淺談煙草公司辦公室工作的思路與具體建議

吳芳

摘要：煙草公司辦公室作為落實上級政府指令、服務于基層的常設機構，在公司經(jīng)營與發(fā)展過程中扮演著重要角色。尤其在近年來，煙草行業(yè)競爭態(tài)勢日趨激烈，煙草公司辦公室如何準確定位、科學謀劃，不斷提高服務質量，促進公司長遠發(fā)展，已成為各項工作的重中之重。因此，本文將針對煙草公司辦公室工作存在的問題，而采取的有效改進策略與具體建議展開論述。

關鍵詞：煙草公司;辦公室;工作思路;具體建議

煙草公司辦公室承擔著貫標與資質申報工作、檔案管理工作、客戶接待工作、公司宣傳工作以及后勤保障工作等多項內容，工作涉及覆蓋范圍廣，工作內容瑣碎繁雜，加之受到傳統(tǒng)觀念的影響，導致辦公室工作暴露出諸多亟待解決的問題，基于此，煙草公司應當從內部管理機制源頭抓起，不斷優(yōu)化機構職能，不斷進行改革創(chuàng)新，以順應煙草行業(yè)的整體發(fā)展需求。

一、煙草公司辦公室工作存在的問題

（一）管理意識淡薄，制度落實困難

與其它部門相比，煙草公司辦公室工作屬于常態(tài)化、程序化模式，工作人員只需要按部就班，堅守崗位，就可以完成工作任務。正是受到這種觀念的沖擊和影響，部分工作人員在實際工作當中不求進取、不求創(chuàng)新，因循守舊、固步自封，始終抱有國有企業(yè)吃大鍋飯的心理，以至于工作作風散漫，自我意識嚴重，缺乏主人翁責任意識、大局意識、風險意識。在面對公司各項管理制度時，常常我行我素，視制度條款于不顧，做面子活、說場面話、打情感牌，給辦公室服務職能的發(fā)揮帶來諸多不利影響[1]。

（二）指令執(zhí)行緩慢，工作重心不明

煙草公司辦公室上聽命于各級領導，下與基層單位對接，在公司內部起到承上啟下的關鍵作用，但是，在實際工作當中，當上級領導發(fā)布工作指令時，辦公室工作人員不分主次，一律按照正常工作流程轉達和執(zhí)行，這就延誤了一些重要的精神、政策、指令的傳達時間，甚至有些傳達與處理的工作內容早已過了時效期，給公司其它部門的正常工作帶來負面影響。

（三）綜合素質不高，創(chuàng)新能力不足

辦公室工作人員的管理能力、執(zhí)業(yè)素養(yǎng)始終是煙草公司內部管理的薄弱環(huán)節(jié)，這主要是由于公司在招募管理人員時，往往將關注焦點放在文憑與學歷上面，忽略了個人道德素養(yǎng)以及個人潛質，部分工作人員在上崗后，缺乏學習意識、創(chuàng)新意識，以至于對工作流程不熟悉，對工作內容不明確，對崗位職責不清晰。尤其在實行辦公自動化以來，一些資格老、年齡大的員工對現(xiàn)代化的辦公設備與軟件充耳不聞，甚至依然沿用過去的手工操作模式，工作效率也大打折扣。

二、煙草公司辦公室工作的思路與具體建議

（一）完善制度體系，樹立風險意識

管理制度雖然是一個老生常談的話題，但是，在煙草公司辦公室工作當中卻始終占據(jù)著主導位置，制度內容是否完整，制度執(zhí)行是否到位，與工作效率、工作成果有著必然聯(lián)系。因此，辦公室主管領導應當建立健全內部管理制度體系，將辦公室涉及到的各項工作，不分巨細，一律納入到制度體系當中，并對處罰措施作以明確規(guī)定。比如《文書管理制度》、《檔案管理制度》、《對外招待管理制度》、《辦公自動化管理制度》等。此外，為了驗證制度執(zhí)行效果，主管領導應當定期對制度執(zhí)行情況進行考核，對考核成績不合格的工作人員，遵循“能者上、平者讓、庸者下”的原則，同時，根據(jù)公司內部管理制度處罰條款要求，進行嚴肅處理，為經(jīng)驗豐富、能力突出、品質優(yōu)秀的人才提供一個廣闊的發(fā)展空間，通過這一舉措，讓更多的工作人員樹立崗位風險意識，避免出現(xiàn)養(yǎng)尊處優(yōu)、作風懶散的現(xiàn)象。

（二）運用典型案例，加大宣傳力度

新時代、新形勢下，煙草公司也面臨著巨大的市場風險與挑戰(zhàn)，而辦公室作為與客戶直接接觸的部門之一，暗箱操作事件、貪污腐敗案件頻發(fā)，針對這種情況，煙草公司的高層領導應當以社會主義核心價值觀為理論依據(jù)，借助于公司網(wǎng)站、集中教育培訓、微信公眾號等形式大力開展宣傳工作，將反腐倡廉的理論思想滲透到每一位工作人員的腦海當中。同時，結合真實的反面案例，在辦公室工作人員當中敲響警鐘，以凈化辦公室的工作大環(huán)境，為辦公室各項工作的順利開展做好鋪墊，打好基礎。

（三）關注人才培養(yǎng)，拓寬招聘渠道

人才是煙草公司發(fā)展壯大的強勁動力，對于辦公室來說，不僅需要管理人員具備專業(yè)的管理才能，而且需要具有較高的思想政治覺悟、高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)、勇于創(chuàng)新敢于挑戰(zhàn)的拼搏精神。因此，辦公室主管領導應進一步加大人才培養(yǎng)力度，采取“內拔外招”相結合的方法，給每一位管理人員提供晉升與加薪的機會。此外，在人才招聘方面，公司人力資源主管部門可以借助于互聯(lián)網(wǎng)招聘平臺、社會第三方招聘機構，或者與對口的大專院校建立長期的合作往來關系，給應屆畢業(yè)生提供畢業(yè)實習的機會，對表現(xiàn)優(yōu)異，能力卓越的人才，作為公司的后備力量，著重予以培養(yǎng)[2]。

（四）加大技術投入，提升工作效率

近年來，計算機技術、信息技術、大數(shù)據(jù)技術迅猛發(fā)展，為煙草公司辦公室工作提供了堅實的技術保障。因此，借助于這一發(fā)展契機，辦公室主管領導針對內部信息管理平臺、硬件系統(tǒng)、應用軟件，應當加大資金投入力度，保證系統(tǒng)時刻保持更新狀態(tài)，并做好信息系統(tǒng)的安全防護工作，以避免數(shù)據(jù)丟失。此外，辦公室人員應當做好其它各部門的技術指導服務工作，利用閑暇時間，通過線上講授與線下交流的方式，對辦公室信息管理系統(tǒng)操作使用方法進行詳細講解，使各部門工作能夠順暢銜接。

（五）創(chuàng)新企業(yè)文化，樹立公司形象

企業(yè)文化作為煙草公司經(jīng)營發(fā)展進程中的一種無形資產(chǎn)，對規(guī)范員工的個人行為、塑造公司的良好對外形象具有重要的現(xiàn)實意義。基于此，辦公室作為企業(yè)文化管理的歸口部門，應當不斷充實和豐富企業(yè)文化內涵，創(chuàng)新企業(yè)文化內容，構建一個獨具特色的集物質文化、行為文化、制度文化、精神文化為一體的企業(yè)文化陣營，使公司全體員工樹立高度的主人翁責任感，為煙草公司的健康可持續(xù)發(fā)展做出積極的貢獻。

4結束語

辦公室工作在煙草公司當中既彰顯了主導職能，也體現(xiàn)了服務價值，是公司發(fā)展進程中不可或缺的一項工作內容，因此，煙草公司各級領導應當高度重視辦公室工作，以維護公司形象為主抓手，通過對辦公室內部各個崗位的科學調配與優(yōu)化，確保辦公室工作能夠滿足公司正常運營要求，為煙草公司在激烈的市場競爭中贏得一席之地提供強大的動力保障。

參考文獻：

[1]王軍林.煙草企業(yè)辦公室規(guī)范化管理工作漫談[J].卷宗，2019，9（34）：182.

[2]杜浩.淺談煙草公司辦公室工作的幾點思考[J].中國科技投資，2016（2）：143.