑合法手段，人人皆可參考利用。一是利用檔案培養(yǎng)建設(shè)人才。檔案通過一定的加工和編研，提供給相關(guān)部門成為知識，進(jìn)入教材，就會成為培育建設(shè)人才的“活檔案”。二是利用檔案為下一個(gè)項(xiàng)目“奠基”。水務(wù)工程建設(shè)具有相似性、可復(fù)制性，就是因?yàn)楣こ虣n案的可復(fù)制性，這種利用可以縮短工期，避開雷區(qū)，高效節(jié)資。三是利用檔案為供水節(jié)水提供教育資源。提倡人人節(jié)水，重要的一環(huán)是利用檔案宣傳水務(wù)工程建設(shè)的復(fù)雜性、民生性，使節(jié)水成為全民的自覺行為。當(dāng)然，種種利用都要講求便捷、便利，從而為更好管理用好水務(wù)檔案形成良性循環(huán)，使全員管理成為檔案管理成功范例，讓供水節(jié)水之事業(yè)潤澤當(dāng)代、利及后世。

5 總結(jié)提高，提升水務(wù)檔案治理現(xiàn)代化的幾點(diǎn)思考

“檔案治理”是指檔案部門、社會組織和公民等多個(gè)主體協(xié)同合作，基于一定的行動規(guī)則，共同對檔案事務(wù)進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范管理，實(shí)現(xiàn)檔案領(lǐng)域善治的活動和過程，是政府治理的重要組成部分。推進(jìn)水務(wù)檔案治理能力現(xiàn)代化，必須尋找“全員管理”這個(gè)突破口，精準(zhǔn)發(fā)力、組合出招，綿綿用力、久久為功，努力走出一條具有時(shí)代特征、水務(wù)特色的檔案治理現(xiàn)代化之路。

一要重視全員責(zé)任落實(shí)，將責(zé)任落小落細(xì)。根據(jù)職責(zé)分工體系，嚴(yán)格按照“閉合管理”的原則，將水務(wù)工程檔案監(jiān)管責(zé)任落實(shí)落地，精準(zhǔn)施策、全力推進(jìn)，確保各項(xiàng)工作落細(xì)落小落地落實(shí)，維護(hù)水務(wù)工程檔案齊全完整。

二要重視全員制度執(zhí)行，切實(shí)提高制度執(zhí)行力。不斷強(qiáng)化各層面干部和員工的制度意識，切實(shí)維護(hù)制度權(quán)威，強(qiáng)化執(zhí)行制度。好的制度制定出來，如果不能得到執(zhí)行，制度就轉(zhuǎn)換不成治理的效能。要把貫徹落實(shí)十九屆四中全會精神和習(xí)近平總書記重要講話精神與貫徹落實(shí)檔案法律法規(guī)緊密結(jié)合起來，在貫徹落實(shí)中不斷完善檔案治理體系，提升檔案治理能力現(xiàn)代化水平。

三要重視全員技術(shù)創(chuàng)新，由管控向智控轉(zhuǎn)變。無論是傳統(tǒng)的手工管理還是現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)管理，檔案工作的管理對象都是“檔案”，管理的流程基本都是文件材料的產(chǎn)生、收集、整理、歸檔、移交、保管、劃控、檔案利用等，不同時(shí)代、不同類別的檔案在管理流程上的要求有所不同，這也為智慧檔案管理和科技創(chuàng)新進(jìn)一步明確了方向。檔案管理要擁抱新技術(shù)，重點(diǎn)在文件材料產(chǎn)生、歸檔、移交、利用等環(huán)節(jié)，積極利用大數(shù)據(jù)構(gòu)建治理平臺，依托大數(shù)據(jù)賦能巧干、智干，提高治理效能。

四是重視全員素能，拓展工作能力多元化。知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識的更新?lián)Q代是迅速的，素能要求是多元的。要通過加強(qiáng)思想淬煉、政治歷練、實(shí)踐鍛煉、專業(yè)訓(xùn)練，讓公司員工特別是檔案從業(yè)人員具有強(qiáng)烈的危機(jī)意識和工作責(zé)任感。要樹立終生學(xué)習(xí)的觀念，努力學(xué)習(xí)文史知識、歷史知識以及與本行業(yè)相關(guān)的知識，不斷更新自己的知識儲備。在掌握檔案基本知識、基本原理的基礎(chǔ)上，還要有跨學(xué)科的知識拓展，力爭做知識復(fù)合型人才。要重視智能化檢索技術(shù)，讓工程項(xiàng)目檔案知識的智能化服務(wù)手段可以帶來用戶滿意度優(yōu)化、生產(chǎn)優(yōu)化、經(jīng)營優(yōu)化和決策優(yōu)化。

（作者系杭州余杭環(huán)境（水務(wù)）控股集團(tuán)有限公司 館員）

【參考文獻(xiàn)】

[1]中共中央.中共中央關(guān)于堅(jiān)持和完善中國特色社會主義制度 推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化若干重大問題的決定[EB/OL].（2019-11-05）[2020-02-15].中央網(wǎng)， https：//baijiahao.baidu.com/s？d=1649

358117301493183&wfr=spider&for=pc.

[2]王玉玨，許佳欣.積極參與全球檔案治理 推進(jìn)人類命運(yùn)共同體構(gòu)建[N].中國檔案報(bào)，2019-5-27（06）.