淺談會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題及對(duì)策

余曉敏

摘要：會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作也是財(cái)務(wù)管理工作的重要內(nèi)容，是會(huì)計(jì)檔案形成的前提和基礎(chǔ)。然而，會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理對(duì)已步入信息時(shí)代的當(dāng)今社會(huì)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。通過對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問題，并探求解決對(duì)策，意在促進(jìn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的完整化和規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案;檔案管理;問題與對(duì)策

會(huì)計(jì)檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案，它在會(huì)計(jì)工作和經(jīng)濟(jì)管理工作中具有多方面的重要的利用價(jià)值。會(huì)計(jì)檔案是否真實(shí)、準(zhǔn)確、全面和完整，管理是否做到規(guī)范化、科學(xué)化、程序化和制度化，直接反映出會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的好壞及會(huì)計(jì)檔案管理水平的高低，因此，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理可以促進(jìn)財(cái)務(wù)管理水平的提高，可以使會(huì)計(jì)檔案管理工作更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)體制改革服務(wù)。

一、會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

（一）來源的廣泛性。會(huì)計(jì)檔案來源于具有獨(dú)立會(huì)計(jì)核算的單位。因此，凡是實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算、財(cái)務(wù)收支的單位都會(huì)形成會(huì)計(jì)檔案。

（二）內(nèi)容的專業(yè)性。會(huì)計(jì)檔案是通過會(huì)計(jì)核算的方法形成的，而這種方法是會(huì)計(jì)特有的專門手段。通過這種專門手段形成的會(huì)計(jì)檔案是與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支緊密相關(guān)的，其內(nèi)容是直接反映機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位所有各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)收支情況，表現(xiàn)出會(huì)計(jì)檔案的專業(yè)性。

（三）形成過程的嚴(yán)密性。會(huì)計(jì)核算是利用設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財(cái)產(chǎn)清查和會(huì)計(jì)報(bào)表等一系列專門方法，對(duì)會(huì)計(jì)對(duì)象進(jìn)行連續(xù)、系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此，會(huì)計(jì)核算的嚴(yán)密性也就決定了會(huì)計(jì)檔案形成過程的嚴(yán)密性。

二、會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問題

（一）對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠

實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)人員很少進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案基本知識(shí)與操作技能的培訓(xùn)，多數(shù)單位只重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕會(huì)計(jì)檔案管理，沒有專職的財(cái)務(wù)檔案管理人員，大多數(shù)是由會(huì)計(jì)人員兼管，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對(duì)財(cái)務(wù)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚，導(dǎo)致會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)，整理出來的會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)范要求，更談不上科學(xué)管理。

（二）會(huì)計(jì)檔案管理制度不夠健全

會(huì)計(jì)檔案的管理主要有6個(gè)環(huán)節(jié)：立卷、歸檔、保管、查閱、移交和銷毀。每一個(gè)環(huán)節(jié)會(huì)計(jì)檔案管理辦法上都有明確規(guī)定。

（1） 立卷環(huán)節(jié)。立卷類別不科學(xué)。沒有按會(huì)計(jì)檔案和文書檔案來分別立卷，特別是會(huì)計(jì)檔案裝訂不規(guī)范。封面內(nèi)容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規(guī)范，無目錄或沒有會(huì)計(jì)人員簽章等現(xiàn)象，使整理出的會(huì)計(jì)檔案沒有達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)。

（2） 歸檔環(huán)節(jié)。紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與電子會(huì)計(jì)檔案管理不同步。有的單位將會(huì)計(jì)信息存入磁性介質(zhì)后，對(duì)磁盤、光盤中的會(huì)計(jì)信息疏于管理，造成會(huì)計(jì)信息的丟失;由于會(huì)計(jì)電算化軟件的升級(jí)換代很快，許多單位沒有把會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，從而造成會(huì)計(jì)電算化檔案無法調(diào)閱。而在紙質(zhì)檔案中，又只重視會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表和預(yù)決算資料，忽視上級(jí)和本單位發(fā)布的財(cái)經(jīng)文件，以及經(jīng)濟(jì)合同和審計(jì)報(bào)告，會(huì)計(jì)人員交接記錄檔案等。

（3） 保管環(huán)節(jié)。沒有設(shè)置合格的會(huì)計(jì)檔案室。建立一個(gè)防磁、防火、防水、防潮、防壓、防塵、防光、防腐、防蟲的檔案室是保護(hù)存放會(huì)計(jì)檔案的基礎(chǔ)，是工作的需要，也是法律規(guī)章的需求。

（4） 查閱環(huán)節(jié)。許多單位沒有設(shè)置會(huì)計(jì)檔案查閱的審批程序、查閱會(huì)計(jì)檔案管理辦法和會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱登記簿等，而是直接借閱，調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案，造成會(huì)計(jì)檔案管理的混亂，遺失，嚴(yán)重影響會(huì)計(jì)檔案的完整性。

（5） 移交環(huán)節(jié)。主要是移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案不及時(shí)，沒有嚴(yán)格按照移交清冊(cè)逐項(xiàng)移交、接交人員沒有逐項(xiàng)認(rèn)真核對(duì)點(diǎn)收、交接雙方和監(jiān)交人員沒有在移交清冊(cè)上簽名等，都會(huì)影響會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量與完整。

（6） 銷毀環(huán)節(jié)。會(huì)計(jì)檔案有不同的保管年限，年限到期即可以按程序進(jìn)行銷毀。由于單位對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的鑒定、銷毀工作往往不夠重視。會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等，多年來只歸檔不鑒定，更不銷毀，致會(huì)計(jì)

檔案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果。

（三）會(huì)計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

有些單位存在一些財(cái)會(huì)檔案人員缺乏應(yīng)有的職業(yè)道德，不堅(jiān)持原則，不認(rèn)真執(zhí)行制度，不按規(guī)定去做，甚至違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證;開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會(huì)計(jì)核算工作的不規(guī)范，導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息失真，進(jìn)而影響了國家宏觀決策、危害極大。

三、完善會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策

解決會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題，認(rèn)識(shí)是前提，職業(yè)素質(zhì)是基礎(chǔ)，制度是保障。

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)

《檔案法實(shí)施辦法》第五條指出：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作依法開展?！薄稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條則更加明確地規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。”由此可見，重視會(huì)計(jì)檔案的管理，是一種嚴(yán)肅的法制行為。各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案的重要性，做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，使會(huì)計(jì)檔案管理真正達(dá)到規(guī)范化、科學(xué)化、程序化和制度化。

（二）加強(qiáng)知識(shí)培訓(xùn)，提高職業(yè)素質(zhì)

會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性和政策性很強(qiáng)的工作，會(huì)計(jì)檔案管理員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的知識(shí)、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低?！稒n案法實(shí)施辦法》第八條則將“組織、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)檔案工作人員培訓(xùn)”，作為縣級(jí)以上地方政府檔案行政管理部門的重要職責(zé)之一?！稒n案法》第九條規(guī)定：“檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)?！币虼耍鲉挝粦?yīng)該依法加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案員的培訓(xùn)工作，幫助檔案員熟悉實(shí)際操作技能，從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案管理工作。

其次，會(huì)計(jì)檔案管理人員需要有良好的思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德，嚴(yán)格自律、廉潔奉公，嚴(yán)格遵守檔案管理的保密守則，保持獨(dú)立公正的立場(chǎng)正確運(yùn)用自己的職能和權(quán)力。

（三）建立健全的會(huì)計(jì)檔案管理制度

為真正達(dá)到規(guī)范化、科學(xué)化、程序化和制度化，制定各種管理制度是保障。如《財(cái)務(wù)檔案工作人員職責(zé)》、《財(cái)務(wù)檔案保管制度》、《立卷歸檔制度》、、《財(cái)務(wù)檔案保密制度》、《財(cái)務(wù)檔案移交、銷毀制度》等，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存等各項(xiàng)工作程序、使財(cái)務(wù)檔案管理工作有章可循。

規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作，需要做好以下三個(gè)方面：

（1） 訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。

（2） 綜合檔案室的單位，財(cái)會(huì)部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門妥善保管，要明確專人負(fù)責(zé)保管工作。

（3） 會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀;企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)經(jīng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，并在銷毀清冊(cè)的備注欄內(nèi)及保管清冊(cè)的相關(guān)欄內(nèi)注明，由會(huì)計(jì)檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。

在新的歷史條件下會(huì)計(jì)檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時(shí)代發(fā)展要求，切實(shí)做到立卷科學(xué)，歸檔完整，保管有序，查閱登記，移交及時(shí)，銷毀徹底，防止泄密。從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，不斷提升檔案工作服務(wù)水平，更好地為企業(yè)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展作出新的貢獻(xiàn)。