大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理創(chuàng)新研究

盧瑾

[摘 要] 進入大數(shù)據(jù)時代，人們的生產(chǎn)和生活都發(fā)生了巨大的變化，各個領(lǐng)域在習(xí)慣了傳統(tǒng)方式的情況下，都面臨極大的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)檔案管理方式也受到較大的沖擊，同樣也得到前所未有的發(fā)展機遇。如今，檔案資料普遍應(yīng)用電子設(shè)備進行存儲，增強了檔案資料保護和保管的便捷性。但是，從電子信息檔案管理的現(xiàn)狀還看，還存在諸多問題。所以，文章分析了大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理的現(xiàn)存問題，并提出了針對性的管理措施，希望對當前的檔案管理工作提供一定的參考。

[關(guān)鍵詞] 大數(shù)據(jù) 電子信息檔案 管理

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

伴隨互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷創(chuàng)新，云計算更加普及，大數(shù)據(jù)經(jīng)歷巨大變革，并迅速滲透到各個行業(yè)中。大數(shù)據(jù)是具有大規(guī)模、多類型、更新快等特征的數(shù)據(jù)集合?？梢杂行n案記錄人員信息、企業(yè)財務(wù)信息、各部門業(yè)務(wù)信息等進行管理。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)管理人事檔案，能夠更加準確、高效，為人才提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

一、大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理的意義

科技在創(chuàng)新，云計算技術(shù)也在不斷得到廣泛應(yīng)用，大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為檔案管理的重要平臺。檔案管理模式正在由傳統(tǒng)人工模式向電子信息化模式轉(zhuǎn)變，智能化程度不斷加深，對檔案管理的效率和質(zhì)量也有極大的推動作用，對企事業(yè)單位的未來發(fā)展提供的依據(jù)也更加全面和準確。

（一）大力提升檔案管理工作效率

應(yīng)用電子信息檔案在檔案管理工作中，能夠大大提高工作效率。利用計算機管理技術(shù)，能夠減輕檔案管理人員的工作量，有效提升工作效率，也是當前檔案管理發(fā)展的必然要求，引導(dǎo)檔案管理未來的發(fā)展方向[1]。

（二）增強檔案資料的安全性

應(yīng)用電子信息檔案在檔案保存過程中，能夠通過信息技術(shù)增強檔案資料的保密性。在保存檔案時，可以通過設(shè)置檔案密碼，來增加檔案資料的安全系數(shù)。在查閱檔案資料時，可以通過智能檢索工具，在大量檔案資料中，快速找出目標檔案，既減少了其他檔案資料的曝光度，而且也提升了查閱檔案資料的速度。

（三）便于對檔案資料查漏補缺

便于對電子信息檔案進行查漏補缺。以往傳統(tǒng)的檔案管理，在核查過程中，需要人工裝卷、拆卷、查閱、核實等工作，由于工作人員責(zé)任心不強、操作不規(guī)范，容易出現(xiàn)遺漏。通過應(yīng)用電子信息檔案，能夠通過搜索，調(diào)閱出相關(guān)的檔案資料，并對其進行相應(yīng)的修改，便利高效，有效提升了檔案管理工作的質(zhì)量[2]。

二、當前電子信息檔案管理過程中存在的問題

電子信息檔案已經(jīng)成為當前檔案的主要形式，但是電子信息檔案作為新興事物，由于在有些企事業(yè)單位的應(yīng)用率不高，即使應(yīng)用電子信息檔案，然而其應(yīng)用的范圍、應(yīng)用的深度不理想，不能最大限度發(fā)揮電子信息檔案的作用，而且在電子信息檔案管理過程中也存在諸多如下問題。

（一）檔案管理技術(shù)和設(shè)備陳舊落后

無論是企業(yè)還是事業(yè)單位，以往對檔案管理的重視程度不夠，隨著電子信息檔案重要性的凸顯，暴露出檔案管理專業(yè)技術(shù)匱乏、專業(yè)技術(shù)人才匱乏等問題。企事業(yè)單位在應(yīng)用信息化管理檔案時，都要以計算技術(shù)作為支撐?，F(xiàn)在，雖然很多企事業(yè)單位引進了檔案管理信息系統(tǒng)，但是由于投入資金不足，使用的檔案管理設(shè)備落后，相應(yīng)的管理技術(shù)也較為落后。甚至，有的企事業(yè)單位依然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，電子信息檔案的技術(shù)優(yōu)勢無法顯現(xiàn)出來，給企事業(yè)單位的持續(xù)高效發(fā)展造成了阻礙[3]。

（二）檔案管理制度不完善

健全的管理制度是實現(xiàn)檔案管理信息化的有效保障，而很多企事業(yè)單位的檔案管理意識淡薄，相關(guān)的管理制度并未建立，處于空白狀態(tài)。電子信息檔案管理內(nèi)容繁多、事無巨細，從檔案資料的采集、核實、保存、管理等，都需要嚴格明確的管理制度。當前，檔案資料管理的部分環(huán)節(jié)還未建立統(tǒng)一的標準，比如在收集、保存、管理等，檔案信息不完整、檔案丟失等現(xiàn)象頻發(fā)。另外，企事業(yè)單位在檔案資料的使用中，也未充分挖掘檔案的價值，對檔案更是未進行必要的評估，無法根據(jù)檔案的等級對檔案進行分級管理，充分體現(xiàn)其價值。

（三）檔案管理人員技能不足

大數(shù)據(jù)時代，電子信息檔案呈現(xiàn)爆發(fā)式增長，而且電子信息檔案向更大、更廣、更多元的方向發(fā)展，相應(yīng)地對電子信息檔案管理人員也提出了更高的要求。目前來看，部分企事業(yè)單位檔案管理人員尚未做到專職，有的兼做其他方面的工作，在時間、精力上投入不足，使得檔案管理工作效率不高、質(zhì)量不佳。除此之外，一些從業(yè)者學(xué)歷較低、觀念陳舊、年齡較大，也影響了檔案管理工作的實效。因此，面對電子信息檔案管理時，更是暴露出對新興事物的不敏感、接受能力不足等問題。另外，企事業(yè)單位很少開展針對檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，導(dǎo)致其專業(yè)知識和專業(yè)技能不足[4]。

三、提升大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理水平的建議

大數(shù)據(jù)是順應(yīng)時代發(fā)展趨勢的技術(shù)產(chǎn)物，電子信息檔案是依托大數(shù)據(jù)的重要資料，為了改變傳統(tǒng)檔案管理的模式，深度應(yīng)用電子信息檔案，充分發(fā)揮檔案資料的價值，企事業(yè)單位要加強對檔案管理的重視程度，從實際工作出發(fā)，探索有效的電子信息檔案管理措施。

（一）加大檔案管理技術(shù)和設(shè)備的投入力度

大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)到來，企事業(yè)單位為了解決當前的檔案管理問題，突破檔案資料價值不足的瓶頸，就要加大對檔案管理硬件和軟件設(shè)施的投入力度，采用先進的檔案管理設(shè)備、開發(fā)應(yīng)用最新的檔案管理軟件程序。同時，還要積極引入電子信息檔案管理人員和計算機專業(yè)人才，只有配備強大的技術(shù)設(shè)備和技術(shù)力量，才能將電子信息檔案管理深度應(yīng)用，提升電子信息檔案資料的價值[5]。

（二）健全檔案管理相關(guān)制度

企事業(yè)單位進行檔案管理工作時，為了保證質(zhì)量和實效，必須通過嚴格周詳?shù)墓芾碇贫扔枰钥刂?，同時，還要建立相應(yīng)的考核制度，對每個崗位的工作人員都要進行相應(yīng)的考核。尤其是在當前大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理人員要不斷充電，更新自身的檔案管理知識和技能，才能適應(yīng)與時俱進的檔案管理工作要求。另外，要嚴格落實檔案管理工作人員獎懲制度，對工作積極、責(zé)任心強、方法創(chuàng)新等工作人員給予精神表彰和物質(zhì)獎勵，對工作懶怠、責(zé)任感差等工作人員給予處罰，以激勵檔案管理人員提高工作積極性、增強責(zé)任感。

（三）增強檔案管理人員的綜合素質(zhì)

人員的素質(zhì)在很大程度上決定了檔案管理工作的水平，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，在檔案管理工作中應(yīng)用這一新的技術(shù)已經(jīng)成為一種不可逆轉(zhuǎn)的趨勢，應(yīng)當通過提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，促進檔案管理工作的管理水平。這就要求企事業(yè)單位重視對檔案管理人員的培訓(xùn)，從思想上、能力上全面提升檔案管理人員的水平，使其不斷適應(yīng)新時代檔案管理工作的需要。不僅要培訓(xùn)檔案管理技能，而且還要對其培訓(xùn)大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)，鼓勵檔案管理人員不斷挖掘檔案管理技術(shù)，更好地開發(fā)和利用檔案數(shù)據(jù)，為檔案的價值不斷擴大空間。

（四）提高檔案管理數(shù)據(jù)的安全性

大數(shù)據(jù)時代背景下，通過檔案信息化管理，能夠充分利用和發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)平臺的優(yōu)勢。企事業(yè)單位要聯(lián)合軟件公司，開發(fā)和構(gòu)建符合自身檔案管理需要的軟件系統(tǒng)，便于檔案管理人員的操作，提高檔案管理的效率。同時，利用互聯(lián)網(wǎng)平臺，能夠?qū)n案資料進行相應(yīng)的分類、分級，減少其他檔案資料的曝光，也提高了檔案管理數(shù)據(jù)的安全性。另外，還要充分利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，對與檔案管理相關(guān)的業(yè)務(wù)進行整合，使各業(yè)務(wù)之間能夠及時準確查詢目標檔案資料，促進各業(yè)務(wù)之間合作，推動整體工作的效率[6]。

四、結(jié)語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作的重要性不斷凸顯，傳統(tǒng)的檔案管理工作面臨巨大的挑戰(zhàn)，也為檔案管理工作帶來了更多的機遇。所以，企事業(yè)單位要立足自身情況，分析檔案管理存在的問題，不斷加強檔案管理人員的專業(yè)技能，豐富和更新專業(yè)知識，不斷提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為檔案管理工作的開展貢獻更多的力量。

參考文獻：

[1]曹太剛.基于檔案管理的電子信息化管理模式建設(shè)及應(yīng)用研究[J].中國管理信息化，2020，23（04）：195-196.

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[3]王艷.新形勢下電子信息檔案管理存在的問題及對策[J].企業(yè)改革與管理，2020（01）：46-47.

[4]楊杰.淺議信息時代檔案管理工作面臨的問題和對策[J].中外企業(yè)家，2020（01）：129.

[5]李從衛(wèi)，傅艷華.企業(yè)電子文件歸檔和電子信息檔案管理問題及對策研究[J].機電兵船檔案，2020（01）：73-75.

[6]董金宇.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下電子信息檔案管理的創(chuàng)新思路[J].才智，2020（03）：205.