煙草企業(yè)信息化檔案創(chuàng)新管理研究

顧娟

摘 要：隨著市場經(jīng)濟體制改革的不斷深入，煙草的檔案管理工作也進入了新的發(fā)展時期，不僅按照時代發(fā)展的規(guī)律和要求轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的管理理念和管理模式，也在信息技術(shù)的推動下逐漸實現(xiàn)了檔案信息化管理的建設(shè)，不僅有助于豐富檔案管理內(nèi)容、拓展檔案管理的途徑，也有助于實現(xiàn)檔案管理服務(wù)功能的縱深發(fā)展。但由于各種原因的影響，檔案管理信息化創(chuàng)新工作并不順利。文章著重闡明了信息化檔案創(chuàng)新管理對煙草產(chǎn)生的積極影響，分析了管理過程中出現(xiàn)的問題和新要求，并提出了對應(yīng)的解決對策作為參考。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè);重要作用;存在問題;新形勢;新策略

1 引言

在信息化大數(shù)據(jù)的環(huán)境下，檔案管理工作運用計算機和信息技術(shù)，將檔案資源予以長久的保存，同時還可以更好、更多的保證資源及其完整性和真實性，并以其便捷性不斷的延伸檔案發(fā)展空間、查閱方式，拓展其發(fā)展方向。只有實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，才能最大限度的滿足新時代下煙草檔案管理工作的需求，才能讓檔案資料的價值得到充分的挖掘與利用，不僅是企業(yè)整體管理水平提高的具體表現(xiàn)，也是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢。尤其是在煙草行業(yè)改革的關(guān)鍵時期，信息化檔案管理工作更能將企業(yè)發(fā)展過程中產(chǎn)生的最原始、最真實、最全面的資料和信息提供給企業(yè)，讓各項企業(yè)資源都得到合理的配置，幫助企業(yè)做出最正確、最科學(xué)的決策和部署，實現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展。

2 加強檔案管理創(chuàng)新在煙草企業(yè)的重要意義

檔案在煙草企業(yè)的發(fā)展過程中起到了至關(guān)重要的作用，它不僅見證了企業(yè)的發(fā)展，也引導(dǎo)著企業(yè)的發(fā)展，是企業(yè)創(chuàng)新科研成果、指導(dǎo)改革升級的延續(xù)依據(jù)。它所記錄著的經(jīng)濟、行政管理、資本運行的詳細信息也在改革環(huán)境下愈加豐富和多樣，傳統(tǒng)的人工操作并不能確保檔案資料的完整性，而通過信息化管理模式的創(chuàng)新，檔案資源的來源渠道、收集渠道、整理方法也愈加寬闊和便捷，各類檔案信息也都能得到深入的挖掘、開發(fā)和整合，從而建立起完善的信息存儲系統(tǒng)，檔案數(shù)據(jù)庫也會因此而更加完善和豐富，不僅能讓各個信息數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系一目了然，也極大的避免了重復(fù)作業(yè)的情況，一定程度上提高了檔案管理的效率，節(jié)約了單位資源和管理成本，進而檔案的利用價值也得到了充分的體現(xiàn)，也只有實現(xiàn)信息化建設(shè)，才能更加全面、系統(tǒng)的收集資料，深入的挖掘檔案資料的價值，讓整個檔案管理體系更具安全性和完整性，從而更好的借助檔案記錄所形成的自有經(jīng)驗體系來指導(dǎo)企業(yè)發(fā)展，幫助企業(yè)做出正確的決策和部署，并能最大限度的提高國有資產(chǎn)的穩(wěn)定性和利用率，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定良好的

基礎(chǔ)。

3 煙草企業(yè)檔案管理創(chuàng)新中存在的問題

1）信息技術(shù)應(yīng)用不足。在管理工作中對信息技術(shù)及設(shè)備的利用率較低。多數(shù)情況下管理人員還是依賴于傳統(tǒng)的工作模式，對信息設(shè)備也僅僅是利用了其基本的輸出和輸入功能，另外，計算機硬件存儲空間也相對較小，無法滿足更多檔案的存儲，意味著現(xiàn)代化設(shè)備的運行較低。

2）隊伍能力不夠。一般在開展管理工作時都忽視了檔案管理工作的全面性和整體性，加之檔案人員一般身兼數(shù)職，造成對檔案管理滯后的現(xiàn)象;其次檔案管理人員都對網(wǎng)絡(luò)化信息技術(shù)的接觸較少，對設(shè)備的熟練程度也不高，無法推動檔案管理工作的信息化建設(shè)，基本還是沿用傳統(tǒng)的管理方法，管理起來較為困難。

4 檔案管理創(chuàng)新在煙草企業(yè)發(fā)展中面臨的新要求

1）要加強組織管理。目前國家對檔案的保管期限已經(jīng)從“永久”“長期”“短期”變更成了“永久”和“定期”，并將以往的期限劃分予以了具化，目的是更好的實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。對此，企業(yè)的檔案管理部門也必須要嚴格按照這些既定的規(guī)定行事，規(guī)范管理檔案，從組織到落實進一步提高管理成效。

2）要嚴格規(guī)范管理。對于煙草企業(yè)而言，當前環(huán)境下的檔案管理要對檔案的歸屬和流向予以明確的規(guī)定，并按照檔案的類型、屬性以及價值的大小等進行分類，做好檔案的清點工作，比如檔案是實物還是其他、是文字資料還是聲像等;對于那些已經(jīng)到期且已經(jīng)沒有任何利用價值的文獻資料要及時予以銷毀。每份檔案要知道它的流向，以免在出現(xiàn)檔案資料丟失或者其他異常情況時能及時落實到位、做出補救。

3）要拓展服務(wù)渠道。任何檔案資料都是為了應(yīng)用和服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展，同時也需要注意檔案資料的安全與保密。對此，煙草企業(yè)在開展檔案管理工作時要根據(jù)檔案是開放的還是不開放的這兩種類型采用不同的手段進行調(diào)取和應(yīng)用。

5 煙草企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的實施策略

1）強化網(wǎng)絡(luò)管理。企業(yè)要順應(yīng)時代的發(fā)展特點，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分的利用起來，建立信息開放服務(wù)中心，對資源信息開發(fā)利用，實現(xiàn)信息資源的安全共享，并在進行合理的合作數(shù)據(jù)庫選擇上，應(yīng)保證對基本建設(shè)成本的供應(yīng)保障促進，通過其相應(yīng)的時間調(diào)整，從而確保對信息傳遞的精確性保障。對于數(shù)字檔案的規(guī)格管理，其實際的數(shù)據(jù)目錄，服務(wù)體驗，也有了較大的成本規(guī)劃處理。最重要的是利用信息技術(shù)來規(guī)范檔案管理。比如一些具有重要價值的文獻、資料、視頻、圖像等資料、憑證可以應(yīng)使用不可擦除型光盤，以免計算機系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)故障時導(dǎo)致信息的丟失。最后，可以根據(jù)工作需求、自身發(fā)展需求來自行研發(fā)、向社會團體、研究院等購買相對應(yīng)的軟件，構(gòu)建用戶多元、界面優(yōu)質(zhì)及功能完善的管理體統(tǒng)，以此滿足信息化建設(shè)的需求，并定期對使用中的各種軟硬件設(shè)施進行維護、更新和升級，以此增加檔案系統(tǒng)的安全性和系統(tǒng)保障。

2）強化隊伍建設(shè)。煙草企業(yè)要意識到檔案管理創(chuàng)新工作對企業(yè)發(fā)展的重要性，每個部門都要積極配合和支持檔案管理工作，從而為檔案管理工作的創(chuàng)新培育良好的環(huán)境。另外，做好檔案管理工作必須要有合格的隊伍。企業(yè)必須要加大對人才的培養(yǎng)力度，為檔案管理儲備更加專業(yè)的人才。比如利用組織集中學(xué)習(xí)的形式讓管理人員學(xué)習(xí)新的管理知識和技能，尤其是關(guān)于信息技術(shù)方面的內(nèi)容，企業(yè)可以聘請或邀請專業(yè)領(lǐng)域的人才來現(xiàn)場講課、現(xiàn)場指導(dǎo)，提高管理人員的信息技術(shù)使用能力，從而構(gòu)建出全新的信息化管理隊伍。

3）完善管理模式。當前企業(yè)管理活動要實現(xiàn)精細化、標準化管理。檔案管理工作也不例外。對此，企業(yè)要在數(shù)據(jù)管理、存儲等方面要建立統(tǒng)一的標準。任何管理人員都必須要嚴格按照規(guī)定的流程進行文檔領(lǐng)取、拆分、分類掃描、圖文處理、數(shù)據(jù)檢索、歸檔。文檔領(lǐng)取要有記錄，并根據(jù)排檔的順序上架安置;不同的檔案要進行不同的分類;針對煙草進行分類掃描，針對幅面類型確定與之相適應(yīng)的掃描設(shè)備，做好規(guī)范的掃描記錄，若是同卷檔案利用不同掃描儀器來完成的，也要做好最終檔案文件的歸卷工作。

6 結(jié)語

新時代的檔案管理工作必須要與時俱進，并結(jié)合企業(yè)的實際發(fā)展情況和檔案管理的新特點，利用信息技術(shù)來創(chuàng)新工作模式，利用各種教育培訓(xùn)平臺來組建合格的管理隊伍，利用創(chuàng)新思維來完善管理體系，讓檔案管理規(guī)范化、制度化、標準化，全面提升檔案管理的高效性，從而更好的服務(wù)企業(yè)發(fā)展。

參考文獻

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