網絡和信息化體系下大型國有企業(yè)檔案圖書工作的轉型

俞倫祥

摘 要：在網絡和信息化體系建設的大環(huán)境下，企業(yè)檔案圖書工作面臨新的機遇和挑戰(zhàn)，大型國有企業(yè)檔案圖書工作應把握網絡和信息化體系建設的時機，推進數字化、智能化、知識化的轉型。

關鍵詞：網信國有企業(yè)檔案;圖書

企業(yè)檔案是企業(yè)在研發(fā)、生產、經營和管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的文件;企業(yè)圖書是指企業(yè)保管的以紙質印刷本或光盤形式存在的中外文圖書、內部資料、科技報告、會議錄、專利、 論文等資料。檔案、圖書屬于企業(yè)顯性知識，是企業(yè)管理中的重要組成部分，隨著國有企業(yè)改革的推進，大型國有企業(yè)檔案工作和圖書工作得到長足的發(fā)展。但是總體與大型國有企業(yè)的發(fā)展需求還存在差距，特別是在網絡和信息化體系建設的大環(huán)境下。檔案工作以保管和提供紙質查詢利用為主，圖書管理以提供圖書、期刊利用為主。新時代，企業(yè)檔案圖書工作面臨新的機遇和挑戰(zhàn)，大型國有企業(yè)檔案圖書工作應把握網絡和信息化體系建設的時機，推進數字化、智能化、知識化的轉型。

1 轉型背景

2020年是“十三五”規(guī)劃的收官之年，是保障“十四五”順利起航的奠基之年。十八大以來，習近平總書記提出了網絡安全和信息化工作事業(yè)，隨著網信事業(yè)、國家大數據發(fā)展戰(zhàn)略和“互聯(lián)網+”行動計劃的推進，也為檔案、圖書工作指明了新的方向，提出了新的課題，帶來了新的機遇。突破以往思維定勢、行為習慣和路徑依賴，堅持改革創(chuàng)新、推動檔案圖書工作的轉型勢在必行。企業(yè)檔案、圖書工作作為大型國有企業(yè)管理工作重要組成部分，在網型事業(yè)大發(fā)展的環(huán)境下，轉型背景如下。

1）建立了集中統(tǒng)一的檔案圖書管理模式。檔案、圖書作為大型國有企業(yè)重要的信息資源，不僅僅記錄了企業(yè)的發(fā)展歷程，承載了企業(yè)發(fā)展的歷史真跡，同時也服務于企業(yè)，為企業(yè)的發(fā)展提供了智力支持。檔案、圖書工作日益成為企業(yè)發(fā)展不可或缺的基礎性、支撐性工作，越來越受到企業(yè)的重視。根據《檔案法》和《10號令》大型國有企業(yè)都建立了集中統(tǒng)一的檔案管理制度，圖書管理與檔案管理基本上都設置在一個部門進行集中統(tǒng)一的管理。2）推進了信息化轉型，但是信息化水平較低。隨著檔案信息化的推進，大型國有企業(yè)上線了檔案信息系統(tǒng)，開展了檔案數字化建設;圖書管理工作，開展了電子資源的建設，購買了大量的數據庫，方便企業(yè)員工獲得最近的國內外技術動態(tài)。但是整體的信息化水平較低，企業(yè)員工不能隨時隨地的查詢利用企業(yè)檔案，掌握企業(yè)技術信息。企業(yè)檔案仍處于“重藏輕用”的局面，檔案利用手段落后，仍以到檔案庫房查閱紙質檔案為主，不能實時地、全面地在線查詢和利用本所和其他所的檔案資源，再加上借閱審批流程的限制，檔案利用效率低下，對企業(yè)科研活動支持不足。3）開展了知識管理工作，但是知識管理還處于探索階段。圖書管理工作也是在提供數據庫的服務，沒有開展知識管理工作，沒有調動企業(yè)的組織知識和員工的個人知識。知識管理還處于起步階段，組織和個人的知識未充分的開發(fā)。員工不能夠實時地、全面地了解企業(yè)和企業(yè)員工知識。

目前大型國有企業(yè)檔案和圖書的工作的現(xiàn)狀，離網信事業(yè)的發(fā)展要求還很大，不利于員工快速地掌握企業(yè)技術信息和知識，不利于企業(yè)員工的自我學習和快速成長，一定程度上限制了員工對企業(yè)的認同感，不利于企業(yè)留住優(yōu)秀技術人才。

2 轉型目標

通過統(tǒng)一規(guī)劃和統(tǒng)一部署，實現(xiàn)統(tǒng)一接口、統(tǒng)一數據、統(tǒng)一流程、統(tǒng)一平臺，開展檔案數字化和信息化建設，確保企業(yè)員工能隨時隨地的獲取企業(yè)檔案，掌握最新的企業(yè)技術信息;挖掘企業(yè)和員工知識，開展知識管理工作，確保企業(yè)員工能隨時隨地的獲取企業(yè)內部各類知識和了解最新的國內外技術進展;幫助員工自我學習和快速成長，構建有利于企業(yè)員工快速獲得企業(yè)技術信息和知識的管理模式及通道，方便員工的自我學習和快速成長，增強員工對子集團的認同感，幫助企業(yè)留住優(yōu)秀技術人才。

1）實時地、全面地獲得企業(yè)技術信息。開展檔案信息化建設，升級和優(yōu)化檔案管理信息系統(tǒng)，開展檔案數字化建設，提升大型國有企業(yè)檔案信息化水平，確保企業(yè)員工實時地、全面地獲得企業(yè)檔案信息資源，通過隨時隨地可查詢利用企業(yè)檔案信息資源，方便員工獲得企業(yè)技術信息，便于員工通過查詢利用檔案，獲得企業(yè)積累的技術信息，提升自己的學習企業(yè)組織的知識能力，方便員工在企業(yè)知識的基礎上，開展新的創(chuàng)新和研究。2）實時地、全面地獲得企業(yè)和企業(yè)員工知識。企業(yè)的圖書管理在網信事業(yè)的背景下，應結合企業(yè)的檔案工作，朝著知識管理的方向開展，隨著圖書管理和數據庫技術的發(fā)展，在獲得外部的最新的技術進展方面已經沒有障礙。而是企業(yè)內部的組織知識和員工知識沒有充分的開發(fā)，組織的知識沒有充分的記錄和保存，企業(yè)員工的知識沒有充分的被調動，員工之間如何更好的傳播知識沒有被解決。3）便于員工快速成長和自我價值的實現(xiàn)。員工通過查詢檔案信息資源，通過方便地獲取組織的知識和員工的知識，方便的知識和信息獲取，能實現(xiàn)快速地成長和自我價值的實現(xiàn)，從而加大對企業(yè)的認同感，樂于留在企業(yè)。

3 轉型措施

根據網信事業(yè)建設的大環(huán)境，隨著大數據、互聯(lián)網+技術的深入應用，明確了國有企業(yè)檔案、圖書工作的主要轉型目標，國有企業(yè)檔案、圖書工作應通過以下的具體措施來看著工作。

1）制度建設。不斷地完善和優(yōu)化檔案、圖書管理制度，確保建立健全大型國有企業(yè)檔案、圖書工作模式和制度標準，確保建立集中統(tǒng)一的檔案管理模式，確保檔案信息資源完整、準確，確保檔案信息資源應歸盡歸;建立知識管理制度體系，明確知識共建共享原則，鼓勵知識的分享，建立評價標準。從頂層規(guī)章、業(yè)務辦法、操作規(guī)則三個方面分層級制定或者修訂企業(yè)檔案制度，并將檔案管理流程融入企業(yè)信息化建設流程中，將檔案業(yè)務相關要求嵌入各業(yè)務系統(tǒng)，形成全過程無縫管理。2）體系建設。完善的檔案管理體系建設是做好檔案全面、快速、廣泛收集的基礎。圍繞企業(yè)中心工作，進一步加強檔案體系頂層設計，統(tǒng)籌整合各類資源，逐步建成統(tǒng)一的、資源共享型的檔案工作體系。完善現(xiàn)有文件收集范圍，加強檔案系統(tǒng)與各業(yè)務系統(tǒng)之間的集成互聯(lián)和資源整合。實現(xiàn)及時有效的應收盡收，應歸盡歸。3）資源建設。數字化檔案管理是檔案發(fā)展的方向，也是企業(yè)檔案工作的追求目標。隨著大數據、云計算、人工智能等新一代信息技術的發(fā)展，必將會對檔案工作和檔案的發(fā)展產生重大影響。借助大數據、云計算、人工智能等信息化技術，推動檔案工作的數字化轉型升級。把現(xiàn)有的重要的產品和課題檔案進行數字化，為提供在線的查詢利用提供資源保障，并逐步實現(xiàn)從接收保管紙質檔案向接收保管電子檔案轉變。通過記錄、收集、整理企業(yè)組織和個人的知識，為企業(yè)員工提供獲得企業(yè)的知識提供便利。4）安全建設。檔案的數字化轉型升級，安全管理是重中之重。結合國家、行業(yè)、企業(yè)的信息化形式及企業(yè)的性質，做好頂層策劃、統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一部署。結合企業(yè)電子檔案形成的規(guī)律和特點，制定適合企業(yè)電子檔案長期保存的標準及制度，建設適合企業(yè)電子檔案存儲、備份體系。5）平臺建設。開展檔案管理信息系統(tǒng)建設，圍繞企業(yè)核心競爭的重點難點，圍繞科研生產、經營管理、風險防控、企業(yè)文化建設等主要業(yè)務板塊，加強檔案圖書資源的開發(fā)，深入挖掘檔案圖書的價值，及時提供更加精準、細致的檔案、知識支持服務。優(yōu)化借閱流程，完善檔案檢索利用手段，通過數字化建設實現(xiàn)智能推送功能。實現(xiàn)員工能隨時隨地查詢利用檔案信息資源，獲得企業(yè)技術信息的全面支持;推進知識管理平臺建設，使得員工能夠實時地、充分了解部門內、外的最新技術進展。使得員工能較為便捷的掌握部門內、外的最新技術進展。方便企業(yè)員工的自我學習和快速成長，增強員工對企業(yè)的認同感，助力子集團留住優(yōu)秀技術人才。

參考文獻

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