規(guī)范事業(yè)單位人事檔案管理的思考

姜明妃

摘要：本文從信息化時代背景出發(fā)，旨在進(jìn)一步提升事業(yè)單位人事檔案管理水平。文章分析了事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題，以事業(yè)單位人事檔案管理引入成熟的信息技術(shù)為切入點(diǎn)，提出了進(jìn)一步規(guī)范人事檔案管理的相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;管理思考

隨著網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，越來越多的工作被打上了“數(shù)據(jù)化”“信息化”的標(biāo)簽。信息化背景下對工作的要求，意味著事業(yè)單位人事檔案管理也要適應(yīng)當(dāng)代社會背景，要站在更高的起點(diǎn)，加強(qiáng)對工作的要求。但事業(yè)單位人事檔案管理對信息技術(shù)的應(yīng)用，不應(yīng)是盲目追求高科技、新技術(shù)，而是要尋求成熟的、適合自己的管理方式。

一、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

（一）缺乏專業(yè)化管理

目前在很多事業(yè)單位中雖然設(shè)置有固定的檔案管理室，但是對于人事檔案的管理卻一直沒有設(shè)置專業(yè)人員管理，僅僅是由相關(guān)的檔案管理人員兼職管理，這就在很大程度上造成人事檔案很容易和其他的檔案混淆。人事檔案的管理不同于其他檔案，在管理過程中，需要相關(guān)專業(yè)管理知識，對于那些沒有受過相關(guān)知識培訓(xùn)的、操作經(jīng)驗(yàn)少的檔案管理工作人員來說，由于缺少人事檔案的歸檔分類和標(biāo)準(zhǔn)方面的知識，歸檔中出現(xiàn)問題不能及時進(jìn)行解決，這就導(dǎo)致歸檔質(zhì)量低的問題，給以后的調(diào)卷查閱埋下了隱患，更會影響到對往來賬目的追查。

（二）管理意識相對落后

人事檔案包含種類繁多，有人事賬簿、人事憑證、人事報(bào)表，也有很多的業(yè)績、履歷等相關(guān)記錄，這些檔案材料在管理過程中，較多的檔案管理人員往往都會忽視對人事專業(yè)資料的整理和保存，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案材料的缺失，使得相關(guān)工作人員的檔案出現(xiàn)材料不全問題，這就為以后檔案的查詢、人事變動調(diào)崗等相關(guān)工作帶來很多的衍生問題。一些事業(yè)單位的管理領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理關(guān)注點(diǎn)往往都是一些表面上的成績，實(shí)際的管理工作一直跟不上單位的發(fā)展情況，使得檔案管理工作的成效并不明顯。

（三）缺乏完善的管理制度

人事檔案管理是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性、操作性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。干部人事檔案材料的形成有一個長期增量式的過程，通常都要經(jīng)過數(shù)個單位流轉(zhuǎn)。規(guī)章制度不健全、不規(guī)范，管理不到位，就會使得干部人事檔案在交接過程中可能產(chǎn)生遺漏，由于歷史原因，事業(yè)單位人事檔案較多由本單位組織人事管理部門自行保存與管理，相關(guān)管理制度也沒有得到及時的補(bǔ)充和修訂，日常管理疏松，界限不清，責(zé)任不明，收集、傳遞、利用諸環(huán)節(jié)的管理漏洞不同程度地存在，監(jiān)管力度不夠、糾錯機(jī)制缺乏、交接手續(xù)不嚴(yán)密，大大增加了發(fā)生錯誤的可能性，易造成檔案材料遺失、缺損、變形，使檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性得不到保證，也給造假者可乘之機(jī)。

二、新時代事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新策略分析

（一）轉(zhuǎn)變管理思想

正確的思想認(rèn)識是有效加強(qiáng)檔案管理工作的關(guān)鍵。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和管理人員要帶頭轉(zhuǎn)變對人事檔案管理的思想觀念，充分認(rèn)識到人事檔案管理對整個事業(yè)單位發(fā)展的重要作用，高度重視此項(xiàng)工作。同時加大對人事檔案管理的資金支持和投入力度，配備必要的人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施、人員等，積極建設(shè)人事檔案管理規(guī)范化體系，并嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，才能真正提升檔案管理水平。

（二）積極推進(jìn)人事檔案管理信息化

1.事業(yè)單位可以根據(jù)部門的不同設(shè)立不同的分系統(tǒng)，使每個部門都擁有自己的專屬賬號和密碼，與其他部門之間相互聯(lián)系卻不相互干涉。對于賬戶和密碼應(yīng)該只能掌握在一小部分人手中或者設(shè)立用戶身份安全認(rèn)證等手段來防止密碼的泄露和不法分子的入侵，從而加強(qiáng)安全強(qiáng)度。同時可以設(shè)立“關(guān)鍵詞搜索”等系統(tǒng)，大大加快查閱的速度。

2.信息化建設(shè)必須要做好基本的安全防護(hù)，對于人事檔案在保密性上的要求是非常嚴(yán)格的。大數(shù)據(jù)時代帶給我們的不只有便利，還有個人信息和隱私的泄露。所以，對于事業(yè)單位人事管理工作信息化保密的工作一定不能忽視?？梢酝ㄟ^建設(shè)防火墻系統(tǒng)和內(nèi)部自查系統(tǒng)用來防范不法分子的非法入侵。還應(yīng)對電子檔案進(jìn)行加密處理，工作人員通過加密鎖來進(jìn)行查閱等工作。

但是，在大力發(fā)展人事檔案管理信息化的同時，也應(yīng)保證電子版檔案和紙質(zhì)版檔案的同步性。不能放棄對紙質(zhì)版檔案的利用，因?yàn)橛行r候，電子檔案還不能完全替代紙質(zhì)檔案。

（三）規(guī)范管理制度，為檔案管理提供保障

人事檔案的管理具有很強(qiáng)的隱私性，它涉及到很多工作職員的個人信息，因此，在實(shí)際的人事檔案管理中，管理人員必須要注重管理環(huán)境的改善，提升檔案管理的穩(wěn)定、安全和可靠性。如果無法提供人事檔案管理所需要的管理環(huán)境，人事檔案很容易就會出現(xiàn)信息泄露，甚至是造成很嚴(yán)重的損失。

結(jié)語

事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范是事業(yè)單位人力資源管理重要的組成部分，在新時期，對于人事檔案管理要引入科學(xué)的管理理念和現(xiàn)代化的管理技術(shù)進(jìn)行管理創(chuàng)新，通過對其他各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施的完善和補(bǔ)充，全面提高人事檔案管理水平，逐步向科學(xué)化的發(fā)展體系靠攏，為大眾服務(wù)水平的提升、科學(xué)技術(shù)現(xiàn)代化的發(fā)展提供寶貴的經(jīng)驗(yàn)及堅(jiān)實(shí)的保障，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理水平的提升。

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