機(jī)關(guān)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展路徑探討

丁玲

摘 要：機(jī)關(guān)檔案管理的開展具有重要的意義，為了提升檔案管理的水平，應(yīng)對(duì)檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，改善檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新，使檔案管理能夠高效開展。本文闡述了機(jī)關(guān)檔案管理創(chuàng)新的重要性，分析了當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問題，提出了機(jī)關(guān)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展路徑，為檔案管理工作的開展帶來有效的幫助，進(jìn)一步促進(jìn)機(jī)關(guān)單位的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān);檔案管理;創(chuàng)新

機(jī)關(guān)檔案管理工作需要管理人員對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)產(chǎn)生的文字、影像等文件信息進(jìn)行匯總，經(jīng)過整理及分類之后對(duì)檔案進(jìn)行保存管理。檔案管理中涉及了較多的內(nèi)容，不僅包括檔案的保存，還有檔案的使用及安全等，這對(duì)檔案管理提出了更多的要求。在時(shí)代的發(fā)展下，機(jī)關(guān)檔案管理需要結(jié)合時(shí)代特點(diǎn)進(jìn)行創(chuàng)新，通過對(duì)管理的全面改善，使檔案管理工作能夠發(fā)揮出更好的作用，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作開展帶來幫助。

1 機(jī)關(guān)檔案管理創(chuàng)新的重要性

檔案管理是檔案室對(duì)檔案實(shí)體及信息進(jìn)行管理并且提供利用服務(wù)的工作，其中包括了檔案的收集、整理、保管以及編目、檢索等內(nèi)容。機(jī)關(guān)檔案管理需要根據(jù)社會(huì)的發(fā)展需求對(duì)管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)信息化管理，提升管理的水平。結(jié)合信息檔案網(wǎng)站進(jìn)行分析，檔案管理的渠道得到了優(yōu)化，處理的效率有所提高，這對(duì)檔案管理有著重要的意義。借助信息化技術(shù)能夠使檔案管理的流程得到優(yōu)化，使工作的復(fù)雜程度降低，加強(qiáng)了管理的效果。檔案管理工作本質(zhì)是對(duì)單位發(fā)展中的資料及數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理以及分析、分類、存儲(chǔ)等，但是在機(jī)關(guān)單位中，檔案管理過程中會(huì)產(chǎn)生較多的文件資料，資料形成的形式及載體存在差異，使用人工方式開展管理會(huì)影響工作的準(zhǔn)確性，導(dǎo)致工作效率降低。在機(jī)關(guān)單位發(fā)展中，需要對(duì)管理進(jìn)行創(chuàng)新，利用新的方式開展工作，通過對(duì)檔案管理的創(chuàng)新，能夠使傳統(tǒng)的管理問題得到解決，使檔案管理工作的進(jìn)行具有更好的效果，使管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)，為機(jī)關(guān)單位的發(fā)展帶來良好的條件。因此，應(yīng)大力推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理的信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理的全面創(chuàng)新。

2 當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問題

2.1 缺少對(duì)檔案管理的重視

在機(jī)關(guān)單位檔案管理中，部分單位對(duì)檔案工作缺少重視，沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，影響了檔案管理工作的開展。人員在工作中缺少管理意識(shí)，這使檔案管理工作中容易產(chǎn)生問題。在一些機(jī)關(guān)單位中，雖然在計(jì)劃中提出了檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容，并且將其歸入到工作計(jì)劃之中，但是在實(shí)際的執(zhí)行過程中基本僅僅為形式化工作，管理工作得不到規(guī)范的開展。

2.2 基礎(chǔ)建設(shè)不夠完善

機(jī)關(guān)檔案管理過程中，資料的保存作為其中的重要內(nèi)容，由于大部分的檔案資料為紙質(zhì)檔案，這些檔案資料在保存中對(duì)環(huán)境有著一定的要求，受到檔案數(shù)量的影響，管理工作比較復(fù)雜，大部分機(jī)關(guān)單位將資料整理完成之后就不再進(jìn)行管理，同時(shí)沒有開展安全工作。檔案在受到了環(huán)境的影響之后，產(chǎn)生了損壞，在整理過程中沒有規(guī)范進(jìn)行操作，這對(duì)檔案的使用帶來了較多的問題。雖然一些單位采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，但是大部分單位仍然缺少完善的基礎(chǔ)設(shè)施，這使檔案管理的信息化需求得不到滿足，難以保證檔案管理的效果，不利于檔案的使用。

2.3 檔案管理人員的素質(zhì)能力不足

機(jī)關(guān)檔案管理對(duì)人員的要求比較高，由于工作具有較強(qiáng)的技術(shù)性特點(diǎn)，不僅僅是機(jī)械性的操作，管理人員應(yīng)具備專業(yè)的素質(zhì)能力。然而在機(jī)關(guān)單位中，缺少專門進(jìn)行檔案管理的機(jī)構(gòu)，在管理工作中基本由工作任務(wù)比較少的人員來進(jìn)行，這類人員一般身兼多職，對(duì)檔案管理工作缺少深入的了解，這使檔案管理工作的進(jìn)行受到了影響。當(dāng)工作產(chǎn)生了變動(dòng)的時(shí)候，會(huì)對(duì)檔案管理產(chǎn)生不利，檔案管理人員自身缺少專業(yè)的能力，在進(jìn)行檔案整理以及立卷等工作的時(shí)候容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，對(duì)檔案的管理及使用造成了影響。

3 機(jī)關(guān)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展路徑

3.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視

機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視程度對(duì)檔案管理工作的開展效果有著較大的影響，為了保證檔案管理工作的效果，需要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視，將檔案管理作為各項(xiàng)工作中的重點(diǎn)內(nèi)容，使檔案管理能夠規(guī)范地進(jìn)行，還應(yīng)提升監(jiān)督力度，使工作人員能夠在工作中產(chǎn)生重視，提升工作的質(zhì)量，為檔案管理帶來保障。另外，機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查的時(shí)候，需要深入地了解檔案管理工作的意義，對(duì)檔案管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行明確，當(dāng)發(fā)現(xiàn)了問題的時(shí)候，需要及時(shí)解決，使檔案管理工作能夠高效地開展。通過加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，使檔案管理工作效果得到改善。

3.2 建立機(jī)關(guān)檔案管理工作新機(jī)制

機(jī)關(guān)單位應(yīng)結(jié)合實(shí)際的情況加強(qiáng)檔案管理工作，設(shè)置檔案室，還應(yīng)安排專門的人員進(jìn)行檔案管理，將檔案管理工作納入單位的發(fā)展規(guī)劃中，將其作為考察中的一項(xiàng)內(nèi)容，對(duì)工作進(jìn)行全面部署，使檔案管理工作能夠順利進(jìn)行。還應(yīng)對(duì)檔案部門的工作匯報(bào)進(jìn)行分析，將檔案管理中的問題找出，采取有效措施進(jìn)行解決，使檔案管理工作的開展有充分的條件。應(yīng)對(duì)檔案管理中涉及的設(shè)施進(jìn)行完善，使檔案管理工作的效率提高，在硬件設(shè)施中包括檔案設(shè)施庫(kù)房、閱覽室以及陳列室等。機(jī)關(guān)應(yīng)對(duì)檔案管理設(shè)施完善提供相應(yīng)的支持條件，使檔案部門能夠更好地開展工作，加強(qiáng)檔案管理的效果。

3.3 推進(jìn)信息技術(shù)的利用

可通過媒體終端以及各類軟件開展檔案服務(wù)工作，使檔案服務(wù)的水平提高。在創(chuàng)新的過程中，需要考慮到不同的檔案管理機(jī)制，由于不同的機(jī)制中標(biāo)準(zhǔn)不同，在建立信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的時(shí)候，應(yīng)根據(jù)資源體系進(jìn)行。在選擇操作數(shù)據(jù)庫(kù)的時(shí)候，應(yīng)使基本建設(shè)成本有供應(yīng)保障，通過對(duì)時(shí)間進(jìn)行調(diào)整，使信息傳遞的效率能夠得到保障。在數(shù)字檔案的管理中，應(yīng)結(jié)合信息化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行明確的管理，使檔案管理工作的進(jìn)行更加高效。通過有效運(yùn)用信息技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范管理，例如對(duì)具有重要價(jià)值的文獻(xiàn)、資料以及視頻等，在管理中可采用不可擦除型的光盤，避免計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生了問題的時(shí)候造成信息丟失，使檔案信息得到有效保護(hù)。

3.4 提升管理人員的專業(yè)能力

機(jī)關(guān)單位應(yīng)對(duì)管理人員的能力產(chǎn)生重視，給人員提供培訓(xùn)的機(jī)會(huì)和條件，使其能夠在培訓(xùn)過程提升自己的專業(yè)能力，可通過講座、交流會(huì)等途徑來進(jìn)行培訓(xùn)，使人員能夠積累更多的新知識(shí)，學(xué)習(xí)管理新方法，了解相關(guān)的規(guī)定，應(yīng)根據(jù)人員的情況進(jìn)行培訓(xùn)，使其能夠在工作中具有更好的能力。同時(shí)，應(yīng)對(duì)管理制度進(jìn)行調(diào)整，將管理規(guī)定明確，對(duì)人員進(jìn)行嚴(yán)格管理，使檔案管理工作的開展有更好的效果，提升工作的效率。此外，單位需要根據(jù)實(shí)際情況對(duì)檔案工作進(jìn)行改善，將為人民服務(wù)作為中心，為人們提供更好的服務(wù)，發(fā)揮出機(jī)關(guān)單位的作用。

4 結(jié)語(yǔ)

機(jī)關(guān)單位檔案管理工作需要結(jié)合時(shí)代的發(fā)展需求進(jìn)行創(chuàng)新，為了加強(qiáng)檔案管理工作的質(zhì)量，需要結(jié)合當(dāng)前的實(shí)際情況進(jìn)行分析，找到檔案管理工作中的問題，對(duì)檔案管理進(jìn)行改善。應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視，建立機(jī)關(guān)檔案管理工作新機(jī)制，使檔案管理工作能夠規(guī)范地進(jìn)行，還應(yīng)推進(jìn)信息技術(shù)的利用，加強(qiáng)信息化建設(shè)，提升管理人員的專業(yè)能力，為檔案管理的進(jìn)行提供完善的條件，更好地發(fā)揮出機(jī)關(guān)單位的作用，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)創(chuàng)新。

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