淺談提升社會保險業(yè)務(wù)檔案質(zhì)量的舉措

朱方野

摘要： 天津市金保二期信息系統(tǒng)上線運行后，天津市社會保險檔案館在全力推進一期社會保險業(yè)務(wù)檔案驗收工作的同時也在同步進行二期檔案電子影像的預(yù)驗收工作，在紙質(zhì)檔案驗收和電子影像預(yù)驗收工作中，我們發(fā)現(xiàn)了一些檔案質(zhì)量問題。本文從天津市社會保險業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀和現(xiàn)存檔案質(zhì)量問題入手，分析原因，提出解決措施，提升檔案管理水平，確保業(yè)務(wù)檔案真實、完整和安全，切實維護參保單位和個人的合法權(quán)益。

關(guān)鍵詞： 天津市;業(yè)務(wù)檔案;質(zhì)量問題;舉措

【中圖分類號】F840.3【文獻標(biāo)識碼】A【文章編號】1674-3733（2020）12-0294-01

質(zhì)量是檔案的生命，檔案質(zhì)量的優(yōu)劣直接影響檔案重要作用的發(fā)揮。隨著近來司法取證、行政復(fù)議、依申請公開等事項的增加，社會保險業(yè)務(wù)檔案的存憑資政的作用越來越強，為提供法律依據(jù)、維護參保職工利益提供了強有力的支持，作為一項重要的民生檔案，社會保險業(yè)務(wù)檔案質(zhì)量的高低關(guān)系著社會保險乃至國計民生事業(yè)的發(fā)展。

1社會保險業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀

近年來，通過對紙質(zhì)檔案和電子影像驗收和復(fù)核等工作，能反映出各區(qū)社會保險分中心對檔案管理工作愈發(fā)重視，檔案管理水平有了一定提高，具體表現(xiàn)如下：

1.1檔案質(zhì)量進一步提升。

分中心積極發(fā)揮專兼職檔案員的作用，在收集、整理、定件、組卷各個環(huán)節(jié)嚴格按照操作規(guī)程和規(guī)范進行操作，對形成合格的業(yè)務(wù)檔案進行把關(guān)把控，真正將檔案管理工作融入日常經(jīng)辦工作的每一個環(huán)節(jié)，從接收驗收的情況看，分中心業(yè)務(wù)檔案問題案卷占比逐年降低。

1.2業(yè)務(wù)檔案歸檔較為及時。

結(jié)合《社會保險業(yè)務(wù)文件材料歸檔范圍和保管期限表》，對社會保險經(jīng)辦工作中形成的紙質(zhì)、電子、照片等各種形式的文件材料，分中心能做到業(yè)務(wù)辦結(jié)、檔案生成，盡早收集，盡早整理，盡早移交，無積存零散文件，為檔案接收驗收等后續(xù)工作的順利開展奠定了基礎(chǔ)。

2現(xiàn)存的檔案質(zhì)量問題

通過對紙質(zhì)檔案驗收情況分析和對歷年業(yè)務(wù)檔案問題的梳理發(fā)現(xiàn)，雖然檔案質(zhì)量愈發(fā)向好，但目前業(yè)務(wù)檔案仍存在著一些問題，主要集中在缺少印章、實物件數(shù)與目錄件數(shù)不符、頁碼標(biāo)注不準確三大類問題。金保二期檔案系統(tǒng)上線運行后，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)檔案一體化的目標(biāo)，為經(jīng)辦模式的調(diào)整奠定了堅實基礎(chǔ)，但由于檔案系統(tǒng)仍在不斷完善中，也對電子檔案質(zhì)量造成了一定影響，目前，通過抽查檔案電子影像文件，發(fā)現(xiàn)存在著電子影像模糊和電子影像缺失等問題。

2.1缺章問題。

主要是個別主表缺少參保單位公章、分中心經(jīng)辦機構(gòu)章、分中心經(jīng)辦人章、個人社保業(yè)務(wù)缺少個人簽名。主要原因在于經(jīng)辦人員依法留痕的意識不強，沒有認識到蓋章簽字是經(jīng)辦事項的必要環(huán)節(jié)，是保證歸檔材料法律效力的重要依據(jù)。

2.2實物件數(shù)與目錄件數(shù)不符問題。

主要原因在于利用信息系統(tǒng)著錄時，由于疏忽漏錄或者多錄了一個單位，或是同一用人單位五險戶與三險戶應(yīng)分開錄入系統(tǒng)，但實際進行了統(tǒng)一錄入，造成實物件數(shù)與目錄件數(shù)的不符，為日后檔案查詢利用增加了檢索查詢的難度。

2.3頁碼標(biāo)注問題。

主要是一些業(yè)務(wù)材料背面內(nèi)容無效而未蓋作廢章、背面內(nèi)容有效而未打頁碼、漏打頁碼、頁碼打重和頁碼順序顛倒，問題多數(shù)出現(xiàn)在附件中紙質(zhì)材料，包括附件材料背面有文字內(nèi)容、A3幅面材料未在指定位置標(biāo)注頁碼等情況。

2.4影像模糊問題。

造成影像模糊問題的原因是業(yè)務(wù)材料在高拍尚未結(jié)束時即被抽走，可以看出經(jīng)辦人員在業(yè)務(wù)經(jīng)辦時沒有關(guān)注高拍影像的質(zhì)量，在檔案整理過程中，專兼職檔案管理人員未進行查驗，對檔案影像的質(zhì)量把關(guān)不嚴。

2.5影像缺失問題。

電子影像缺失包括主表缺失和附件缺失兩種情況，造成主表影像缺失的原因主要是業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在高拍材料時將主表遺漏，在后期專兼職檔案管理人員復(fù)核時也未能發(fā)現(xiàn)問題，其次是信息系統(tǒng)存在問題，無法順利打印出主表。在預(yù)驗收時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)驗收界面存有二級目錄，但相對應(yīng)的附件電子影像缺失，造成該問題的主要原因是高拍材料時將經(jīng)辦要件遺漏，其次是參保方在辦理業(yè)務(wù)時未能提供經(jīng)辦要件，而業(yè)務(wù)卻辦結(jié)。

3提升社會保險業(yè)務(wù)檔案質(zhì)量的舉措

3.1增強檔案管理人員責(zé)任意識。

分中心檔案管理人員應(yīng)全面貫徹學(xué)習(xí)《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》等法規(guī)文件，增強落實《規(guī)范》等法規(guī)文件的自覺性，認識到檔案工作的重要意義，進而增強檔案責(zé)任意識和風(fēng)險意識，把檔案管理進一步融入業(yè)務(wù)經(jīng)辦，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案的憑證參考作用。

3.2進一步完善信息系統(tǒng)功能。

按照“強化收集、簡化整理、細化檢索、深化利用”的工作方針，將檔案信息化和數(shù)字化管理的技術(shù)標(biāo)準納入業(yè)務(wù)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)。在信息系統(tǒng)使用過程中不斷發(fā)現(xiàn)問題，提出優(yōu)化需求，聯(lián)系系統(tǒng)研發(fā)部門完善和優(yōu)化信息系統(tǒng)，通過檔案信息系統(tǒng)功能的完善助力檔案質(zhì)量的提升，進而實現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案一體化管理。

3.3加強培訓(xùn)，提升檔案管理人員專業(yè)能力。

新時代的檔案管理人員必須具備多元化的知識和較強的專業(yè)能力[1]。針對社會保險業(yè)務(wù)檔案具有較強的專業(yè)性特征，應(yīng)加強對專兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，明確常見案卷問題的整改方法，如發(fā)現(xiàn)缺章問題，要對經(jīng)辦人員加強依法依規(guī)留痕方面的指導(dǎo)，確保業(yè)務(wù)的合法合規(guī)和檔案的真實、準確、完整和有效。發(fā)現(xiàn)“實物件數(shù)與目錄件數(shù)不符”問題，專兼職檔案管理人員在整改案卷時，補錄被漏錄的單位，剔除被多錄的單位，并重打目錄。發(fā)現(xiàn)頁碼標(biāo)注問題，確定是頁碼標(biāo)錯的，在備考表中加注說明，不得涂改頁碼，已進行修改的，由經(jīng)辦人員在備考表上進行說明。電子影像如有缺失或者模糊情況，及時進行補拍，在今后材料高拍時認真履行職責(zé)，嚴把電子影像質(zhì)量關(guān)。

3.4定期通報情況，切實提高檔案歸檔質(zhì)量。

根據(jù)各分中心業(yè)務(wù)檔案驗收情況，檔案館在全面驗收后應(yīng)對各分中心案卷質(zhì)量進行評價，逐個反饋情況，幫助分中心有針對性地提高檔案管理水平。同時，建立定期情況通報制度，進一步促進分中心依法合規(guī)經(jīng)辦的意識，切實保證業(yè)務(wù)歸檔材料的及時性、準確性、完整性和真實性。

3.5發(fā)揮輔助人員作用，定期做好自查工作。

前期，檔案館為各分中心配置了檔案輔助人員，分中心要充分發(fā)揮檔案輔助人員作用，在完成業(yè)務(wù)材料歸檔工作的前提下，組織人員力量對電子影像進行自查，做好問題整改，使業(yè)務(wù)檔案一體化真正成為業(yè)務(wù)經(jīng)辦風(fēng)險的控制閥，查詢服務(wù)的信息源，確保紙質(zhì)檔案和電子影像均無質(zhì)量問題。

4結(jié)語

社會保險檔案事業(yè)的出發(fā)點在于服務(wù)，要最大限度滿足參保單位、參保個人以及公檢法等查證部門的利用服務(wù)，而檔案質(zhì)量問題的存在會造成檔案憑證價值的損失，影響著檔案的查詢利用效果，因此必須對檔案質(zhì)量問題加以重視，以便更好的服務(wù)于社會保險事業(yè)。

參考文獻

[1]張彤.如何做好新形勢下社會保險檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（12）：124：145.