談正確處理文秘與檔案工作關系

陳雪梅

摘 要：隨著信息技術的飛速發(fā)展，辦公軟件不斷更新，越來越多地使用計算機和其他多媒體軟件來支持辦公業(yè)務，提高工作效率并實現(xiàn)辦公自動化。將文秘和檔案管理整合為一體，并試圖改變辦公室管理檔案的傳統(tǒng)管理模式，這既是一種是挑戰(zhàn)，也是一種機遇，更是信息時代的產物。本文解釋了文秘檔案整合的必要性，分析了整合中存在的問題，然后提出了有效的改進措施。

關鍵詞：文秘工作;檔案工作;現(xiàn)狀;對策

1 文秘工作與文書檔案管理工作的關系闡述

文秘工作是各級主要機關日常工作的重要組成部分，是實現(xiàn)機關職能，內外聯(lián)系的重要手段。他主要負責指導整個工作，包括文件管理，發(fā)送和接收文件，上載和發(fā)行材料，印刷材料，人員配備服務和編寫文件。從事該工作必須具有良好的文檔收集和組織能力，可以組織相關文檔，及時處理文檔，將重要信息文件保留在設備上并具有良好的執(zhí)行能力。當然，還需要運行熟練的文檔編制技能和一定水平的計算機技能。顧名思義，檔案管理是通過收集，分類，歸檔，存儲和轉移相關的官方文件及其他材料，并及時借用相關檔案來對檔案進行保密的管理。您可以看到文秘和檔案館的工作是重復性的和互補的。如今，計算機網絡的快速發(fā)展和辦公自動化的優(yōu)勢日益明顯，可以節(jié)省資源，降低辦公成本并大大提高工作效率，因此上班族必須努力適應科學技術的發(fā)展。嘗試獲取相關的計算機操作知識并提高動手技能[1]。

2文秘工作和檔案管理工作兼顧出現(xiàn)的問題

2.1 檔案管理意識淡薄

在公司中，文秘人員是領導的有力助手。這是公司中不容忽視的職位。必須對許多正式文件進行分類，由于秘書人員無視檔案的處理，并且檔案管理的意識薄弱。沒有基于高文件標準的文檔處理的真正標準化。首先，文檔的原件被錯誤地存儲，并且材料的歸檔不規(guī)范，這更難找到。其次，在緊急情況下，工作人員沒有處理傳真發(fā)送的文件進行再次打印并保存。這樣雖然可以減少手寫的歧義，最終文件編碼錯誤，分類不明確，并且代碼顯示為雙數字，這影響了文檔的質量，不符合文件的要求。

2.2 檔案范疇把握不準

表面上，檔案管理的對象是文件，但實際生活中的檔案管理具有廣泛而多樣的內容，包括會計年度憑證，各種視頻資料和過去的重要文件。等待兩者都將導致檔案管理人員專注于歸檔文檔而忽略其他材料。作為辦公室員工，處理普通材料沒有任何區(qū)別，也沒有特殊之處。這嚴重影響了檔案的質量，并且難以理解檔案的范圍，這通常會使檔案分散且單邊，從而使查詢變得困難。

2.3 工作缺乏積極性

與類似的銷售和其他任務相比，文秘和檔案管理是相對穩(wěn)定的管理任務。換句話說，它缺乏一定的熱情，熱情無聊但相對簡單的任務可能會阻礙您的熱情。與某些部門或職位相比，大多數行政工作缺少相應的培訓機會。這在一定程度上阻礙了信息技術的發(fā)展和員工辦公方式的發(fā)展，辦公軟件的支持加快了工作流程，提高了工作效率，但這些技術的發(fā)展也有很大幫助，這對一些員工提出了一些挑戰(zhàn)。一些結構化的辦公室成員無法很好地適應這種工作環(huán)境的變化，因此不適合使用內部OA系統(tǒng)進行文件分發(fā)。此外，作為文秘工作的一部分，可以執(zhí)行檔案管理以增加更多的工作量，并且員工需要在各個方面提高其適應社會變革和部門發(fā)展的能力。當然，對于科學技術的發(fā)展和計算機網絡的發(fā)展，您需要自己進行改進，并認真研究一些相關系統(tǒng)軟件的使用以及如何快速操作它。我們的一些員工沒有考慮如何在這些大批量情況下提高工作效率，這是因為工作量增加了。

2.4 文秘工作和檔案管理管理人員專業(yè)素質不足

文秘和檔案管理員工的專業(yè)素質和專業(yè)能力在很大程度上決定了文秘和檔案管理的實際影響。由于傳統(tǒng)觀念的影響和對市場競爭的壓力不斷增加，許多相關公司經常側重于對技術人才進行員工培訓，缺乏對文秘工作和檔案管理人員的重視，大多數助手缺乏專業(yè)經驗，阻礙文秘業(yè)務和檔案管理的工作質量。此外，對相關公司的文秘事務和檔案管理的重視不足，導致對文秘事務和檔案管理人員的有效監(jiān)督和控制失敗。日常行政工作實際上沒有執(zhí)行，文秘工作和記錄保存通常很混亂[2]。

3 優(yōu)化文秘檔案管理工作效率的路徑

3.1 轉變思想觀念，提高自身專業(yè)素質

隨著社會形勢的變化，文秘檔案管理層必須準確地了解工作的重要性，改變意識形態(tài)，找到有效和平衡的方式，提高工作效率并提高職業(yè)素質。首先，必須對檔案操作有一個高層次的認識，重視文秘事務的規(guī)范化管理，實現(xiàn)文秘事務與檔案組織系統(tǒng)的真正融合。結合有自己的工作經驗，聯(lián)系高級檔案部門以解決更多問題，僅憑主觀判斷將無法確定文秘檔案價值。其次，我們必須不斷提高我們的專業(yè)和綜合素質。文秘工作和檔案管理工作是非常專業(yè)的技術任務。根據檔案管理措施的有關要求，必須以標準化和科學的方式處理每個文件，并且必須對每個文件進行科學的評估，科學評估和檔案分類。第三，文秘檔案管理人員要增強責任心，樹立質量意識，培養(yǎng)工作意識，繼續(xù)接受新信息，擴大知識領域，提高識別能力。

3.2 充實人才隊伍，建立信息化人才激勵機制

在知識快速發(fā)展的時代中，世界越來越多地基于信息，數字化和網絡化。知識更新的速度不斷加快，不合理的知識結構和人才團隊的老化變得越來越明顯。引入獎勵等激勵措施，積極擴大學習空間，培養(yǎng)高級人才。首先，文秘和檔案管理人員要與各自的檔案部門或大學進行短期培訓，以確保其雇員具有高質量的基礎知識，工作水平和工作技能，以滿足其實際的發(fā)展需求。二是科學合理地安排各種信息化知識培訓，適當增加培訓強度，不斷提高培訓時間效率。合理地計劃您的培訓，并在不同級別和時間安排培訓活動。此外，我們在高級工作者的指導下，對相關文秘和檔案管理者進行定期檢查。第三，要結合文秘和檔案管理任務的基本素質要求和以工作職責要求為基本信息，結合競爭選擇更多的專業(yè)人選，不斷增強員工隊伍[3]。

3.3 健全檔案管理工作制度

檔案管理是一個動態(tài)任務，具有多個鏈接，因此需要設置其相關規(guī)則，并通過在實際操作過程中不斷改進它們來提高規(guī)則的完整性和實用性。一要建立科學合理的檔案工作機制，充分調動員工的積極性，減少工作的盲目性和隨機性，同時擴大檔案的來源和渠道;最后，根據相關規(guī)定，必須改進檔案系統(tǒng)，歸檔過程必須充分利用最新的信息技術，并且必須及時處理不滿足歸檔要求的檔案，提高工作質量和效率。

4 結語

公司的人力資源與文秘事務和檔案管理研究綜上所述，在新的社會發(fā)展背景下，提高文秘事務和檔案管理的科學水平是提高文秘事務和檔案管理質量的有效措施。在這方面，各部門將及時改變觀念，建立新型的文秘工作和檔案管理制度，完善機制和制度，并根據新時期的文秘和檔案管理要求加強對員工的培訓，促進信息化，并實現(xiàn)文秘工作和檔案管理的綜合水平。

參考文獻

[1]薛艷飛.如何加強文秘工作與文書檔案管理工作的一體化[J].辦公室業(yè)務，2019（12）：98+100.

[2]盧志蘭.文秘工作與檔案管理銜接的策略研究——以企業(yè)文秘檔案員工素質提升為例[J].中國培訓，2019（06）：64-65.

[3]王志萍.優(yōu)化文秘檔案管理工作效率的路徑探析[J].西部皮革，2018，40（02）：44-45.