中學(xué)檔案管理工作問題與工作效率提升方式探析

韋春葉

摘 要：本文結(jié)合實際情況，對中學(xué)檔案管理工作存在的問題進(jìn)行了分析，并從意識、人才、制度、手段四個層面探討了檔案管理工作效率提升的方式，旨在加強(qiáng)中學(xué)檔案管理工作成效，保證中學(xué)學(xué)校管理的全面性、整體性。

關(guān)鍵詞：中學(xué);檔案管理;效率提升

中學(xué)檔案管理是學(xué)校工作的重要組成，但由于其與教學(xué)質(zhì)量不存在直接關(guān)聯(lián)，受重視程度嚴(yán)重不足，在中學(xué)管理工作體系中邊緣化現(xiàn)象嚴(yán)重，檔案管理中存在多種問題，工作價值得不到體現(xiàn)。

1 中學(xué)檔案管理工作中存在的主要問題

1.1 重視程度不足

中學(xué)是應(yīng)試教育中學(xué)生最終成績決定的關(guān)鍵階段，即使在現(xiàn)代教育改革背景下，學(xué)生學(xué)習(xí)成績?nèi)耘f是中學(xué)工作的絕對核心，除去對于學(xué)生成績提升有幫助的事項之外，其他全部工作都不在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員重視范圍之內(nèi)，檔案管理工作更是其中的代表。在部分地區(qū)中，檔案管理甚至不會出現(xiàn)日常工作安排之中，邊緣化十分嚴(yán)重，除招生與畢業(yè)階段，檔案工作長期處于擱置狀態(tài)，導(dǎo)致檔案管理工作發(fā)展長期滯后于時代和教學(xué)，無法發(fā)揮其應(yīng)有價值。

1.2 管理人員專業(yè)程度不足

檔案管理工作是一項要求十分嚴(yán)格的專業(yè)性質(zhì)極強(qiáng)的工作種類，但在現(xiàn)代中學(xué)背景下，檔案管理直接負(fù)責(zé)人員并非專業(yè)檔案出身，多由中學(xué)體系中部分退休人員返聘組成，檔案工作基礎(chǔ)了解存在缺陷，工作經(jīng)驗嚴(yán)重不足。且返聘人員處于衰退階段的體能與繁重復(fù)雜的檔案管理工作存在沖突，許多工作內(nèi)容被擱置，檔案管理多停留在整理存放階段，工作價值無法體現(xiàn)。甚至在部分區(qū)域，檔案管理工作由其他內(nèi)勤人員兼領(lǐng)，檔案存放質(zhì)量都得不到保障，中學(xué)檔案管理工作優(yōu)化迫切性較強(qiáng)。

1.3 工作制度陳舊

現(xiàn)階段中學(xué)檔案管理使用的管理制度多為傳統(tǒng)制度的沿襲，存在相當(dāng)長的一段時間未進(jìn)行工作制度的優(yōu)化改進(jìn)，已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代不斷改革的中學(xué)教育環(huán)境，檔案管理工作效率較低，無法為中學(xué)管理制度提供支撐，檔案管理存在多種多樣的漏洞，檔案保管的安全性與調(diào)用的便捷性均無法保證[1]。

1.4 信息化程度較低

雖然中學(xué)管理工作信息化一直在教育改革的要求當(dāng)中，但受教育環(huán)境影響，學(xué)校更加傾向于將資金投入到教學(xué)質(zhì)量提升之上，大部分地區(qū)中學(xué)管理工作信息化程度一直滯后于時代發(fā)展，尤其在檔案管理工作層面。其信息化大多停留在電子檔案的建立與儲存。未建立專業(yè)的管理平臺，未采取充分的安全保障措施，信息化檔案管理工作的便捷性完全沒有展現(xiàn)。

2 中學(xué)檔案管理工作效率提升方式

2.1 重視程度提升

重視程度是工作效率的基礎(chǔ)保障，只有對檔案管理工作采取了充分的重視程度，工作人員才能夠?qū)⒋罅烤ㄙM(fèi)在其中，高效完成崗位任務(wù)的同時，研究工作效率提升手段。中學(xué)檔案管理重視程度的提升，主要包含兩方面內(nèi)容：

第一，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視程度的提升。領(lǐng)導(dǎo)重視程度提升的關(guān)鍵在于打破傳統(tǒng)教學(xué)思維的限制，明確檔案管理工作對于學(xué)校發(fā)展的重要價值。中學(xué)檔案管理工作效率的提升可以更加快捷的對學(xué)校發(fā)展歷史進(jìn)行總結(jié)，配合各年學(xué)生成績、學(xué)校發(fā)展?fàn)顩r等相應(yīng)信息，有助于明確學(xué)校發(fā)展的影響因素，對于學(xué)校運(yùn)營管理效率的提升有重大幫助。同時，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)需要認(rèn)識到的是，學(xué)校發(fā)展與學(xué)生成績之間是相互促進(jìn)的關(guān)系，學(xué)校發(fā)展良好為教師提供更加完善的教學(xué)資源;吸引更多的優(yōu)質(zhì)學(xué)生，為學(xué)生提供高質(zhì)量學(xué)習(xí)伙伴等都會使學(xué)生成績出現(xiàn)明顯上升。檔案管理工作效率的提升在中學(xué)管理中有相當(dāng)高的必要性。第二，管理人員重視程度的提升。當(dāng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視程度提升時，管理人員重視程度自然會隨之提升，雖然在上下級性質(zhì)不突出的中學(xué)環(huán)境中，該種傳遞效用會有一定的削弱，但其基礎(chǔ)作用依舊存在。此外，學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)還可以通過加強(qiáng)監(jiān)管巡視力度，完善管理制度等手段，以工作壓力提升倒逼管理人員檔案工作重視程度提升，確保中學(xué)檔案管理開展工作效率的提升。

2.2 管理隊伍的完善

人才是所有工作開展的基礎(chǔ)，人才的數(shù)量與質(zhì)量會直接決定檔案管理工作的效率。因此，中學(xué)必須加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)。

首先，專業(yè)檔案管理人才的引進(jìn)。檔案管理工作自身較強(qiáng)的專業(yè)性與傳統(tǒng)中學(xué)檔案管理人員選擇的隨意性矛盾嚴(yán)重。因此，學(xué)校需要投入一定資金引進(jìn)專業(yè)檔案管理人才。由于，學(xué)校自身不具備培養(yǎng)能力，人才引進(jìn)選擇最好為檔案管理經(jīng)驗豐富的人員。并在人才引進(jìn)之后，將其任命為檔案管理工作的核心。雖然在管理理念中空降是最為低效的手段，但中學(xué)背景下，無論是返聘或者兼任，檔案管理工作出現(xiàn)一個主要負(fù)責(zé)人都是原有人員愿意看到的現(xiàn)象。其次，加強(qiáng)檔案管理隊伍數(shù)量建設(shè)，檔案管理工作自身具有一定的復(fù)雜性，少數(shù)幾個人員無法保證工作效率，尤其二胎開放導(dǎo)致我國中學(xué)教育即將迎來全新高峰的背景下，檔案工作任務(wù)將會大幅提升，進(jìn)行一定數(shù)量的人才儲備有較高的必要性[2]。因此，學(xué)?？梢越Y(jié)合實際情況適宜招聘一定數(shù)量的檔案管理儲備人才。由于以儲備為目標(biāo)，有較長的培養(yǎng)時間，對于人員技能與經(jīng)驗不必提出過高要求。最后，加強(qiáng)檔案管理人員培養(yǎng)。檔案管理人員的培養(yǎng)需要以引進(jìn)的專業(yè)人才為核心，在制定完善檔案管理體系的基礎(chǔ)上，明確人員工作需求進(jìn)行針對性培養(yǎng)。學(xué)校可通過采取一定獎勵，促使核心人員分享自身工作經(jīng)驗的方式，提升員工培養(yǎng)教育成果，最大化檔案管理工作效率。

2.3 工作制度完善

工作制度是檔案管理工作開展的基礎(chǔ)，在效率提升層面意義重大。中學(xué)檔案管理制度完善的主要方向包含：

第一，針對性。即全新的檔案管理工作制度應(yīng)當(dāng)符合學(xué)校的實際狀況，有效解決中學(xué)檔案管理中存在的個性化問題。第二，預(yù)見性。即上文論述中我國中學(xué)教育即將迎來爆發(fā)期，全新的工作制度必須能夠支撐學(xué)生基數(shù)大量增長背景下的檔案管理工作順暢展開。第三，全面性。即全新的工作制度需要覆蓋全新工作模式的各個方面，保證對檔案管理人員工作中的全部行為進(jìn)行限制、規(guī)范。第四，指導(dǎo)價值。即工作制度需要足夠清晰、細(xì)致，當(dāng)檔案管理人員存在疑問時，能夠從制度中尋找到指導(dǎo)或者支撐。

2.4 加速信息化建設(shè)

信息技術(shù)的全面應(yīng)用是現(xiàn)代技術(shù)背景下，工作效率提升的絕佳手段。因此，中學(xué)應(yīng)當(dāng)加速檔案管理工作的信息化建設(shè)。首先，為檔案管理人員提供必需的設(shè)備支撐，購置數(shù)量充足、功能完善的計算機(jī)。同時，與信息技術(shù)服務(wù)商家合作，建立學(xué)校檔案儲存專用云空間。其次，工作流程信息化。即檔案管理工作流程全部向線上轉(zhuǎn)移，需要注意的是，檔案工作中涉及與所有部門進(jìn)行檔案交接。為保證工作效率，其他部門工作信息化轉(zhuǎn)型需要同步展開。最后，信息安全保障。在與技術(shù)服務(wù)商家充分合作的前提下，信息安全防護(hù)措施通常由商家提供。學(xué)校在信息安全層面需要開展的工作主要為提升檔案接觸全部人員的信息安全意識，避免檔案胡亂調(diào)用或者隨意傳播。

3 結(jié)論

檔案管理工作是中學(xué)管理的重要組成成分，對于學(xué)校發(fā)展意義重大。學(xué)校及檔案管理人員應(yīng)當(dāng)采取充分的重視程度，積極探尋工作模式中存在的問題，并進(jìn)行針對性改進(jìn)，不斷提升中學(xué)檔案管理工作的效率。

參考文獻(xiàn)

[1]趙開燦.優(yōu)化中學(xué)檔案管理的建議[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（08）：80+100.

[2]邱明磊.中學(xué)檔案管理安全保障措施研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（07）：150-151.