地質(zhì)錄井資料檔案借閱系統(tǒng)的探索與實現(xiàn)

摘要：多年來，臨盤鉆井分公司地質(zhì)大隊檔案借閱一直是用傳統(tǒng)的人工管理模式，只是用于一些單純的“借還”以及簡單的實物資料管理，這樣的管理模式使檔案管理及有效利用工作嚴(yán)重滯后，影響公司的生產(chǎn)經(jīng)營，阻礙了公司的發(fā)展步伐，同時也給借閱管理工作帶來了多種弊端，使檔案管理工作負(fù)擔(dān)過重，檔案管理不到位，其中包括借閱天數(shù)，借閱時間，借閱超期，檔案丟失等的統(tǒng)計和核實。因此，用電子化的管理手段是大勢所趨，建立一個檔案借閱系統(tǒng)也是提高檔案工作管理工作效率的有效手段。系統(tǒng)能夠合理高效地利用地質(zhì)檔案資料，使地質(zhì)檔案管理工作更加科學(xué)合理。

關(guān)鍵詞：檔案借閱;人工管理;實物資料;電子化

目前，臨盤鉆井分公司的錄井資料檔案類別多，數(shù)據(jù)大，對新增的檔案進(jìn)行添加與歷史檔案的維護(hù)帶來較大的工作量。存在不能方便及時的對每個時期的檔案借閱情況、到期情況、歸還等各項數(shù)據(jù)的匯總和統(tǒng)計等弊端，對檔案在借閱中產(chǎn)生的丟失、破損，借閱不能及時歸還等情況直接影響下次借閱。

1.? 錄井資料檔案管理的現(xiàn)狀分析

自地質(zhì)大隊檔案室成立以來設(shè)有檔案管理專職人員3人，到2005年因人員退休崗位合并，沒有設(shè)立專職檔案管理人員，由1人兼管，從2006-2014年每年歸檔入庫的檔案數(shù)量都在不斷的增加。在日常的檔案管理工作主要都是以人工管理模式，具體操作流程，如圖1所示：

從圖1看出，大部分檔案工作靠人工操作完成，會出錯，如寫錯井號，檔案號、借閱時漏調(diào)卷、未歸還、未銷賬、銷錯賬等等問題，影響檔案管理質(zhì)量，不便于檔案的合理利用與有效共享。依靠人工操作來對管理檔案，在整編、歸檔、資料借閱的各各環(huán)節(jié)中都會花費(fèi)很多時間，于是小組調(diào)查10口井的資料整編、檔案借閱用時情況，并進(jìn)行統(tǒng)計（表1）。

從表1中可以看出其中整編占用時間最多，整編環(huán)節(jié)又分四個工序，一是手工將每一份每一冊的檔案進(jìn)行書寫編號;二是將每冊檔案登記在油氣井史大本以及井號檢索本上;三是打印卷內(nèi)目錄;四是檔案盒編號上架。不能及時的掌握檔案借出，歸還的具體情況，常常影響下次的借閱，影響鉆井生產(chǎn)。

2.? 構(gòu)建錄井資料檔案借閱系統(tǒng)的措施

2.1???? 對實物檔案進(jìn)行進(jìn)一步的清理

通過對檔案室從1985年至今的實物檔案進(jìn)行進(jìn)一步的清理，完成了檔案室現(xiàn)有的4千多盒實物檔案進(jìn)行清理和67817條信息的錄入工作。

2.2???? 把地質(zhì)檔案進(jìn)行文字和圖件分類

活動前檔案的人工管理模式是：先給實物檔案一一編號，然后填寫入技術(shù)檔案里，再錄入形成卷內(nèi)清單，進(jìn)行打印。經(jīng)過認(rèn)真討論研究改進(jìn)了方法，把地質(zhì)檔案分成文字和圖件兩類，將其所有檔案的對應(yīng)名稱表編輯好，只需要在檔案錄入原始表里錄入每份實物檔案的份數(shù)，便可以通過Excel函數(shù)和公式生成技術(shù)檔案登記表、實物清單、卷內(nèi)目錄、備考表、環(huán)保表五項內(nèi)容，這樣一次錄入，可減少出錯率，提高整編時間。

2.3???? 設(shè)計地質(zhì)錄井資料檔案借閱系統(tǒng)

之前試用過美萍圖書管理軟件，這套軟件和資料檔案管理中各模塊設(shè)計有所不同，根據(jù)地質(zhì)檔案管理的特點進(jìn)行了分析與設(shè)計，修改了數(shù)據(jù)管理、借閱管理、數(shù)據(jù)查詢、系統(tǒng)維護(hù)四個模塊，因該軟件是試用版，要成為正式版需要費(fèi)用，用了一個月就暫停了。之后向西南石油局檔案館咨詢，因西南檔案館沒有單機(jī)版的檔案管理借閱系統(tǒng)，也沒有適合現(xiàn)在地質(zhì)檔案借閱的管理系統(tǒng)。經(jīng)過反復(fù)研究，認(rèn)為應(yīng)有一個更適合的檔案借閱管理系統(tǒng)，這一來可以把檔案從整編、借閱、歸還進(jìn)行統(tǒng)一的管理來提高工作效率。

Access是一個中、小型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，具有完整的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用開發(fā)工具，使用方便，功能強(qiáng)大，與其它數(shù)據(jù)庫有良好的接口，其功能，可以方便的使用和管理數(shù)據(jù)庫，如創(chuàng)建和編輯數(shù)據(jù)表，設(shè)計和使用和種查詢工具進(jìn)行查詢操作、設(shè)計和使用窗體、制作和打印報表，設(shè)計和使用宏，設(shè)計和使用Web頁等。我們對Access的數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識、數(shù)據(jù)庫和表、查詢的基本操作、窗體、報表等相關(guān)內(nèi)容的學(xué)習(xí)，并進(jìn)行了總體分析與設(shè)計，根據(jù)錄井資料檔案借閱的特點及工作需求設(shè)計出地質(zhì)錄井資料檔案借閱系統(tǒng)的功能模塊。

3.? 結(jié)束語

錄井資料檔案借閱系統(tǒng)的建立與運(yùn)行，使檔案由歷年來的傳統(tǒng)的人工管理模式傳化為藏、借、閱一體化管理模式。在借閱、歸還管理方面，通過檔案借閱系統(tǒng)，工作人員只需在相應(yīng)的界面里就能對借閱、歸還、查詢等環(huán)節(jié)進(jìn)行操作，即可實現(xiàn)借閱數(shù)量統(tǒng)計，檔案管理的整編、借閱、歸還時間由原來的32.16分鐘，縮短為10.91分鐘。

實踐證明，檔案借閱系統(tǒng)適用于現(xiàn)在的檔案管理，實現(xiàn)了實物檔案信息計算機(jī)檢索和查詢，它在提高檔案人員的工作效率的同時，簡化工作流程，實現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化的管理。當(dāng)然，檔案借閱系統(tǒng)還有不成熟、不完善的地方，如：數(shù)據(jù)表建立的不完美，窗體頁面美工較差，用戶權(quán)限應(yīng)該分開，增強(qiáng)數(shù)據(jù)庫中SQL語言的靈活運(yùn)用，使邏輯更嚴(yán)密。

作者簡介：

曾芹（1972—），女，工程師，從事錄井生產(chǎn)及技術(shù)管理工作。