圖書出版無紙化編校流程的探索思考

田在儒

提要：出版行業(yè)的策劃組稿、編輯加工、營銷宣傳等主要工作和生產(chǎn)特點決定了這個行業(yè)可以走在云辦公創(chuàng)新實踐的前列，而實現(xiàn)真正云辦公的前提，是首先要擺脫紙質流程的束縛。本文結合了作者多年編輯出版行業(yè)工作經(jīng)驗和無紙化辦公探索經(jīng)驗，嘗試從如何推動實施圖書出版無紙化編輯流程角度進行思考并給出解決方案建議，以期與同行們交流探討。

關鍵詞：圖書出版;出版單位;無紙化辦公;云辦公

一、傳統(tǒng)紙質編校流程存在的主要問題

傳統(tǒng)紙質編校流程是出版行業(yè)管理者與從業(yè)者經(jīng)年不斷積累與自我完善形成的，是集體智慧的成果，必然有其存在的科學性、合理性，但也日益呈現(xiàn)出眾多弊端，尤其是在節(jié)能增效方面，還有很大創(chuàng)新改進的空間。

（一）與信息化應用發(fā)展的趨向背道而馳

雖然無紙化辦公的推行已有很多年了，在出版行業(yè)，很多出版社開發(fā)應用了OA、ERP等辦公系統(tǒng)，但在編校出版的實際業(yè)務中，不僅沒有由此向無紙化辦公邁進一步，反而出現(xiàn)了線上、線下兩套系統(tǒng)重復運行的現(xiàn)狀，額外增加了不必要的紙張消耗和人力成本負擔。

（二）對編輯工作的能動性發(fā)揮產(chǎn)生束縛

傳統(tǒng)紙質編校流程對編校工作的能動發(fā)揮產(chǎn)生束縛主要體現(xiàn)在兩個方面。一方面是紙質流程的“栓人”。另一個方面紙質流程本身的存在缺陷。例如，在書稿加工過程中，簽字筆、橡皮、剪刀、膠水是案頭必備，因為修改需要手寫、大段替換需要裁剪、粘貼，相比較平板電腦查證，手改、換筆色、復制粘貼修改的隨意切換與便捷，紙質流程效率已凸顯劣勢。

二、圖書出版無紙化編校流程的解決方案

出版行業(yè)的業(yè)務內容特色決定了這個領域十分適合云辦公模式的推廣，但要實現(xiàn)真正意義的云辦公，首先需要改進現(xiàn)有的傳統(tǒng)紙質編校流程，下面從三個層面探討解決方案。

（一）流程層面的解決方案

流程層面解決方案的側重點主要包含三個方面。一是流程憑證，在收稿、發(fā)稿、排版、下印等關鍵環(huán)節(jié)采用上傳文檔云固定的方式，留下重要的時間節(jié)點、加工痕跡等憑證，方便隨時查詢、調取、打印。二是電子簽字或者審批憑證，這一點ERP等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)記錄其實已經(jīng)可以實現(xiàn)。三是加工習慣與個別需求下無紙、有紙的便捷轉換。

（二）技術層面的解決方案

相對于工作流程與習慣的改變，技術層面的解決方案要簡單一些。限于篇幅，這里簡單列出一些關鍵的技術、設備、思路。

Word文檔轉PDF文檔：Word、WPS等很多軟件有這個功能，瞬間轉換，編輯自行完成;打印稿轉PDF文檔：帶有自動掃描功能的掃描儀和打印機就可以實現(xiàn)，自動掃描一本書稿，只需要十幾分鐘，所存文件一般小魚100MB;在平板電腦上編校：華為、Apple等含手寫筆的平板電腦均可實現(xiàn);文檔對比：Acrobat的“比較文件”功能或者其他PDFI閱讀器的比較文件功能可提升效率;云服務器及云辦公系統(tǒng)開發(fā)：單獨設立或者在ERP等辦公系統(tǒng)增加對應模塊，初期可以先滿足設置權限、上傳下載等基本功能，后期逐步實現(xiàn)云編校、云查詢、云統(tǒng)計等功能。

（三）實施層面的解決方案

實施層面的解決方案可以視各出版單位的實際情況分三個階段實施。

第一，摸索實施階段。在這個階段，建議出版單位鼓勵部分接觸新事物較快的編輯，積極摸索嘗試采用無紙化編輯加工模式，照顧到部分外聘人員、老編輯的條件和習慣，無紙化模式和傳統(tǒng)紙質模式可以并存，按需切換。第二，總結完善階段。經(jīng)過摸索實施階段，嘗到無紙化編校便利的編輯群體，必然會帶動更多的編輯、校對、復審、終審、外聘編校人員接納無紙化編校模式。同時，也會有一些問題需要解決、規(guī)范需要制定、設備需要配套。第三，全面實行階段。無紙化的原則，不是要廢除出版流程的沿襲規(guī)范，而是充分利用信息技術手段，把傳統(tǒng)的紙質材料換一種更科學的方式儲存，給傳統(tǒng)的編校工作注入更多的技術手段增效。

到達全面實行階段，需要相應規(guī)章、技術、設備、云服務的全面配合，在出版單位內部會最大程度接近真正意義上的云辦公，可以全面不受紙質束縛，不受個人電子設備束縛，在任何時間任何地點隨便用任何一臺移動設備，就可以在線編校、查調資料、處理流程事務。

三、結語

新工作模式的推行，總是會遇到來自固有習慣、思維模式的阻力，這是事物發(fā)展的正常規(guī)律，推動實施圖書出版無紙化編校流程也不會例外。但經(jīng)歷這次新冠肺炎疫情帶給人們關于無紙化辦公、云辦公的需求、思考和爆發(fā)式增長的應用勢頭，相信有越來越多的行業(yè)和企業(yè)，會正視無紙化辦公、云辦公真正意義上的推動實施，變被動為主動，在逆境中創(chuàng)新，走出一條與科學技術發(fā)展相順應的綠色高效生產(chǎn)之路。

（作者單位：清華大學出版社）