信息化在工程檔案管理中的應(yīng)用與實(shí)施措施探討

王靜

摘 要：進(jìn)入21世紀(jì)后，信息化管理模式逐步走入人們的視野，社會(huì)各領(lǐng)域在生產(chǎn)辦公過程中，也相繼建立信息管理系統(tǒng)，不僅提高了生產(chǎn)工作效率，同時(shí)，也為企業(yè)節(jié)省了大量的人力資源成本。尤其在工程檔案管理中的應(yīng)用，使繁瑣的工作流程變的簡單化，管理思路變的清晰化，而且檔案利用率也得到大幅提升。因此，本文將著眼于信息化在工程檔案管理中的重要性以及實(shí)施措施予以闡述。

關(guān)鍵詞：信息化;工程檔案;應(yīng)用;實(shí)施措施

工程檔案是工程項(xiàng)目建設(shè)全周期的客觀真實(shí)資料，貫穿于工程建設(shè)項(xiàng)目的決策階段、設(shè)計(jì)階段、施工階段以及質(zhì)量驗(yàn)收階段，是建設(shè)項(xiàng)目正常實(shí)施的不可或缺的參考依據(jù)。傳統(tǒng)的檔案管理方法，“人的因素”始終占據(jù)主導(dǎo)位置，以至于出現(xiàn)工作效率低，檔案資料收集不全的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了各項(xiàng)工作的順利開展。而信息化在工程檔案管理中的實(shí)際應(yīng)用，不但加快了工作進(jìn)度，同時(shí)，也使工程檔案的實(shí)用價(jià)值得到切實(shí)體現(xiàn)。

1 信息化在工程檔案管理中的重要性

1.1 提升工作效率

工程檔案包括施工圖紙、技術(shù)交底、設(shè)計(jì)變更、開竣工報(bào)告、各種會(huì)議記錄、質(zhì)量文件、技術(shù)文件、驗(yàn)收資料等多項(xiàng)內(nèi)容，如果沿用過去的人工管理模式，不但工作效率低，而且錯(cuò)誤率高，給其它各項(xiàng)工作的開展帶來諸多負(fù)面影響。而以互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)為主的信息技術(shù)的應(yīng)用，給工程檔案管理提供了一個(gè)高效應(yīng)用平臺(tái)，首先借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)，施工企業(yè)可以建立一個(gè)工程檔案管理數(shù)據(jù)庫，由于大數(shù)據(jù)技術(shù)存儲(chǔ)量大，因此，數(shù)據(jù)庫當(dāng)中可以容納大量的工程建設(shè)信息，這就節(jié)省了檔案存儲(chǔ)空間。同時(shí)，檔案信息管理系統(tǒng)具有自動(dòng)分析、篩選、查詢、調(diào)閱、審批等功能，這就取代了過去的人工操作模式，提升了檔案管理工作效率[1]。

1.2 實(shí)現(xiàn)資源共享，提供高效服務(wù)

信息化在工程檔案管理中的應(yīng)用，使過去的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為電子檔案，檔案管理人員利用掃描儀或者數(shù)碼照相、攝像設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行加工處理，而形成空間占用小、易于管理的文檔格式或者圖片格式的電子檔案。管理人員借助于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以隨時(shí)共享檔案資源信息，檔案需求者或者企業(yè)的管理層領(lǐng)導(dǎo)只需要登錄信息系統(tǒng)的客戶端，就可以隨時(shí)瀏覽相關(guān)的檔案信息，這就給各項(xiàng)工作的高效展開提供了便捷服務(wù)。

1.3 為工程項(xiàng)目建設(shè)提供資源及技術(shù)保障

過去，在紙質(zhì)檔案時(shí)代，工程項(xiàng)目實(shí)施過程中發(fā)生的大量資料信息在歸檔時(shí)，需要耗費(fèi)大量的人力資源，尤其在整理過程中，管理人員極易出現(xiàn)人為失誤，而造成檔案資料丟失，給企業(yè)帶來諸多不利影響。比如工程技術(shù)人員或者項(xiàng)目建設(shè)專家需要調(diào)取歷年來的工程檔案，為新項(xiàng)目的立項(xiàng)做好技術(shù)評(píng)估與工藝評(píng)估等工作，而面對(duì)大量的紙質(zhì)資料，常常無從下手?，F(xiàn)在，信息技術(shù)的介入扭轉(zhuǎn)了這一局面，技術(shù)領(lǐng)域?qū)＜铱梢灾苯拥卿洐n案信息管理界面，只需要在搜索界面輸入所要查詢的檔案名稱，即可快速搜索到相關(guān)信息，這就給項(xiàng)目評(píng)估工作以及工程建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施提供了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)支持與資源保障。

2 信息化在工程檔案管理中的實(shí)施措施

2.1 規(guī)范管理，建章建制

雖然檔案信息管理系統(tǒng)已日趨完善，但是，由于檔案管理人員工作量大，人員數(shù)量少，這就使得一些紙質(zhì)檔案資料無法及時(shí)存儲(chǔ)到檔案數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，而影響了工作進(jìn)度。因此，為了推進(jìn)工程檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理進(jìn)程，施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合工程項(xiàng)目類型、規(guī)模、檔案管理人員的崗位工作職責(zé)以及檔案信息管理系統(tǒng)的運(yùn)營情況，制訂一套精細(xì)化的檔案信息化管理制度，將信息管理系統(tǒng)的使用方法、操作流程，檔案資料的共享、傳遞、保管等內(nèi)容納入管理制度當(dāng)中。同時(shí)，明確各級(jí)管理人員的崗位職責(zé)權(quán)限，建立檔案管理責(zé)任制，各負(fù)其責(zé)，各司其職，確保檔案信息系統(tǒng)能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)，為工程建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施與各項(xiàng)工作的順利開展提供確鑿的參考信息。

2.2 增強(qiáng)信息意識(shí)，提高專業(yè)水平

與過去的檔案管理模式相比，信息化檔案管理模式對(duì)管理人員的專業(yè)技術(shù)水平、管理水平提出了更高了要求。因此，施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)著眼于工程檔案管理崗位的各項(xiàng)工作內(nèi)容，進(jìn)一步完善內(nèi)部培訓(xùn)教育體系，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員，每年至少開展一次專項(xiàng)培訓(xùn)。由于部分管理人員工作量大，無法抽出時(shí)間參與集中培訓(xùn)，針對(duì)這種情況，企業(yè)可以充分發(fā)揮QQ、微信、自媒體等新型傳播媒介的優(yōu)勢(shì)，對(duì)管理人員進(jìn)行線上培訓(xùn)，并及時(shí)了解管理人員的培訓(xùn)情況，積極聽取反饋意見與建議，使受訓(xùn)人員能夠樹立崗位責(zé)任意識(shí)[2]。

另外，由于信息技術(shù)專業(yè)性強(qiáng)，檔案信息管理系統(tǒng)的建立與維護(hù)必須由專人負(fù)責(zé)，如果現(xiàn)有專業(yè)人才的數(shù)量不足，企業(yè)可以進(jìn)一步拓寬招聘渠道，利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)、社會(huì)第三方招聘平臺(tái)或者與高等院校建立長期的合作往來關(guān)系，在應(yīng)屆畢業(yè)生當(dāng)中選擇優(yōu)秀的技術(shù)型人才，充實(shí)企業(yè)信息化管理隊(duì)伍。

2.3 凈化存儲(chǔ)環(huán)境，實(shí)施技術(shù)創(chuàng)新

相比于紙質(zhì)檔案，電子檔案的保存期限長，利用率高，但是，由于檔案信息管理系統(tǒng)在運(yùn)行過程中，常常受到病毒的侵蝕或者黑客攻擊，而造成部分?jǐn)?shù)據(jù)信息丟失或者被盜，因此，為了提高系統(tǒng)的安全性能，避免檔案資料丟失情況的發(fā)生，專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)采取設(shè)置密碼、密鑰的方式，對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行加密處理。并根據(jù)企業(yè)內(nèi)部的《檔案管理辦法》，明確檔案資料的查閱權(quán)限。比如企業(yè)管理者有權(quán)查看工程檔案資料，可以在系統(tǒng)設(shè)置當(dāng)中公開管理者的瀏覽權(quán)限，而其它部門的管理人員或者基層工作人員無權(quán)查看工程檔案資料，應(yīng)當(dāng)在系統(tǒng)設(shè)置當(dāng)中屏蔽相關(guān)人員的瀏覽權(quán)限。這樣，就提升了檔案資料管理的安全性。

另外，在工程檔案管理中，可以運(yùn)用一些新技術(shù)、新方法，來提升檔案管理工作績效。比如在工程建設(shè)領(lǐng)域被廣泛應(yīng)用的BIM可視化模型技術(shù)，這種技術(shù)能夠客觀真實(shí)反映建設(shè)工程項(xiàng)目的整體形態(tài)，與施工前、施工中、施工后的項(xiàng)目進(jìn)度與各項(xiàng)技術(shù)參數(shù)。尤其是BIM技術(shù)的中電子簽章、影像保存、指紋虹膜等技術(shù)，都可以作為檔案信息化管理的應(yīng)用技術(shù)，新技術(shù)的融入對(duì)工作效率的提升，檔案信息化管理體系的完善都具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

3 結(jié)束語

信息化管理將成為工程檔案管理工作的未來發(fā)展趨勢(shì)，因此，施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)予以高度重視，不斷提升信息化管理水平，豐富檔案信息化管理內(nèi)涵，充分發(fā)揮信息化管理優(yōu)勢(shì)，夯實(shí)工程檔案在工程建設(shè)項(xiàng)目中的主導(dǎo)位置，為企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)大的技術(shù)支撐。

參考文獻(xiàn)

[1]張衛(wèi)東.檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理探究[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計(jì)，2020（5）：2252.

[2]連遠(yuǎn)丹.大數(shù)據(jù)時(shí)代工程檔案信息化管理淺議[J].城建檔案，2020（3）：27-28.