事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決方案

摘 要：在社會快速發(fā)展的背景下，我國的經(jīng)濟正在顯著提升。在信息時代中事業(yè)單位的檔案管理也形式也逐漸發(fā)生改變，各事業(yè)單位要想實現(xiàn)檔案管理工作的順利開展，應落實檔案管理信息化，將傳統(tǒng)的紙質版檔案轉變成為電子版檔案。但是不可否認，在這一轉變過程中依然存在的各種問題有待完善，不僅影響著檔案管理的整體質量，還阻礙著我國經(jīng)濟建設的發(fā)展。所以，這就要求相關管理人員能夠以一種正確的眼光看待在事業(yè)單位檔案管理信息化建設工作中存在的各種問題。因此，本文將圍繞事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題與處理方案為主題來展開分析，再提出促進事業(yè)單位檔案管理信息化建設工作順利開展的可行性對策。

關鍵詞：事業(yè)單位檔案管理;信息化建設;問題與解決方案

1 針對當前事業(yè)單位檔案管理信息化建設中存在薄弱環(huán)節(jié)的探究

當前在事業(yè)單位檔案管理信息化建設工作中依然存在著各種問題有待完善，其中主要體現(xiàn)在以下幾點。第一，缺乏完善的檔案管理信息配套設施。本身對于事業(yè)單位人事檔案管理工作來說，具有人員流動較大的特點，所以在對人事檔案保管時容易存在疏忽現(xiàn)象，并且對于一般的檔案管理部門來說，其檔案室是較為狹窄的，相應的配套設施也較為匱乏，在這一背景下會導致人事檔案信息化建設工作缺乏完整性以及安全性，從而對信息化建設工作形成嚴重的阻礙。第二，信息技術的應用不夠全面。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中大部分人的工作都是依靠人工落實，所以工作人員的工作內(nèi)容復雜多樣，而且效率較低，從而存在著各種人為誤差。要想實現(xiàn)檔案信息化管理不僅需要各種基礎設施。還要具備專業(yè)性技能較強、綜合素質較高的人才隊伍作為支持，但是由于當前部分人事檔案管理工作人員對信息檢索的技術應用缺乏專業(yè)性，也就存在著信息化應用不夠現(xiàn)象。第三，事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在各種信息安全問題。如果有部分違法分子惡意將病毒融入到檔案管理中，很有可能會竊取信息，以至于信息泄露，這對事業(yè)單位的發(fā)展和進步產(chǎn)生深遠影響[1]。

2 針對促進事業(yè)單位檔案管理信息化建設工作開展可行性對策的探究

2.1 構建完善的管理和工作制度

首先，為了促進事業(yè)單位檔案管理信息化建設工作的順利開展，應構建完善的管理和工作制度。在社會快速發(fā)展的背景下，事業(yè)單位要迎合社會的發(fā)展潮流，跟上社會發(fā)展的腳步，要認識到事業(yè)單位本身就是具有特殊性的單位，而檔案管理部門也是一種邊緣化機構，在我國相關法律法規(guī)完善的背景下，對事業(yè)單位的檔案管理工作也有著各種規(guī)定，所以檔案管理工作信息化建設工作要始終在法律允許的范圍中開展，實現(xiàn)受到法律法規(guī)的合理約束，促使事業(yè)單位檔案管理信息化建設工作有法可依。與此同時，事業(yè)單位還要加強對自身實際情況的掌握和認識，依據(jù)實際情況制定檔案資料管理制度，對相關工作人員開展培訓工作，提升其專業(yè)性技能以及工作能力。

注重完善監(jiān)督管理制度將會對檔案管理信息化建設的整個過程實時監(jiān)控和管理，確保整個建設過程能滿足相關要求，并處于規(guī)章制度的約束內(nèi)。而且在監(jiān)管制度完善下會促使檔案管理工作人員激發(fā)自身工作潛能，具備良好的工作意識以及主動性，實現(xiàn)保障檔案資料的信息安全。除此之外，事業(yè)單位還要實現(xiàn)單位內(nèi)部監(jiān)督和單位外部監(jiān)督，促使兩者相互融合，實現(xiàn)共同促進，在第一時間掌握檔案管理信息化中存在的各種薄弱環(huán)節(jié)，并及時糾正，確保構建專業(yè)高效的檔案管理信息化系統(tǒng)[2]。

2.2 注重提升工作人員綜合素質

其次，注重提升工作人員綜合素質來促進事業(yè)單位檔案管理信息化建設工作的開展。在社會快速發(fā)展下事業(yè)單位要想落實檔案管理工作信息化，應組織一支專業(yè)型技能較強、綜合素質較高的工作團隊，確保檔案管理工作人員全面掌握信息化檔案管理的手段，所以這就要求相關管理人員培養(yǎng)和引進更多檔案管理專業(yè)的優(yōu)秀人才來提升檔案管理信息化的質量。還要對現(xiàn)有的檔案管理工作人員加強培訓，改變以往的檔案管理形式以及知識結構。與此同時，事業(yè)單位應依據(jù)自身實際的經(jīng)濟發(fā)展目標來制定科學的檔案管理信息化進程。在當前社會中信息化技術的應用越來越廣泛，檔案管理信息化也是一種必然的發(fā)展趨勢，但是事業(yè)單位要避免盲目從眾，而要依據(jù)實際情況來落實信息化，在建設事業(yè)單位檔案管理信息化前要安排工作人員和專家開展科學規(guī)劃，在綜合考慮實際情況的背景下制定檔案管理信息化建設的短期目標和長期目標[3]。

2.3 重視建立現(xiàn)代化信息化網(wǎng)站

最后，重視建立現(xiàn)代化信息網(wǎng)站。通過這種手段給相應人員提供各種專業(yè)化的檔案信息服務。網(wǎng)頁式服務是落實檔案管理工作信息化的主要手段和途徑，這種手段會成為事業(yè)單位檔案管理信息化的主流模式。需要注意的是，在構建檔案管理信息化網(wǎng)站時，要確保該網(wǎng)站具有更新以及再開發(fā)的能力，從而迎合社會的發(fā)展潮流，更加全面的利用計算機中的各種資源。事業(yè)單位檔案管理工作人員在合理利用計算機的背景下及時更新檔案內(nèi)容，為實現(xiàn)準確保存各種檔案信息提供保障，還要發(fā)揮出掃描儀等各種設備的利用優(yōu)勢，加強對圖片以及聲像等檔案材料的保存，通過這種手段最大限度地減少檔案資料管理的資金以及空間。除此之外，在事業(yè)單位檔案管理信息化建設工作中應落實數(shù)字化。檔案信息資源數(shù)字化是對檔案原文件保存的主要手段之一，而事業(yè)單位中的管理人員應發(fā)揮出現(xiàn)代科學技術的利用優(yōu)勢，把物質化信息資源開展數(shù)字化保存，還應構建完善的檔案全文數(shù)據(jù)庫以及檔案目錄數(shù)據(jù)庫，落實為所有工作人員提供具有針對性的服務。在實現(xiàn)檔案管理工作數(shù)字化的同時，還要加強對傳統(tǒng)檔案管理手段的更新，實現(xiàn)兩者相互補充、相互影響、共同發(fā)展[4]。

3 總結

通過上述問題分析，我們充分地意識到實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設的重要性。各事業(yè)單位應適應社會的發(fā)展，跟上社會發(fā)展的潮流，將事業(yè)單位檔案管理信息化當作關鍵任務之一，而相關管理人員要用一種正確的眼光看待當前事業(yè)單位檔案管理信息化建設工作中存在的問題，其中主要包括缺乏完善的檔案管理信息配套設施、信息技術的應用不夠全面以各種信息安全問題。因此，在后續(xù)的事業(yè)單位檔案管理信息化建設工作中應當構建完善的管理和工作制度、注重提升工作人員綜合素質、重視建立現(xiàn)代化信息化網(wǎng)站，為促進事業(yè)單位檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎。

參考文獻

[1]魏勇.檔案管理信息化若干問題的思考[J].工會論壇（山東省工會管理干部學院學報），2017（4）.

[2]路晉超，賈彥敏，林建民.事業(yè)單位檔案管理信息化建設的若干問題[J].黑龍江史志，2018（11）

[3]彭彩虹.淺談事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].辦公室業(yè)務，2017，（12）：116-1l9.

[4]路晉超，賈彥敏，林建民.事業(yè)單位檔案管理信息化建設的若干問題[J].黑龍江史志，2018，（11）：119-121.

作者簡介

常昕（1986-），女，漢族，山東泰安人，研究生，研究方向：檔案管理。