淺談企業(yè)銷售與收款業(yè)務內部控制

趙悠然

【摘要】銷售與收款的有效運作是保證企業(yè)正常運行的關鍵，而企業(yè)能否及時收取款項，將會影響資金流動，此時就需要建立健全銷售與收款內部控制系統(tǒng)，目的在于減少企業(yè)在實務中會面臨的風險，推動企業(yè)未來發(fā)展。為此，本文通過銷售與收款環(huán)節(jié)中存在的問題進行分析，完善企業(yè)內部控制制度、提升企業(yè)價值。

【關鍵詞】銷售與收款? 內部控制

一、銷售收款與內部控制的概述

（一）銷售與收款的概述

銷售與收款業(yè)務作為企業(yè)的核心業(yè)務，是企業(yè)經(jīng)濟活動中資金來源的重要渠道，它并非是一段步驟精簡的普通交易，而是將整個交易過程分出科學合理的詳細步驟。該業(yè)務以接受客戶訂單為業(yè)務流程的起點，通過客戶的信用狀況判斷其未來的償債能力，而決定這項交易能否繼續(xù)進行。專業(yè)人員與客戶經(jīng)過洽談，在銷售價格等方面取得一致意見后簽訂合同，企業(yè)各部門按照職責完成發(fā)貨、開具發(fā)票、填制賬款等業(yè)務，達成完整的銷售與收款循環(huán)業(yè)務。在此項系統(tǒng)工程的完整步驟中，無可避免地會產生催收、壞賬發(fā)生、退貨和折讓等事項。綜合交易事項的分步流程及概率發(fā)生情況，可以看出銷售與收款業(yè)務是一項復雜的業(yè)務活動。

（二）內部控制制度的概述

根據(jù)《內部控制——整合框架》，內部控制被分為控制環(huán)境、風險評估、控制活動、信息與溝通及監(jiān)控五個相關聯(lián)的構成要素，各個要素同樣承載著經(jīng)營、財務報告與合規(guī)性目標?，F(xiàn)階段，內部控制由企業(yè)內部各個不同利益體共同實施，以保護資金安全性、會計資料的可靠性，提高企業(yè)的整體治理水平為目標的一項方法措施，在加強財務控制工作的同時，也能明確各種職責劃分，根據(jù)該制度能夠做到嚴格的不相容職務分離，對企業(yè)內部財務狀況從橫向與縱向兩方面進行牽制把控，從而提升企業(yè)的經(jīng)濟效益。

二、銷售與收款內部控制對企業(yè)的意義

銷售與收款是企業(yè)賴以生存與發(fā)展的關鍵，若企業(yè)沒有良好的風險防范意識，在銷售與收款環(huán)節(jié)就可能出現(xiàn)問題，導致企業(yè)資金鏈斷裂。因此，為使企業(yè)更好的防控風險，促進銷售與收款業(yè)務工作的高效開展，提高企業(yè)經(jīng)濟效益，制定合理有效的的內部控制制度就起到了非常重要的作用。有效的內部控制制度不僅可以增強企業(yè)風險防范意識，而且可以改善企業(yè)內部管理結構，提升企業(yè)的經(jīng)濟效益。確保內部控制能夠有效實施，就需要企業(yè)重視每一個環(huán)節(jié)，全面控制，全員控制，以最大限度地提高內部控制的有效性。

三、銷售與收款環(huán)節(jié)內部控制存在的問題

（一）內部控制在企業(yè)管理層未得到重視

管理層更加重視擴大銷售業(yè)務的經(jīng)營范圍，從而忽視了企業(yè)的內部控制，一家企業(yè)的管理層對內部控制的態(tài)度會影響企業(yè)員工的內部控制的意識。就算企業(yè)設置了內部控制制度但由于管理層沒有高度重視，內部控制體系不健全，導致的結果是企業(yè)內部控制制度不夠有效，內部控制制度的作用不能真正發(fā)揮出來。

（二）沒有科學的設計組織內部結構

未對工作任務的分工、分組和協(xié)調協(xié)作能力進行科學合理安排。內部控制的有效性需要科學合理的組織結構支持，組織結構不合理就不能保證企業(yè)高效運營，更不能滿足內部控制的需求。組織內部機構設計不科學，很有可能造成職能缺失、運行效率低下各部門崗位不能合理運行，達不到控制的意義。

（三）企業(yè)內部人員的專業(yè)能力有待提高

員工的專業(yè)能力高可以為企業(yè)帶來高效益并且很大程度上決定了企業(yè)未來的發(fā)展，而缺乏專業(yè)知識和技能的員工可能會給企業(yè)帶來不必要的資產損失，如員工使用職務之便謀取私利，業(yè)務不精的員工為企業(yè)帶來虧損等。管理層人員思維跟不上市場的變動，固守成規(guī)不愿意在管理上作出改革。

（四）內部控制缺乏監(jiān)督機制

沒有設立監(jiān)督機制的企業(yè)，內部控制很容易出現(xiàn)制度虛設的問題，在此情況下，內部控制會對企業(yè)面臨或者潛在的風險缺乏敏感度，導致控制效率低下甚至沒有。銷售部門一般獨立負責企業(yè)銷售與收款業(yè)務，如若沒有有效的監(jiān)督機制，銷售制度不嚴格，銷售過程中容易出現(xiàn)舞弊行為，銷售部門人員胡亂定價、財務造假、在現(xiàn)金交付等環(huán)節(jié)吃回扣，賄賂主管狼狽為奸利用職務之便謀取私利;銷售部門在企業(yè)具有重要地位，部門人員更是掌握了企業(yè)內部的重要信息，監(jiān)督不嚴，銷售人員如果與企業(yè)的競爭對手勾結，出賣企業(yè)內部信息，使客戶資源流失，給企業(yè)帶來重大虧損。

（五）銷售環(huán)節(jié)易出現(xiàn)的問題

企業(yè)在進行銷售時對購貨單位的信息了解不夠充分或者購貨單位故意隱瞞提供虛假的財務信息，企業(yè)人員也未對信息真實性有效性進行核對而進行了會對企業(yè)產生不利影響的業(yè)務活動。信息了解不充分，企業(yè)賒銷的購貨單位在未來沒有足夠的付款能力償還企業(yè)應收賬款，就會導致壞賬的發(fā)生。銷售市場環(huán)境的多變性、競爭性。企業(yè)銷售部門對市場的前景預測不準確，制訂了一個錯誤的銷售戰(zhàn)略，不能達到客戶的特定目標，失去客戶信任，企業(yè)市場競爭力減弱，而市場環(huán)境的多變性導致內部控制難以對情況進行全面了解和評價，擴大企業(yè)銷售經(jīng)營風險。

企業(yè)銷售人員在簽訂銷售合同時，未將雙方的權利與義務等條款明確出來。銷售業(yè)務活動中，合同幾乎涉及的每一個業(yè)務流程，起到非常重要的作用，未進行合同審計，合同簽訂過程中發(fā)生差錯可能少寫了一個小數(shù)點或者合同條例不明確帶有歧義就會給企業(yè)造成損失或帶來風險。

（六）收款環(huán)節(jié)易出現(xiàn)的問題

現(xiàn)代企業(yè)賒銷業(yè)務繁瑣，賒銷能夠和客戶建立長期合作關系，減少企業(yè)存貨積壓，但是也有很多弊處。賒銷無可避免的增加企業(yè)應收賬款，而目前，多數(shù)企業(yè)對應收賬款賬齡過長問題沒有得到有效解決。應收賬款逾期越久，壞賬風險發(fā)生的可能性就越大，壞賬實際發(fā)生款項收不回就會給企業(yè)帶來虧損。

銷售人員簽訂銷售合同，財務人員收到款項后，運輸部門卻沒有及時發(fā)出商品或者未按照銷售清單的規(guī)格、型號發(fā)出貨物，造成賬面混亂，庫存不清的現(xiàn)象。

沒有專門的人員核對收款賬目，往來賬目混亂，有發(fā)出商品收到款項但沒有及時記賬的情形，導致月末定期盤點清查時存貨盤虧，增加財務人員工作量。收款環(huán)節(jié)發(fā)生貪污、挪用、舞弊行為，銷售人員截留部分款項，不計、少記、虛報營業(yè)收入。

四、對企業(yè)加強銷售與收款內部控制的建議

（一）建立企業(yè)文化，使企業(yè)有良好的內部控制環(huán)境

企業(yè)文化會影響控制環(huán)境，建立企業(yè)風險文化，改變以往的管理理念和經(jīng)營風格，使管理層高度重視內部控制，加強企業(yè)內部控制制度，員工才會真正嚴格遵守制度，內部控制活動才能有效運行發(fā)揮其實際作用。

（二）設計科學合理的組織內部機構

董事會須設有一個獨立董事，獨立董事獨立于股東，也不與管理層在業(yè)務上有直接聯(lián)系。獨立董事的存在可以強化監(jiān)督管理層，并且可以約束股東的越權行為;設立監(jiān)事會，監(jiān)督企業(yè)董事、經(jīng)理和其他管理人員依法履行職責，要求他們在損害公司利益的情況下采取行動進行糾正，對違反相關法律、公司章程的董事、經(jīng)理提出撤職建議，只有合理的組織內部機構才能體現(xiàn)出內部控制管理體系的科學性。

（三）注重人員培養(yǎng)

崗位不同需要專業(yè)人員具備的能力不同，企業(yè)管理層在設立崗位時應明確有資格擔任此職位的專業(yè)人員需要哪些技能和專業(yè)知識，如學歷、工作經(jīng)歷、專業(yè)背景等，招聘時也應該分析該人員所具備的知識技能是否符合其所應聘的職位。企業(yè)還需建立獎懲機制，制訂公司制度章程，定時考核，對于經(jīng)常違反章程及考核不通過的人員給予懲罰嚴重者可辭退。銷售人員應該將績效、獎金與銷售業(yè)務關聯(lián)，當月完成銷售量高的員工應給予獎勵，激勵員工努力工作。

（四）建立監(jiān)督機制，適當?shù)穆氊煼蛛x

建立獨立的監(jiān)督機制，該機制應做好風險預警、事中控制和事后評價，明確不同崗位職工應具備的能力和需要承擔的責任與義務，不相容崗位分離如：銷售、發(fā)貨、收款三項不能在同一部門，應當分別設立;銷售人員避免接觸銷售貨款等。合理分工、建立監(jiān)督機制有利于內部控制管理，加強會計監(jiān)督，更加規(guī)范工作秩序。

（五）建立合同審計，完善銷售與收款制度

合同簽訂前，雙方應該就訂貨數(shù)量、銷售價格、支付結算方式等進行洽談，簽訂時，須有專家參與，仔細檢查核對合同內容，明確權利與義務。開展合同審計，利于保證合同的真實有效性，避免不必要的經(jīng)濟糾紛，加強企業(yè)內部控制機制，依法維護企業(yè)權益。加強銷售與收款管理，企業(yè)銷售人員應該深入市場，仔細調研，尋找確定適合自己的客戶群，制定符合該客戶群的策略。與此同時，企業(yè)也應該通過促銷、折扣等方式吸引客戶關注自身產品。嚴格控制銷售過程中現(xiàn)金的收取，銷售代表簽署合同后，財務人員必須及時收取款項并入賬;信貸銷售業(yè)務應定期對應收賬款進行賬齡分析，注意逾期，及時收款。建立客戶信用額度評級機制和信用檔案，信譽良好的客戶可以長期建立合作關系，未在信用期前還清貸款的客戶應降低信用額度，并派人幾次催收。但是，由于銷售人員無法履行職責而導致的資金無法收回，相關人員應承擔責任。

五、結束語

銷售與收款內部控制對推動企業(yè)發(fā)展具有重要的促進作用，需要從各個環(huán)節(jié)做好控制。一方面需要改善企業(yè)內部控制環(huán)境，在人員招聘過程中就要仔細篩選，企業(yè)內部的員工也應定期進行培訓，提高專業(yè)素養(yǎng)。另一方面，企業(yè)要設立科學合理的內部組織結構，踐行監(jiān)督管理模式，加強銷售與收款管理，避免過程中出現(xiàn)舞弊行為。建立健全的內部控制制度，使企業(yè)對風險進行全面評估，及時發(fā)現(xiàn)風險，阻止壞賬的發(fā)生，為企業(yè)持續(xù)經(jīng)營和發(fā)展創(chuàng)造條件。

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