高?？蒲袡n案實(shí)體安全和信息安全管理中存在的問題與解決對(duì)策分析

褚文娜

摘要：檔案安全是保障科研成果不受損壞的有效手段，是落實(shí)檔案工作的基礎(chǔ)，高校是聚集科研成果的主要場(chǎng)所，但如何做好科研檔案管理的實(shí)體安全、信息安全管理工作至關(guān)重要，這是本文研究的重點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：高校檔案;實(shí)體安全;信息安全

目前在檔案載體全方位發(fā)展背景下，高校科研檔案在安全管理方案面臨巨大挑戰(zhàn)，且高校科研檔案管理的重要作用也逐步凸顯。高?？蒲袡n案是在開展科研的環(huán)節(jié)所構(gòu)建的聲音圖像、文字及圖表等多種元素的原始記錄資料，檔案肩負(fù)不同科研相關(guān)工作的記錄職責(zé)，同時(shí)還可加快知識(shí)創(chuàng)新，延伸知識(shí)創(chuàng)新的應(yīng)用領(lǐng)域，推動(dòng)教學(xué)工作的進(jìn)一步發(fā)展[1]。高等院校作為培養(yǎng)科技人才的綜合場(chǎng)所，而高?？蒲袡n案為學(xué)校的發(fā)展、管理及革新提供不可或缺的理論依據(jù)，而高?？蒲袡n案管理的安全管理工作的開展至關(guān)重要，是保障科研成果不失密的前提。

一、高?？蒲袡n案的特性及必要性

（一）高校科研檔案的特性

科研檔案具備檔案的特點(diǎn)，但其是在圍繞科研相關(guān)主題、產(chǎn)品及項(xiàng)目建設(shè)等活動(dòng)階段中形成的初期資料信息。其與常規(guī)檔案不同，具有知識(shí)性、保密性及經(jīng)濟(jì)性三大特性。知識(shí)性是絕大部分科研檔案作為知識(shí)的動(dòng)態(tài)積累，所記載的內(nèi)容囊括了專業(yè)技術(shù)特征，是一種知識(shí)產(chǎn)權(quán)的存在形式，同時(shí)是保障知識(shí)產(chǎn)權(quán)的有效依據(jù)。保密性是由于科研檔案涵蓋大量的科研知識(shí)、生產(chǎn)技術(shù)載體，同時(shí)作為高?？蒲须A段的結(jié)果展示，具備一定的技術(shù)保密性。此外，檔案中的內(nèi)容與教學(xué)戰(zhàn)略、成果相關(guān)，所以高?？蒲袡n案的保密性更強(qiáng)[2]。實(shí)用性，科研檔案作為披露前沿學(xué)術(shù)的有效依據(jù)，對(duì)于科研項(xiàng)目開展、鑒定及實(shí)驗(yàn)申報(bào)等具備參考作用，可以為具體投入實(shí)踐或研發(fā)提供一定的理論參考。

（二）高?？蒲袡n案安全管理研究的必要性

近年來，我國(guó)逐漸重視檔案事業(yè)發(fā)展，在“十三五”規(guī)劃期間始終追求以國(guó)家整體安全為綱領(lǐng)，切實(shí)把檔案安全做好，在高?？蒲袡n案中做好安全管理工作，將實(shí)體安全與信息安全放在相同位置，進(jìn)一步增強(qiáng)安全保障力度，堅(jiān)守科研檔案安全管理防線，保障科研檔案的安全地位。

二、高?？蒲袡n案實(shí)體安全和信息安全管理中存在的問題

（一）檔案安全管理規(guī)范及流程有待健全

目前高校針對(duì)科研檔案的保存建立了專業(yè)化的檔案管理部門，并提出了對(duì)應(yīng)的管理規(guī)范，但相關(guān)的管理規(guī)范中存在漏洞，需要進(jìn)一步完善。針對(duì)檔案實(shí)體安全方面的規(guī)范較為全面，但與電子檔案管理、檔案信息對(duì)應(yīng)的安全保障規(guī)范涉及面狹窄，特別是在現(xiàn)在新環(huán)境背景下，逐步探索并體會(huì)習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想的主旨，汲取國(guó)家安全管理中的優(yōu)勢(shì)融入高?？蒲袡n案管理是必然發(fā)展。

（二）檔案信息安全管理人才不足

我國(guó)高?？蒲袡n案在信息化時(shí)代發(fā)展推動(dòng)下，針對(duì)高?？蒲袡n案相關(guān)的管理人員有了新的標(biāo)準(zhǔn)及要求。通常高校中的科研管理人員都選擇一些年齡較高且具有一定管理能力的人員為主，雖然對(duì)日?？蒲袡n案管理具備較強(qiáng)的能力，但對(duì)科研檔案對(duì)應(yīng)的電子系統(tǒng)及電子檔案方面的管理能力稍弱，有待進(jìn)一步提高其能力，并培養(yǎng)大量的后備軍儲(chǔ)備人才。

（三）電子檔案安全管理中的不足

信息時(shí)代發(fā)展下開始應(yīng)用電子化來管理檔案，電子檔案安全管理是具備專業(yè)化技術(shù)，并覆蓋較為全面的工作，需要打造針對(duì)性的組織機(jī)構(gòu)，站在戰(zhàn)略發(fā)展、法律規(guī)范及組織管理視角中思考并構(gòu)建具有效力的檔案信息安全管理體系。高校科研檔案管理是由黨政、教學(xué)及專門的工作部門構(gòu)建的管理機(jī)構(gòu)，涉及的管理面廣泛，若單純依托于傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理則難以開展電子文件數(shù)據(jù)與網(wǎng)絡(luò)兩方面安全的管理，是現(xiàn)階段應(yīng)當(dāng)重視的難題。

三、高?？蒲袡n案實(shí)體安全和信息安全管理問題的解決對(duì)策

（一）成立檔案安全管理組織機(jī)構(gòu)

高?？蒲袡n案管理組織機(jī)構(gòu)應(yīng)由校內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)組織安排設(shè)立，高校不同部門負(fù)責(zé)人引領(lǐng)并采用輪班制輪流做好科研檔案的安全管理工作，把科研檔案安全管理的職責(zé)落實(shí)下去，由高校的信息化部門來處理好檔案系統(tǒng)服務(wù)器及安全防治工作，盡可能把控存在的隱患。安全管理組織機(jī)構(gòu)需在開學(xué)前及放假時(shí)檢查高?？蒲袡n案庫(kù)房的紙質(zhì)資料存放情況，優(yōu)化信息檔案系統(tǒng)，做好科研檔案臺(tái)賬備份，構(gòu)建長(zhǎng)期性的管理制度。

（二）構(gòu)建復(fù)合型高素質(zhì)人才檔案管理團(tuán)隊(duì)

高校的科研檔案管理隨著信息化的發(fā)展推進(jìn)，已經(jīng)不再是傳統(tǒng)單一化的“收、管、存、用”，逐漸進(jìn)步為系統(tǒng)操作及電子檔案，所以對(duì)管理人才的要求更高，迫切需要加大復(fù)合型人才的培養(yǎng)力度。首先，可以引進(jìn)專業(yè)性較強(qiáng)的相關(guān)人才，保障高?？蒲袡n案工作;另一方面組建人才隊(duì)伍，提高從業(yè)人員的管理能力，定期開展安全信息教育工作，在科研檔案管理系統(tǒng)中警惕安裝安全性較弱的軟件，培養(yǎng)并增強(qiáng)檔案信息安全意識(shí)及防范能力。

（三）建立健全檔案安全相關(guān)管理制度流程

完善科研檔案工作管理規(guī)范制度及流程，建立電子檔案管理辦法，基于傳統(tǒng)管理“收、管、存、用”方法中加大科研檔案應(yīng)急管理力度。同時(shí)將檔案用房管理法落實(shí)，開設(shè)檔案辦公用房、檔案庫(kù)房、整理用房與閱讀用房，各房都有不同的作用。管理流程中應(yīng)當(dāng)設(shè)置規(guī)范化流程，如出入登記、臺(tái)賬管理、定期自查等來進(jìn)一步降低不安全事件發(fā)生率。此外，為避免突發(fā)緊急情況，可以設(shè)置安裝監(jiān)控，與安保部門形成聯(lián)動(dòng)管理，在有必要時(shí)第一時(shí)間集中處理，降低偶然事件對(duì)科研檔案資源的損毀。

結(jié)語(yǔ)

高?？蒲袡n案管理工作應(yīng)當(dāng)明確檔案安全管理的關(guān)鍵地位，學(xué)校管理者提高盡責(zé)的工作作風(fēng)，以檔案基礎(chǔ)建設(shè)為基礎(chǔ)提高高?？蒲袡n案安全管理工作趨于制度化、標(biāo)準(zhǔn)化及信息化發(fā)展，加大科研檔案管理工作實(shí)體安全及信息安全管理力度。

參考文獻(xiàn)：

[1] 劉思宇. 如何有效創(chuàng)新科研檔案管理工作[J]. 明日風(fēng)尚， 2018（4）：334-334.

[2] 嚴(yán)穎波. 大數(shù)據(jù)背景下科研檔案管理變革探討[J]. 蘭臺(tái)內(nèi)外， 2018（1）： 44-45.