試論如何在OA辦公系統(tǒng)中做好流程管理

范禮鵬

摘 要 伴隨著信息化技術(shù)的持續(xù)性發(fā)展，人們的生活、工作中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值不斷提高。OA（自動(dòng)化）辦公系統(tǒng)屬于目前企業(yè)辦公模式的主要?jiǎng)?chuàng)新方向，其對(duì)于企業(yè)不同部門的辦公效率以及企業(yè)的決策支持、企業(yè)綜合管理以及人才管理等多方面均具備比較突出的影響力，其對(duì)于企業(yè)的綜合經(jīng)營(yíng)水平具備明顯的推動(dòng)作用。為了進(jìn)一步提高OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用價(jià)值，需要在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建一個(gè)自動(dòng)化的辦公流程，并基于OA辦公系統(tǒng)的完善，從而推動(dòng)企業(yè)持續(xù)發(fā)展。對(duì)此，為了進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)發(fā)展，本文簡(jiǎn)要分析做好OA辦公系統(tǒng)中流程管理，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)從業(yè)者提供幫助。

關(guān)鍵詞 OA辦公系統(tǒng);計(jì)算機(jī)技術(shù);辦公流程

引言

在信息化建設(shè)快速發(fā)展與持續(xù)建設(shè)的同時(shí)，OA辦公系統(tǒng)對(duì)于企業(yè)的不同部門辦事、辦公效率具備明顯的推動(dòng)作用，其能夠有效提升企業(yè)的綜合決策能力以及綜合管理能力，對(duì)于企業(yè)自身的競(jìng)爭(zhēng)力也具備比較突出的推動(dòng)作用。在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)建設(shè)方面，企業(yè)需要提高關(guān)于OA辦公系統(tǒng)的流程管理工作，尤其是基于流程做好辦公系統(tǒng)的優(yōu)化，提高企業(yè)的資源利用效率，從而提升企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。對(duì)此，探討在OA辦公系統(tǒng)中做好流程管理具備顯著實(shí)踐性價(jià)值。

1OA辦公系統(tǒng)的流程管理

OA辦公系統(tǒng)主要是指辦公信息處理過(guò)程的自動(dòng)化，其主要是將現(xiàn)代化辦公與計(jì)算機(jī)網(wǎng)路功能結(jié)合起來(lái)的一種辦公方式，其可以促使人的拜托你個(gè)辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)逐漸從不同設(shè)備、不同的人機(jī)信息系統(tǒng)的協(xié)助基礎(chǔ)上完成，其能夠充分應(yīng)用信息，提升整體工作質(zhì)量以及工作效率，并實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)效率的提升目的。目前來(lái)看，OA辦公系統(tǒng)可以為企業(yè)的日常辦公管理、工作請(qǐng)示、公文管理、檔案管理、預(yù)算控制等管理工作提供暢通以及高效率的信息路徑，例如公文流的管理可以將企業(yè)的日常公文數(shù)據(jù)在信息鏈上展現(xiàn)出來(lái)并準(zhǔn)確體現(xiàn)，并對(duì)部門人員提供一個(gè)快速且簡(jiǎn)單的日常辦公支持，并對(duì)部門領(lǐng)導(dǎo)以及決策者提供企業(yè)內(nèi)部的資源數(shù)據(jù)支持，從而實(shí)現(xiàn)辦公流程的高效率信息支持[1]。目前來(lái)看，OA辦公系統(tǒng)的工作流程屬于一個(gè)功能或者是概念，也就是業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化與計(jì)算機(jī)處理化，其屬于系列性自動(dòng)化、銜接性的業(yè)務(wù)活動(dòng)或任務(wù)，借助計(jì)算機(jī)為載體實(shí)現(xiàn)辦公處理，及時(shí)構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化的事務(wù)行政審批、業(yè)務(wù)申請(qǐng)審批以及信息與公文傳遞等。以公文管理當(dāng)中的發(fā)文流程作為案例來(lái)看，傳統(tǒng)的方式必然是以紙質(zhì)材料為主進(jìn)行發(fā)放，以人工的方式實(shí)現(xiàn)材料的傳遞，并逐級(jí)的進(jìn)行審批，整體工作效率較低并且風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題比較高[2]。采取OA辦公系統(tǒng)，可以促使整個(gè)流程得到改變，部門人員只需要在OA系統(tǒng)當(dāng)中填寫相應(yīng)的表單并基于系統(tǒng)的預(yù)先設(shè)定自動(dòng)進(jìn)行傳遞，傳遞速度快并且不會(huì)出現(xiàn)信息丟失或記錄錯(cuò)誤等現(xiàn)象，對(duì)于公文的編輯排版、校對(duì)、查詢、備份等都可以實(shí)現(xiàn)辦公效率的推動(dòng)，整個(gè)過(guò)程不再需要審批、簽字和分發(fā)，也不再需要人為進(jìn)行活動(dòng)，整個(gè)辦公流程都可以在網(wǎng)絡(luò)中完成。

在流程管理方面針對(duì)不同的企業(yè)對(duì)于OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用需求并不相同，目前來(lái)看OA辦公系統(tǒng)可以基于企業(yè)的業(yè)務(wù)需求劃分為關(guān)鍵業(yè)務(wù)、行政管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、客戶管理等不同方面的業(yè)務(wù)，期間需要基于不同的業(yè)務(wù)構(gòu)建相應(yīng)的流程，借助表單方式自動(dòng)且規(guī)范化的流轉(zhuǎn)并完成相關(guān)任務(wù)[3]。對(duì)此，可以基于OA辦公系統(tǒng)的不同功能模塊與流程，做好不同部門、崗位以及角色的設(shè)計(jì)，基于不同部門用戶以及角色不同的功能模塊、流程等做好差異性的訪問(wèn)，期間邊設(shè)計(jì)到了流程管理。目前來(lái)看，OA辦公系統(tǒng)主要是將不同流程快速運(yùn)轉(zhuǎn)，促使整個(gè)流程保持規(guī)范、柔性與靈活的特征，并借助OA辦公系統(tǒng)的流程管理工作，促使流程分析、定義、質(zhì)量以及效率評(píng)價(jià)、優(yōu)化等工作得到創(chuàng)新，從而提升整個(gè)流程的高效率運(yùn)行，促使企業(yè)的管理質(zhì)量有效提高并展現(xiàn)程序化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理。

2優(yōu)化OA辦公系統(tǒng)流程管理的策略

企業(yè)想要有效提升OA辦公系統(tǒng)的流程管理綜合水平，就必須對(duì)整個(gè)OA辦公系統(tǒng)的流程進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)，并基于現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程，解決流程管理的相關(guān)難問(wèn)題，并采用合理的企業(yè)實(shí)際管理方式，在整個(gè)企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建一個(gè)規(guī)范化、高效率的企業(yè)管理體系，從而搭建一個(gè)靈活的管理平臺(tái)。目前來(lái)看，做好流程管理工作，可以從兩個(gè)方面著手：①注重流程的梳理與優(yōu)化。企業(yè)方面需要基于當(dāng)前的流程進(jìn)行梳理，其中涉及業(yè)務(wù)流程與事務(wù)流程，明確企業(yè)流程管理中的一些問(wèn)題，并結(jié)合流程的合理規(guī)劃以及流程的效率，并對(duì)流程實(shí)行全新的整合性優(yōu)化，并按照企業(yè)的具體運(yùn)作模式明確權(quán)限個(gè)體，并由其做好流程的維護(hù)、修訂[4]。期間可以以圖形化方式展現(xiàn)出來(lái)，借助流程的提醒、流程督辦等方式提高整個(gè)流程的運(yùn)行效率，強(qiáng)化流程執(zhí)行管控綜合水平;②注重流程實(shí)用性與操作性。針對(duì)企業(yè)而言，OA辦公系統(tǒng)的運(yùn)用高效率很大程度決定于流程本身的人性化、細(xì)致性，OA辦公系統(tǒng)的作用屬于解決企業(yè)多部門、人員之間高效率協(xié)同辦公的關(guān)鍵，這一工作正式借助流程管理方式完成的，工作流的流轉(zhuǎn)涉及的部門與組織比較多，所以應(yīng)當(dāng)盡可能保障流程的簡(jiǎn)單化，提高運(yùn)行效益[5]。

3結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具備顯著推動(dòng)作用，不僅能夠促使企業(yè)的日常辦公和管理工作效率得到顯著提升，還可以促使企業(yè)的運(yùn)營(yíng)流程更具特色，更好地滿足企業(yè)的銷售、經(jīng)營(yíng)等需求，促使企業(yè)在管理方面獲得顯著的推動(dòng)。積極的辦公系統(tǒng)流程管理工作，基于以往管理工作中的缺陷與不足，不斷優(yōu)化流程并基于流程進(jìn)行設(shè)計(jì)改進(jìn)，可以更好地發(fā)揮OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用價(jià)值，這也是進(jìn)一步提升企業(yè)管理效率以及綜合經(jīng)營(yíng)水平的關(guān)鍵。

參考文獻(xiàn)

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