大數(shù)據(jù)時代業(yè)務系統(tǒng)使用實例存在的問題及應對策略

張麗華

摘 要：業(yè)務系統(tǒng)在各行各業(yè)均由不同程度的應用，房地產售樓系統(tǒng)、物業(yè)收費系統(tǒng)、電商配送系統(tǒng)、停車收費系統(tǒng)……然而，在業(yè)務系統(tǒng)的使用中往往存在著一些問題。

關鍵詞：業(yè)務系統(tǒng) ?業(yè)財一致應對策略

伴隨著數(shù)字化時代的到來，財務人員也面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。拿著麻袋取現(xiàn)金、財務競賽敲算盤的時代已經一去不復返了。在今天網(wǎng)上商城通過大數(shù)據(jù)可以得出哪個地區(qū)女人的腳大，哪個地區(qū)的人嘴饞，哪個地區(qū)冬天穿什么能過冬。在今天房地產商賣房子再也不用手工銷控表，物業(yè)收物業(yè)費再也不用拿著費用明細表挨家擦戶去敲門。在今天財務人員再也不用因為差一分錢借貸不平而無法結賬，再也不用記賬記到手發(fā)抖，再也不用抱著賬本去查賬。然而在所有愈發(fā)先進的背后，也給財務人員帶來了前所未有的挑戰(zhàn)，再也不是會幾個excel函數(shù)就能做好財務工作。近幾年，筆者在工作過程中接觸過各類業(yè)務系統(tǒng)，在這些系統(tǒng)的使用中，或多或少的存在著一些問題，并沒有將業(yè)務系統(tǒng)所有功能和效果運用到極致。

一、大數(shù)據(jù)時代業(yè)務系統(tǒng)使用實例

拿一個物業(yè)公司的物業(yè)費為例，發(fā)現(xiàn)實收款項業(yè)務系統(tǒng)和財務系統(tǒng)一致，應收、預收信息卻不一致，經過了解情況，每個月財務人員根據(jù)系統(tǒng)每月自動生成的應收數(shù)據(jù)確認收入、根據(jù)收款金額及收款屬性貸記應收賬款/預收賬款，其他工作均交給系統(tǒng)自動完成，即系統(tǒng)每月自動生成常規(guī)收費項目-物業(yè)費的應收款，根據(jù)預收單收款期間系統(tǒng)核銷以前月份已預收本月的款項，美其名曰財務處理沒有錯，我們都是根據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)做賬務處理。

二、筆者認為大數(shù)據(jù)時代業(yè)務系統(tǒng)在使用中存在著一些問題

一是數(shù)據(jù)量龐大，缺乏整體統(tǒng)籌規(guī)劃。拿舉例的這個物業(yè)公司來說，在管項目多，房源信息龐大，但卻沒有哪個部門統(tǒng)籌規(guī)劃、掌握整體數(shù)據(jù)。當外部機構核對信息，索要基礎數(shù)據(jù)時，沒有哪個部門敢拍著胸脯說，我手里的數(shù)據(jù)準確無誤，而是我的數(shù)據(jù)都是從系統(tǒng)導出的，你可以直接看系統(tǒng)。這種時候，任何部門都能推脫責任，但筆者認為所有經營數(shù)據(jù)/所有跟錢有關的數(shù)據(jù)最后都體現(xiàn)到財務，財務要對數(shù)據(jù)的準確性負責，所以不管其他部門有沒有業(yè)務系統(tǒng)的統(tǒng)籌規(guī)劃，財務也必須要有統(tǒng)籌意識。

二是財務人員對業(yè)務系統(tǒng)不夠熟悉、參與度不夠。很多時候業(yè)務系統(tǒng)都是基于業(yè)務部門的需要而引進的，財務對其功能不夠熟悉。一個系統(tǒng)引進后，財務對該有的權限、該進行的操作，該啟用的模塊，并不熟悉，致使系統(tǒng)使用混亂，或者是達不到預期使用效果。

在很多財務人員看來，業(yè)務系統(tǒng)是業(yè)務部門的事情，財務只跟收付款有關。熟不知，除了收付款，還有許多影響收付款的因素。比如說，上邊物業(yè)公司的例子，財務只根據(jù)系統(tǒng)生成的當月應收物業(yè)費數(shù)據(jù)記收入，如果系統(tǒng)生成錯誤是系統(tǒng)的事，而影響當月應收數(shù)據(jù)的因素如房源面積信息及其收費標準、開始計費日期等是不是齊全，財務人員往往沒有想到。如果從錄入房源信息財務就參與進來，由財務來鎖定房源信息及其收費標準，以確保每月的應收款數(shù)據(jù)準確。

三是財務人員缺乏業(yè)務系統(tǒng)與財務系統(tǒng)的勾稽核對。還拿上邊物業(yè)公司的例子，如果財務人員掌握了每個項目的月應收數(shù)據(jù)，確保業(yè)務系統(tǒng)應收生成準確，每月核對優(yōu)惠信息及應收、預收的過程數(shù)據(jù)和結果數(shù)據(jù)，我想這個系統(tǒng)的使用一切均在財務掌握中。

四是財務人員對信息安全的認知不足很多財務人員業(yè)務系統(tǒng)密碼設置簡單、易于破解，日常登錄為簡便起見采用系統(tǒng)記憶密碼自動登錄。熟不知，這些都給有心人留下了可操作空間。對于權限的設置，只是簡單根據(jù)各個部門提出的各自權限需求建議，沒有從內控考慮各個部門權限設置上的互相制約。

五是業(yè)務系統(tǒng)本身存在一些問題或業(yè)務系統(tǒng)本身設計并不完善，對于新引進的業(yè)務系統(tǒng)一定要與傳統(tǒng)手工并行，在并行過程中充分使用各個功能。

業(yè)務系統(tǒng)都是由專業(yè)計算機人員開發(fā)設計，結合業(yè)務系統(tǒng)使用行業(yè)專業(yè)人員建議，但中間如果考慮不全面或者是試用時間短、在功能試用上不充分，有可能導致使用過程中出現(xiàn)問題，這就需要對于新引進的業(yè)務系統(tǒng)一定要與傳統(tǒng)手工并行，在并行過程中充分使用各個功能模塊。對于并行過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時溝通，交專業(yè)開發(fā)人員處理。

三、大數(shù)據(jù)時代業(yè)務系統(tǒng)使用中，筆者提出的幾點應對策略

整體統(tǒng)籌規(guī)劃，熟悉業(yè)務系統(tǒng)，增加財務參與度.從系統(tǒng)引進時財務便開始參與進來，熟悉系統(tǒng)各功能模塊。掌握各功能模塊操作及其關聯(lián)性，提出財務崗權限建議，除基礎的財務操作崗權限外，應設置與財務數(shù)據(jù)直接相關的審核等權限。對于各部門、各崗位權限設置需求等也要進行內控評估、統(tǒng)籌規(guī)劃。根據(jù)業(yè)務性質需求，結合財務數(shù)據(jù)要求，設置修改/變更權限開放時間。比如，對于已結賬的月份所有數(shù)據(jù)進行鎖定;對于未接收的訂單才允許修改。

加強業(yè)務系統(tǒng)與財務系統(tǒng)的勾稽核對，對于業(yè)務系統(tǒng)所有能夠產生的財務數(shù)據(jù)進行核對，保證業(yè)財一致。之所以造成業(yè)財不一致，主要是因為缺乏勾稽核對，只有對期初數(shù)據(jù)（初始性數(shù)據(jù)）、本期發(fā)生數(shù)據(jù)（過程量數(shù)據(jù)）及期末數(shù)據(jù)（結果性數(shù)據(jù)），進行充分核對，這樣才能保證每期的數(shù)據(jù)準確性。

發(fā)現(xiàn)差異，一定要查明原因，掌握正確的處理方式。例如發(fā)現(xiàn)預收期末數(shù)據(jù)錯誤，不能直接修改期初數(shù)，而應該查找原因，正確處理。

加強學習培訓，提高財務人員自身素質。每個業(yè)務系統(tǒng)，都有它的設計理念，各個環(huán)節(jié)都有內部勾稽關系、都有它的取數(shù)邏輯。但這些勾稽關系和取數(shù)邏輯，都是根據(jù)業(yè)務特點設計，這就要求財務人員不但要加強財務知識的學習，也要加強經營業(yè)務的學習。

總之，在大數(shù)據(jù)時代背景下，財務人員要加強自身學習，在業(yè)務系統(tǒng)使用上統(tǒng)籌規(guī)劃，加強核對，確保數(shù)據(jù)準確性。