基于電子政務(wù)環(huán)境下機(jī)構(gòu)編制檔案管理與服務(wù)研究

周濤

摘 要：伴隨科技水平的不斷進(jìn)步，基于電子政務(wù)環(huán)境下對(duì)于機(jī)構(gòu)編制檔案管理與服務(wù)顯得尤為重要;對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，有效的檔案管理工作是對(duì)于單位機(jī)構(gòu)沿革、職責(zé)任務(wù)、編制變化、人員基本信息及調(diào)整變化的客觀反映。檔案管理工作在各機(jī)關(guān)事業(yè)單位中重要性正在逐步的上升，為了更好的從事機(jī)構(gòu)編制檔案管理與服務(wù)工作;本文從機(jī)構(gòu)編制檔案的基本概念出發(fā)，進(jìn)而探求電子政務(wù)環(huán)境下機(jī)構(gòu)編制檔案管理與服務(wù)工作分析電子政務(wù)環(huán)境下機(jī)構(gòu)編制檔案管理與服務(wù)存在的問(wèn)題并給出一定的措施。為機(jī)構(gòu)編制檔案管理與服務(wù)工作提供一定的參考作用。

關(guān)鍵詞：電子政務(wù);機(jī)構(gòu)編制;檔案管理

電子政務(wù)環(huán)境下機(jī)構(gòu)編制檔案管理與服務(wù)就是對(duì)于真實(shí)事件的真實(shí)記錄和具體反映。對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)機(jī)構(gòu)編制檔案管理是機(jī)構(gòu)歷史的見(jiàn)證，是人才的數(shù)據(jù)中心，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的基礎(chǔ)。時(shí)代的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步對(duì)于機(jī)構(gòu)編制檔案管理與服務(wù)工作要求更為的嚴(yán)格，同時(shí)也正是在嚴(yán)格的管理下才暴露出檔案管理與服務(wù)存在的問(wèn)題，為了實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的檔案管理工作，需要對(duì)機(jī)構(gòu)編制檔案管理與服務(wù)進(jìn)行相應(yīng)的問(wèn)題分析以期獲得更好的提升，進(jìn)而為單位機(jī)構(gòu)的發(fā)展提供了理論性的前提，為單位更好更優(yōu)的運(yùn)行提供堅(jiān)實(shí)的保障。

1 電子政務(wù)環(huán)境下機(jī)構(gòu)編制檔案管理與服務(wù)概述

1）機(jī)構(gòu)編制檔案。機(jī)構(gòu)編制檔案從廣義上來(lái)說(shuō)就是對(duì)于在機(jī)構(gòu)、編制和人員的記錄工作;從狹義上講是機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)于信息的管理（包括機(jī)構(gòu)信息、編制信息、人員信息等）。實(shí)行檔案化的處理是為了便于后續(xù)工作的進(jìn)行，例如人員的調(diào)動(dòng)、編制的調(diào)整、基本信息查找等相關(guān)工作的進(jìn)行[1]。在單位的工作實(shí)際作中屬于一種保密級(jí)別的工作;新時(shí)達(dá)下對(duì)于機(jī)構(gòu)編制檔案的工作也提出了更高的要求和規(guī)范，對(duì)于相關(guān)人員的考核也就更加的嚴(yán)格了。

2）電子政務(wù)。電子政務(wù)簡(jiǎn)而言之就是指政府部門在為其他政府部門或者單位個(gè)人提供行之有效的科學(xué)、合理的服務(wù)措施，在其中會(huì)運(yùn)用到現(xiàn)代電子通訊網(wǎng)絡(luò)、以太網(wǎng)等虛擬電子技術(shù)來(lái)打破原有空間限制實(shí)現(xiàn)空間上的有效鏈接。電子政務(wù)形成的文檔大多是一種數(shù)據(jù)流的形式，將其存儲(chǔ)于云端服務(wù)器中，便于后期的調(diào)用和整理工作;同時(shí)也可以保證信息通訊的便利化，更好的促進(jìn)了電子政務(wù)檔案工作進(jìn)行。

3）電子政務(wù)對(duì)機(jī)構(gòu)編制檔案管理與服務(wù)的影響。因?yàn)殡娮诱?wù)自身存在的特性，因此在機(jī)構(gòu)編制檔案管理與服務(wù)工作的開(kāi)展過(guò)程中大多會(huì)采取電子政務(wù)的方式來(lái)進(jìn)行相應(yīng)的機(jī)構(gòu)編制檔案管理與服務(wù)工作。首先電子政務(wù)對(duì)于機(jī)構(gòu)編制檔案管理來(lái)說(shuō)實(shí)現(xiàn)了公開(kāi)化、透明化的理念，應(yīng)為電子政務(wù)的本身特質(zhì)就是透明的。同時(shí)正是這種透明化讓機(jī)構(gòu)編制檔案管理人員也要具備相關(guān)的開(kāi)放意識(shí)。其次電子政務(wù)更大程度的呈現(xiàn)了機(jī)構(gòu)的歷史情況，更詳細(xì)的記錄人員的基本信息，更有利于機(jī)關(guān)事業(yè)單位法人檔案的管理工作。最后電子政務(wù)的管理存在著監(jiān)督的困難，因此國(guó)家出臺(tái)了相應(yīng)的政策，為網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的編制檔案管理與服務(wù)再造了一個(gè)好的環(huán)境保護(hù)，令其沒(méi)有了后顧之憂[2]。

2 電子政務(wù)環(huán)境下機(jī)構(gòu)編制檔案管理與服務(wù)存在的問(wèn)題

1）檔案的現(xiàn)代化與信息化需求不相適應(yīng)。時(shí)代在變化，科技也在發(fā)展;傳統(tǒng)的編制檔案的管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)甚至無(wú)法適應(yīng)時(shí)代的需求。一方面是編制單位使用老式的信息整理工作，在人員的疏忽下就導(dǎo)致在職責(zé)變動(dòng)、編制調(diào)整的情況下導(dǎo)致信息的丟失和混亂情況。另一方面與現(xiàn)代化不相適應(yīng)表現(xiàn)在需要單位法人證書、印章備案等材料調(diào)用時(shí)，相關(guān)的資料缺失或者查找困難的情況;因此如何有效的利用電子政務(wù)進(jìn)行相關(guān)機(jī)構(gòu)編制檔案管理與服務(wù)工作是新時(shí)代、新發(fā)展下的要求。將自身資料庫(kù)有效的結(jié)合電子數(shù)據(jù)信息，將其實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化和網(wǎng)絡(luò)化的前進(jìn)道路。

2）安全保密有待加強(qiáng)。電子政務(wù)環(huán)境雖然有效的促使了檔案管理與服務(wù)的更新?lián)Q代，但是也面臨著許多的問(wèn)題和考驗(yàn)。因?yàn)殡娮诱?wù)所處的環(huán)境畢竟是在網(wǎng)絡(luò)的大環(huán)境之下，所以對(duì)于信息的泄漏和安全性上面就會(huì)存在著一定的問(wèn)題;機(jī)關(guān)事業(yè)單位的基礎(chǔ)信息在不知情的情況下就被人為或者其他情況下泄露出去了，比如在生活中接到各種推銷的電話就是信息泄露的表現(xiàn)之一。而電子政務(wù)這種重視最終過(guò)程、輕視具體流程的行為就容易導(dǎo)致安全保密工作的不完善從而導(dǎo)致了內(nèi)部資料的泄漏問(wèn)題[3]。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)或者內(nèi)部信息存儲(chǔ)而言是增加了風(fēng)險(xiǎn)性，因此在安全性上就要做到一定的保障。

3）專業(yè)素質(zhì)亟需加強(qiáng)。最后是關(guān)于從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)的討論，隨著時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位的信息技術(shù)還存在著知識(shí)的落后、缺乏新的活力（從業(yè)人員年齡老化的問(wèn)題）對(duì)于機(jī)構(gòu)編制信息的變動(dòng)就缺乏相應(yīng)的敏感度，在信息更新上無(wú)法有效的與實(shí)際相匹配，導(dǎo)致機(jī)構(gòu)編制部門參謀助手作用發(fā)揮不完全。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)這樣的現(xiàn)象不是某一個(gè)單位出現(xiàn)的問(wèn)題，而是在面上普遍存在的一個(gè)問(wèn)題;這就要引起足夠的重視了。

3 電子政務(wù)環(huán)境下機(jī)構(gòu)編制檔案管理與服務(wù)相關(guān)措施

1）促進(jìn)管理方式由傳統(tǒng)向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變。首先，機(jī)構(gòu)編制信息的錄入與管理中要充分的使用信息化，將人員的基本信息、編制類型、職責(zé)任務(wù)充分的與電子政務(wù)掛鉤，來(lái)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的發(fā)展。其次，在檔案的展現(xiàn)形式上要更加具體化和立體化，比如可以分年齡段展示人員信息，為更好了解人員結(jié)構(gòu)提供參考，還可以對(duì)某項(xiàng)職責(zé)任務(wù)加強(qiáng)查找，通過(guò)搜索很快找到承擔(dān)該職責(zé)的單位。最后，關(guān)于信息存儲(chǔ)和保管的信息網(wǎng)絡(luò)化，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔在實(shí)際的過(guò)程中不僅查找不易，保存也是一項(xiàng)比較麻煩的工作，需要單獨(dú)設(shè)立較大的空間用于資料的管理與整理工作[4]。在實(shí)現(xiàn)了電子信息化后，對(duì)于檔案室也可進(jìn)行智能化的管理工作，進(jìn)一步的提升了信息檔案保存的質(zhì)量和安全。

2）做好檔案的加密與解密。電子政務(wù)環(huán)境下機(jī)構(gòu)編制檔案管理與服務(wù)工作在開(kāi)展是需要對(duì)保密工作達(dá)到進(jìn)一步的提升;這就需要文檔的加密與解密措施的有效配合。在實(shí)際人員信息的管理上就會(huì)使得信息在無(wú)意和故意中泄露出去，而有效的加密工作就可以有效的防止這類問(wèn)題的產(chǎn)生;因?yàn)榧用芮闆r的存在別人也無(wú)法有效的查閱和使用文檔。對(duì)于自身資料解密工作的有效進(jìn)行，將機(jī)構(gòu)編制檔案管理進(jìn)行分級(jí)調(diào)整;分級(jí)分步管理做好保密工作，讓電子政務(wù)環(huán)境下機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作的保密性和信息安全性得到一個(gè)質(zhì)的提升。

3）提高檔案管理人員的自身業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)。要想做好電子政務(wù)環(huán)境下機(jī)構(gòu)編制檔案管理與服務(wù)工作就需要對(duì)檔案管理人員的自身業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)的培訓(xùn)。首先是積極鼓勵(lì)管理人員自身學(xué)習(xí)，同時(shí)開(kāi)展有效的談?wù)摵徒涣鲿?huì)議，交流最近的工作得失以及在工作上困難;討論在職位上的變革和責(zé)任調(diào)整工作中如何更好的做好檔案管理任務(wù)。其次可以邀請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)或者是業(yè)務(wù)能力優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)來(lái)此“傳道授業(yè)”這也是有效提升檔案管理人員的自身業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)的有效途徑。最后是檔案管理人員進(jìn)行有效的考核，“逼迫”其發(fā)展自生的專業(yè)水平;采取有效的淘汰機(jī)制，促使檔案人員能更適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，從而有效的提升電子政務(wù)環(huán)境下機(jī)構(gòu)編制檔案管理與服務(wù)工作效率[5]。

4 結(jié)語(yǔ)

想要在電子政務(wù)基礎(chǔ)下對(duì)機(jī)構(gòu)編制檔案管理與服務(wù)工作進(jìn)行有效的提升，需要的是技術(shù)與人員的和諧統(tǒng)一。對(duì)于機(jī)構(gòu)的歷史變革、職責(zé)調(diào)整以及信息管理都是直觀且生動(dòng)的體現(xiàn);有效推動(dòng)以電子政務(wù)為基礎(chǔ)的機(jī)構(gòu)編制檔案管理效率提升，將時(shí)代所賦予的技術(shù)和理念充分的融入到機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作中。

參考文獻(xiàn)

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