企業(yè)文書(shū)檔案管理工作探析

摘?要：企業(yè)是國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重要組成部分，而文書(shū)檔案作為企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的重要載體，不僅是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程的真實(shí)歷史記錄，還是企業(yè)各項(xiàng)工作持續(xù)發(fā)展的重要客觀依據(jù)，隨著企業(yè)發(fā)展進(jìn)程的加快，企業(yè)文書(shū)檔案管理的重要程度也日益凸顯。本文從企業(yè)文書(shū)檔案的重要性入手，分析了目前企業(yè)文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)及存在問(wèn)題，探討出具體工作中提質(zhì)增效的方法，促使企業(yè)文書(shū)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和高效化。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案?問(wèn)題?措施?歸檔

企業(yè)文書(shū)檔案是企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的記錄，是對(duì)企業(yè)歷史發(fā)展進(jìn)程的情境再現(xiàn)，具有高度的客觀性和真實(shí)性。良好的文書(shū)檔案可以讓企業(yè)在發(fā)展中結(jié)合歷史教訓(xùn)，借鑒成功經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)企業(yè)科學(xué)管理，對(duì)企業(yè)的決策和發(fā)展起著極其重要的參謀和憑證作用。做好文書(shū)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值最大化，對(duì)企業(yè)發(fā)展運(yùn)行意義重大。

一、企業(yè)文書(shū)檔案管理工作的特征

（一）文檔合一，分體管理

文書(shū)工作與文書(shū)檔案的形成緊密關(guān)聯(lián)，文書(shū)是檔案的前身，檔案是文書(shū)的歸宿，二者相互依存互為整體。但在實(shí)際工作中，兩者各司其職，文書(shū)工作在前，主要經(jīng)過(guò)文件的擬稿、審核、收發(fā)、批辦等程序，檔案工作在后，經(jīng)過(guò)文書(shū)一系列管理工作后進(jìn)一步加工處理，前者對(duì)后者有直接影響。

（二）內(nèi)容繁多，形式多樣

企業(yè)的日常運(yùn)行會(huì)產(chǎn)生大量的文件材料，涵蓋企業(yè)的黨政管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科研技術(shù)等方面，還有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)單位及政府機(jī)關(guān)等外來(lái)文件材料，文書(shū)檔案管理工作就是對(duì)以上繁雜的材料進(jìn)行分類、整編、歸檔，涉及公文、合同、聲像、實(shí)物等，其中既有實(shí)體的文件材料，又有電子數(shù)據(jù)材料，歸檔的形式也隨之多元。

二、企業(yè)文書(shū)檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）人員缺乏對(duì)檔案的正確認(rèn)識(shí)

各單位歸檔人員沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，沒(méi)有切實(shí)將歸檔計(jì)劃落實(shí)到工作日程，導(dǎo)致文件材料歸檔滯后，積壓成疾;檔案管理部門(mén)缺乏深入有效的管理機(jī)制，對(duì)歸檔工作的監(jiān)管滲透不夠，給檔案管理產(chǎn)生一定消極影響，文書(shū)檔案的效率和價(jià)值難以發(fā)揮。

（二）文書(shū)工作與檔案工作脫節(jié)

文書(shū)工作與檔案工作相輔相成，但在企業(yè)管理中通常將兩者分而治之，這樣文書(shū)人員和檔案管理人員難免因缺乏協(xié)作，導(dǎo)致兩者之間出現(xiàn)斷層，在文書(shū)處理環(huán)節(jié)留下檔案管理的隱患。

（三）文書(shū)檔案收集整理工作不到位

一是文件材料收集力度不夠，存在盲歸檔、漏歸檔、滯留不歸檔等現(xiàn)象。二是文件材料整理不規(guī)范，文件整理工作是否規(guī)范直接影響文件材料的質(zhì)量，不規(guī)范的整理引起了不必要的返工，必然影響了文書(shū)檔案管理工作。

（四）信息化應(yīng)用不足，檔案管理效率低下

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，很多企業(yè)采用較為傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案工作人員主要依賴人腦核對(duì)、手工操作，這樣既無(wú)法確保檔案歸檔的正確率，又降低了文書(shū)檔案管理的效率。

三、企業(yè)文書(shū)檔案管理工作優(yōu)化的措施

（一）建立健全相關(guān)制度，明確責(zé)任主體

要做好歸檔工作須制度先行，通過(guò)建立健全相關(guān)制度，明確職責(zé)分工，將檔案整理歸檔工作納入有關(guān)各單位和人員的崗位責(zé)任和績(jī)效考核范疇，以此增強(qiáng)歸檔人員工作責(zé)任感。檔案管理部應(yīng)建立與各單位的聯(lián)絡(luò)體系，定期開(kāi)展培訓(xùn)，加強(qiáng)橫向交流，提高各單位歸檔人員的崗位技能，使文書(shū)檔案管理工作在檔案管理部門(mén)的引導(dǎo)下動(dòng)起來(lái)、活起來(lái)。

（二）銜接文書(shū)與檔案工作，促進(jìn)文檔一體化

文書(shū)是檔案的基礎(chǔ)，文件的質(zhì)量與檔案管理水平的高低具有直接的關(guān)系，因此在實(shí)際工作中，要超前控制文件管理，確保檔案質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)文書(shū)工作和檔案工作的有機(jī)融合。如文書(shū)人員要樹(shù)立檔案意識(shí)，嚴(yán)格審核文件格式，及時(shí)收集閉環(huán)文件，對(duì)發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題的文件及時(shí)追溯原因，做好記錄，為后期文書(shū)檔案歸檔工作的順利開(kāi)展奠定良好的基礎(chǔ)。

（三）規(guī)范文書(shū)檔案管理，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)服務(wù)

一深入調(diào)研，把“脈”開(kāi)方，明確歸檔范圍，讓各單位了解要?dú)w檔什么。沒(méi)有調(diào)查就沒(méi)有發(fā)言權(quán)，檔案管理部門(mén)應(yīng)基于國(guó)家及上級(jí)單位的管理要求，結(jié)合自身實(shí)際情況，制定合規(guī)可行、具體明確的歸檔范圍，并以管理制度的形式固化。二“做工”精細(xì)，實(shí)景導(dǎo)航 ，做好文件整理引導(dǎo)，讓各單位清楚怎么歸檔。檔案管理部門(mén)可針對(duì)文件整理中疑難易錯(cuò)問(wèn)題形成操作指南，場(chǎng)景化解析，突出重點(diǎn)，便于記憶，讓歸檔人員能直觀地理解流程和要求。

（四）加強(qiáng)檔案管理信息化應(yīng)用，提高工作效率

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)今后應(yīng)摒棄傳統(tǒng)的檔案管理方式和作業(yè)方式，引入信息化技術(shù)，促進(jìn)文書(shū)檔案信息化建設(shè)。信息化的文書(shū)檔案管理，將更加便于存儲(chǔ)、進(jìn)行批量智能化處理，更加有利于檔案的開(kāi)發(fā)和利用，大大提高文書(shū)檔案工作的效率以及正確性。

四、結(jié)語(yǔ)

文書(shū)檔案管理水平體現(xiàn)出企業(yè)的管理水平，關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展，在知識(shí)和信息急速變化發(fā)展的今天，文書(shū)檔案管理的重要性將越來(lái)越重要，做好文書(shū)檔案管理工作是一件功在當(dāng)代利在千秋的事業(yè)。企業(yè)應(yīng)正確、全面認(rèn)識(shí)文書(shū)檔案管理的價(jià)值，本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來(lái)著想”原則，加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案工作的管理，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案價(jià)值最大化。

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作者簡(jiǎn)介：王黎旭（1988.08.01—），女，漢族，廣東省湛江市人，本科學(xué)歷，從事方向：文書(shū)檔案管理。