檔案管理中電子檔案管理建議

林琳

摘 要：檔案管理對于每個單位來說都有著重要意義，更是每個單位不斷建設與發(fā)展的最基本內(nèi)容。從社會發(fā)展角度來看，檔案管理能夠為大眾提供數(shù)據(jù)化服務，而從單位角度來看，更是為了滿足自身發(fā)展需要。電子檔案管理技術的出現(xiàn)是隨著信息技術的發(fā)展逐漸誕生的，成為現(xiàn)代自動化辦公的重要體現(xiàn)形式。通過這種方式，可以使得檔案管理工作更加標準化與規(guī)范化。本文主要是針對當前檔案管理過程中，電子檔案管理情況進行討論，并且分析在單位中利用電子檔案管理所存在的優(yōu)勢，并且分析電子檔案管理存在的缺陷與不足，隨后提出個人意見。

關鍵詞：檔案管理;制度化;環(huán)境影響;安全性

電子檔案顧名思義就是將紙質(zhì)上重要信息利用數(shù)字化方式進行儲存，與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案有著得天獨厚的優(yōu)勢。比如可以利用計算機硬盤儲存數(shù)據(jù)，占據(jù)較小的空間，并且也容易保存。在整理與查閱過程中可以降低工作量，同時也能方轉(zhuǎn)檔與提存。但是因為電子檔案也會存在相應的漏洞，需要不斷提高管理質(zhì)量，以此更好地對文書進行管理。

1 利用電子檔案管理存在的優(yōu)勢

1.1 節(jié)約成本

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在管理過程中存在巨大缺陷，比如在管理過程中需要投入大量的人才與資金，對檔案的采集、編制、出版、印刷等等都容易受到外界因素影響。除此之外，在保存檔案時也容易受到天氣與環(huán)境因素影響，繼而出現(xiàn)不同程度損壞情況。當紙質(zhì)檔案出現(xiàn)損壞后，必須對其進行重建或者修復，而在這時又需要投入大量資金，造成資源浪費情況。電子檔案隸屬于數(shù)字化信息一部分，只需要在使用中進行低成本投入，就能擁有十分規(guī)范化且完全化的檔案管理系統(tǒng)。

1.2 提高工作質(zhì)量

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，主要檔案管理都是需要手工去完成的，而在書寫時則容易出現(xiàn)錯誤，特別是查缺補漏或者查閱資料非常麻煩，不僅具有較大工作量，同時也會不斷降低管理人員工作效率。如果后期需要對已經(jīng)存檔的檔案再次進行補充或者完善，也會耗費較大的人力。電子檔案可以利用計算機軟件對各類檔案進行數(shù)字化編排與管理，使得信息修改與輸入更加方便，同時也能實現(xiàn)隨時隨地整理的目的，可以將信息化整為零，也同時也能提高工作效率。除此之外，電子檔案可以有效突破地域所帶來的限制，在異地也可以調(diào)閱或者轉(zhuǎn)檔，提高工作效率。

1.3 儲存安全

與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案并不會受到天氣因素，人為因素，環(huán)境因素等影響，因此可知電子檔案在管理過程中更加穩(wěn)定。在儲存時只需要將電子檔案存儲在固定硬盤中，因此具有較高的安全系數(shù)。而對于傳統(tǒng)文書檔案進行管理時，只要在借閱或者調(diào)檔工作，就有可能出現(xiàn)檔案信息保密性被破壞情況，電子檔案的出現(xiàn)可以完全符合保密性要求，在借閱過程中，需要輸入關鍵詞就可以快速且準確的找到資料，保證其他檔案內(nèi)容也不會被泄露。

2 電子檔案管理存在的問題

2.1 存在安全隱患

因為計算機系統(tǒng)存在安全隱患，而電子檔案主要依靠計算機技術，因此在處理時容易出現(xiàn)其他問題，比如計算機具備較弱的防護功能時，如果被不法分子入侵系統(tǒng)或者竊聽信息，就會導致整個檔案面臨被泄露風險。在日常生活中，我們就常常能夠遇見病毒入侵事件。而大多數(shù)事業(yè)單位計算系統(tǒng)都缺乏安全防護，電子檔案管理系統(tǒng)也十分的老化，再加上在保存過程中未能具備防范意識，就會出現(xiàn)電子檔案管理安全問題發(fā)生。

2.2 管理部門監(jiān)管不力

與紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案對管理人員提出更高要求，作為管理人員，不僅需要具備專業(yè)的業(yè)務能力與專業(yè)知識，同時還需要有較高道德素養(yǎng)，從當前管理情況來看，大多管理人員綜合素質(zhì)較低，而檔案管理局也未能對管理人員建立相應的考核制度與審查機制，導致缺乏較高的管理水平。除此之外，在開展管理工作時，也存在安排不合理等情況，而工作人員因為工作量較大，未能有充足的時間去提高自身的專業(yè)素養(yǎng)。

3 關于電子檔案管理相關建議

3.1 加大安全建設力度

在電子檔案管理過程中，其安全性會直接影響到檔案管理的質(zhì)量，因此必須加大安全性投入，提高安全性。從檔案管理的軟件和硬件兩個方面共同實行，可以利用防護功能升級措施或者設置訪客協(xié)定，并且還需要在固定時間段內(nèi)對系統(tǒng)進行升級，對安全漏洞進行修補，定期體檢等，以此可以最大的保證電子檔案系統(tǒng)安全性，保證答案不會被泄露。重視硬件軟件，強化安全建設。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案對環(huán)境的要求并不是太高。在保存過程中，只需要U盤、微盤等電子產(chǎn)品，就可以將檔案進行保存，并且方便攜帶，但是針對這一情況，需要制定相應的信息化建設標準，通過上級領導與資金支持，使得我國電子信息化管理建設更加順利。

3.2 實施人才戰(zhàn)略

在關于電子檔案管理過程中，對管理人員提出更高要求，特別是專業(yè)技能與專業(yè)素質(zhì)方面。目前為了使得我國電子檔案管理工作更好的進行，必須引進大量的高素質(zhì)人才，并且定期對人員管理能力進行考察。比如思想素質(zhì)、專業(yè)技能、業(yè)務能力等，是否都能滿足管理要求。與此同時，還需要建立專業(yè)的維護團隊，保證檔案管理的安全性。

3.3 完善管理制度

電子檔案屬于新時代的產(chǎn)物，它順著計算機技術的發(fā)展而逐漸出現(xiàn)。所以，傳統(tǒng)的管理理念與管理制度已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代需求，因此需要對管理部門工作進行調(diào)整與誠信安排，明確不同崗位所包含的工作職責，并且根據(jù)單位內(nèi)部情況建立嚴格的考察機制。除此之外，還需要根據(jù)我國所出臺的各種規(guī)定與要求，制定出一套符合自己單位的管理檔案方法，以此提高檔案管理的有效性。

3.4 構建嚴格管理機制

在對電子檔案進行歸檔以后，必須根據(jù)單位具體情況設置一套嚴格保密機制，以此保證檔案管理安全性。在這個過程中需要做到以下幾點：一是對容易儲存的載體進行質(zhì)量把關;二是將整個儲存條件更加規(guī)范化，將檔案保管遠離有害氣體、強磁場環(huán)境，以此構建更加適合光介質(zhì)與磁介質(zhì)儲存的環(huán)境。不僅如此還需要把握檔案管理環(huán)境的濕度與溫度。三是對計算機進行定期檢查，保證計算機不帶有病毒，將載體放在保護狀態(tài)下。通過上述幾點，都能夠保證單位檔案在一個安全環(huán)境下，以此提高檔案管理的有效性。

4 結束語

綜上所述，各單位目前關于檔案管理工作都面臨著改革，這也成為保證檔案工作更好發(fā)展的必要趨勢。為了提高本單位檔案管理的效率，必須建立完善的電子檔案管理機制，建立安全管理模式。本文主要是對當前電子檔案的現(xiàn)狀提出了改進策略，希望能夠有效提升我國檔案管理的效率以及技術水平。

參考文獻

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