科學做好事業(yè)單位檔案管理工作

蘇秀

在信息全球化的背景下，檔案管理工作需要與時俱進，勇于面對挑戰(zhàn)，需要在細致分析當前檔案管理工作中存在問題的基礎上，通過思路的創(chuàng)新來提高檔案管理的方式與方法，使檔案管理工作更加高效化，更好地發(fā)揮檔案的利用價值。

1.檔案管理工作的內涵

檔案管理工作是對文書的最后歸檔，進行檔案管理工作要篩選出有價值的文書，對其進行歸檔，但是檔案管理工作并不僅僅是對文書進行存放，還要對文書進行管理，因此，文檔管理工作是一項相對復雜的系統(tǒng)性工作。進行檔案管理工作首先要對文書進行篩選，對機密文件以及有價值的文件進行存放與歸檔，機密文件要進行秘密保管，不能夠對外開放，對機密文件的管理要根據(jù)檔案被銷毀的年限進行歸檔以及存放。對于重要文書的歸檔，要格外注意文書的防潮和防蟲管理，將檔案存放在適宜的環(huán)境條件中。

2.進行檔案管理工作的必要性

2.1是文書發(fā)展的需要

檔案管理工作是對文書的最后歸檔，是文書發(fā)展的必然以及需要。文書工作的結束并不是文書任務的完成，在文書任務完成之后還要對文書進行處理工作，處理工作包括以下幾點：一是及時銷毀一些經過使用的文書或者是沒有價值的文書;二是對使用結束之后并且有保密期限的文書進行歸檔，歸檔時要按照文書的保密期限進行歸檔;三是對使用結束之后但是具有使用價值的文檔進行歸檔以及管理，有價值的文檔在歸檔的同時還要根據(jù)使用的需要進行借閱。

2.2是檔案管理是現(xiàn)代化建設的需要

檔案是珍貴的文獻資料，具有很高的利用價值，隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，利用先進的計算機技術以及網絡技術等對檔案資料進行管理，有助于發(fā)揮檔案在政治建設、經濟建設、科學研究、編史修志、繁榮文化及民生服務等方面的重要作用，也有助于國家機關以及企業(yè)進行文件統(tǒng)籌，以便檔案的使用等。

3.檔案管理工作中存在的問題

3.1對檔案管理工作的重視程度不夠

眾所周知，檔案管理工作是文書工作的重點，但實際上，檔案管理工作遠沒有得到人們應有的重視，很多事業(yè)單位的文書檔案以及城市發(fā)展的文書檔案等都沒有得到很好的管理，甚至被人們忘卻。人們對檔案管理工作的不重視，阻礙了檔案管理工作的進步，加上檔案管理工作者的素質不高，缺乏系統(tǒng)的檔案管理的系統(tǒng)知識，檔案管理工作也沒有形成一套科學的管理系統(tǒng)，這些都使我國檔案管理工作的現(xiàn)狀不容樂觀。

3.2檔案管理機制不合理

目前，我國的檔案管理制度大多還是采用以往的檔案管理制度，但是隨著社會的進步，時代的發(fā)展以及科學技術的發(fā)展等，傳統(tǒng)的檔案管理制度已經不能夠適應現(xiàn)代化的檔案管理工作，檔案管理機制不合理、不完善，因此，繼續(xù)推行以往的檔案管理制度并不能夠達到很好的檔案管理效果。加上目前我國檔案管理組織機制匱乏以及檔案管理人才素質不高，缺乏創(chuàng)新精神等，導致我國檔案管理機制無法與時俱進。

3.3檔案管理工作管理水平不高

隨著時代的發(fā)展以及社會的進步，科學技術革新正在逐漸影響與改變著人們的生活和生產方式，電子計算機技術和網絡信息化技術已經普遍應用到各行各業(yè)中，極大地提高了生產效率，減輕了人們的工作壓力。電子計算機技術和網絡信息化技術同樣也可以在檔案管理工作中得到使用與推廣，但是我國的檔案管理工作并沒有與時俱進，也沒有借助先進的科學技術來提升檔案管理工作水平，因此目前，我國的檔案管理工作管理水平還處于一個較低的水平，有待提升。

3.4是檔案管理的管理者素質不高

檔案管理工作人員是檔案管理工作的關鍵，一個合格的檔案管理工作者不僅需要具備良好的文書管理知識，還需要擁有必要的文書歸檔的經驗，但是目前，我國檔案管理人員的素質普遍較低，很多管理人員并沒有經受過專業(yè)的培訓，也缺乏良好的職業(yè)修養(yǎng)，在工作中有玩忽職守的現(xiàn)象，同時，由于我國對檔案管理工作的重視程度不高，導致檔案管理人員隊伍的整體素質難以提升。

4.檔案管理工作的創(chuàng)新

4.1借助高科技的手段使檔案管理工作與時俱進

我國檔案管理工作應當與時俱進，善于利用先進的信息技術成果和計算機技術來提升檔案管理工作水平。創(chuàng)新案管理工作要更新文檔案管理的設備，配備高科技設備，提供信息技術的支持，不斷實現(xiàn)檔案管理的智能化。同時要進行軟件技術的更新，購買一些必要的文書檔案管理軟件，使文書檔案管理工作更加高效化與便捷化。

4.2管理高素質的檔案管理人才

管理人員隊伍建設是提高檔案管理工作水平的有效措施，因此要加強對檔案管理人員的培訓，通過開展定期培訓，不斷提高管理人員的素質以及進行知識的更新。國家要不斷重視檔案管理工作，提高文書檔案管理人員的招聘標準，以選拔高素質的文書檔案管理人員，防止一些人濫竽充數(shù)。同時，檔案管理人員也要在實際工作中不斷積累經驗，牢牢把握時代的變化進行知識更新以及能力提高。

4.3管理機制的創(chuàng)新

隨著時代的發(fā)展，一些傳統(tǒng)的，與當前檔案管理工作不相適應的文書檔案管理的機制應當予以變革，在充分研究文書檔案管理的機制問題的基礎上，結合時代的發(fā)展需要進行創(chuàng)新。進行管理機制創(chuàng)新時需要向一些專家學者進行咨詢，綜合它們的意見進行機制創(chuàng)新，使管理機制逐步科學化。結語社會在發(fā)展，時代在發(fā)展，科學技術在發(fā)展，檔案管理工作當然不能一成不變。創(chuàng)新是新世紀的要求，檔案管理工作在信息全球化的沖擊之下，不僅要具有積極應對挑戰(zhàn)的良好態(tài)度，還需要深切認識到當前檔案管理中存在的管理者素質不高、管理素質不高、管理體制有缺陷等問題，不斷增強創(chuàng)新意識，創(chuàng)新管理模式，努力實現(xiàn)檔案服務的現(xiàn)代化，相信在不懈的努力下，檔案管理工作定會越做越好。