合同信息化管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的必然趨勢(shì)

游萬(wàn)軍

摘 要：以國(guó)內(nèi)中石化單位為例，在合同管理中詳盡的介紹了該單位的信息化手段，重點(diǎn)表明了對(duì)合同審查、合同查詢、合同執(zhí)行等過(guò)程的監(jiān)管和管控的規(guī)范性、合理性，以及合同信息化管理制度的成立、專業(yè)人才的必須性。

關(guān)鍵詞：合同信息化;管理制度;IT 技術(shù)

在當(dāng)代企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中，每個(gè)相關(guān)流程都和合同有密切的聯(lián)系。合同管理模式的專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化和細(xì)致化是企業(yè)經(jīng)濟(jì)速度效率與風(fēng)險(xiǎn)管理控制的保證。目前，IT 技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)對(duì)合同管理提到了更高的訴求。正文分別從合同評(píng)估、合同查詢、合同執(zhí)行過(guò)程監(jiān)管和合同管理團(tuán)隊(duì)等方面論述了合同信息化管理模式。

一、合同評(píng)審

起草項(xiàng)目合同后，必須經(jīng)過(guò)企業(yè)有關(guān)部門(mén)進(jìn)行審查。最初，由承辦人復(fù)制了多份合同的初稿，將草稿分別發(fā)給審核人員。這種以往的合同管理方式需要派人盯著，而且受到許多不確定因素的影響，核查周期長(zhǎng)，屬性差，增加管理成本。目前，該公司建立了企業(yè)信息化。管理系統(tǒng)、合同管理模塊是該系統(tǒng)的核心之一，這充足的表現(xiàn)出該公司在對(duì)待合同管理方面的重中之重。在該系統(tǒng)中，合同審查過(guò)程是由申請(qǐng)人審查 - 公司相關(guān)部門(mén)（專家） 審查 - 匯總審查意見(jiàn) - 合同初稿修改 - 合同最終版確定 - 準(zhǔn)備合同簽訂。前半期合同審查過(guò)程實(shí)行網(wǎng)上操作，各審查部門(mén)（專家）在網(wǎng)上收到審查通知，將審查意見(jiàn)提交到申請(qǐng)人的流程界面，以此類推。這個(gè)新的合同審查模式減少了信息傳遞時(shí)間，減少了人工花費(fèi)，而且通過(guò)網(wǎng)上審查強(qiáng)化了部門(mén)對(duì)于合同內(nèi)容的理解和重要性的提高，使合同更加具體，提升了審查公平性，提高了合同審查效率。

二、合同查詢

公司在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中需要經(jīng)常查找合同內(nèi)容，要查找紙質(zhì)版合同，要到檔案保管部門(mén)進(jìn)行人力查找，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，而且每份合同每次只能借閱一次，合同的用途效果較低。借閱后合同可能不能及時(shí)被還回，很容易被破壞，被弄丟，不利于保管。不能設(shè)置查閱合同人員的閱讀權(quán)限，合同安全性較低。

企業(yè)信息化管理系統(tǒng)在每個(gè)合同中部置了格式編碼，每份合同的編號(hào)作為該合同系統(tǒng)中的“身份證”，是合同查找的唯一身份碼。記錄到系統(tǒng)時(shí)，管理人員無(wú)論什么時(shí)間什么地點(diǎn)，根據(jù)合同號(hào)登錄系統(tǒng)，在符合條件的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，只要接入信息化管理系統(tǒng)并輸入合同編號(hào)，該合同的主要部分即會(huì)出現(xiàn)在查詢者的面對(duì)面處，信息準(zhǔn)確。如果想要查看完整的合同內(nèi)容，必須通過(guò)下一步操作來(lái)查看合同中涉及內(nèi)容，這種統(tǒng)一平臺(tái)“初查詢方式”實(shí)現(xiàn)了移動(dòng)辦公，實(shí)現(xiàn)了大量信息共享、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)便利等，實(shí)現(xiàn)了高效益的合同管理模式。

三、建立、健全合同信息化管理制度

信息化系統(tǒng)是一種平臺(tái)也是使用工具，使用效果如何主要在于基礎(chǔ)資料制作得有多好，各種管理是否已經(jīng)如愿以償，其重點(diǎn)在于是否有效率的、健全的管理辦法。合同管理信息化一個(gè)是復(fù)雜的工程，時(shí)間長(zhǎng)，相關(guān)領(lǐng)域設(shè)計(jì)較多，多個(gè)部門(mén)協(xié)作且數(shù)據(jù)較大。在調(diào)查研究、方案研究、實(shí)施、網(wǎng)上測(cè)試和線上相關(guān)資料的保存等工作上，需要不同部門(mén)、不同工作人員的協(xié)助，每個(gè)模塊都有很多未知數(shù)，所以不是任何一個(gè)部門(mén)或者一個(gè)專業(yè)就能輕松解決的。因此，企業(yè)信息化建設(shè)及使它變成高效率管理管控方法， 從思想上要有新高度，特別是企業(yè)的高管的助力，強(qiáng)烈支持其參與其中，協(xié)助和促進(jìn)職能部門(mén)的積極加入，并推出系統(tǒng)的管理制度。支持信息化管理的制定的安全實(shí)施，這樣才會(huì)使合同信息化管理平臺(tái)發(fā)展出應(yīng)該具有的水平，實(shí)現(xiàn)提升企業(yè)管理水平的目的。

四、合同執(zhí)行過(guò)程監(jiān)管

在合同執(zhí)行過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)很多不確定的因素，會(huì)給合同的執(zhí)行帶來(lái)很多的風(fēng)險(xiǎn)。過(guò)去的合同管理方法主要是依靠人工溝通，但是這種方法具有很多的缺點(diǎn)。例如，有可能會(huì)出現(xiàn)由于信息沒(méi)有傳達(dá)到位而導(dǎo)致信息的不對(duì)稱或者是問(wèn)題不能夠及時(shí)解決等。這些問(wèn)題都會(huì)使得合同執(zhí)行過(guò)程中產(chǎn)生很多問(wèn)題，給合同雙方都帶來(lái)不愉快的感受，因此，不能夠僅依靠人工溝通進(jìn)行合同管理。隨著現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展，過(guò)去的合同管理方法已經(jīng)無(wú)法適用，需要進(jìn)一步得到改善才能夠滿足需求。

在合同執(zhí)行過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一種情況，合同金額只能作為一種預(yù)算，但是在實(shí)際的執(zhí)行情況中會(huì)出現(xiàn)變化，因此，項(xiàng)目的結(jié)算金額與原合同的金額不一致。在過(guò)去，只有項(xiàng)目經(jīng)理才有權(quán)利了解到變更的情況，其他部門(mén)都不能夠及時(shí)知曉。這會(huì)導(dǎo)致很多部門(mén)的信息和數(shù)據(jù)都產(chǎn)生誤差，無(wú)法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行一個(gè)準(zhǔn)確的分析，上交給管理層的各類的統(tǒng)計(jì)報(bào)表也都不能確保數(shù)據(jù)的真實(shí)和完整。這種情況也會(huì)導(dǎo)致管理層無(wú)法對(duì)實(shí)際情況有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，甚至有可能會(huì)導(dǎo)致做出錯(cuò)誤的決策。假如一份合同由于信息的傳達(dá)不到位，在各個(gè)部門(mén)的文件上合同金額都不同，在業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中客戶得到的信息就有誤差，會(huì)讓客戶對(duì)企業(yè)的誠(chéng)信產(chǎn)生懷疑，也可能會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力降低，影響了企業(yè)的聲譽(yù)。這是企業(yè)在管理過(guò)程中出現(xiàn)的紕漏，企業(yè)必須進(jìn)行改進(jìn)。因此，合同需要進(jìn)行信息化管控，可以幫助合同金額變更過(guò)程能夠及時(shí)傳達(dá)到各個(gè)部門(mén)，以及使數(shù)據(jù)更加精準(zhǔn)。第一，項(xiàng)目經(jīng)理需要完善合同金額變更的流程。如果有項(xiàng)目的結(jié)算金額與合同的金額不同，需要對(duì)合同金額進(jìn)行變更，首先要在系統(tǒng)里面上傳金額變更的材料、原因等作為依據(jù)，有關(guān)部門(mén)根據(jù)所提供的材料進(jìn)行審批，審核通過(guò)后再傳達(dá)給相關(guān)部門(mén)，在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行更改。與此同時(shí)系統(tǒng)會(huì)及時(shí)的將更改后的合同金額傳達(dá)到各個(gè)部門(mén)，變更合同金額都是公開(kāi)透明的，而不是只有項(xiàng)目經(jīng)理了解。將合同金額通知及時(shí)推送到各個(gè)部門(mén)能夠保證信息能夠及時(shí)傳達(dá)，避免了很多問(wèn)題，也不會(huì)出現(xiàn)各個(gè)部門(mén)所掌握的合同金額是不同的情況。企業(yè)需要善于利用信息化技術(shù)，可以彌補(bǔ)管理制度上的漏洞，使企業(yè)管理更加規(guī)范。第二，利用信息化系統(tǒng)可以積累大量的不同數(shù)據(jù)和分析各類指標(biāo)，企業(yè)通過(guò)制定各種規(guī)章制度等手段進(jìn)一步規(guī)范合同執(zhí)行的過(guò)程，使偏差不斷地縮小，管理更加細(xì)致。

五、打造高素質(zhì)的合同管理隊(duì)伍

合同管理不只是需要制度去規(guī)范，更重要的是需要優(yōu)秀的合同管理團(tuán)隊(duì)。因此需要對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的業(yè)務(wù)能力，提高他們的管理水平以及鍛煉他們?cè)诠ぷ鬟^(guò)程中需要具備的技能。在進(jìn)行信息化管理之前，合同管理人員不了解信息化相關(guān)知識(shí)，IT 工程師對(duì)合同管理工作沒(méi)有什么接觸，兩者之間沒(méi)有什么業(yè)務(wù)領(lǐng)域的重疊。但是在信息化開(kāi)始推進(jìn)時(shí)，管理人員與 IT 工程師已經(jīng)建立了一定的溝通和聯(lián)系。管理人員需要向 IT 工程師說(shuō)明合同管理的一系列流程等，提出 IT 需求，IT 工程師根據(jù)管理人員在線下的合同管理工作所需工作模式、流程等，將邏輯關(guān)系進(jìn)行梳理，再通過(guò)運(yùn)用技術(shù)手段進(jìn)行創(chuàng)建信息化管理平臺(tái)。在相互交流的過(guò)程中，兩者的關(guān)系更加密切，合同管理人員也更加明白自己的工作在合同管理模塊中的作用。管理人員再通過(guò)進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，深入了解自己的工作流程，熟練掌握各種操作，能夠更加有效的對(duì)合同進(jìn)行管理。在企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化合同管理過(guò)程中，管理人員在其中起到至關(guān)重要的作用，因此，綜合素質(zhì)優(yōu)異的合同管理隊(duì)伍才能夠使合同管理信息化實(shí)施落實(shí)到位。

【結(jié)束語(yǔ)】目前社會(huì)是知識(shí)時(shí)代，隨著社會(huì)的發(fā)展，為了保證企業(yè)在市場(chǎng)上的核心競(jìng)爭(zhēng)力，引入了“信息化 + 管理”形式。在當(dāng)前社會(huì)的合同管理中運(yùn)用新穎理念，依靠信息化平臺(tái)，提高合同管理的正確性和高效性。雖然合同信息化管理是積累的過(guò)程，但這種管理變革為傳統(tǒng)企業(yè)帶來(lái)了新的活力，是當(dāng)代企業(yè)實(shí)現(xiàn)高端產(chǎn)業(yè)鏈轉(zhuǎn)變實(shí)現(xiàn)飛躍發(fā)展的必然趨勢(shì)。

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