檔案信息化如何應(yīng)用云技術(shù)

樊雪飛

摘 要：檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為主流趨勢，云技術(shù)正確指導(dǎo)著檔案信息化建設(shè)向著標(biāo)準(zhǔn)化、智能化、共享化和安全高效的方向發(fā)展。隨著分布式、并行式、網(wǎng)格計算技術(shù)的快速發(fā)展，云技術(shù)基于其彌漫性、同時性、邏輯性將檔案服務(wù)流程分為若干小的模塊，在云技術(shù)的整合下發(fā)揮各部分的檔案供給、存儲與管理的作用，從而達(dá)到提高檔案服務(wù)效率與質(zhì)量的目標(biāo)。本文分析檔案信息化建設(shè)中如何應(yīng)用云技術(shù)，以及更好的發(fā)揮云技術(shù)在檔案服務(wù)中的優(yōu)勢作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理;云技術(shù);應(yīng)用價值

云技術(shù)是信息技術(shù)服務(wù)的主要發(fā)展趨勢，它主要基于互聯(lián)網(wǎng)的計算方式滿足用戶日益?zhèn)€性化的軟件需求、平臺需求與基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù)需求。它在廣域網(wǎng)將局域網(wǎng)的各種硬件設(shè)備、軟件、網(wǎng)絡(luò)資源聯(lián)系在一起，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效存儲、處理和共享。云技術(shù)是現(xiàn)有信息技術(shù)、管理平臺技術(shù)、應(yīng)用技術(shù)的整合，從而將信息資源按照需要靈活便利的進(jìn)行組合，滿足用戶的個性化需要。

1 云計算技術(shù)概述及特點

1.1 什么是云技術(shù)

云技術(shù)整合了網(wǎng)絡(luò)、信息、平臺、應(yīng)用技術(shù)等的優(yōu)化，做到了對資源的靈活、合理、高效的利用。云技術(shù)基于互聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)服務(wù)實現(xiàn)了信息的增加、使用與交換。云技術(shù)是提供虛擬信息資源的重要技術(shù)手段，云技術(shù)可以提供放快捷的網(wǎng)絡(luò)訪問，做到信息資源的優(yōu)化配置與共享，實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)、存儲、應(yīng)用、軟件與服務(wù)的同步，只需要投入很少的管理就可以獲得有價值的信息。用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)免費獲得云技術(shù)服務(wù)，云技術(shù)是互聯(lián)網(wǎng)支持下信息服務(wù)功能的有效延伸。

1.2 云技術(shù)的特點

云技術(shù)的速度更快，處理信息能力更強(qiáng)，安全性更高。例如，云技術(shù)設(shè)備普遍的具有相當(dāng)?shù)囊?guī)模，Amazon、IBM、微軟、Yahoo等的“云”有幾十萬臺服務(wù)器。云技術(shù)可以支持用戶在任意位置、任意時間的信息獲取需要。云技術(shù)使得數(shù)據(jù)具有多副本容錯，計算機(jī)節(jié)點同構(gòu)、可互換等特點。

1.3 云技術(shù)服務(wù)的模式

一是公共云模式，主要由技術(shù)服務(wù)商提供云的運營，保證運營環(huán)境的安全，由客戶提供相關(guān)的程序，客戶不必要關(guān)注云平臺的基礎(chǔ)運營和資源的實現(xiàn)方式。二是私有模式，客戶自己建設(shè)云服務(wù)中心，該模式具有較強(qiáng)的靈活性，可以促進(jìn)各種資源整合。第三，混合運營模式，是上述兩種模式的結(jié)合，可以提供云共享服務(wù)的一些內(nèi)容。云技術(shù)服務(wù)模式?jīng)Q定了在檔案服務(wù)的方式。

2 云技術(shù)與檔案信息化建設(shè)

2.1 檔案信息化建設(shè)的概念分析

檔案信息化建設(shè)是在指國檔案管理部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，將現(xiàn)代信息技術(shù)作為檔案管理的主要技術(shù)手段，推動檔案管理向著電子化、數(shù)據(jù)化、智能化方向的管理機(jī)制。檔案信息化建設(shè)加快了檔案的數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)進(jìn)程，其管理的核心是實現(xiàn)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資源的電子化，目前是滿足人們的檔案使用需要，實現(xiàn)對傳統(tǒng)檔案信息數(shù)據(jù)資源價值的深度挖掘，從而發(fā)揮檔案資源對現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要促進(jìn)作用，云技術(shù)已經(jīng)成為新時代檔案管理的主要技術(shù)手段。以云技術(shù)為代表的檔案管理信息化建設(shè)推動檔案管理的高效、安全與共享服務(wù)時代到來。

2.2 檔案信息化建設(shè)的主要優(yōu)勢

檔案信息化已經(jīng)成為當(dāng)代檔案管理的主要方式，信息化的管理方式突破了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的弊端，現(xiàn)代信息技術(shù)用于檔案信息化管理可以構(gòu)建檔案的智能化共享網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)了計算機(jī)檔案管理的再升級。運用信息化的方式進(jìn)行檔案管理可以實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，推動檔案資源的共享，加速了不同地區(qū)、不同門類、不同級別檔案館的聯(lián)系，解決了因地方檔案管理差異化標(biāo)準(zhǔn)帶來的信息共享難問題。在云技術(shù)的輔助下實現(xiàn)了各級檔案管理的統(tǒng)一、規(guī)范和持續(xù)優(yōu)化運營。該項技術(shù)的使用可以促進(jìn)檔案管理軟件的升級，及時的將檔案輸送到檔案管理中心，檔案管理工作更加快捷有效。運用云技術(shù)進(jìn)行檔案管理可以提高政務(wù)公開信息化的水平，日益成熟的互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)，完善的基礎(chǔ)服務(wù)設(shè)施，不同軟件升級，均有助于提高檔案保管的質(zhì)量，同時促進(jìn)檔案管理軟件的不斷升級，開通了檔案管理的共享服務(wù)功能，實現(xiàn)了檔案集中管理的效果。云服務(wù)中心使得檔案服務(wù)更加透明，政府信息有助于方便用戶的及時調(diào)查了解。實現(xiàn)了檔案管理設(shè)備投資節(jié)約化，各級檔案管理均可以運用云技術(shù)的基礎(chǔ)設(shè)施平臺，以較低的經(jīng)濟(jì)成本獲得較高的檔案服務(wù)運算能力，并且限制了檔案服務(wù)限制瓶頸，滿足了用戶針對性的檔案檢索需要，降低了檔案服務(wù)的資金消耗。檔案服務(wù)部門可以降低檔案的運行成本，提高檔案管理的整體工作水平，從而達(dá)到提高檔案管理工作總體質(zhì)量與效率的目標(biāo)。

2.3 應(yīng)用云技術(shù)的檔案管理特征

以往數(shù)字檔案的建設(shè)主要采用的是分布式的數(shù)據(jù)存儲方式，并且以數(shù)據(jù)流的形式實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的有效互動。首先，基于云技術(shù)的檔案管理具有良好的邏輯性，可以更好的優(yōu)化檔案的組織形式，可以形成一個更科學(xué)的檔案存儲管理框架。云技術(shù)環(huán)境下的檔案服務(wù)主要由基礎(chǔ)設(shè)施、智能化服務(wù)軟件、服務(wù)平臺、客戶端等構(gòu)成。同時還要檔案評估系統(tǒng)與咨詢服務(wù)互動系統(tǒng)等。引進(jìn)云技術(shù)的檔案管理可以減少對傳統(tǒng)檔案管理模式的依賴，提高檔案資源的共享性，促進(jìn)不同設(shè)備間檔案數(shù)據(jù)信息的有效交換。其次，基于互聯(lián)網(wǎng)或移動互聯(lián)網(wǎng)可以達(dá)到快速、批量、精準(zhǔn)的處理是海量檔案信息的模式。云技術(shù)的智能化服務(wù)水平更高，實現(xiàn)了檔案存儲、管理、共享的同時性，實現(xiàn)了個性化的檔案供給，提高了日常檔案服務(wù)的針對性，有助于全方位的滿足用戶的檔案使用需要。第三，云技術(shù)可以減少檔案服務(wù)安全方面的顧慮，基于檔案使用權(quán)限建立更為科學(xué)的檔案資源供給機(jī)制。云技術(shù)用于檔案管理使得客戶端、用戶端負(fù)載更低，檔案管理部門不需要為一次性的任務(wù)或罕見任務(wù)而配置大型的檔案管理設(shè)備。應(yīng)用云技術(shù)進(jìn)行檔案管理的效率更高，速度更快，檔案互動能力更強(qiáng)，用戶可以直接將檔案存儲于網(wǎng)絡(luò)平臺，形成了便捷檔案管理體系，針對用戶的需要做到了個性化的檔案資源供給。

2.4 檔案管理應(yīng)用云技術(shù)可行性

云技術(shù)提供了檔案資源利用與開發(fā)的新模式，云技術(shù)用于檔案管理具有極強(qiáng)的可行性和可靠性。將云技術(shù)應(yīng)用于檔案開發(fā)可以較好地解決傳統(tǒng)檔案管理方式成本較高，檔案管理風(fēng)險較大的問題。首先，應(yīng)用云技術(shù)進(jìn)行檔案管理節(jié)省了部分服務(wù)器、存儲器等昂貴設(shè)備的購買與維護(hù)升級費用。檔案管理只需要根據(jù)檔案云服務(wù)的需要繳納一定的管理費用即可，從而解決了各級檔案館普遍存在把大規(guī)模資金利用在規(guī)模不等的服務(wù)器建設(shè)方面。其次，云技術(shù)支持主要由服務(wù)商提供，檔案管理部門省去事務(wù)性工作的煩擾，要求信息技術(shù)人才具有理強(qiáng)的行業(yè)背景，這樣才能實現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化利用，在減少檔案管理人員工作量的同時，要求檔案管理人員具備良好的創(chuàng)新思維，從而實現(xiàn)現(xiàn)有檔案資源的高度開發(fā)利用。第三，基于云技術(shù)的檔案資源開發(fā)提高了檔案管理的可靠性，降低了檔案運行風(fēng)險，檔案管理能夠有效防范數(shù)據(jù)信息丟失的問題，降低了檔案遭受黑客攻擊的風(fēng)險，是當(dāng)前提高檔案服務(wù)價值與安全性的重要選擇。

3 將云技術(shù)應(yīng)用于檔案信息化的路徑

3.1 健全檔案管理平臺

云技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作的主要目標(biāo)在于發(fā)揮云技術(shù)的檔案快速供給、查詢、安全防控方面的優(yōu)勢。為了達(dá)到檔案共享服務(wù)，滿足各方面檔案需要目標(biāo)，還要打造優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作平臺。首先，開發(fā)專業(yè)的檔案管理平臺，強(qiáng)調(diào)由權(quán)威部門主持建設(shè)統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)檔案管理平臺，明確檔案運行的標(biāo)準(zhǔn)，基于云技術(shù)需要制定檔案管理工作的程序，規(guī)范各級檔案管理工作流程。上級檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理的統(tǒng)籌管理，注重實現(xiàn)各類檔案館的特色檔案資源的充分整合，挖掘各部門檔案服務(wù)與供給的優(yōu)勢，在全面摸底、調(diào)研、排查和編目的基礎(chǔ)上實現(xiàn)各類檔案的標(biāo)準(zhǔn)化存儲。利用統(tǒng)一的檔案管理平臺構(gòu)建完善、全面、系統(tǒng)的檔案存儲、傳遞、共享服務(wù)機(jī)制。強(qiáng)調(diào)下級檔案管理部門對特色檔案資源及時上傳，為檔案的綜合開發(fā)利用奠定良好的基礎(chǔ)。檔案管理平臺還要明確各級檔案館、專業(yè)技術(shù)人員的工作權(quán)限，劃定檔案管理的職責(zé)范圍，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的實時監(jiān)督，在云服務(wù)的理念下構(gòu)建科學(xué)的檔案控制機(jī)制。

3.2 加強(qiáng)檔案需求調(diào)研

新時代我國各項事業(yè)處在轉(zhuǎn)型發(fā)展的關(guān)鍵期，還要優(yōu)化檔案管理的調(diào)研工作，全面了解各方面的檔案資源使用需要，針對檔案應(yīng)用的需要完善檔案管理機(jī)制。首先，建立檔案數(shù)據(jù)信息的分析模塊，基于檔案服務(wù)對象的檢索需要進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，同時對各級檔案館服務(wù)平臺的數(shù)據(jù)檢索情況進(jìn)行匯總分析，全面了解檔案需求的變化趨勢，分析判斷檔案服務(wù)工作的開展方向。其次，加強(qiáng)檔案服務(wù)的個性化互動，強(qiáng)調(diào)提高檔案服務(wù)的互動性，積極與用戶進(jìn)行檔案需求的互動調(diào)研，在信息化智能服務(wù)平臺中了解用戶的需求，積極聽取各方面檔案使用的意見，由此做出檔案服務(wù)的針對性改進(jìn)。第三，可以通過在線留言、互動問答、電子郵件討論，內(nèi)部需求分析，定期回復(fù)用戶問題，在線咨詢的方式了解用戶在獲得檔案服務(wù)時存在的問題，針對用戶動態(tài)進(jìn)行檔案服務(wù)的改進(jìn)，進(jìn)一步基于云技術(shù)對檔案服務(wù)工作的方式方法進(jìn)行改革創(chuàng)新。

3.3 完善檔案開發(fā)平臺

發(fā)揮云技術(shù)價值琮要打造專業(yè)的檔案資源開發(fā)平臺，可以利用虛擬技術(shù)建立個人用戶的辦公桌，對檔案用戶桌面進(jìn)行統(tǒng)一的分配和管理，以無主機(jī)方式與服務(wù)器連接，基于數(shù)據(jù)信息中心開發(fā)符合用戶需要的高智能化檔案服務(wù)環(huán)境。這樣做有助于在虛擬的檔案供給平臺滿足用戶的具體檔案使用需求，建立更加安全高效的檔案開發(fā)環(huán)境，還可以提高用戶檔案管理工作的效能。例如，政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、國有企業(yè)和專項工作均可以開發(fā)此類型的檔案服務(wù)平臺，強(qiáng)調(diào)圍繞著社會熱點提供某類型的檔案。這樣可以云技術(shù)的支持下實現(xiàn)同類型檔案的同步檢索和共享，減少了檔案管理人員的工作壓力，開發(fā)了聯(lián)動型檔案供給模式，提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)接口。

4 結(jié)論

檔案信息化是我國檔案管理的一項重要工作內(nèi)容，充分利用云技術(shù)進(jìn)行檔案管理可以提高檔案服務(wù)的效率，提升檔案供給的精準(zhǔn)性，降低檔案運轉(zhuǎn)中的風(fēng)險成本。各級檔案管理部門應(yīng)當(dāng)高度的重視開發(fā)使用云技術(shù)，強(qiáng)調(diào)在上級的統(tǒng)一部署下研究云環(huán)境下的檔案管理工作制度與方式方法，提高檔案資源融合的效率，依托強(qiáng)有力的檔案管理平臺，科學(xué)化的用戶檔案使用需求調(diào)研機(jī)制，以及智能化檔案供給平臺保障各方面的檔案使用需要，全面提高檔案服務(wù)的質(zhì)量。

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