新時(shí)代企業(yè)檔案工作的基本思路

徐建新

摘 要：目前，我國是大數(shù)據(jù)快速發(fā)展的新時(shí)期，檔案管理的工作是企業(yè)中非常重要的一項(xiàng)工作，檔案信息已經(jīng)變成了社會(huì)信息當(dāng)中很重要的一部分。現(xiàn)階段，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，企業(yè)一定要使用大數(shù)據(jù)技術(shù)來對(duì)檔案進(jìn)行管理，這是很關(guān)鍵的一點(diǎn)。因此，本篇文章根據(jù)大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新模式進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);企業(yè)檔案管理工作;創(chuàng)新模式;解析

近幾年，“大數(shù)據(jù)”一詞越來越多地被提及，社會(huì)產(chǎn)生和捕獲的數(shù)據(jù)量迅猛增長(zhǎng)，整個(gè)世界步入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，當(dāng)然，對(duì)于企業(yè)檔案工作來說也不能置身事外，數(shù)字檔案館的不斷建設(shè)完美地詮釋了檔案行業(yè)的進(jìn)展。在這種大數(shù)據(jù)環(huán)境的驅(qū)使下，企業(yè)檔案工作必須適應(yīng)時(shí)代要求，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想觀念，不斷積極的拓展企業(yè)檔案工作新模式，才能使得企業(yè)檔案工作適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。

1 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的意義

信息化的手段作為當(dāng)前時(shí)期企業(yè)檔案管理工作的主要實(shí)現(xiàn)途徑，有著極其重要的作用。首先，有助于提高檔案的安全穩(wěn)定性，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案經(jīng)過處理轉(zhuǎn)化成電子檔案的形式，加密儲(chǔ)存于硬盤中，并做好備份處理，不僅減少空間的占用，通過安全網(wǎng)絡(luò)傳輸數(shù)據(jù)，避免了文件丟失毀損的問題。其次，有利于減輕管理人員的工作強(qiáng)度，改變傳統(tǒng)人工收集、整理、編輯的模式，只需一次數(shù)據(jù)檔案錄入，就可以重復(fù)查詢使用。再者，有利于提高檔案管理的工作效率，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理程序冗繁，效率低且容易出錯(cuò)，而信息化運(yùn)用科學(xué)的處理方式，大大提高了工作的效率。

2 新時(shí)代企業(yè)檔案工作的基本思路

2.1 切實(shí)提升檔案管理意識(shí)水平，保證企業(yè)檔案工作的地位

在數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展速度不斷提升的背景下，檔案載體逐漸從以往可視化記錄識(shí)別型轉(zhuǎn)換為依賴機(jī)器是被的代碼型;檔案管理模式逐漸從傳統(tǒng)手工模式、單機(jī)數(shù)據(jù)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)管理模式，在管理模式不斷發(fā)生變化的情況下，其管理流程及措施也發(fā)生一定變化。企業(yè)檔案部門實(shí)際運(yùn)行的過程中，一定是需要解放思想，切實(shí)轉(zhuǎn)變自身的觀念，施行有效性比較強(qiáng)的措施，讓各個(gè)崗位上工作人員都養(yǎng)成一定檔案意識(shí)。首先應(yīng)當(dāng)切實(shí)提升宣傳力度，讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者養(yǎng)成一定檔案意識(shí)，科學(xué)合理的利用各種類型的媒體，切實(shí)提升檔案宣傳力度，讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者不重視檔案這一情況發(fā)生轉(zhuǎn)變，依據(jù)依法檔案管理及依法檔案使用案例進(jìn)行宣傳，將檔案工作劃歸到日常性重要工作事項(xiàng)當(dāng)中，使其在企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中占據(jù)更為重要的地位。其次，施行各種有效性比較強(qiáng)的輿論模式及培訓(xùn)措施，讓領(lǐng)導(dǎo)者可以對(duì)檔案工作的內(nèi)涵及重要性形成清晰的認(rèn)識(shí)，在檔案管理領(lǐng)域中投入更多的資金，讓檔案工作和企業(yè)管理、生存及發(fā)展相互融合起來，在此背景下自然是可以讓本企業(yè)走上一條全面發(fā)展道路上。

2.2 注重檔案信息化建設(shè)，使檔案現(xiàn)代化管理水平不斷提升

從殷商時(shí)期的甲骨檔案到春秋戰(zhàn)國時(shí)期青銅、簡(jiǎn)牘等媒介的出現(xiàn)，再到紙質(zhì)檔案、電子檔案等的出現(xiàn)。檔案的存儲(chǔ)載體隨著時(shí)代的發(fā)展也在不斷更新。當(dāng)今社會(huì)信息技術(shù)飛速發(fā)展，企業(yè)對(duì)信息資源依賴程度越來越大，企業(yè)檔案要適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代市場(chǎng)的需要。只有通過信息化，才能保證檔案資源數(shù)據(jù)真實(shí)可靠、提高服務(wù)企業(yè)和社會(huì)。這就迫使檔案管理由過去的單一的紙質(zhì)檔案載體開始向以錄音、錄像、磁盤、光盤等多樣化的檔案載體轉(zhuǎn)變。由于這些新型檔案材料具有體積小，儲(chǔ)存信息量大，傳輸速度快，便于組成信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸?shù)忍攸c(diǎn)，因而能夠及時(shí)大量地提供檔案信息，提高工作效率。新時(shí)代的檔案館館藏是以新型檔案材料為主，提供信息的方式將由以文件為主變?yōu)樘峁┬畔橹?。但目前仍有部分檔案部門受經(jīng)濟(jì)條件、人員素質(zhì)的影響和其他因素的制約，現(xiàn)代化的檔案開發(fā)利用手段還不能得到普遍應(yīng)用，但必須創(chuàng)造條件，逐步采取現(xiàn)代化管理手段，使檔案信息資源開發(fā)利用工作適應(yīng)企業(yè)深化改革的需要。信息化建設(shè)就是在檔案管理部門的組織下，對(duì)企業(yè)形成的各門類的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，同時(shí)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。實(shí)現(xiàn)檔案信息化，其基礎(chǔ)工作就是實(shí)現(xiàn)檔案的計(jì)算機(jī)管理，建立現(xiàn)代模式的檔案數(shù)據(jù)庫，充分利用檔案管理軟件，改變過去以手工編寫各種檢索目錄的傳統(tǒng)模式，使手工檢索向計(jì)算機(jī)檢索全面過渡，發(fā)揮計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的重要作用。檔案資源檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要長(zhǎng)期細(xì)致的工作，企業(yè)在應(yīng)用檔案管理軟件方面也要在實(shí)踐中不斷發(fā)展和完善，注意重視信息化建設(shè)人才的培養(yǎng)，保證檔案信息的安全，加強(qiáng)對(duì)電子文件的保存、歸檔、管理的研究等，使廣大干部員工能夠便捷地利用信息網(wǎng)絡(luò)查閱檔案資料，借鑒歷史經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，從而避免重復(fù)勞動(dòng)，增強(qiáng)預(yù)見能力，減少盲目性。檔案信息化建設(shè)對(duì)于拓展檔案工作的服務(wù)范圍和應(yīng)用深度，促進(jìn)檔案管理的信息化，提高石油行業(yè)檔案管理水平，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2.3 實(shí)現(xiàn)智能化的電子文件歸檔模式

隨著電子文件在企業(yè)發(fā)展中不斷增加，電子文件的管理儼然已經(jīng)成為一個(gè)企業(yè)信息化建設(shè)的核心，同時(shí)也成為檔案工作者所要面臨的一項(xiàng)新的工作內(nèi)容，歸檔工作進(jìn)行的順利與否，工作質(zhì)量的好壞直接關(guān)系到檔案信息資源是否能夠得到科學(xué)的管理和有效的利用，也關(guān)系到信息化系統(tǒng)運(yùn)行的效率問題。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，企業(yè)內(nèi)部所產(chǎn)生的電子文件數(shù)量激增，如果還是使用離線歸檔的零散的收集方式，電子文件的收集工作將面臨巨大的困難，同時(shí)歸檔文件的真實(shí)性，以及一些文件內(nèi)部的聯(lián)系都很難保證。因此，要在企業(yè)內(nèi)實(shí)現(xiàn)智能的電子文件歸檔模式。企業(yè)檔案部門應(yīng)該在檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的初期就介入，事先將設(shè)定的功能模塊嵌入到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，對(duì)電子文件實(shí)現(xiàn)全生命周期的管控，在電子文件流轉(zhuǎn)的過程中實(shí)時(shí)記錄必要的元數(shù)據(jù)和過程信息等內(nèi)容，這樣可以有效的保證歸檔電子文件的真實(shí)性、有效性和完整性。同時(shí)實(shí)現(xiàn)電子文件的超前控制和智能化歸檔工作。

2.4 創(chuàng)新檔案管理的方法

在企業(yè)優(yōu)化檔案管理工作的時(shí)候，最關(guān)鍵的一點(diǎn)就是要對(duì)管理方法來進(jìn)行創(chuàng)新。滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的需求，改變以往存在問題的檔案管理方法，促進(jìn)信息技術(shù)和檔案管理方法的結(jié)合，建立一個(gè)全新的檔案管理方法。企業(yè)只要使用這樣的管理方法，就可以有效地提升檔案管理質(zhì)量和效率，使檔案管理工作得到晚上。此外，企業(yè)還要建立一個(gè)獎(jiǎng)勵(lì)的制度，對(duì)檔案管理工作中表現(xiàn)好的管理人員進(jìn)行表揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)。經(jīng)過這樣的方法，可以有效地激發(fā)管理人員工作的積極性，并且使檔案管理工作的質(zhì)量更好，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

3 結(jié)語

現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展給企業(yè)檔案管理工作帶來了巨大的發(fā)展契機(jī)，如何利用信息化的手段來提高企業(yè)對(duì)檔案資料的收集、整理和開發(fā)是當(dāng)前我國諸多企業(yè)檔案管理工作改進(jìn)的主要方向。在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的過程當(dāng)中，需要企業(yè)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的意義，不斷在制度層面、人員崗位設(shè)置等方面進(jìn)行必要的優(yōu)化與完善，從而促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作信息化建設(shè)水平的提高。

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