探索人工智能時(shí)代檔案管理新路徑

摘要：檔案管理工作是一項(xiàng)重復(fù)性高、枯燥乏味的工作，人工智能的發(fā)展可以有效地改善這種狀況。本文對(duì)于檔案管理中人工智能技術(shù)的使用優(yōu)勢(shì)進(jìn)行了簡(jiǎn)要分析，為了發(fā)揮這些優(yōu)勢(shì)，要進(jìn)行技術(shù)升級(jí)、人性化設(shè)計(jì)、人才培養(yǎng)、強(qiáng)化合作，使其更好地為檔案管理工作所服務(wù)。

關(guān)鍵詞：智能化;自然語(yǔ)言處理;復(fù)合型人才

引言：檔案管理工作是我國(guó)信息工作中一項(xiàng)重要組成部分，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不適于當(dāng)今社會(huì)，人工智能技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中是大勢(shì)所趨，所以工作人員要認(rèn)識(shí)到人工智能的優(yōu)勢(shì)，認(rèn)真學(xué)習(xí)人工智能技術(shù)，為檔案管理工作的發(fā)展不斷添磚加瓦。

一、人工智能技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中的優(yōu)勢(shì)

（一）提高管理效率，使用戶滿意

電子化管理已經(jīng)很大程度地提升了檔案管理工作的工作效率，智能化技術(shù)的應(yīng)用可以使得管理效率進(jìn)一步提升，實(shí)現(xiàn)完全程度上的自動(dòng)化辦公、無(wú)紙化辦公。智能化技術(shù)可以對(duì)于不同的檔案進(jìn)行整理和加工，不僅僅只是將檔案輸入到系統(tǒng)里，還要對(duì)原始落后的查找和使用方式進(jìn)行革新。智能技術(shù)可以對(duì)于同一類別的檔案進(jìn)行歸納整理，繪制餅形圖、折線圖等進(jìn)行趨勢(shì)分析，還可以編撰成匯總表格，使得信息的使用異常便捷，極大提升了使用效率，使用戶獲得良好的體驗(yàn)。

在檔案管理中，由于一些資料和信息是圖片、音頻的形式，錄入仍然需要人工手動(dòng)輸入，沒(méi)有體現(xiàn)智能化檔案管理的優(yōu)勢(shì)。智能技術(shù)可以利用圖像識(shí)別、語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)對(duì)不同類型的信息進(jìn)行自動(dòng)輸入，極大地解放了人力，節(jié)省了瑣碎工作的時(shí)間。在信息篩選階段，智能技術(shù)也可以借助關(guān)鍵字以及設(shè)定好的指令進(jìn)行精準(zhǔn)搜索，有助于工作人員將注意力集中在正確的信息上，避免無(wú)用信息的干擾。

（二）開(kāi)展智能管理，增強(qiáng)安全性

傳統(tǒng)的檔案管理中信息很容易丟失，尤其是紙質(zhì)檔案，由于手寫筆跡會(huì)隨時(shí)間逐漸淡化，很可能造成檔案查找不便，檔案安全受到威脅。智能系統(tǒng)在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)上可以存儲(chǔ)大量數(shù)據(jù)，還可以對(duì)其進(jìn)行備份管理，大大增強(qiáng)了數(shù)據(jù)的安全性。同時(shí)可以利用加密系統(tǒng)和防火墻避免數(shù)據(jù)庫(kù)受到攻擊，發(fā)生數(shù)據(jù)泄露。在系統(tǒng)的控制下，工作人員和用戶的操作和使用都會(huì)進(jìn)行自動(dòng)記錄，并自動(dòng)分析出使用習(xí)慣和操作流程，在發(fā)生異常操作時(shí)，系統(tǒng)可以及時(shí)進(jìn)行警示甚至阻止操作，避免非法人員盜取信息的事件發(fā)生。

（三）提升人員價(jià)值，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展

傳統(tǒng)的檔案管理人員只負(fù)責(zé)信息的錄入和簡(jiǎn)單整理，工作重復(fù)性大、可替代性高。隨著智能技術(shù)的崛起，信息系統(tǒng)擁有更高的準(zhǔn)確度和錄入速度，傳統(tǒng)的檔案管理人員的工作會(huì)受到?jīng)_擊，甚至被取代。因此技術(shù)的發(fā)展倒逼著管理人員需要不斷提升自己的專業(yè)能力，體現(xiàn)差異化，改變以往得過(guò)且過(guò)、不學(xué)習(xí)新技能和新知識(shí)的思想和習(xí)慣[1]。

二、檔案管理中應(yīng)用人工智能技術(shù)的路徑

（一）升級(jí)技術(shù)和設(shè)備，進(jìn)行深度廣度發(fā)展

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，信息的數(shù)量以爆炸性的速度開(kāi)始增長(zhǎng)。以往那種對(duì)于紙質(zhì)檔案、圖像檔案、語(yǔ)音檔案等進(jìn)行手工輸入，再轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)的方式已經(jīng)變得越來(lái)越低效和不適用。比如崔永元在制作紀(jì)錄片《電影傳奇》時(shí)，內(nèi)容涉及150部老電影，資料量十分龐雜和巨大。對(duì)于這種體量的數(shù)據(jù)信息，需要用到人工智能技術(shù)來(lái)進(jìn)行收集和整理，針對(duì)資料的不同格式，人工智能需要進(jìn)行預(yù)處理、精細(xì)化分類的步驟，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行分類。這對(duì)于檔案管理所需要的設(shè)備和技術(shù)提出了更高的要求，需要不斷發(fā)展機(jī)器學(xué)習(xí)、知識(shí)圖譜、自然語(yǔ)言處理、人機(jī)交互、計(jì)算機(jī)視覺(jué)、生物特征識(shí)別等技術(shù)，并利用好大數(shù)據(jù)和云計(jì)算技術(shù)，向著虛擬現(xiàn)實(shí)和增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)的更深更廣處前進(jìn)。

檔案工作中主要是進(jìn)行搜索操作，搜索離不開(kāi)自然語(yǔ)言處理技術(shù)，包括機(jī)器翻譯、機(jī)器閱讀理解和問(wèn)答系統(tǒng)等。要想極大程度地提升搜索的速度和準(zhǔn)確性，必須提升機(jī)器對(duì)信息的上下文理解力以及對(duì)答案精準(zhǔn)程度的把控，需要解決機(jī)器和人類在語(yǔ)詞法、句法方面的的不同以及新詞匯新語(yǔ)法出現(xiàn)的問(wèn)題，需要不斷加強(qiáng)機(jī)器學(xué)習(xí)，使其從遷移學(xué)習(xí)階段，走向主動(dòng)學(xué)習(xí)、演化學(xué)習(xí)階段。增強(qiáng)人工智能的深度和廣度，使其更好地為檔案管理所服務(wù)[2]。

（二）加強(qiáng)人性化設(shè)計(jì)，開(kāi)展移動(dòng)端業(yè)務(wù)

系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和發(fā)展歸根結(jié)底是為了人的服務(wù)，智能管理系統(tǒng)需要加強(qiáng)自身人性化設(shè)計(jì)，使用戶體驗(yàn)更加良好。系統(tǒng)中應(yīng)該加入面對(duì)普通用戶的檔案查詢系統(tǒng)，使之能隨時(shí)隨地查看自己的檔案狀態(tài)。在一些高校的管理系統(tǒng)中，還可以添加學(xué)籍學(xué)歷查詢、成績(jī)查詢、成績(jī)單打印等功能，方便高校師生辦事。對(duì)于畢業(yè)后的學(xué)生檔案去向也要實(shí)時(shí)更新，使得信息有源可查，便于學(xué)生使用。在移動(dòng)端設(shè)備高速發(fā)展的當(dāng)今，使用移動(dòng)設(shè)備進(jìn)行檔案管理和查看已經(jīng)成為用戶的剛需，智能系統(tǒng)需要打通PC端和電腦端，讓用戶在手機(jī)上就可以查詢檔案情況。但需要注意的是，對(duì)于移動(dòng)端的檔案編輯和錄入功能要有所限制，使用時(shí)要在PC端進(jìn)行自動(dòng)記錄，權(quán)限低于PC端，避免有人對(duì)于檔案信息的濫用和盜取。

（三）培養(yǎng)專業(yè)人才，挖掘管理才能

工作人員應(yīng)該從傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)操作，信息記錄轉(zhuǎn)向管理運(yùn)營(yíng)層面，培養(yǎng)自己的管理意識(shí)的大局觀。對(duì)于整個(gè)管理系統(tǒng)的使用和功能都要有所了解，做多功能系統(tǒng)的大腦，指揮系統(tǒng)高效工作。同時(shí)可以培養(yǎng)自己的學(xué)術(shù)研究能力，用自身一線的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)對(duì)未來(lái)智能化系統(tǒng)的發(fā)展進(jìn)行研究和優(yōu)化。

建立智能化檔案系統(tǒng)需要專業(yè)人才的建設(shè)，人工系統(tǒng)涉及很多學(xué)科，比如計(jì)算機(jī)科學(xué)、數(shù)學(xué)、神經(jīng)心理學(xué)、自動(dòng)化、控制論等。這就對(duì)于專業(yè)的工程師提出了更高的要求，需要成為一個(gè)復(fù)合型人才。對(duì)于檔案管理工作，設(shè)計(jì)者需要對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)有所了解，還要掌握檔案管理工作的基礎(chǔ)邏輯，知道檔案管理工作的核心痛點(diǎn)在哪里，才能有針對(duì)性地去設(shè)計(jì)系統(tǒng)和功能。但由于目前這樣的專家比較少，對(duì)于一線管理人員的培訓(xùn)力度也不夠，導(dǎo)致智能化檔案系統(tǒng)的推進(jìn)有所放緩，國(guó)家應(yīng)該加大力度培養(yǎng)復(fù)合人才，并派遣專業(yè)人士對(duì)于管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，以提升管理隊(duì)伍的整體水平。

一些文史檔案，本身就可以成為一種藝術(shù)和文化的體現(xiàn)，對(duì)于檔案進(jìn)行編研可以使得檔案煥發(fā)不一樣的風(fēng)采，使工作人員可以充分發(fā)揮自己的創(chuàng)造能力，進(jìn)行專題研究工作，創(chuàng)作出獨(dú)特的作品。比如《人民日?qǐng)?bào)》在2018年出版的“人民日?qǐng)?bào)70年作品精選”系列叢書(shū)，就是甄選了創(chuàng)刊以來(lái)對(duì)歷史產(chǎn)生重大影響，對(duì)今天仍有啟發(fā)的經(jīng)典代表作匯編而成。檔案編研工作離不開(kāi)管理人員的創(chuàng)造性，在智能化系統(tǒng)已經(jīng)大范圍代替手工的今天，尋求人文價(jià)值的追求，成了檔案管理人員的前行方向。。

（四）積極開(kāi)展合作，建設(shè)檔案互聯(lián)網(wǎng)

利用大數(shù)據(jù)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的連通性，檔案管理可以對(duì)不同地區(qū)的數(shù)據(jù)進(jìn)行共享和整和，在需要使用其他部門的數(shù)據(jù)時(shí)，查找變得非常方便。同時(shí)數(shù)據(jù)的互聯(lián)也有利于追蹤一個(gè)人的行動(dòng)軌跡，可以通過(guò)更加多維的層面來(lái)對(duì)其進(jìn)行評(píng)估，對(duì)于跨省抓捕、銀行信用評(píng)定等工作都十分有益。各部門之間應(yīng)該加強(qiáng)合作，促進(jìn)信息的順利流通，制定統(tǒng)一的規(guī)范化管理制度，對(duì)于一些機(jī)密信息可以采取設(shè)定密碼的方式限定使用權(quán)限。

三、結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，人工智能的發(fā)展可以為檔案管理帶來(lái)便捷和高效，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理的缺陷。但目前我國(guó)智能檔案系統(tǒng)的建立還存在許多問(wèn)題，有關(guān)部門必須加強(qiáng)技術(shù)的發(fā)展和人才的培養(yǎng)，管理人員需要提升自己的專業(yè)素質(zhì)，開(kāi)拓新的檔案管理方向，雙方一同為智能化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]丁晶晶.人工智能時(shí)代檔案管理革新路徑分析[J].檔案管理，2020（03）：67-68.

[2]劉洋.人工智能環(huán)境下高校檔案管理的策略研究[J].辦公自動(dòng)化，2019，24（02）：22-24+14.

作者簡(jiǎn)介：

楊為民（ 1969.1-）男，民族：侗族，籍貫：湖南懷化，畢業(yè)單位：中央廣播電視大學(xué)法律專業(yè)，學(xué)歷：本科，工作單位：邯鄲廣播電視大學(xué)，職稱：助理檔案員，研究方向：檔案管理。