關(guān)于加強(qiáng)建筑檔案管理工作的探討

胡龍玉

摘要：近幾年來，城鎮(zhèn)化步伐加快，經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，致使建筑工程規(guī)模和數(shù)量都在增加，由此，建筑檔案的作用和價值日益凸顯。一般來說，建筑檔案是按照一定方式保存的具有價值的文字、圖片、聲像等材料，在建筑工程建設(shè)的過程中，其檔案能夠真實(shí)記錄施工狀況和建筑的全貌，對于國家來說，是非常寶貴的資料。而且對于建筑人員來說，建筑檔案是最直接、最有效獲取相關(guān)資料的途經(jīng)，所以加強(qiáng)建筑檔案的管理對于建筑業(yè)的發(fā)展有重要的意義。

關(guān)鍵詞：加強(qiáng);建筑檔案;管理

中圖分類號：T743 ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

引言

建筑施工企業(yè)項(xiàng)目的開展必須要以高效的檔案資料管理工作為前提。對于建筑項(xiàng)目而言，由于其具有非常強(qiáng)的系統(tǒng)性和復(fù)雜性，因此實(shí)際的檔案資料管理工作存在較大的難度，不但涉及到工程圖紙、建設(shè)記錄等資料，還要對工程項(xiàng)目的驗(yàn)收報告進(jìn)行整理。但如果能對這些工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案和資料進(jìn)行有效的整理和分類，就能夠?yàn)轫?xiàng)目建設(shè)過程中各種問題的處理和決策的制定提供有效的數(shù)據(jù)參考，對提升建筑項(xiàng)目的建設(shè)質(zhì)量和推動建筑施工企業(yè)的發(fā)展有著極其重要的意義。

1工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理工作的內(nèi)容

1.1對工程建設(shè)項(xiàng)目的綜合類文件和資料進(jìn)行管理

建筑工程項(xiàng)目中的綜合資料主要是指項(xiàng)目施工的各種圖紙、項(xiàng)目變更的相關(guān)文件、工程建設(shè)過程中的各種合同、招投標(biāo)文件等，除此之外還包括工程建設(shè)過程中的圖片、視頻以及錄音資料等。綜合類文件的管理工作是建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理工作的主要內(nèi)容，對工程項(xiàng)目的順利開展和質(zhì)量保障都有著非常重要的意義。

1.2建筑項(xiàng)目中水、電以及設(shè)備的安裝文件的整理

這一部分的檔案資料管理工作是工程項(xiàng)目建設(shè)的關(guān)鍵憑證，主要包括項(xiàng)目施工的測量資料、工程沉降位移的數(shù)據(jù)記錄以及工程測量的相關(guān)成果等。通過對這些資料進(jìn)行整理和分類，能夠?yàn)楣こ添?xiàng)目建設(shè)過程中各種問題的解決提供有力的數(shù)據(jù)支撐，從而提高問題解決的效率，保障工程項(xiàng)目的順利實(shí)施[1]。

1.3工程項(xiàng)目后期的資料管理工作

工程項(xiàng)目后期的資料管理工作主要是對項(xiàng)目的驗(yàn)收文件進(jìn)行管理，項(xiàng)目的驗(yàn)收文件不僅是工程項(xiàng)目安全性的重要保障，也是判定工程建設(shè)質(zhì)量的重要憑據(jù)。項(xiàng)目后期的檔案資料管理對象主要包括工程質(zhì)量檢測報告、質(zhì)量勘察單位的檢查報告、施工單位的質(zhì)量檢測報告以及設(shè)計單位的質(zhì)量檢測報告等。

2建筑檔案管理過程中存在的不足之處

2.1建筑檔案原件缺少嚴(yán)重

對于建筑檔案管理來說，原件是基礎(chǔ)且最直接檔案構(gòu)成部分，原件的損失對于信息查詢?nèi)藛T來說會增加工作的困難度，而且對于建筑工程考察人員來說也是極為不利的。當(dāng)前，在建筑檔案管理中，原件的缺失非常嚴(yán)重，部分材料僅僅只有復(fù)印件，導(dǎo)致很多的建筑檔案難以完整收錄，影響了建筑檔案實(shí)際價值的發(fā)揮。原件的缺失是多方面因素導(dǎo)致的，可能是設(shè)計部門和監(jiān)理單位僅下發(fā)了復(fù)印件，也可能是檔案管理責(zé)任人管理不利，原件在管理過程中被遺失。

2.2檔案管理流程缺乏規(guī)范性

很多時候，檔案管理信息在完整的情況下，由于沒有規(guī)范化和嚴(yán)格化的管理流程，導(dǎo)致信息難以完整、準(zhǔn)確記錄。如建筑完工文件編錄的過程中，沒有嚴(yán)格的操作要求，以及工作人員專業(yè)素質(zhì)較差，沒有按照標(biāo)準(zhǔn)要求分類成冊，促使編制的目錄不準(zhǔn)確或者是存在遺漏，一些工程中原件圖紙缺失，在后續(xù)查詢中無法獲取。此外，檔案管理在建筑工程一開始就需要設(shè)定原始文件的管理內(nèi)容和格式，但很多建筑單位的檔案管理人員初期就忽略了對原始文件收錄的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，致使施工的過程中經(jīng)常修改和添加原件信息，導(dǎo)致檔案資料無法形成統(tǒng)一、規(guī)范的格式要求，這為后續(xù)檔案文件的組裝增加了難度。

2.3缺乏先進(jìn)的檔案管理意識

從整體上來看，現(xiàn)階段我國大多數(shù)建筑施工企業(yè)都對工程項(xiàng)目的檔案資料管理工作存在不同程度的忽視。正是由于缺乏先進(jìn)的檔案管理意識，導(dǎo)致在實(shí)際的檔案資料管理過程中各種問題層出不窮，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作水平的提升，也對企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展造成了阻礙。[2]比如，很多建筑企業(yè)在對工程項(xiàng)目開展資料檔案管理工作的過程中，沒有對工程前期的各類圖紙進(jìn)行全面收集，很多重要的圖紙經(jīng)常丟失，這不僅阻礙了工程項(xiàng)目的正常開展，也對工程項(xiàng)目后期的檔案資料管理工作造成了障礙。

3加強(qiáng)建筑檔案管理工作的策略

3.1提高建筑檔案管理工作的重視力度

建筑檔案有其不可替代的價值，所以要加強(qiáng)建筑檔案的管理，首先要重視這一工作。一些建筑公司，輕視檔案管理工作，投入精力較少，在工程驗(yàn)收交工的時候，才開始檔案資料的收集和整理，在短時間內(nèi)，很難有序全面地收集原始文件，也無法有效和施工單位溝通，所以增加整理工作難度的同時，無法形成健全的檔案資料。通常來說，建筑施工單位沒有設(shè)立專門的檔案管理人員，相關(guān)的資料都分散在各部門，工程完工之后，施工人員會撤離，缺乏完備性的資料難以找到負(fù)責(zé)人員簽字，人員召回有很大的困難，所以這延緩了檔案資料歸檔的時間。所以，建筑單位要提高檔案管理的重視力度，設(shè)置專職人員，在工程一開始就收集材料，統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理工作，將檔案收集的內(nèi)容、格式以及流程進(jìn)行確定，全程跟蹤工程，有效落實(shí)各項(xiàng)檔案管理工作。

3.2完善檔案管理制度，提升管理質(zhì)量

完善檔案管理制度可以提升企業(yè)工程建設(shè)檔案管理質(zhì)量。國家層面，我國已建立較為完善的工程建設(shè)檔案管理方面的各項(xiàng)法規(guī)體系，施工企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)條例及法規(guī)，促進(jìn)檔案管理工作高效率完成。企業(yè)層面，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身情況建立本企業(yè)檔案管理制度，并提高制度的完整性和精確性。細(xì)化管理?xiàng)l例，將制度細(xì)化到工作中的每一個環(huán)節(jié)。明確檔案管理人員的工作職責(zé)與權(quán)限，保證檔案管理工作的高效落實(shí)。檔案管理制度的完善是管理活動的深化過程，對建設(shè)高質(zhì)量的檔案管理團(tuán)隊(duì)有著重要的意義。此外，完善檔案管理制度體系還可以提升工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量。

3.3轉(zhuǎn)變檔案信息服務(wù)方式

隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)已經(jīng)難以滿足時代的需求。檔案部門必須要借助現(xiàn)代信息技術(shù)，充分挖掘檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)方式。一方面，微縮技術(shù)服務(wù)。目前微縮技術(shù)逐漸受到認(rèn)可，對于一些極為珍貴的檔案使用微縮技術(shù)能夠縮減檔案管理空間，節(jié)約人力資源。但目前國家尚未出臺統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范，尤其是檔案信息管理系統(tǒng)開發(fā)種類多、數(shù)量大，還有待進(jìn)一步完善。另一方面，創(chuàng)新光盤存儲服務(wù)。光盤具有存儲量大、處理速度快的特點(diǎn)，因此可廣泛應(yīng)用到工程建筑檔案信息檢索、編目等服務(wù)之中.

3.4深入建設(shè)施工現(xiàn)場，全面收集檔案資料

在城市經(jīng)濟(jì)加速發(fā)展的今天，建筑工程項(xiàng)目是其重要的基礎(chǔ)設(shè)施，強(qiáng)化建筑檔案管理對于城市多種功能的發(fā)揮有著積極的作用，除了為相關(guān)人員提供幫助，還能夠體現(xiàn)現(xiàn)代化建筑發(fā)展的水平，為今后建筑建設(shè)提供參考和指導(dǎo)。所以，要提供有效的檔案信息，促使建筑管理者做出正確的決策，需要提高建筑檔案的準(zhǔn)確性和全面性。[3]滿足這一要求，就需要檔案管理人員深入現(xiàn)場，進(jìn)行現(xiàn)場跟蹤服務(wù)，一方面收集檔案需要的信息資料，另一方面查詢登記在冊的工程項(xiàng)目，并做出分析研討。尤其是大型且比較關(guān)鍵的建筑工程，要進(jìn)行現(xiàn)場勘查，落實(shí)各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性，全面掌握現(xiàn)場的實(shí)際情況。

結(jié)束語

信息技術(shù)的發(fā)展對各行各業(yè)都產(chǎn)生了較大的影響。在工程建筑領(lǐng)域中，檔案信息化建設(shè)是對傳統(tǒng)管理體系的一次革新和突破，具有深遠(yuǎn)的意義，對工程建筑檔案價值的保存、管理水平的提升都具有積極的促進(jìn)作用。因此，工程建筑企業(yè)還需不斷探索和實(shí)踐，為企業(yè)提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1] ?王慧楨.當(dāng)前建筑行業(yè)檔案管理工作存在的問題及對策分析[J].城建檔案，2014（12）：96-98.

[2] ?孫秀霞.關(guān)于加強(qiáng)建筑檔案管理工作的探討[J].黑龍江史志，2014（11）：157.

[3] ?鐘丹.淺談建筑工程檔案管理工作的重要性[J].電子制作，2014（05）：86.

（作者身份證號碼：412826199202152210）