計算機技術在辦公自動化中的應用研究

馮國雨

摘?要：計算機技術在辦公自動化中發(fā)揮著極其重要的作用，可以提升辦公質量和效率，可以有效節(jié)約能源，降低企業(yè)的成本，為企業(yè)的發(fā)展提供強有力的支撐。本文在分析說明計算機技術對辦公自動化工作的重要性以及其在辦公自動化中的優(yōu)點，并探討了計算機技術在辦公自動化中的應用。

關鍵詞：計算機技術;辦公自動化;應用

一、運用計算機技術對辦公自動化的重要性

我國已經邁進了信息化時代，各行各業(yè)都在積極按照時代的發(fā)展要求不斷完善自身，廣泛將計算機技術應用在辦公自動化中，促進企業(yè)實現(xiàn)快速發(fā)展。辦公自動化從簡單來說，就是將先進的計算機技術應用到企業(yè)的辦公工作過程中并加強運用。在計算機技術的應用下，能夠減少辦公過程中的信息傳遞、存儲、分享、更新等方面的人力和物力投入，革除許多繁雜、重復、冗余等浪費人力物力的工作弊病;能夠對傳統(tǒng)的辦公模式進行改革，簡化文件審批、數(shù)據(jù)信息存儲、分享傳遞、會議溝通、協(xié)同辦公等辦公程序，使企業(yè)辦公更加準確、嚴密、快捷、高效，進而提升辦公質量;能夠有效共享企業(yè)內部的資源，優(yōu)化辦公模式和辦公環(huán)境，使企業(yè)辦公自動化更加現(xiàn)代化，為企業(yè)在激烈的市場競爭中占據(jù)優(yōu)勢奠定堅實的基礎。

二、計算機技術在辦公自動化中運用的優(yōu)點

1、創(chuàng)造良好的辦公環(huán)境

在社會經濟高速發(fā)展的今天，企業(yè)廣泛應用先進的計算機技術，可使企業(yè)更具有現(xiàn)代化氣息，工作人員身處在這樣的辦公環(huán)境下，可以產生優(yōu)越感和自豪感，降低工作壓力，使人們工作起來更能增強動力。而且廣泛應用計算機技術的自動化辦公環(huán)境，能夠科學合理地配置辦公資源，優(yōu)化辦公的工作環(huán)境，減少不必要的工作浪費，使工作資源使用起來更加便捷，工作更加順暢。應用計算機網絡技術，可使人們利用互聯(lián)網進行信息傳遞、分析、分享等，加強人們工作間交流溝通的及時性和充分性，提升工作效率。計算機技術廣泛應用，可使人們在工作中利用計算機技術創(chuàng)新工作方法，改善乏味的工作環(huán)境，調動人們工作的積極性。

2、有效提升辦公效率

在人們的日常工作中，有大量的文字材料、數(shù)據(jù)信息文件需要進行收集、整理、分發(fā)、歸類等操作，應用計算機技術可以有效降低人們的體力勞動，改變傳統(tǒng)的工作模式，通過計算機網絡軟件可以完成文件的書寫、傳遞、打印、審批、存儲和備份等工作，數(shù)據(jù)處理的完整性和準確性逐漸提高，避免因為人為導致的工作失誤，而材料信息可更加方便地進行內部加密保存，既大幅提升了人們的工作效率，增強企業(yè)的信息安全，企業(yè)內部傳遞、文件處理更加便捷，通過網絡隨機可傳遞和分享電子文件和資料等。計算機網絡技術可增強企業(yè)內部員工間的分析研討，便于員工間的溝通和交流，能提高企業(yè)整體的辦公質量和效率。

3、降低企業(yè)運營成本費

企業(yè)廣泛將計算機技術應用到辦公自動化中，可以實現(xiàn)全方位的無紙化辦公方式。無紙化辦公借助計算機網絡技術，辦公流程全部實現(xiàn)線上查詢、審閱、傳遞、審批等，這不僅使辦公流程更加明確清晰，避免許多流程節(jié)點職責不清晰導致的工作延誤問題，減少人工體力勞動，提高辦公的效率。無紙化辦公節(jié)約了企業(yè)對紙張、文具等辦公用品的采購，降低企業(yè)復印機、打印機等辦公設備的維修費用，都有效降低企業(yè)成本費用，提高企業(yè)經濟效益。

4、提高企業(yè)信息安全

通過利用計算機技術將傳統(tǒng)辦公中的信息、資料儲存在網絡中，可以有效防止紙質檔案的年久破損問題;運用計算機技術進行辦公，可以有效記錄辦公路徑以及相關聯(lián)的信息資料，防止人員退休或人才流失導致的資料信息中斷、丟失等問題;還可以對企業(yè)信息資料文件設置密碼保護和調閱權限，提高核心內容的安全性;運用計算機技術可建立信息數(shù)據(jù)庫，保留歷史痕跡，便于信息的查詢檢索，有效發(fā)揮知識產權的安全保護作用。

三、計算機技術在現(xiàn)代企業(yè)辦公自動化中的應用

1、文字及相關數(shù)據(jù)資料處理方面

在現(xiàn)代企業(yè)辦公中，應用最廣泛、使用頻率最高的當屬計算機技術應用于文字與相關數(shù)據(jù)資料的業(yè)務處理。在自動化辦公中非常常見也是使用最多的是OFFICE系統(tǒng)等文字數(shù)據(jù)處理軟件，通過使用這類軟件可以對日常工作中的文字材料、數(shù)據(jù)信息進行編輯、排版布局、設計、整理、保存建檔等，代替人們手工書寫，減少了體力工作。

2、圖文資料處理方面

在現(xiàn)代企業(yè)辦公中，圖文資料處理技術占據(jù)了很大的比重，由于行業(yè)不同或多或少都有應用，設計類行業(yè)的圖文處理技術應用相對更多一些。圖文資料處理技術借助計算機上如 Photoshop、Auto CAD等各種圖文設計處理軟件來實現(xiàn)。通過其強大的視頻圖像處理技術，能夠快速進行方案設計、方案效果渲染、效果評估等，同時還可以進行色彩方案預選、色彩填充、三維立體展示、二維設計圖紙輸出等，與傳統(tǒng)的設計模式相比較，色彩選擇更加準確，三維立體效果展示更加直觀，色彩調整更加方便，設計效果更好，設計速度更快，工作質量和工作效率更高，圖文資料處理更具時效性。

3、遠程信息交流溝通方面

在現(xiàn)代企業(yè)的自動化辦公過程中，運用遠程技術進行信息交流溝通也越來越普遍。辦公自動化中應用遠程視頻會議辦公，有效解決了遠距離的會議、研討、審批等業(yè)務處理，借助計算機網絡技術，可以實現(xiàn)面對面的研討、溝通、交流，實現(xiàn)數(shù)據(jù)文件的遠程信息轉換、統(tǒng)計、匯總、傳遞等，使一些遠距離的辦公流程變得更加便捷、立體，不僅可以避免人們出差勞頓，減少會議布置，降低相應的費用支出，還可以節(jié)約大量的時間，提升工作效率，遠程辦公越來越成為自動化辦公中不可或缺的模式。

4、辦公流程優(yōu)化重塑方面

在現(xiàn)代化企業(yè)中，人們越來越注重計算機技術在企業(yè)辦公自動化流程方面的應用。新時代人們更加注重計算機硬件、軟件的高度匹配以及人與計算機系統(tǒng)的有機融合，借助計算機智能技術，對日常業(yè)務處理的工作流程進行分析，不斷整合、優(yōu)化、重塑工作程序，能夠使日常業(yè)務處理起來更加簡潔、高效，同時實現(xiàn)工作質量和效率雙提升。

參考文獻

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