事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策探究

劉園園

摘 要：由于大數(shù)據(jù)時代的影響，特別對人事檔案管理人員來說，事業(yè)單位中檔案管理的重要性不言而喻，具有核心價值意義。但我國檔案管理工作中還存在一些問題，阻礙了人事工作的開展。所以，對于企業(yè)未來發(fā)展而言，需要將檔案管理中存在的問題著手進行分析，不斷地完善和總結(jié)，推動整個系統(tǒng)的健康有序發(fā)展。本文將對事業(yè)單位人事檔案管理問題進行全面分析，希望能為同崗位工作人員給予相應的參考意見。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;問題研究;對策

在事業(yè)單位中，其實人事檔案管理對于企業(yè)發(fā)展來說極為重要，人事檔案就是對員工個人學歷和社會經(jīng)驗，獎懲考核制度等信息進行統(tǒng)計與保管，幫助企業(yè)在挑選人才時可以更清晰的凸顯出來，為人才流動創(chuàng)造一個更有利的環(huán)境。而如今企業(yè)發(fā)展只是客觀的注重經(jīng)濟發(fā)展，對于人事檔案管理越顯疏忽，導致管理效率存在相應的影響。那么，如何加強人事檔案管理，這將成為事業(yè)單位的主要問題。

1 人事檔案對于現(xiàn)階段背景下的必要因素

人事檔案是員工各項信息的綜合，隨著我國改革開放的不斷深入，就業(yè)成為國家的優(yōu)先戰(zhàn)略政策，人才綜合素質(zhì)也將要求越來越高。許多單位在選拔干部的時候具有重要作用，而且在篩選招聘人才時也可以作為參考依據(jù)，通過全方位的角度對招聘人才進行評判標準，筆試面試作為企業(yè)初次基本素質(zhì)的考察，檔案信息成為后期補充，將面試者各個方面都呈現(xiàn)得淋漓盡致，根據(jù)人事檔案上的工作經(jīng)驗、品性道德進行科學化決策，為更多的優(yōu)秀人才提供機會和平臺[1]。

2 人事檔案管理中所面臨的問題

2.1 人們?nèi)狈θ耸聶n案管理崗位內(nèi)容的正確理解

檔案管理的職業(yè)對于大多數(shù)人來說，正確認識度不高，表示沒有什么技術(shù)含量，不需要專業(yè)技能就能完成，所以在人員安置的過程中就挑選企業(yè)基層員工來負責。這樣的意識狀況，導致檔案管理人員素質(zhì)偏低，專業(yè)性不強，工作效率也不高的表現(xiàn)。

2.2 企業(yè)謀私利，封存人員檔案

有些企業(yè)人事檔案管理相對松散，管理制度會有疏漏，企業(yè)為了自身利益留住人才，將其檔案封存單位，限制了人才在社會上的自由擇業(yè)。這樣，如果在新工作地方再重新建立檔案，就會導致人事檔案管理的冗亂，人員不能更好的展現(xiàn)自身價值。

2.3 檔案入口和制定上有疏漏

在這個競爭日益激烈的時代，許多造假證等不法行業(yè)應運而生，使得人事檔案變得不切實際，對于真才實學的人來說就略顯不公平。因此，在檔案的入口和制定上應該層層把關(guān)，一切要以法律法規(guī)為根本，嚴格遵守相關(guān)規(guī)章制度。許多事業(yè)單位對于檔案管理制度也不健全，將會議中強調(diào)的口頭也只是形式化，在規(guī)范和監(jiān)督上還是缺乏一些問題，使得社會不能夠健康有序的發(fā)展。

3 提高事業(yè)單位檔案管理的解決辦法

3.1 宣傳人事檔案管理意識，提高管理人員的綜合素質(zhì)

在人事檔案管理中，不僅要確保檔案信息的安全性和完整性，更要發(fā)揮出人事檔案工作者的關(guān)鍵性。在檔案管理者的認知偏差和低水平上，將對管理效率具有反作用的影響。所以，為了提高人事檔案管理的質(zhì)量，首先在挑選工作人員的時候，就應該將職業(yè)素質(zhì)放在首位;再次，對管理人員應該對檔案管理部門做好相應的宣傳和培訓，定期對檔案管理工作進行常規(guī)學習和工作總結(jié)，讓每個人都意識到人事檔案管理的重要性，培養(yǎng)工作積極性和責任感，促進檔案管理工作的有效發(fā)展[2]。

3.2 人事檔案管理模式要因地制宜，不斷地創(chuàng)新

在人事檔案管理上，其通常情況下都采取集中統(tǒng)一的管理模式，依次進行分級別管理。但由于許多國企單位的檔案管理部門設(shè)施滯后，辦公室、閱檔等共同使用，而且管理人員也缺乏專業(yè)性，兼職管理檔案的現(xiàn)象屢見不鮮，長期處于被動的形式主義。所以，事業(yè)單位檔案管理部門不僅要在硬件設(shè)施上加以完善，還要做好相應的防火防盜等安全措施，定期培訓管理人員的專業(yè)技能，提高工作效率，這樣才能更好的體現(xiàn)出事業(yè)單位人事檔案的應用價值。

3.3 建立云存儲平臺檔案信息共享機制

目前科學技術(shù)日新月異的發(fā)展，由于建立檔案信息是為了給企業(yè)提供依據(jù)。所以，人事檔案管理系統(tǒng)也要實現(xiàn)科學的實用性，建立檔案信息共享機制，建立云存儲平臺，設(shè)置級別權(quán)限，方便上下級對信息快捷的查找。其特點存儲量大、處理速度快，提高工作效率，不僅確保了信息的安全性，也確保了人事檔案管理的可靠性。其次，將領(lǐng)導下發(fā)的工作安排能夠及時錄人，且將重要的材料進行備份，確保檔案信息每天都更新和維護。

3.4 加強人事檔案的真實性和準確性

要想加強檔案信息的真實性和準確性，就要加強對檔案管理工作，對檔案內(nèi)容進行收集和整理，各部門相互配合，共同協(xié)作。業(yè)務部門提交的檔案信息及時進行審核，檢查檔案的真實性;并且在信息納入檔案系統(tǒng)的過程中，不僅審核要把好關(guān)，還要在保存期間進行必要檢查;各部門在借閱檔案資料時也要做好監(jiān)督管理工作，防止不合格的材料混入，或者信息的篡改和資料損壞，保障檔案信息的管理;加強人事檔案規(guī)范化管理，提高人事檔案管理人員的法律意識，建立違法必究的管理機制，使得管理狀況得到更好的改進。

4 結(jié)束語

通過以上分析，人事檔案管理在企業(yè)當中具有十分重要的作用。所以，不僅要加強對人事檔案信息化管理的制度進行完善和建立，還要加強人員對專業(yè)技能的培訓，不斷地調(diào)整信息管理模式，提高工作整體效率。

參考文獻

[1]何麗芬.解析事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略[J].中國管理信息化，2018，021（005）：172-173.

[2]郭寶珍.新時期做好機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的思考[J].中外企業(yè)家，2019，628（02）：124-125.