陳雪梅
摘 要:隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展,辦公軟件不斷更新,越來越多地使用計(jì)算機(jī)和其他多媒體軟件來支持辦公業(yè)務(wù),提高工作效率并實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。將文秘和檔案管理整合為一體,并試圖改變辦公室管理檔案的傳統(tǒng)管理模式,這既是一種是挑戰(zhàn),也是一種機(jī)遇,更是信息時(shí)代的產(chǎn)物。本文解釋了文秘檔案整合的必要性,分析了整合中存在的問題,然后提出了有效的改進(jìn)措施。
關(guān)鍵詞:文秘工作;檔案工作;現(xiàn)狀;對(duì)策
1 文秘工作與文書檔案管理工作的關(guān)系闡述
文秘工作是各級(jí)主要機(jī)關(guān)日常工作的重要組成部分,是實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)職能,內(nèi)外聯(lián)系的重要手段。他主要負(fù)責(zé)指導(dǎo)整個(gè)工作,包括文件管理,發(fā)送和接收文件,上載和發(fā)行材料,印刷材料,人員配備服務(wù)和編寫文件。從事該工作必須具有良好的文檔收集和組織能力,可以組織相關(guān)文檔,及時(shí)處理文檔,將重要信息文件保留在設(shè)備上并具有良好的執(zhí)行能力。當(dāng)然,還需要運(yùn)行熟練的文檔編制技能和一定水平的計(jì)算機(jī)技能。顧名思義,檔案管理是通過收集,分類,歸檔,存儲(chǔ)和轉(zhuǎn)移相關(guān)的官方文件及其他材料,并及時(shí)借用相關(guān)檔案來對(duì)檔案進(jìn)行保密的管理。您可以看到文秘和檔案館的工作是重復(fù)性的和互補(bǔ)的。如今,計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展和辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)日益明顯,可以節(jié)省資源,降低辦公成本并大大提高工作效率,因此上班族必須努力適應(yīng)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展。嘗試獲取相關(guān)的計(jì)算機(jī)操作知識(shí)并提高動(dòng)手技能[1]。
2文秘工作和檔案管理工作兼顧出現(xiàn)的問題
2.1 檔案管理意識(shí)淡薄
在公司中,文秘人員是領(lǐng)導(dǎo)的有力助手。這是公司中不容忽視的職位。必須對(duì)許多正式文件進(jìn)行分類,由于秘書人員無視檔案的處理,并且檔案管理的意識(shí)薄弱。沒有基于高文件標(biāo)準(zhǔn)的文檔處理的真正標(biāo)準(zhǔn)化。首先,文檔的原件被錯(cuò)誤地存儲(chǔ),并且材料的歸檔不規(guī)范,這更難找到。其次,在緊急情況下,工作人員沒有處理傳真發(fā)送的文件進(jìn)行再次打印并保存。這樣雖然可以減少手寫的歧義,最終文件編碼錯(cuò)誤,分類不明確,并且代碼顯示為雙數(shù)字,這影響了文檔的質(zhì)量,不符合文件的要求。
2.2 檔案范疇把握不準(zhǔn)
表面上,檔案管理的對(duì)象是文件,但實(shí)際生活中的檔案管理具有廣泛而多樣的內(nèi)容,包括會(huì)計(jì)年度憑證,各種視頻資料和過去的重要文件。等待兩者都將導(dǎo)致檔案管理人員專注于歸檔文檔而忽略其他材料。作為辦公室員工,處理普通材料沒有任何區(qū)別,也沒有特殊之處。這嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量,并且難以理解檔案的范圍,這通常會(huì)使檔案分散且單邊,從而使查詢變得困難。
2.3 工作缺乏積極性
與類似的銷售和其他任務(wù)相比,文秘和檔案管理是相對(duì)穩(wěn)定的管理任務(wù)。換句話說,它缺乏一定的熱情,熱情無聊但相對(duì)簡(jiǎn)單的任務(wù)可能會(huì)阻礙您的熱情。與某些部門或職位相比,大多數(shù)行政工作缺少相應(yīng)的培訓(xùn)機(jī)會(huì)。這在一定程度上阻礙了信息技術(shù)的發(fā)展和員工辦公方式的發(fā)展,辦公軟件的支持加快了工作流程,提高了工作效率,但這些技術(shù)的發(fā)展也有很大幫助,這對(duì)一些員工提出了一些挑戰(zhàn)。一些結(jié)構(gòu)化的辦公室成員無法很好地適應(yīng)這種工作環(huán)境的變化,因此不適合使用內(nèi)部OA系統(tǒng)進(jìn)行文件分發(fā)。此外,作為文秘工作的一部分,可以執(zhí)行檔案管理以增加更多的工作量,并且員工需要在各個(gè)方面提高其適應(yīng)社會(huì)變革和部門發(fā)展的能力。當(dāng)然,對(duì)于科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展,您需要自己進(jìn)行改進(jìn),并認(rèn)真研究一些相關(guān)系統(tǒng)軟件的使用以及如何快速操作它。我們的一些員工沒有考慮如何在這些大批量情況下提高工作效率,這是因?yàn)楣ぷ髁吭黾恿恕?/p>
2.4 文秘工作和檔案管理管理人員專業(yè)素質(zhì)不足
文秘和檔案管理員工的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)能力在很大程度上決定了文秘和檔案管理的實(shí)際影響。由于傳統(tǒng)觀念的影響和對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的壓力不斷增加,許多相關(guān)公司經(jīng)常側(cè)重于對(duì)技術(shù)人才進(jìn)行員工培訓(xùn),缺乏對(duì)文秘工作和檔案管理人員的重視,大多數(shù)助手缺乏專業(yè)經(jīng)驗(yàn),阻礙文秘業(yè)務(wù)和檔案管理的工作質(zhì)量。此外,對(duì)相關(guān)公司的文秘事務(wù)和檔案管理的重視不足,導(dǎo)致對(duì)文秘事務(wù)和檔案管理人員的有效監(jiān)督和控制失敗。日常行政工作實(shí)際上沒有執(zhí)行,文秘工作和記錄保存通常很混亂[2]。
3 優(yōu)化文秘檔案管理工作效率的路徑
3.1 轉(zhuǎn)變思想觀念,提高自身專業(yè)素質(zhì)
隨著社會(huì)形勢(shì)的變化,文秘檔案管理層必須準(zhǔn)確地了解工作的重要性,改變意識(shí)形態(tài),找到有效和平衡的方式,提高工作效率并提高職業(yè)素質(zhì)。首先,必須對(duì)檔案操作有一個(gè)高層次的認(rèn)識(shí),重視文秘事務(wù)的規(guī)范化管理,實(shí)現(xiàn)文秘事務(wù)與檔案組織系統(tǒng)的真正融合。結(jié)合有自己的工作經(jīng)驗(yàn),聯(lián)系高級(jí)檔案部門以解決更多問題,僅憑主觀判斷將無法確定文秘檔案價(jià)值。其次,我們必須不斷提高我們的專業(yè)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案管理工作是非常專業(yè)的技術(shù)任務(wù)。根據(jù)檔案管理措施的有關(guān)要求,必須以標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)的方式處理每個(gè)文件,并且必須對(duì)每個(gè)文件進(jìn)行科學(xué)的評(píng)估,科學(xué)評(píng)估和檔案分類。第三,文秘檔案管理人員要增強(qiáng)責(zé)任心,樹立質(zhì)量意識(shí),培養(yǎng)工作意識(shí),繼續(xù)接受新信息,擴(kuò)大知識(shí)領(lǐng)域,提高識(shí)別能力。
3.2 充實(shí)人才隊(duì)伍,建立信息化人才激勵(lì)機(jī)制
在知識(shí)快速發(fā)展的時(shí)代中,世界越來越多地基于信息,數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。知識(shí)更新的速度不斷加快,不合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)和人才團(tuán)隊(duì)的老化變得越來越明顯。引入獎(jiǎng)勵(lì)等激勵(lì)措施,積極擴(kuò)大學(xué)習(xí)空間,培養(yǎng)高級(jí)人才。首先,文秘和檔案管理人員要與各自的檔案部門或大學(xué)進(jìn)行短期培訓(xùn),以確保其雇員具有高質(zhì)量的基礎(chǔ)知識(shí),工作水平和工作技能,以滿足其實(shí)際的發(fā)展需求。二是科學(xué)合理地安排各種信息化知識(shí)培訓(xùn),適當(dāng)增加培訓(xùn)強(qiáng)度,不斷提高培訓(xùn)時(shí)間效率。合理地計(jì)劃您的培訓(xùn),并在不同級(jí)別和時(shí)間安排培訓(xùn)活動(dòng)。此外,我們?cè)诟呒?jí)工作者的指導(dǎo)下,對(duì)相關(guān)文秘和檔案管理者進(jìn)行定期檢查。第三,要結(jié)合文秘和檔案管理任務(wù)的基本素質(zhì)要求和以工作職責(zé)要求為基本信息,結(jié)合競(jìng)爭(zhēng)選擇更多的專業(yè)人選,不斷增強(qiáng)員工隊(duì)伍[3]。
3.3 健全檔案管理工作制度
檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)任務(wù),具有多個(gè)鏈接,因此需要設(shè)置其相關(guān)規(guī)則,并通過在實(shí)際操作過程中不斷改進(jìn)它們來提高規(guī)則的完整性和實(shí)用性。一要建立科學(xué)合理的檔案工作機(jī)制,充分調(diào)動(dòng)員工的積極性,減少工作的盲目性和隨機(jī)性,同時(shí)擴(kuò)大檔案的來源和渠道;最后,根據(jù)相關(guān)規(guī)定,必須改進(jìn)檔案系統(tǒng),歸檔過程必須充分利用最新的信息技術(shù),并且必須及時(shí)處理不滿足歸檔要求的檔案,提高工作質(zhì)量和效率。
4 結(jié)語
公司的人力資源與文秘事務(wù)和檔案管理研究綜上所述,在新的社會(huì)發(fā)展背景下,提高文秘事務(wù)和檔案管理的科學(xué)水平是提高文秘事務(wù)和檔案管理質(zhì)量的有效措施。在這方面,各部門將及時(shí)改變觀念,建立新型的文秘工作和檔案管理制度,完善機(jī)制和制度,并根據(jù)新時(shí)期的文秘和檔案管理要求加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn),促進(jìn)信息化,并實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案管理的綜合水平。
參考文獻(xiàn)
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