基于檔案數(shù)據(jù)觀的企業(yè)檔案治理創(chuàng)新

謝國強(qiáng) 黃新榮 馬云 曾薩

摘要：檔案數(shù)據(jù)是企業(yè)檔案治理的基石，對企業(yè)治理具有重要作用。文章在對檔案大數(shù)據(jù)研究總結(jié)的基礎(chǔ)上提出檔案數(shù)據(jù)觀的理念，指出檔案數(shù)據(jù)觀視域下企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理的主要內(nèi)容，分析檔案數(shù)據(jù)對企業(yè)檔案管理在管理理念、管理對象、工作流程等方面帶來的挑戰(zhàn)，提出通過治理理念創(chuàng)新、管理模式改革、技術(shù)手段升級、服務(wù)方式優(yōu)化、合作方式改進(jìn)對企業(yè)檔案治理進(jìn)行突破。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)據(jù)觀；檔案數(shù)據(jù)治理；企業(yè)檔案治理

分類號：G270.9

大數(shù)據(jù)時代，各行各業(yè)競相通過云計算、物聯(lián)網(wǎng)、智慧工程等技術(shù)對數(shù)據(jù)資源進(jìn)行收集、處理和利用，實現(xiàn)數(shù)據(jù)價值，提高組織的核心競爭力[1]。檔案作為企業(yè)工作活動的記錄，管理對象從傳統(tǒng)的文件檔案降維到數(shù)據(jù)，檔案大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)態(tài)等新概念不斷產(chǎn)生，有必要更新檔案觀念和檔案管理理論，提出檔案數(shù)據(jù)觀，以加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)治理，提高企業(yè)檔案創(chuàng)新能力。

一、檔案數(shù)據(jù)觀的提出

目前，檔案與數(shù)據(jù)有著密切關(guān)聯(lián)已經(jīng)是學(xué)界共識，提出檔案數(shù)據(jù)觀，有利于指導(dǎo)數(shù)據(jù)態(tài)環(huán)境中檔案治理工作。

檔案是人類在社會活動中直接形成的有保存價值的各種形式的歷史記錄，在不同時代有不同的表現(xiàn)形式，大數(shù)據(jù)時代，檔案的表現(xiàn)形式之一就是數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)并非無邊界，只有在業(yè)務(wù)活動中直接產(chǎn)生、記錄了業(yè)務(wù)活動過程的數(shù)據(jù)，才能成為具有記錄性的數(shù)據(jù)即檔案。傳統(tǒng)的檔案以模擬的文字和實物載體來承載信息，信息時代承載記錄信息的形式和載體越來越多地表現(xiàn)為計算機(jī)能夠處理的數(shù)據(jù)，具有記錄作用的數(shù)據(jù)就是檔案數(shù)據(jù)，檔案和數(shù)據(jù)之間是一種交叉關(guān)系，檔案數(shù)據(jù)即是以數(shù)據(jù)化形態(tài)表現(xiàn)出來的記錄信息。

隨著技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)管理已經(jīng)從小數(shù)據(jù)時代進(jìn)入以云計算、智能分析、物聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的大數(shù)據(jù)時代，檔案管理的未來便是以數(shù)據(jù)為生產(chǎn)資料，以大數(shù)據(jù)技術(shù)為手段，以大數(shù)據(jù)分析為生產(chǎn)力，在檔案數(shù)據(jù)觀的指導(dǎo)下挖掘數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行治理。因此，檔案數(shù)據(jù)觀實際上也是檔案大數(shù)據(jù)觀。

檔案數(shù)據(jù)觀重新定義了檔案和數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，認(rèn)為凡是記錄數(shù)據(jù)，也是檔案，將數(shù)據(jù)納入檔案管理的范疇；檔案數(shù)據(jù)觀認(rèn)為信息時代，檔案管理的形態(tài)必將向數(shù)據(jù)管理方向發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案必須由實體變?yōu)閿?shù)字，進(jìn)一步變?yōu)閿?shù)據(jù)，才能方便利用和管理；檔案數(shù)據(jù)觀認(rèn)為檔案管理必須引進(jìn)數(shù)據(jù)管理和大數(shù)據(jù)治理的先進(jìn)技術(shù)和理念，才能勝任新時代記錄保存工作。

二、檔案數(shù)據(jù)觀下企業(yè)檔案治理的內(nèi)容

檔案數(shù)據(jù)觀倡導(dǎo)檔案管理向檔案治理方向轉(zhuǎn)變，《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》也提出加快完善檔案治理體系，提升檔案治理能力[2]。檔案數(shù)據(jù)觀指導(dǎo)的企業(yè)檔案治理，主要包括三方面內(nèi)容。

1.對檔案數(shù)據(jù)的治理

一是保障數(shù)據(jù)的真實性、可靠性。運(yùn)用生命周期管理的理念對企業(yè)數(shù)據(jù)進(jìn)行全程管理，利用元數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等技術(shù)，數(shù)據(jù)篩查、數(shù)據(jù)處理等手段保障數(shù)據(jù)的真實性、可靠性。

二是保障數(shù)據(jù)的全面性。企業(yè)各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的記錄數(shù)據(jù)、數(shù)字檔案館運(yùn)行中的監(jiān)控數(shù)據(jù)、檔案用戶的服務(wù)記錄數(shù)據(jù)等亦是檔案數(shù)據(jù)，和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案、電子文件具有千絲萬縷的聯(lián)系，也是企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理的重要對象。

三是關(guān)注數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性。檔案數(shù)字化基本完成了從實體管理到信息管理的轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步的數(shù)據(jù)化更注重描述業(yè)務(wù)邏輯規(guī)則和管理規(guī)則，在海量的數(shù)據(jù)流中發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)，挖掘數(shù)據(jù)價值。

四是重視數(shù)據(jù)的可用性。既要有聯(lián)通其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換的能力，也要有融合交換所得的數(shù)據(jù)開展檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用的能力，推進(jìn)企業(yè)內(nèi)部整體信息系統(tǒng)互操作能力。

五是注重數(shù)據(jù)實時價值和歷史價值。既要實時傳輸數(shù)據(jù)，通過主動捕獲引擎、嵌入式工具集進(jìn)行智慧收集、監(jiān)督，也要實現(xiàn)各種類型歷史沿革數(shù)據(jù)永久在線，滿足對歷史數(shù)據(jù)的利用。

2.運(yùn)用檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行治理

傳統(tǒng)的檔案管理重視業(yè)務(wù)留痕、證據(jù)保存，而檔案數(shù)據(jù)治理的核心是把數(shù)據(jù)變成資產(chǎn)，在原始記錄數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)之上，對各類檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行匯集，形成數(shù)據(jù)倉庫，建立數(shù)據(jù)模型，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，為企業(yè)的各項業(yè)務(wù)提供支撐。原始數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)治理的基礎(chǔ)，只有擁有海量、全面、可靠的原始數(shù)據(jù)，才能在此基礎(chǔ)上構(gòu)建中間層數(shù)據(jù)、建立模型、發(fā)現(xiàn)關(guān)系，進(jìn)而影響決策。

運(yùn)用檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行治理要求檔案部門盤活檔案庫存，構(gòu)建企業(yè)數(shù)據(jù)平臺，根據(jù)原始數(shù)據(jù)制定主數(shù)據(jù)庫，挖掘不同主題數(shù)據(jù)，形成數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，深入到檔案文本內(nèi)知識單元挖掘，將檔案由實體管理上升到知識管理。圍繞主數(shù)據(jù)庫，形成數(shù)據(jù)評價、維護(hù)、分析等數(shù)據(jù)治理模塊，加速融入企業(yè)檔案治理環(huán)境。

3.對檔案數(shù)據(jù)環(huán)境的治理

檔案數(shù)據(jù)自產(chǎn)生起就呈現(xiàn)多源化、多平臺、多部門的特點，對于檔案數(shù)據(jù)環(huán)境的治理強(qiáng)調(diào)頂層視角，要確立法律層面的保障、基礎(chǔ)設(shè)施的投入等。從企業(yè)的角度，檔案部門、業(yè)務(wù)工作部門、信息技術(shù)部門、數(shù)據(jù)分析部門等主體共同完成檔案數(shù)據(jù)環(huán)境的治理。建立檔案部門負(fù)責(zé)、各方面共同參與的檔案工作體制，確保分工明確、密切配合，并支持企業(yè)、社會組織和個人依法設(shè)立檔案事業(yè)發(fā)展基金的多元治理[3]。數(shù)據(jù)管理協(xié)會（Data Management Association，DAMA）的治理框架中同樣包括基本的環(huán)境元素如角色和責(zé)任，支持性環(huán)境元素如實踐方法和技術(shù)工具共七個環(huán)境治理要素[4]。許多企業(yè)已經(jīng)探索在企業(yè)中設(shè)立首席數(shù)據(jù)治理官（Chief Date Officer，CDO）來應(yīng)對越來越復(fù)雜的數(shù)據(jù)治理環(huán)境[5]。

三、檔案數(shù)據(jù)觀對企業(yè)檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

檔案數(shù)據(jù)觀不僅是把數(shù)據(jù)納入檔案管理的范圍，更是要引進(jìn)大數(shù)據(jù)治理的相關(guān)理念和技術(shù)對檔案管理進(jìn)行改造，檔案數(shù)據(jù)觀對傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理的挑戰(zhàn)如下：

1.管理理念上原始性與模糊性形成沖突

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理在理念方面講究保存檔案證據(jù)價值，注重保持檔案的原始性。檔案數(shù)據(jù)觀下，原始記錄性仍然有其價值所在，只是隨著企業(yè)工作中數(shù)據(jù)需求的增多，數(shù)據(jù)管理愈加復(fù)雜，海量數(shù)據(jù)呈現(xiàn)的相關(guān)關(guān)系具有模糊性，不如因果關(guān)系一般直接明了[6]。這種模糊性表面上使得原有的分類秩序被打破，實則是對捕捉到的可能有用的數(shù)據(jù)進(jìn)行精確地計算，進(jìn)而呈現(xiàn)出非一對一結(jié)果。比如搜索引擎頁面上最佳位置的廣告常常能激發(fā)用戶興趣，其實是通過用戶偏好、地理位置、歷史點擊計算得出。凱文·凱利在《必然》中提到一切皆可追蹤，但一切又在追蹤的基礎(chǔ)上進(jìn)行重混[7]，企業(yè)檔案的原始數(shù)據(jù)面臨的沖突正是如此，不同來源的原始數(shù)據(jù)雖然已經(jīng)匯集，但更要注重構(gòu)建數(shù)據(jù)集進(jìn)行關(guān)聯(lián)分析產(chǎn)生新的數(shù)據(jù)。未來以原始數(shù)據(jù)為底層，分析加工數(shù)據(jù)為中間層，可用數(shù)據(jù)為應(yīng)用層的檔案分層管理才是主流[8]。

2.管理對象上文件向數(shù)據(jù)單元的快速過渡造成矛盾

傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理的對象是文件，模擬態(tài)環(huán)境重在維持檔案文件實體的秩序，數(shù)字態(tài)環(huán)境重在對電子文件內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)信息的可信保存[9]。目前的企業(yè)檔案工作處于模擬態(tài)向數(shù)字態(tài)轉(zhuǎn)化中，管理對象從模擬信號向數(shù)字信號變遷，再向大數(shù)據(jù)的管理單位——數(shù)據(jù)單元演化。外在表現(xiàn)雖是從文件到數(shù)據(jù)單元，內(nèi)在核心則從載體延伸到規(guī)則，關(guān)注業(yè)務(wù)流程本身的邏輯規(guī)則。多態(tài)并存帶來的沖突，以數(shù)據(jù)管理的不成熟性為主要矛盾，數(shù)據(jù)管理所需要的各類數(shù)據(jù)倉庫都是來自各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)記錄，沒有這些原始的數(shù)據(jù)記錄，數(shù)據(jù)分析就成了無源之水，但這些海量的動態(tài)數(shù)據(jù)在長期保存時遇到許多新的模式，NoSQL、分布式存儲、云計算和邊緣計算等模式層出不窮，孰優(yōu)孰劣還在被驗證、審核。更憂心的是，ZB級乃至不斷擴(kuò)容的數(shù)據(jù)量的存儲、引擎運(yùn)算能力和運(yùn)算速度的壓力、數(shù)據(jù)遷移等環(huán)節(jié)的安全問題尚未解決，精細(xì)化的管理如摸著石頭過河，在積攢經(jīng)驗教訓(xùn)中前進(jìn)。

3.工作流程上保持原貌對創(chuàng)新需求供給不足

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理在工作流程方面注重保持檔案原貌，業(yè)務(wù)工作人員和檔案工作人員在收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)強(qiáng)調(diào)檔案外在形態(tài)的客觀性，重點發(fā)揮其憑證、參考、情感三個基本作用[10]，為解決實際問題、分享顯性知識案例、激發(fā)認(rèn)同情感等奠定了基礎(chǔ)。而檔案數(shù)據(jù)觀要求檔案工作和數(shù)據(jù)分析工作高度融合，檔案工作者既是檔案數(shù)據(jù)管理者，也是元數(shù)據(jù)的提供者，供給可靠、高質(zhì)量的原始數(shù)據(jù)將納入其責(zé)任范圍。檔案數(shù)據(jù)觀注重對數(shù)據(jù)全生命周期管理，檔案工作的重點從后端檔案保存拓展到前端業(yè)務(wù)部分，需要前端參與業(yè)務(wù)規(guī)則、業(yè)務(wù)流程制定，過程中保障數(shù)據(jù)真實，后端提高數(shù)據(jù)質(zhì)量，進(jìn)行數(shù)據(jù)利用，創(chuàng)造數(shù)據(jù)新價值。創(chuàng)造檔案的數(shù)據(jù)新價值，通過大數(shù)據(jù)分析技術(shù)完成數(shù)據(jù)作用的發(fā)揮滿足多樣化需求模式，對后保管時代的企業(yè)檔案工作者提出了更多的要求。

4.工作時效上歷史數(shù)據(jù)與實時數(shù)據(jù)側(cè)重不同

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理在工作時效方面偏重歷史數(shù)據(jù)的管理，通常在每年3—4月對上一年度的檔案進(jìn)行整理或在業(yè)務(wù)項目結(jié)束后跟進(jìn)整理。歷史數(shù)據(jù)的整理時間稍顯滯后，容易錯過數(shù)據(jù)現(xiàn)行價值、半現(xiàn)行價值、非現(xiàn)行價值間的價值轉(zhuǎn)化機(jī)遇。檔案數(shù)據(jù)觀下，實時數(shù)據(jù)在自動統(tǒng)計數(shù)據(jù)、跟蹤項目進(jìn)度情況、計算工作量和同步更新等方面的優(yōu)越性展現(xiàn)出來，但隨著企業(yè)業(yè)務(wù)工作范圍的擴(kuò)大，實時數(shù)據(jù)的井噴，如果不能及時保存關(guān)鍵實時數(shù)據(jù)，歷史數(shù)據(jù)來源環(huán)境將會模糊，就會影響數(shù)據(jù)的完整性、可靠性，如果不將關(guān)鍵實時數(shù)據(jù)歸檔，大量歷史數(shù)據(jù)的累積也會影響實時數(shù)據(jù)的效率。歷史數(shù)據(jù)和實時數(shù)據(jù)都有其價值所在，都是企業(yè)數(shù)據(jù)資源池的重要組成部分，需對二者進(jìn)行分類治理，相互關(guān)聯(lián)，方能精準(zhǔn)服務(wù)于決策。

四、檔案數(shù)據(jù)觀下企業(yè)檔案治理的突破和轉(zhuǎn)變

檔案數(shù)據(jù)觀下，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重要資產(chǎn)，檔案部門實現(xiàn)多態(tài)化管理，由文檔中心、知識中心向數(shù)據(jù)中心轉(zhuǎn)變，需要在理念、模式、技術(shù)、服務(wù)等方面進(jìn)行突破。

1.治理理念創(chuàng)新

檔案數(shù)據(jù)觀將傳統(tǒng)的檔案拓展深入到數(shù)據(jù)顆粒單元，檔案數(shù)據(jù)體量、范圍、類型都隨之?dāng)U大，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行治理，應(yīng)樹立頂層治理理念，在頂層設(shè)計的框架下，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類治理。

建立檔案數(shù)據(jù)治理的頂層治理架構(gòu)，形成企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理金字塔體制。檔案數(shù)據(jù)治理跨業(yè)務(wù)、跨部門、跨系統(tǒng)，需要跳出傳統(tǒng)檔案視野，站在企業(yè)全域的層次進(jìn)行統(tǒng)籌。明確各個部門檔案數(shù)據(jù)的治理責(zé)任，明確檔案數(shù)據(jù)的治理效力，并將檔案數(shù)據(jù)化納入企業(yè)信息化發(fā)展規(guī)劃與績效考核。

針對檔案數(shù)據(jù)，分而治之。檔案數(shù)據(jù)可以形成多個分類：結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、歷史數(shù)據(jù)與實時數(shù)據(jù)、系統(tǒng)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，對不同類型的檔案數(shù)據(jù)治理，各有側(cè)重，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)注重元數(shù)據(jù)規(guī)范，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)注重數(shù)據(jù)規(guī)則，歷史數(shù)據(jù)側(cè)重盤活，實時數(shù)據(jù)側(cè)重系統(tǒng)對接。

根據(jù)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的實際，明確檔案數(shù)據(jù)治理的內(nèi)容，可以從管理層、業(yè)務(wù)層、技術(shù)層分層落實治理工作，管理層注重規(guī)則制定，業(yè)務(wù)層注重需求分析，圍繞職能主題從項目、參與人員、產(chǎn)品、制度等進(jìn)行多維分析，確定治理職責(zé)與范圍。技術(shù)層根據(jù)檔案數(shù)據(jù)生命周期，提供不同技術(shù)支持，如檔案數(shù)據(jù)產(chǎn)生階段，注重改變數(shù)據(jù)收集方式，檔案傳輸階段注重數(shù)據(jù)安全。

2.治理模式變革

檔案數(shù)據(jù)觀指導(dǎo)下的企業(yè)檔案治理，在治理模式上需要變革，建立多中心協(xié)同治理新模式，以檔案數(shù)據(jù)治理為契機(jī)，帶動企業(yè)檔案治理。

在檔案數(shù)據(jù)治理方面實現(xiàn)多點多層級協(xié)同架構(gòu)，以構(gòu)建企業(yè)檔案數(shù)據(jù)中心和區(qū)域分中心作為重點，建立“1+N+X”模式[11]。對于集團(tuán)企業(yè)，可以在總部建設(shè)云模式的數(shù)據(jù)中心，保存業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，完成平臺搭建、業(yè)務(wù)集成、規(guī)則構(gòu)建、數(shù)據(jù)管理等工作。要求檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)無縫嵌入日常業(yè)務(wù)系統(tǒng)，在檔案管理平臺與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)一體化采集接口的基礎(chǔ)上，規(guī)范業(yè)務(wù)處理流程、數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)。集團(tuán)二級和三級單位建立N個檔案數(shù)據(jù)管理網(wǎng)絡(luò)，銜接總部數(shù)據(jù)系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)云保存、云利用，如中石油數(shù)據(jù)中心，包括集團(tuán)級、區(qū)域級、公司級三個層級，橫跨兩地三中心，對接檔案系統(tǒng)在內(nèi)的多個系統(tǒng)，數(shù)字檔案館在云平臺上進(jìn)行設(shè)計、開發(fā)、建設(shè)及應(yīng)用工作，統(tǒng)一由云平臺提供數(shù)據(jù)計算資源和存儲資源[12]。小型企業(yè)由于生產(chǎn)、管理、銷售等業(yè)務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化，也逐漸將其業(yè)務(wù)系統(tǒng)云化，即采用SaaS模式對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。

以檔案數(shù)據(jù)治理為關(guān)鍵，借助檔案數(shù)據(jù)中心，實現(xiàn)企業(yè)全局檔案治理變革。以檔案數(shù)據(jù)生命周期為切入，定義業(yè)務(wù)問題，創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)路線圖，在組織藍(lán)圖的基礎(chǔ)上，建立檔案數(shù)據(jù)字典，利用元數(shù)據(jù)保障數(shù)據(jù)可用性，根據(jù)檔案數(shù)據(jù)不同類型，定義度量指標(biāo)，建立主數(shù)據(jù)庫，劃分管理人，分階段實行檔案數(shù)據(jù)評估，保障不同部門任務(wù)重點，實現(xiàn)不同部門的數(shù)據(jù)協(xié)同。

3.技術(shù)手段升級

萬物互聯(lián)時代，檔案數(shù)據(jù)觀要求將云計算技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)、數(shù)據(jù)分析技術(shù)等與檔案相結(jié)合，完成從紙質(zhì)檔案、電子文件到檔案數(shù)據(jù)的降維治理。從節(jié)約治理成本的角度出發(fā)，大型集團(tuán)更宜采用云模式的檔案數(shù)據(jù)中心，將分布在本部和各級單位的計算機(jī)資源整合在“云”中形成一個整體，把硬件和軟件作為資源封裝為服務(wù)，通過網(wǎng)格計算、分布式計算、并行計算、網(wǎng)絡(luò)存儲等技術(shù)，滿足員工直接通過網(wǎng)絡(luò)按自身需求訪問和使用。從克服企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的“信任危機(jī)”出發(fā)，彌補(bǔ)PKI/CA技術(shù)加密認(rèn)證的不足，探索基于區(qū)塊鏈平臺的檔案存證系統(tǒng)，借助Hyperledger（超級賬本）和Fabric創(chuàng)建開源、分布式賬本框架和代碼庫，搭建企業(yè)私有鏈達(dá)成各層級單位的協(xié)議[13]，如中國交通建設(shè)股份有限公司可以選擇北京、西安、武漢、成都、廣州五個節(jié)點搭建私有鏈，對電子檔案進(jìn)行存證與驗證，則歸檔、借閱、利用等信息都能基于關(guān)鍵值進(jìn)行追溯。

檔案數(shù)據(jù)治理從大處落腳，利用先進(jìn)技術(shù)之外，也要著眼于細(xì)節(jié)，通過成熟的技術(shù)改善數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)輸出方式。如中石油研發(fā)基于安卓的井控信息處理系統(tǒng)，將傳統(tǒng)的手工收集數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變成規(guī)范化的原始的電子數(shù)據(jù)。利用手機(jī)APP等技術(shù)，集成企業(yè)多方面業(yè)務(wù)，實現(xiàn)一站式數(shù)據(jù)處理[14]。在治理過程中，注重元數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，處理行政、業(yè)務(wù)、后勤各系統(tǒng)數(shù)據(jù)異構(gòu)化的矛盾，避免數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，實現(xiàn)數(shù)據(jù)自由流通。

4.服務(wù)方式優(yōu)化

檔案數(shù)據(jù)觀的精細(xì)化理念要求企業(yè)轉(zhuǎn)變粗放的服務(wù)方式，做到線上服務(wù)和線下服務(wù)結(jié)合，查詢服務(wù)和咨詢服務(wù)結(jié)合，文檔服務(wù)與數(shù)據(jù)服務(wù)結(jié)合。

為做好個性化、精準(zhǔn)化服務(wù)，以需求為引導(dǎo)，建立用戶基本信息、信息偏好、服務(wù)信息三個層次的系統(tǒng)用戶模型，收集用戶檔案數(shù)據(jù)使用的體驗、建議與意見，針對不同應(yīng)用偏好，提供不同服務(wù)產(chǎn)品，不斷改進(jìn)用戶體驗。

根據(jù)大量檔案數(shù)據(jù)與用戶數(shù)據(jù)，優(yōu)化線上服務(wù)方式，搭建具備智能語義分析、知識圖譜關(guān)聯(lián)、智能引導(dǎo)、自定義框計算等特色的智能檔案檢索平臺，分析預(yù)測檔案用戶需求。

服務(wù)成果則從文檔服務(wù)向智庫服務(wù)過渡，梳理項目檔案、政策文件、專家建議、專題檔案等文檔，借助機(jī)器學(xué)習(xí)、聚類分析、可視化等技術(shù)實現(xiàn)文本內(nèi)知識挖掘，真正將歷史數(shù)據(jù)盤活，貫徹信息、知識、數(shù)據(jù)（IDK）原則，真正實現(xiàn)DIKW模型所描述的智慧狀態(tài)[15]，為企業(yè)決策提供智力支持，真正做到用檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行治理。

5.合作方式改進(jìn)

檔案數(shù)據(jù)治理建立起來的檔案數(shù)據(jù)治理鏈條，搭建了企業(yè)業(yè)務(wù)部門溝通合作新橋梁，是企業(yè)全盤合作治理的過程。為提升檔案數(shù)據(jù)治理水平，企業(yè)需要主動出擊，與企業(yè)以外的機(jī)構(gòu)展開多邊合作。與高校、科研機(jī)構(gòu)合作既可以開展企業(yè)檔案專項、專題研究，撰寫務(wù)實性論文，提升檔案部門整體學(xué)術(shù)水平，也可以同高校達(dá)成長期協(xié)議，為學(xué)生提供參觀場所、實習(xí)基地、調(diào)研地點，在理論和實踐層面達(dá)成雙贏，實現(xiàn)檔案界產(chǎn)學(xué)研的成果轉(zhuǎn)換。和軟件公司合作則注重技術(shù)性業(yè)務(wù)，不斷改進(jìn)檔案數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、修復(fù)、交換技術(shù)，甚至對部分檔案數(shù)據(jù)存儲歸檔進(jìn)行托管，節(jié)約企業(yè)在軟硬件設(shè)備投資的成本。

*本文系2017年中交第二公路工程局有限公司和西北大學(xué)檔案咨詢服務(wù)項目（項目編號：201701）階段性研究成果。

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