企業(yè)信息系統(tǒng)內(nèi)控管理的財務風險管控

莊曙芬

摘 要：隨著市場競爭加劇，企業(yè)高層管理風險意識加強了，以風險為導向，將企業(yè)的信息系統(tǒng)引入內(nèi)控管理，財務部門是綜合性部門，在內(nèi)控實施中起到推動作用。本文以ERP信息系統(tǒng)內(nèi)控管理中出現(xiàn)的問題，分析信息系統(tǒng)內(nèi)控管理的財務風險點，探討分析信息系統(tǒng)內(nèi)控風險的財務管控，以及應對措施。

關鍵詞：信息系統(tǒng)內(nèi)控管理 ?財務風險 ?管控

一、信息系統(tǒng)內(nèi)控管理實施過程中的風險

企業(yè)信息系統(tǒng)內(nèi)控管理是企業(yè)風險治理一大舉措。然而，企業(yè)對信息化風險缺乏全面的認識，信息化給企業(yè)帶來好處，卻低估了信息化可對給企業(yè)帶來的風險和威脅。企業(yè)會計信息系統(tǒng)，主要面臨四大風險：數(shù)據(jù)的采集與輸出缺乏監(jiān)控;數(shù)據(jù)的安全性缺乏保障;管理與監(jiān)督不嚴格;程序化操作易使差錯反復發(fā)生。

數(shù)據(jù)的采集與輸出缺乏監(jiān)控的情況下，形成數(shù)據(jù)鏈偏差，導致系統(tǒng)運算風險。企業(yè)信息系統(tǒng)將信息技術(shù)與業(yè)務數(shù)據(jù)結(jié)合在一起，部門關聯(lián)更密切了，信息系統(tǒng)的內(nèi)控管理更具復雜化多樣化。例如，A和B是可替代材料，采購下單A料，但倉管入庫時卻核銷成B料，產(chǎn)生以下問題：信息系統(tǒng)中，A料一直處于待料狀態(tài)，不再有B料的需求;采購對賬時，訂單與入庫的物料不同，形成不了對賬單;產(chǎn)品BOM明細不變的情況下，生產(chǎn)車間領用時，很可能待料，或挪用庫存或其他訂單的A料，最后形成的成本核算單，也會產(chǎn)生誤差等一系列連鎖問題。問題應從源頭抓起，環(huán)環(huán)相扣，做為財務終端數(shù)據(jù)使用者，更需要業(yè)務信息和數(shù)據(jù)的準確。

數(shù)據(jù)的安全性缺乏保障，除了數(shù)據(jù)備份措施，如果內(nèi)控權(quán)限設置和崗位設置不當，可能存在人為改寫或刪除的操作風險，同時帶來決策風險，財會人員對數(shù)據(jù)要敏感，透過數(shù)據(jù)整合發(fā)現(xiàn)疑點，進一步做內(nèi)控管理分析，有效地解決問題。

管理與監(jiān)督齊下，信息化系統(tǒng)管理是日常工作，不以監(jiān)督代理控管。企業(yè)在啟用信息系統(tǒng)啟動成功之后，并非一勞永逸，需要技術(shù)支持，監(jiān)督檢查和數(shù)據(jù)安全維護，培育員工良好的企業(yè)文化和職業(yè)操守，提高內(nèi)控管理的執(zhí)行力。

程序化操作易使差錯反復發(fā)生，更具有隱蔽性，主要有流程不當產(chǎn)生的，以及信息系統(tǒng)自身原因，信息系統(tǒng)應有專人維護，及時排查問題，財會人員在獲取數(shù)據(jù)時，要有檢測方法及時發(fā)現(xiàn)問題，當問題反復出現(xiàn)，應考慮從程序化操作上找原因。

二、企業(yè)信息化內(nèi)控管理帶來的變革

信息技術(shù)與內(nèi)控管理的結(jié)合，改變傳統(tǒng)內(nèi)控管理，主要涉及流程、操作權(quán)限的改變，以及崗位設置的重整等。提升企業(yè)管控層次，如果傳統(tǒng)的表單印刷缺少編號，可能因這小缺陷，遺漏的業(yè)務難于查核，而信息系統(tǒng)更加嚴謹了，一些功能直接由內(nèi)控系統(tǒng)自動設定。

在信息化管理中，例如固定資產(chǎn)的購置、保管、轉(zhuǎn)移處置、報廢、出租出售、毀損等，審批流程與系統(tǒng)OA平臺融合在一起，設備使用部門輔助清冊管理，經(jīng)管設備，由不兼容的專人監(jiān)督，確保資產(chǎn)記錄和管理的安全完整。

對于生產(chǎn)企業(yè)，產(chǎn)品的工藝流程和物料清單，存在著邏輯關系，例如制程半成品在部門之間的轉(zhuǎn)移，是否要從倉儲進出倉，還是完工產(chǎn)品才入倉，要根據(jù)企業(yè)管理模式和成本核算的需要而定。物料的變更，是從源頭BOM修改，還是變更生產(chǎn)訂單，需要寫入企業(yè)的程序管控文件，形成日常工作規(guī)范。信息化內(nèi)控管理操作權(quán)限的關聯(lián)，比如，ERP信息系統(tǒng)中，材料雙重計量的換算，在允許范圍內(nèi)，授予采購和業(yè)務數(shù)量的修改權(quán)限，而價格和數(shù)量的權(quán)限往往是捆綁在一起的。另外，倉儲的外協(xié)調(diào)撥單、盤點調(diào)整單，都掛在“其他入庫和其他出庫”的二級科目，一旦給倉儲開通”其他入庫和出庫“的調(diào)撥單時，就會同時開通盤點的調(diào)賬權(quán)限，因而，內(nèi)控要解決權(quán)限分配上出現(xiàn)的矛盾。

在中小企業(yè)中，為了成本效益的需求，普遍存在按業(yè)務模塊進行崗位設置，例如倉管員分片區(qū)管理，潛在風險有漏錄、錯錄、重復錄入，以及人為的舞弊行為，存貨可能出現(xiàn)毀損、丟失、盜賣、超領、形成呆滯料等漏洞。為規(guī)避內(nèi)控風險，倉管只負責實物和物料卡，信息化賬務可集中由錄單員錄入，賬實分離。采購及業(yè)務崗也一樣，如果詢價及經(jīng)辦等沒有互相牽制，也將出現(xiàn)類似的問題，影響信息化內(nèi)控系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確和資產(chǎn)完整，具有較大的風險。應采取替代性審核，對成本目標考核，比價、抽查單筆業(yè)務等措施。

三、信息系統(tǒng)管理實施中的關聯(lián)性加大了內(nèi)控的難度和復雜程度

存貨是企業(yè)重要資產(chǎn)之一，供應鏈物流是以倉儲為中心縱橫交叉，哪個環(huán)節(jié)出問題，都可能“牽一發(fā)動全身”。權(quán)限設置過小，可能出現(xiàn)效率低下;權(quán)限過大可能存在越權(quán)。必要時，通過信息系統(tǒng)做“二次開發(fā)”，規(guī)范流程權(quán)限。倉儲有問題，盤點問題就充分暴露出來了，沒有“目視化“管理，倉儲員“如數(shù)家珠”的物料，監(jiān)盤人員卻難于介入，沒有實時更新數(shù)據(jù)，不能隨時做抽盤。每次盤點，倉儲部要花很多時間整理物料和做物料卡，盤點后，財務部需要做大量的調(diào)整，如果偏離太大就要歸零重新啟動。造成資源浪費的同時，信息系統(tǒng)內(nèi)控也失效了，因而，在實施信息系統(tǒng)內(nèi)部控制前，基礎管理應緊跟上。

部門內(nèi)控風險存在分歧點，采購部要完成采購成本、交期、品質(zhì)要求等;品檢部提高進料、制程及出貨檢測要求，以減少部門責任風險;生產(chǎn)部追蹤物料;財務部控制成本及銷售貨款回籠等;倉儲需按訂單進貨，以防爆倉或形成呆料，企業(yè)應從整體把控風險，協(xié)調(diào)好各部門。

信息系統(tǒng)內(nèi)控設置，也要避免太繁瑣，影響運作速度和效應。常見的采購與付款流程上，如果材料驗收程序不規(guī)范，質(zhì)量問題處理不及時，委外、自制或外購半成品沒及時走系統(tǒng)等等，信息系統(tǒng)無法匯集為完工產(chǎn)品，可能產(chǎn)品都發(fā)貨了，信息系統(tǒng)的流程卻還沒走完，造成賬實脫離，MRP運算也受影響，甚至，ERP系統(tǒng)可能出現(xiàn)“癱瘓”狀態(tài)。

四、監(jiān)督檢查、績效考評在信息系統(tǒng)內(nèi)控中的作用

信息系統(tǒng)管理的內(nèi)控風險體系，仍需要監(jiān)督檢查，否則，很容易敷衍了事，流于形式。許多企業(yè)采取上級評審，同級互評，建立KPI考評，指標可達到的，但不能輕易達到。為消除指標干擾因素偏離，指標采取基礎指標、權(quán)重系數(shù)和修正指標等相結(jié)合，處罰和激勵雙管措施，從而，提高內(nèi)控執(zhí)行力。

內(nèi)控風險評估運行機制，要深化到日常工作，公司每月可以定期召開經(jīng)營會，由財務總監(jiān)或財務經(jīng)理主持，高層領導及部門經(jīng)理參加，以財務數(shù)據(jù)為主，業(yè)務數(shù)據(jù)為輔的多重報表數(shù)據(jù)分析，全面剖析、評價企業(yè)經(jīng)營業(yè)績，與企業(yè)的全面預算和行業(yè)標準比對、實時跟進預算執(zhí)行情況，深入展開討論，及時掌握風險預警，積極改善。

五、結(jié)束語

企業(yè)信息系統(tǒng)內(nèi)控整合了技術(shù)和管理資源，為企業(yè)風險管控打下了良好的基礎，財會人員要有風險防范意識，發(fā)掘信息系統(tǒng)內(nèi)控管理的風險點，進行有效的控制，減少財務核算及經(jīng)營管理風險，使企業(yè)信息系統(tǒng)管理的深入開展更加穩(wěn)健，全面實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標。

參考文獻

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