談?wù)_處理文秘與檔案工作關(guān)系

陳雪梅

摘 要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公軟件不斷更新，越來越多地使用計(jì)算機(jī)和其他多媒體軟件來支持辦公業(yè)務(wù)，提高工作效率并實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。將文秘和檔案管理整合為一體，并試圖改變辦公室管理檔案的傳統(tǒng)管理模式，這既是一種是挑戰(zhàn)，也是一種機(jī)遇，更是信息時(shí)代的產(chǎn)物。本文解釋了文秘檔案整合的必要性，分析了整合中存在的問題，然后提出了有效的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：文秘工作;檔案工作;現(xiàn)狀;對(duì)策

1 文秘工作與文書檔案管理工作的關(guān)系闡述

文秘工作是各級(jí)主要機(jī)關(guān)日常工作的重要組成部分，是實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)職能，內(nèi)外聯(lián)系的重要手段。他主要負(fù)責(zé)指導(dǎo)整個(gè)工作，包括文件管理，發(fā)送和接收文件，上載和發(fā)行材料，印刷材料，人員配備服務(wù)和編寫文件。從事該工作必須具有良好的文檔收集和組織能力，可以組織相關(guān)文檔，及時(shí)處理文檔，將重要信息文件保留在設(shè)備上并具有良好的執(zhí)行能力。當(dāng)然，還需要運(yùn)行熟練的文檔編制技能和一定水平的計(jì)算機(jī)技能。顧名思義，檔案管理是通過收集，分類，歸檔，存儲(chǔ)和轉(zhuǎn)移相關(guān)的官方文件及其他材料，并及時(shí)借用相關(guān)檔案來對(duì)檔案進(jìn)行保密的管理。您可以看到文秘和檔案館的工作是重復(fù)性的和互補(bǔ)的。如今，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展和辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)日益明顯，可以節(jié)省資源，降低辦公成本并大大提高工作效率，因此上班族必須努力適應(yīng)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展。嘗試獲取相關(guān)的計(jì)算機(jī)操作知識(shí)并提高動(dòng)手技能[1]。

2文秘工作和檔案管理工作兼顧出現(xiàn)的問題

2.1 檔案管理意識(shí)淡薄

在公司中，文秘人員是領(lǐng)導(dǎo)的有力助手。這是公司中不容忽視的職位。必須對(duì)許多正式文件進(jìn)行分類，由于秘書人員無視檔案的處理，并且檔案管理的意識(shí)薄弱。沒有基于高文件標(biāo)準(zhǔn)的文檔處理的真正標(biāo)準(zhǔn)化。首先，文檔的原件被錯(cuò)誤地存儲(chǔ)，并且材料的歸檔不規(guī)范，這更難找到。其次，在緊急情況下，工作人員沒有處理傳真發(fā)送的文件進(jìn)行再次打印并保存。這樣雖然可以減少手寫的歧義，最終文件編碼錯(cuò)誤，分類不明確，并且代碼顯示為雙數(shù)字，這影響了文檔的質(zhì)量，不符合文件的要求。

2.2 檔案范疇把握不準(zhǔn)

表面上，檔案管理的對(duì)象是文件，但實(shí)際生活中的檔案管理具有廣泛而多樣的內(nèi)容，包括會(huì)計(jì)年度憑證，各種視頻資料和過去的重要文件。等待兩者都將導(dǎo)致檔案管理人員專注于歸檔文檔而忽略其他材料。作為辦公室員工，處理普通材料沒有任何區(qū)別，也沒有特殊之處。這嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量，并且難以理解檔案的范圍，這通常會(huì)使檔案分散且單邊，從而使查詢變得困難。

2.3 工作缺乏積極性

與類似的銷售和其他任務(wù)相比，文秘和檔案管理是相對(duì)穩(wěn)定的管理任務(wù)。換句話說，它缺乏一定的熱情，熱情無聊但相對(duì)簡(jiǎn)單的任務(wù)可能會(huì)阻礙您的熱情。與某些部門或職位相比，大多數(shù)行政工作缺少相應(yīng)的培訓(xùn)機(jī)會(huì)。這在一定程度上阻礙了信息技術(shù)的發(fā)展和員工辦公方式的發(fā)展，辦公軟件的支持加快了工作流程，提高了工作效率，但這些技術(shù)的發(fā)展也有很大幫助，這對(duì)一些員工提出了一些挑戰(zhàn)。一些結(jié)構(gòu)化的辦公室成員無法很好地適應(yīng)這種工作環(huán)境的變化，因此不適合使用內(nèi)部OA系統(tǒng)進(jìn)行文件分發(fā)。此外，作為文秘工作的一部分，可以執(zhí)行檔案管理以增加更多的工作量，并且員工需要在各個(gè)方面提高其適應(yīng)社會(huì)變革和部門發(fā)展的能力。當(dāng)然，對(duì)于科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，您需要自己進(jìn)行改進(jìn)，并認(rèn)真研究一些相關(guān)系統(tǒng)軟件的使用以及如何快速操作它。我們的一些員工沒有考慮如何在這些大批量情況下提高工作效率，這是因?yàn)楣ぷ髁吭黾恿恕?/p>

2.4 文秘工作和檔案管理管理人員專業(yè)素質(zhì)不足

文秘和檔案管理員工的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)能力在很大程度上決定了文秘和檔案管理的實(shí)際影響。由于傳統(tǒng)觀念的影響和對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的壓力不斷增加，許多相關(guān)公司經(jīng)常側(cè)重于對(duì)技術(shù)人才進(jìn)行員工培訓(xùn)，缺乏對(duì)文秘工作和檔案管理人員的重視，大多數(shù)助手缺乏專業(yè)經(jīng)驗(yàn)，阻礙文秘業(yè)務(wù)和檔案管理的工作質(zhì)量。此外，對(duì)相關(guān)公司的文秘事務(wù)和檔案管理的重視不足，導(dǎo)致對(duì)文秘事務(wù)和檔案管理人員的有效監(jiān)督和控制失敗。日常行政工作實(shí)際上沒有執(zhí)行，文秘工作和記錄保存通常很混亂[2]。

3 優(yōu)化文秘檔案管理工作效率的路徑

3.1 轉(zhuǎn)變思想觀念，提高自身專業(yè)素質(zhì)

隨著社會(huì)形勢(shì)的變化，文秘檔案管理層必須準(zhǔn)確地了解工作的重要性，改變意識(shí)形態(tài)，找到有效和平衡的方式，提高工作效率并提高職業(yè)素質(zhì)。首先，必須對(duì)檔案操作有一個(gè)高層次的認(rèn)識(shí)，重視文秘事務(wù)的規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)文秘事務(wù)與檔案組織系統(tǒng)的真正融合。結(jié)合有自己的工作經(jīng)驗(yàn)，聯(lián)系高級(jí)檔案部門以解決更多問題，僅憑主觀判斷將無法確定文秘檔案價(jià)值。其次，我們必須不斷提高我們的專業(yè)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案管理工作是非常專業(yè)的技術(shù)任務(wù)。根據(jù)檔案管理措施的有關(guān)要求，必須以標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)的方式處理每個(gè)文件，并且必須對(duì)每個(gè)文件進(jìn)行科學(xué)的評(píng)估，科學(xué)評(píng)估和檔案分類。第三，文秘檔案管理人員要增強(qiáng)責(zé)任心，樹立質(zhì)量意識(shí)，培養(yǎng)工作意識(shí)，繼續(xù)接受新信息，擴(kuò)大知識(shí)領(lǐng)域，提高識(shí)別能力。

3.2 充實(shí)人才隊(duì)伍，建立信息化人才激勵(lì)機(jī)制

在知識(shí)快速發(fā)展的時(shí)代中，世界越來越多地基于信息，數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。知識(shí)更新的速度不斷加快，不合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)和人才團(tuán)隊(duì)的老化變得越來越明顯。引入獎(jiǎng)勵(lì)等激勵(lì)措施，積極擴(kuò)大學(xué)習(xí)空間，培養(yǎng)高級(jí)人才。首先，文秘和檔案管理人員要與各自的檔案部門或大學(xué)進(jìn)行短期培訓(xùn)，以確保其雇員具有高質(zhì)量的基礎(chǔ)知識(shí)，工作水平和工作技能，以滿足其實(shí)際的發(fā)展需求。二是科學(xué)合理地安排各種信息化知識(shí)培訓(xùn)，適當(dāng)增加培訓(xùn)強(qiáng)度，不斷提高培訓(xùn)時(shí)間效率。合理地計(jì)劃您的培訓(xùn)，并在不同級(jí)別和時(shí)間安排培訓(xùn)活動(dòng)。此外，我們?cè)诟呒?jí)工作者的指導(dǎo)下，對(duì)相關(guān)文秘和檔案管理者進(jìn)行定期檢查。第三，要結(jié)合文秘和檔案管理任務(wù)的基本素質(zhì)要求和以工作職責(zé)要求為基本信息，結(jié)合競(jìng)爭(zhēng)選擇更多的專業(yè)人選，不斷增強(qiáng)員工隊(duì)伍[3]。

3.3 健全檔案管理工作制度

檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)任務(wù)，具有多個(gè)鏈接，因此需要設(shè)置其相關(guān)規(guī)則，并通過在實(shí)際操作過程中不斷改進(jìn)它們來提高規(guī)則的完整性和實(shí)用性。一要建立科學(xué)合理的檔案工作機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)員工的積極性，減少工作的盲目性和隨機(jī)性，同時(shí)擴(kuò)大檔案的來源和渠道;最后，根據(jù)相關(guān)規(guī)定，必須改進(jìn)檔案系統(tǒng)，歸檔過程必須充分利用最新的信息技術(shù)，并且必須及時(shí)處理不滿足歸檔要求的檔案，提高工作質(zhì)量和效率。

4 結(jié)語

公司的人力資源與文秘事務(wù)和檔案管理研究綜上所述，在新的社會(huì)發(fā)展背景下，提高文秘事務(wù)和檔案管理的科學(xué)水平是提高文秘事務(wù)和檔案管理質(zhì)量的有效措施。在這方面，各部門將及時(shí)改變觀念，建立新型的文秘工作和檔案管理制度，完善機(jī)制和制度，并根據(jù)新時(shí)期的文秘和檔案管理要求加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)，促進(jìn)信息化，并實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案管理的綜合水平。

參考文獻(xiàn)

[1]薛艷飛.如何加強(qiáng)文秘工作與文書檔案管理工作的一體化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（12）：98+100.

[2]盧志蘭.文秘工作與檔案管理銜接的策略研究——以企業(yè)文秘檔案員工素質(zhì)提升為例[J].中國(guó)培訓(xùn)，2019（06）：64-65.

[3]王志萍.優(yōu)化文秘檔案管理工作效率的路徑探析[J].西部皮革，2018，40（02）：44-45.