網(wǎng)絡(luò)時(shí)代人事檔案數(shù)字化管理的探討

楊雪

摘 要：伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展和創(chuàng)新，數(shù)字化逐漸成為檔案管理工作中非常重要的一種形式，其中，實(shí)施檔案管理數(shù)字化可以進(jìn)一步提升檔案管理質(zhì)量。不過(guò)從人事檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀來(lái)看，還有著較多的問(wèn)題，其中表現(xiàn)為采取的檔案管理方式較為單一以及管理人員自身素質(zhì)有待提升等，這些問(wèn)題的存在均影響了企業(yè)的正常開(kāi)展，所以，為了扭轉(zhuǎn)該項(xiàng)局面，就應(yīng)當(dāng)加大人事檔案數(shù)字化管理力度，引進(jìn)最佳的管理方式，促使傳統(tǒng)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化的人才檔案。在本篇文章中，重點(diǎn)探討了網(wǎng)絡(luò)時(shí)代中人事檔案數(shù)字化管理要點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)時(shí)代;人事檔案數(shù)字化管理;存在的問(wèn)題;策略

在目前的人事檔案數(shù)字化管理工作開(kāi)展期間，包含的技術(shù)類型非常多，因此，人事檔案數(shù)字化管理的技術(shù)性特征也隨之體現(xiàn)了出來(lái)?；诖?，在具體工作開(kāi)展期間，務(wù)必加大對(duì)先進(jìn)技術(shù)的探究力度，進(jìn)一步提升技術(shù)水平，以此將技術(shù)的優(yōu)勢(shì)在人事檔案數(shù)字化管理進(jìn)程中全面體現(xiàn)出來(lái)。

1 檔案管理現(xiàn)狀

2 對(duì)于以往人事檔案管理期間存在問(wèn)題的分析

1）人事檔案內(nèi)容修改和更新期間的問(wèn)題。當(dāng)前階段，在人事檔案管理期間，難以將每個(gè)員工的工作情況有效的體現(xiàn)出來(lái)，比如大部分檔案內(nèi)容都是簡(jiǎn)單的學(xué)歷和信息，而沒(méi)有將工作已久人員的工作情況體現(xiàn)出來(lái)。除此之外，因?yàn)橛械臋n案是紙質(zhì)文件，因此在轉(zhuǎn)移文件期間，可能會(huì)出現(xiàn)隨意修改或者是調(diào)換人事檔案內(nèi)容的現(xiàn)象，這從一定程度上增加了人事檔案管理工作的隱患性。

2）檔案更改期間存在的文件轉(zhuǎn)移以及收集等問(wèn)題。由于人事檔案管理系統(tǒng)存在的時(shí)間比較長(zhǎng)，因此在包含的要點(diǎn)和環(huán)節(jié)都是非常多的，這就需要實(shí)施不同部門之間的信息更替工作，可是因?yàn)槲覈?guó)采取的檔案管理方式比較單一，上級(jí)部門沒(méi)有正確了解到檔案的作用，完全不重視人事檔案管理工作，導(dǎo)致整合的人事檔案不健全，這從一定程度上加劇了事業(yè)單位檔案管理的復(fù)雜程度。而且工作人員收到轉(zhuǎn)移指令以后，各個(gè)部門差異性明顯，所以交接期間所需的時(shí)間非常長(zhǎng)，有可能發(fā)生丟失或者是受損現(xiàn)象。

3）檔案歸檔期間存在的問(wèn)題。在以往人事檔案規(guī)章管理期間，因?yàn)楣ぷ魅藛T數(shù)量不多，因此相關(guān)人員一般是依照規(guī)定要求對(duì)檔案材料進(jìn)行統(tǒng)一收集，比如使用統(tǒng)一大小以及厚度的紙張書寫檔案。一直到現(xiàn)在，事業(yè)單位內(nèi)的工作人員數(shù)量逐漸增多，這從一定程度上增加了人事管理人員的工作量。最后，沒(méi)有較多的精力對(duì)相同標(biāo)準(zhǔn)的檔案進(jìn)行分類和收集，從中看出，之前單一的方式已經(jīng)不符合新形勢(shì)下要求了，所以，必須摒棄該種形式，引進(jìn)新型模式。

3 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代人事檔案數(shù)字化管理策略

1）制定健全完善的人事檔案數(shù)字化管理體系以及數(shù)據(jù)庫(kù)。其一，在目前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，人事檔案管理制度尚不具備完善性和健全性，其和社會(huì)發(fā)展要求不相符，在這一現(xiàn)狀下，就應(yīng)當(dāng)以傳統(tǒng)人事檔案管理制度為主，將其和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的檔案管理工作相互聯(lián)系到一起，落實(shí)完善的人事檔案數(shù)字化管理體系。對(duì)于事業(yè)單位管理層來(lái)講，必須正確了解到加強(qiáng)人事檔案數(shù)字化管理的必然性，從實(shí)際情況入手，加快人事檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，提升效率和水平，以此保障員工人事檔案信息的準(zhǔn)確性和完善性。其二，當(dāng)制定人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)期間，應(yīng)當(dāng)以單位自身的規(guī)模為主，實(shí)施數(shù)據(jù)信息化管理工作，成立完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將整合起來(lái)的信息全部?jī)?chǔ)存到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)，確保電子檔案和紙質(zhì)檔案相符合。檔案信息訪問(wèn)界面包含了兩點(diǎn)，分別是前臺(tái)操作系統(tǒng)以及后臺(tái)操作系統(tǒng)，其中，前者可以進(jìn)一步提升人事檔案檢索效率，為后期查詢提供諸多的便利，而后者可以幫助工作人員對(duì)相關(guān)人事資料加以完善和健全，確保人事檔案信息被全面的儲(chǔ)存起來(lái)。

2）轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案內(nèi)容管理方式。因?yàn)槟壳暗娜耸聶n案管理方式中檔案內(nèi)容無(wú)法進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)更新，基于此，有的違法人員經(jīng)常利用該項(xiàng)漏洞實(shí)施違規(guī)行為，使得人事檔案的可靠性降低。比如，有的人員為了工資更高一些，隨意更高參加工作的時(shí)間或者是提升自身受教育程度，此種違規(guī)行為難以得到有效的證實(shí)。所以，要想對(duì)人事檔案管理內(nèi)容進(jìn)行全方面的管理，就需要增強(qiáng)人員的識(shí)別能力，定期檢驗(yàn)檔案情況，當(dāng)出現(xiàn)了檔案和標(biāo)準(zhǔn)要求不相符現(xiàn)象的話，務(wù)必進(jìn)行嚴(yán)懲。在工作期間還可以構(gòu)建電子人事檔案管理方式，將數(shù)字化處理方式落實(shí)到紙質(zhì)檔案內(nèi)，以此達(dá)到各部門共享人事檔案的目的。在電子人事檔案內(nèi)，還應(yīng)當(dāng)匯總員工個(gè)人信息，提升信息儲(chǔ)存和在更新水平，以此為人事檔案數(shù)字化管理工作的開(kāi)展提供一定的幫助。

3）培養(yǎng)專業(yè)性強(qiáng)并且素質(zhì)高的數(shù)字化人才。事業(yè)單位管理層務(wù)必正確了解到人事檔案數(shù)字化的作用，組建相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)小組，規(guī)范性的實(shí)施數(shù)字化工作，定期對(duì)檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行培訓(xùn)，提升在人事檔案管理人員的素質(zhì)，加深對(duì)于計(jì)算機(jī)軟件知識(shí)點(diǎn)的掌握和了解，進(jìn)一步開(kāi)發(fā)系統(tǒng)軟件，全面探究數(shù)字化期間存在的各項(xiàng)問(wèn)題，明確不足之處，以此確保問(wèn)題被全面解決。

4）大力建設(shè)硬件設(shè)施。事業(yè)單位必須以實(shí)際發(fā)展需求為主，把人事檔案數(shù)字化管理全面落實(shí)于改革發(fā)展方案內(nèi)，從中獲取充足經(jīng)費(fèi)和人員的支持。針對(duì)計(jì)算機(jī)配置不合理的現(xiàn)象，務(wù)必加大改善力度，派遣專門的技術(shù)人員定期檢驗(yàn)局域網(wǎng)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，將問(wèn)題及時(shí)修復(fù)，以免對(duì)檔案數(shù)字化管理工作的實(shí)施產(chǎn)生不良影響。

4 結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前階段，人們對(duì)于檔案需求和性質(zhì)等都有了明顯的改變，檔案管理工作除了迎來(lái)了良好的發(fā)展機(jī)遇之外，還面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，基于此，檔案管理人員務(wù)必對(duì)管理形式加以明確，摒棄以往單一的管理方式，以新型模式為主，制定完善的人事檔案信息化管理系統(tǒng)，確保人事檔案管理信息的準(zhǔn)確性和合理性，在發(fā)揮人事檔案優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)該項(xiàng)工作的穩(wěn)定開(kāi)展。

參考文獻(xiàn)

[1]解云菲.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下做好干部人事檔案數(shù)字化的新要求[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（14）：171.

[2]胡瀟瀟.網(wǎng)絡(luò)時(shí)代事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理的探討[J].才智，2018（06）：249.

[3]孫艷艷.網(wǎng)絡(luò)時(shí)代人事檔案數(shù)字化管理的探討[J].山東工業(yè)技術(shù)，2016（07）：125-126.